8. Kết cấu của đề tài
1.3. Các yếu tố ảnh hƣởng đến kỹ năng quản lí thời gian
1.3.1. Yếu tố chủ quan
1.3.1.1. Năng lượng trong bản thân sinh viên
1.3.1.1. Năng lượng trong bản thân sinh viên
Năng lượng trong bản thân sinh viên được hiểu là sức khỏe, tính cách, bản lĩnh, tâm sinh lý trong bản thân sinh viên.
Tinh thần nói chung là chỉ những tình cảm, ý nghĩ, các hoạt động thuộc về đời sống nội tâm của con người, nó chi phối thái độ, ý nghĩ định hướng cho hoạt động, quyết định hành động của con người. Có thể thấy nếu sinh viên khơng có tinh thần trong học tập, hay một công việc nào đang thực hiện thì kết quả thu lại sẽ khơng hiệu quả. Tinh thần khơng tốt sẽ khiến sinh viên mơ hồ với chính mình từ đó khơng biết bản thân đang làm gì, làm việc khơng có kế hoạch cụ thể gây ra lãng phí thời gian.
Sức khỏe được hiểu là nguồn lực trong cuộc sống hàng ngày, nó tác động tích cực nhấn mạnh tới các nguồn lực xã hội, cá nhân cũng như năng lực thể chất. Có thể hiểu sức khỏe chính là sự thoải mái về thể chất là sức lực, sự nhanh nhẹn, sự dẻo dai, khả năng chống được các yếu tố gây bệnh và các điều kiện khắc nghiệt của môi trường. Sức khỏe cũng ảnh hưởng lớn tới quản lý thời gian nhất là trong bối cảnh covid như hiện nay. Nếu không may bị nhiễm sức khỏe của chúng ta sẽ bị ảnh hưởng rất nhiều, có những biểu hiện như sốt, đau đầu, ho. Liệu khi bị bệnh như vậy thì cơng việc có được đẩy đúng tiến độ? Chắc chắn là khơng. Có thể thấy sức khỏe tác động rất lớn tới cuộc sống mỗi chúng ta và đôi khi thời gian của chúng ta bị nó chi phối.
Bản lĩnh là sự dũng cảm trong mỗi người. Nó được biểu hiện qua sự dám nghĩ dám làm điều mình cho là đúng và dám đối mặt với sự thật, không ngại thách thức bản thân, một người có trách nhiệm. Bản lĩnh thể hiện khi mỗi chúng ta dám đương đầu với khó khăn sóng gió, nhưng bằng trí tuệ, sự tự tin, khả năng xử lý vấn đề tốt. Nếu khơng có bản lĩnh để đối mặt với khó khăn mà ln lo sợ sẽ khiến chúng ta lãng phí nhiều thời gian
và cơ hội. Thay vì khơng biết mình có thể làm được hay khơng, thay vì đắn đo hãy làm nó.
Sinh viên chỉ có thể có năng lượng tinh thần khi cơng việc được đánh giá cao, mang lại cho họ cảm giác sống có ý nghĩa. Nếu việc đang làm thật sự có ý nghĩa với bản thân, mỗi sinh viên sẽ cảm thấy tích cực hơn, tập trung hơn và thể hiện sự kiên trì cao hơn. Việc xác định được ý nghĩa, mục đích chính là nguồn năng lượng giúp cho việc quản lý thời gian diễn ra dễ dàng hơn. Đáng tiếc là với yêu cầu và tốc độ cao của đời sống hiện nay không cho chúng ta nhiều thời gian để chú ý những chuyện này và nhiều người thậm chí khơng nhận ra là ý nghĩa hay mục đích chính là một nguồn năng lượng vơ cùng mạnh mẽ. Khi gặp bế tắc trong bất cứ phương diện nào của cuộc sống, hãy suy nghĩ và hành động chậm lại. Tự đánh giá xem hiện tại mình có năng lượng và động lực đến từ mục đích hay khơng.
Khi một người làm việc mà khơng có mục tiêu sẽ khơng xác định được mục tiêu đúng đắn, rõ ràng những cơng việc mình làm. Chúng ta thường có suy nghĩ tới đâu làm tới đó nên thường khơng có mục tiêu nhất định để lập kế hoạch cho bản thân, bỏ sót những cơng việc quan trọng. Chính vì sự làm theo cảm hứng dẫn đến trì trệ các công việc quan trọng, ảnh hưởng tới các kế hoạch khác khi có quá nhiều việc linh tinh xen lẫn khơng có thứ tự.
1.3.1.2. Thói quen trong quản lý thời gian
- Thói quen tiêu cực
Thứ nhất, sự trì hỗn. Sinh viên hiện nay thường có thói quen để chậm lại, tự hỗn
lại, chưa muốn bắt tay vào làm ngay một cơng việc phải làm, hoặc có tâm lý chờ và để một thời gian sau đó mới thực hiện. Các bạn ln cố gắng lảng tránh những việc lẽ ra cần phải tập trung giải quyết ngay làm cho việc đó ln bị hỗn lại, ngưng trệ, chậm trễ tiến độ đề ra thậm chí là lãng qn. Thay vì làm các cơng việc, việc làm có mức độ ưu tiên cao hơn thì các bạn thường dành nhiều thời gian cho những việc dễ giải quyết, ít quan
trọng, mức độ ưu tiên thấp, hay là sự ưu tiên làm những việc mà bản thân yêu thích hoặc cảm thấy thoải mái hơn là những việc quan trọng, cần phải làm. Ước tính cho rằng 80% - 95% sinh viên đại học có các dấu hiệu của sự trì hỗn.
Dấu hiệu nhận biết một người có thói quen trì hỗn:
Thường hay chần chừ khi làm việc gì đó, mặc cho hạn chót đang cận kề khiến cho cơng việc ấy cứ liên tục bị đình trệ và hỗn lại thời gian thực hiện.
Công việc luôn bị lưu lại trên danh sách suốt một thời gian dài, ngay cả khi biết nó quan trọng. Khi ta bắt tay thực sự vào làm thì mọi thứ cũng đã rối tinh lên, vượt q tầm kiểm sốt hoặc tính chất, hình thái cơng việc đã chuyển sang trạng thái khác.
Dành phần lớn thời gian, thậm chí cả ngày chỉ để làm những việc kém quan trọng như lướt web, chơi điện tử, nói chuyện với bạn bè….
Khi đang bắt tay vào cơng việc nào đó thì bị phân tâm để thực hiện các việc khác như pha cà phê hay kiểm tra email, lướt Web hoặc làm những công việc linh tinh khác mà không hỗ trợ hoặc liên quan đến công việc đang bắt tay làm, đó cịn là biểu hiện qua sự phân tâm, mất tập trung trong cơng việc.
Có thói quen lùi giờ, hẹn, chờ, ln đưa ra nhiều giải thích, biện minh cho sự chậm trễ của mình với những lý do khơng chính đang và mang tính tự huyễn hoặc, chỉ để lừa phỉnh chính bản thân.
Đa số các trường hợp trì hỗn đến từ việc sinh viên chưa muốn thực hiện nó. Tâm lý cho rằng việc đó chưa quan trọng, thời gian cịn dài, đỗ lỗi, trách cứ, ỷ lại, là nguyên nhân chủ yếu dẫn đến trì hỗn. Sinh viên thường đánh giá sai tính chất cơng việc, coi nhẹ mức độ quan trọng của cơng việc khiến xuất hiện bệnh trì hỗn. Ngồi ra việc trì hỗn cịn đến từ tâm lý cảm thấy nhàm chán, khơng thú vị, khơng có mục tiêu rõ ràng, khơng muốn thực hiện các nhiệm vụ được giao, hoặc tìm cách để trốn tránh nó.
Thứ hai, thích hưởng thụ và lười biếng. Một vài biểu hiện của sự lười biếng được
thân thích. Khi có khó khăn thử thách thì dễ dàng đầu hàng và dễ dàng chấp nhận kết quả mà khơng có sự vượt lên nào cả. Đùn đẩy trách nhiệm, khơng dám đối mặt với thử thách. Có rất nhiều yếu tố gây nên sự lười biếng của sinh viên hiện nay như: ngại giao tiếp, mạng xã hội, yêu đương, bạn bè, ham vui…
Những yếu tố đó khiến sinh viên khơng có hứng thú làm những việc quan trọng từ đó khơng có kế hoạch thời gian cụ thể. Gây ra tác phong làm việc lề mề, ln muốn trì hỗn và né tránh những cơng việc mà mình cần làm trong ngày. Họ luôn muốn hưởng thụ mà không muốn làm việc, luôn đưa ra các lý do để trốn tránh công việc. Luôn xem thời gian là vô hạn nên thường khơng tranh thủ để có thể hồn thành cơng việc một cách sớm nhất.
Thứ ba, khơng biết nói khơng. Vấn đề có thể xuất phát từ tính cách của cá nhân
hoặc do tính chất cơng việc khiến chúng ta khơng thể từ chối. Điều đó kiến cho cơng việc khơng thể hồn thành đúng thời gian ngồi ra chất lượng cũng không được đảm bảo. Chúng ta chắc hẳn ai cũng từng gặp vấn đề là làm thế nào để từ chối những yêu cầu của bạn bè, đồng nghiệp, khách hàng. Có thể trong lịng chúng ta khơng muốn làm người khác buồn, không muốn chứng minh mình khơng làm được việc hay khơng biết phải nói “khơng” như thế nào.
Hãy từ chối những đề nghị mà chúng ta khơng có khả năng thực hiện nó, đừng vì ngại mất lịng mà khơng dám bày tỏ suy nghĩ của mình. Chúng ta khó từ chối vì chúng ta sợ làm buồn, làm đau lòng người đối diện dẫn đến thay vì từ chối chúng ta sẽ nhận lời. Nhưng việc từ chối sẽ giúp bạn có nhiều thời gian tập trung vào các cơng việc chuyên môn, cũng như dành nhiều cơng sức, nỗ lực cho nó. Bạn sẽ khơng bị lãng phí thời gian, thay vào đó bạn có thể làm những gì mình thích, dành thời gian quan tâm gia đình, người u và cho cả chính bản thân chứ đừng làm những việc bao đồng. Bạn sẽ bỏ bớt được những công việc yêu cầu quá sức hoặc những điều bạn khơng thích làm, đặc biệt tránh được tình trạng việc “ngập đầu”. Từ đó, đương nhiên tinh thần và cơ thể bạn sẽ thoải mái hơn.
Thứ tư, theo chủ nghĩa hoàn hảo. Người theo chủ nghĩa hồn hảo là người có xu
hướng muốn mọi cái đều phải hồn hảo, từ cơng việc, gia đình đến bạn bè và nói chung là tất cả những gì liên quan đến họ. Người cầu tồn có mong muốn vượt khả năng và thực tế hồn cảnh cho phép. Họ thường làm việc quá sức của mình, ln khắt khe và tn theo một quy trình vì muốn cơng việc gì mình làm cũng phải rất tốt, trong quan hệ cũng hay bất hòa với đồng nghiệp.
Người cầu theo chủ nghĩa hồn hảo thường có dấu hiệu sau:
Họ thường đặt ra mục tiêu rất cao và không thực tế thường xử lý cơng việc muộn bởi vì bạn cứ tiếp tục làm lại hoặc trì hỗn. Khi phạm sai lầm thì cảm thấy giống như kẻ thất bại
Họ khơng thích chấp nhận rủi ro cảm thấy không thoải mái bất cứ khi nào không đạt được định nghĩa hồn hảo của mình. Khi giao nhiệm vụ cho người khác họ thường lo sợ người đó sẽ khơng đáp ứng được mong đợi đó.
Họ thường thể hiện tư duy tồn diện hoặc khơng có gì: một cái gì đó chỉ có thể là hồn hảo hoặc thất bại.
Người theo chủ nghĩa hồn hảo thường ơm đồm cơng việc về mình q nhiều dẫn đến khơng thể sắp xếp được thời gian hiệu quả. Họ thường mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành một nhiệm vụ trong khi với khoảng thời gian đó người khác có thể làm nhiều điều hơn.
- Thói quen tích cực
Thứ nhất, sự kỷ luật. Người có tính kỷ luật sẽ tự nhận thức được việc cần làm và
ln có kế hoạch cụ thể và tuân thủ theo đúng kế hoạch để thực hiện mục tiêu của mình từ đó có cách quản lý thời gian hợp lý. Giúp cho sinh viên khắc phục được thói quen lười biếng và trì hỗn. Nhờ đó sinh viên có thể đảm bảo những kế hoạch giảm thiểu những vấn đề trong tương lai, ln tập trung và có mục đích, sắp xếp để cơng việc ít bị gián đoạn nhất và sử dụng hiệu quả thời gian.
Một người có tính kỷ luật tốt thường có những biểu hiện sau đây:
Ln có kế hoạch củ thể và khơng từ bỏ. Việc tạo kế hoạch trước sẽ hữu ích giúp làm việc khoa học hơn và có chuẩn bị trước. Nó giúp cho cơng việc được hiệu quả vì khi làm việc theo thời gian biểu sẽ tạo ra lực đẩy của chính nó, giúp chúng ta có đủ khả năng để làm việc hiệu quả hơn.
Khả năng tự kiểm sốt bản thân tốt, ít khi bị xao nhãng bởi các tác nhân bên ngồi. Thay vì dành thời gian để làm điều mình thích thì sẽ tập trung vào nhiệm vụ đang thực hiện và có thể hồn thành nó một cách tốt nhất.
Tính kỷ luật sẽ giúp sinh viên tự quản lý chính mình mà khơng cần đến sự đốc thúc của người khác hay tác động bởi các yếu tố khác. Họ sẽ biết cách sắp xếp thời gian và lên kế hoạch cụ thể để quyết tâm thực hiện dự định. Do đó, họ ln có trách nhiệm với cơng việc mình đảm nhận dễ dàng thực hiện được mục tiêu đề ra hơn người khác. Tính kỷ luật giúp sinh viên khắc phục được thói lười biếng và trì hỗn của mình để điều chỉnh hành động ngay. Thay vì than thở, chán nản và bi quan, tính kỷ luật sẽ giúp lấy lại được tinh thần và dựa vào đó để hồn thành dự định của mình dù có bao nhiêu trở ngại. Ngược lại nếu vơ kỷ luật, bạn sẽ bị rối, cơng việc trì trệ và hiệu quả thấp, dễ dàng sa đà vào các hành động xấu và rất khó thành cơng.
Thứ hai, tính ngăn nắp. Việc sắp xếp khơng gian sống, nơi làm việc ngăn nắp, gọn
gàng và Khoa học sẽ giúp sinh viên tiết kiệm thời gian hơn trong quá trình tìm kiếm tài liệu tạo hứng thú muốn làm việc hơn. Khơng chỉ quang cảnh bên ngồi mà ở trong máy tính chúng ta cũng nên sắp xếp hợp lý các file làm việc, thư mục trong máy tính để khi cần bất cứ một dữ liệu nào, bạn có thể tìm thấy ngay. Mỗi cặp tài liệu ghi tên và để vào một ô. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian. Thay vì bạn phải lục tung mọi thứ lên đi tìm một tờ giấy tờ nào đó, thì bạn chỉ cần đọc danh sách tài liệu là biết ngay chúng đang ở đâu.
Tính ngăn nắp, gọn gàng của khơng gian sống sẽ giúp bạn quản lý thời gian tốt hơn. Vì khi bạn sắp xếp đồ đạc trong nhà một cách thuận tiện nhất và ln để chúng ở
một vị trí cố định, sau khi sử dụng hãy để chúng lại vị trí quy định sẽ giúp bạn không bị mất thời gian để tìm đồ đạc hay phải mất hàng tiếng đồng hồ để “tổng vệ sinh” một không gian sống quá lộn xộn.
Thứ ba, sự kiên trì. Kiên trì được hiểu là những thái độ sống của con người để theo
đuổi mục tiêu mà mình đã đặt ra trong cuộc sống. Đó chính là sự nỗ lực hết mình, cố gắng khơng ngừng, ln vững vàng, khơng bỏ cuộc dù có gặp phải những gian nan, thử thách, thậm chí là những thất bại cũng không buông bỏ và quyết tâm làm đến cùng. Sự kiên trì là một trong những yếu tố quan trọng nhất góp phần tạo nên sự thành cơng của mỗi người trong cuộc sống. Và hơn hết, nếu sự kiên trì được sử dụng đúng lúc, đúng nơi sẽ giúp bạn rất nhiều trong việc quản lý thời gian. Bạn không thể cố chấp theo đuổi một thứ khơng phải là của mình và chắc chắn khơng thể thực hiện được. Chính vì vậy, đối với mỗi người, cần phải xác định đúng mục tiêu của bản thân, kiên trì và nỗ lực, theo đuổi nó để mang đến thành cơng trong cuộc sống.
Mọi sự nỗ lực, cố gắng không ngừng nghỉ trong suốt một thời gian dài sẽ giúp bạn trở nên thành thạo trong bất cứ cơng việc gì. Chính điều đó giúp cho thời gian thực hiện cơng việc được rút ngắn. Chính nhờ sự kiên trì đã giúp chúng ta trở nên mạnh mẽ hơn, quyết tâm hơn để vượt qua khó khăn. Nếu như bạn khơng kiên trì và nỗ lực mà bỏ cuộc thì cơ hội sẽ mãi mãi không đến.
1.3.2. Yếu tố chủ quan
1.3.2.1. Tính chất cơng việc
Hồn tất cơng việc đúng giờ và không phải đem việc về nhà làm. Kết quả của những cải tiến này sẽ là mấu chốt làm tăng năng suất của mỗi nhân viên. Nhiều công ty cố gắng đạt được điều lý tưởng này thông qua việc tập huấn quản lý thời gian do các nhà cung cấp bên ngoài truyền đạt qua mạng hoặc các cuộc hội thảo theo kiểu truyền thống. Một số nhà cung cấp có các chương trình riêng biệt cho các nhà quản lý cấp cao và nhân viên. Các chương trình dành cho các người cấp cao và trưởng các phòng ban thường tùy