1.9.1 Nhu cầu hoàn thiện công tác quản trị nguồn nhân lực.
Cải tiến khoa học kỹ thuật chưa hẳn là đủ bởi dù cho nó tiên tiến cách mấy đi nữa mà không có bàn tay người thợ thì nó cũng là một cổ máy mà thôi, không tự vận hành và tự chạy được. Làm thế nào để có những người thợ giỏi, biết cách điều phối công việc hợp lý, đỡ tốn thời gian và công sứclà một việc làm đòi hỏi nhà quản trị rất nhiều. Do đó cần đội ngũ nhân viên quản lý giỏi để tự điều hành công việc, đồng thời cân đội ngũ công nhân lành nghề để sau khi hoàn thành xây dựng là có thể hoạt động ngay, ngay từ bây giờ phải tiến hành đào tạo và nâng cao nghiệp vụ. Bên cạnh đó một số công tác quản lý còn sử dụng nhiều bằng thủ công như bấm thẻ bằng giấy, chấm công bằng tay, tính lương bằng công thức thông thường. Chưa có chương trình quản lý hồ sơ, chương trình kiểm tra thẻ tự động…đó cũng là một số nhu cầu trước mắt mà công ty cần phải quan tâm.
Qua thời gian thực tập em đã được tiếp xúc với mô hình quản lý nhân sự thực tế của công ty, bằng những kiến thức đã được học trên ghế nhà trường em xin được kiến nghị một số giải pháp nhằm đóng góp cho công ty táo gỡ một số khó khăn còn tồn động về công tác quản trị nguồn nhân lực tại công ty.
1.9.2 Cải thiện công tác hoạch định và tuyển chọn nguồn nhân lực 1.9.2.1 Hoạch định nguồn nhân lực.
Công tác hoạch định gần như bị bỏ qua. Hoạch định có thể tiên đoán, dự báo những thay đổi hay biến thiên, cũng như phòng ngừa rủi ro trong tương lai một cách chính nhất. Cần phải hoạch rõ ràng trước khi đưa ra quyết định tuyền dụng, có thể ước tính đến những yếu tố sau:
• Số người thay thế dự kiến.
• Chất lượng và nhân cách của nhân viên.
• Những quyết định nâng cấp chất lượng sản phẩm hoặc xâm nhập thị trường mới.
Và một điều mà nhà quản trị cần quan tâm đó là các yếu tố môi trường kinh doanh, để xác định mục tiêu và nhu cầu chính xác.
Công tác tuyển dụng nhân lực được thực hiện theo qui trình tuyển dụng tương đối hoàn chỉnh. Tuy nhiên công tác tuyển dụng chưa phát huy được nguồn lực nội bộ, chưa tạo cơ hội cho đội ngũ nhân viên của nình phát huy năng lực hiện có của họ. Trong thời gian tới em nghĩ công ty nên chú trọng đến nguồn nhân lực này hơn, bởi tuyển chọn từ nguồn nội bộ có điểm lợi là nhân viên luôn tháy công ty luôn tạo cơ hội thăng tiến cho họ và ít ra công ty có thể nhận biết năng lực thực sự của họ. Với cách tuyển chọn từ nguồn nội bộ đỡ tốn chi phí và mất thời gian giúp họ hội nhập vào môi trường làm việc.
Mặc khác nên mở rộng quy mô tuyển chọn nhân sự của mình như ký hợp đồng với các trường đào tạo dạy nghề, các trung tâm tư vấn để có thêm nguồn lao động. Việc tuyển chọn từ các trường sẽ đỡ mất thời gian đào tạo mà các thành viên vẫn có thể theo kịp tốc độ làm việc.
1.9.3 Nâng cao công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.
Phương pháp đào tạo và phát triển với mục đích và tiêu chí tương đối hoàn chỉnh tuy nhiên vẫn còn nhược điểm đó là bỏ qua thành tố giáo dục. Giáo dục bao gồm các hoạt động cải tiến, nâng cao,sự thuần phục khéo léo của một cá nhân một cách toàn diện theo hướng nhất định nào đó vượt ra ngoài công việc hiện hành. Phải có sự phối hợp hài hòa giữa đào tạo, giáo dục và phát triển, mới phát huy được tìm năng và giúp cho mọi người thích ứng một cách năng động với những thay đổi. Đồng thời phải đưa ra đựơc lời giải đáp cho hai câu hỏi sau:
• Các nhu cầu đào tạo của công ty là nhu cầu nào?
• Công ty muốn thực hiện mục tiêu gì qua các nổ lực và phát triển?
Thường xuyên kiểm tra đánh giá xem chương trình đào tạo đã đáp ứng với nhu cầu và mục tiêu đề ra chưa. Có như thế việc đào tạo và phát triển của công ty có thể được xem như hoàn chỉnh hơn.
1.9.4 Tin học hóa và một số biện pháp nhằm hòan thiện công tác quản lý. Trong giai đoạn bùng nổ thông tin như ngày nay, việc đưa công nghệ thông tin vào quản lý là điều tất yếu, không chỉ biết sử dụng mà phải sử dụng như thế nào để có hiệu quả. Công nghệ thông tin rất bổ ích và hiệu quả như việc chuyển tải dự liệu, mẫu mã sản phẩm, quản lý và theo dõi hàng hóa. Trên thương trường công nghệ thông tin là phương tiện trao đổi và thỏa thuận trong giao dịch, tuyền tải thông tin
mới qua email, internet. Tuy việc đầu tư cho lãnh vực này tốn kém nhiều chi phí nhưng hiệu quả của nó không nhỏ,
Ví dụ như: một thực tế dễ thấy nhất là việc theo dõi qua mạng ta có thể nắm bắt được sự thay đổi của thị trường một cách nhanh chóng, và từ đó có quyết định ký hay không ký hợp đồng giao dịch kinh doanh, mà hợp đồng đó có thể mang lại lợi nhuận không nhỏ cho công ty.
Không chỉ ứng dụng trong kinh doanh mà nó còn là phương tiện hữu hiệu trong cơ chế quản lý nhân lực. Em nghĩ việc tin học hóa quản lý nhân sự là điều cần thiết và mang lại rất nhiều điểm lợi như sau:
• Khắc phục tinh trạng bấm thẻ giấy và chấm công bằng tay: Cải tiến bằng cách sử dụng thẻ từ, dữ liệu qua máy chấm công và chuyển tải đến máy tính trong vòng 30 phút ta có thể cập nhật toàn bộ dữ liệu của người lao động. Thay vì việc bấm thẻ hàng ngày và phải chấm lại bằng tay với gần 100 thẻ như hiện nay mất đến 2/3 ngày để cập nhật toàn bộ dữ liệu trên. Với phương pháp này ta chỉ xử lý bằng tay một số trường hợp rất ít trong việc giải quyết công việc hàng ngày. Đồng thời không cần phải tốn quá nhiều người để theo dõi việc chấm công và quản lý nhân lực.
• Cải tiến được hệ thống chương trình tính tiền lương sẽ đảm bảo sự chính xác hơn và tiết kiệm thời gian rất nhiều, đáp ứng tất cả các yêu cầu.
• Về công tác quản lý hồ sơ: hiện nay cũng còn rất cồng kềnh chưa có logic do đó rất khó khăn trong công tác tìm kiếm hồ sơ, tuy cập lý lịch, chiếm nhiều tủ đựng hồ sơ…nếu được thay thế bằng chương trình quản lý hồ sơ thì sẽ gọn gàn ngăn nắp hơn, đòng thời rất dễ dàng trong công tác tìm kiếm hồ sơ và điều tra lý lịch.
1.10 Giải pháp
1.10.1 Giải pháp thứ nhất: Hoàn thiện công tác tuyển dụng tại công ty.
Mục tiêu của giải pháp:
• Mục đích của công tác tuyển dụng là thu hút nhiều nhân tài cho công ty. Thông thường lương cao, cơ hội tốt cho cá nhân phát triển và uy tín của bản than doanh nghiệp là ba yếu tố chủ yếu để thu hút ứng viên.
• Giúp công tác tuyển dụng tại công ty được rõ ràng hơn, đáp ứng nhu cầu hiện tại và tương lai của công ty.
Nội dung của giải pháp:
• Trước tiên cần xác định rõ đối tượng tuyển dụng.
Trước khi lập yêu cầu tuyển dụng, cần phải xác định rõ đối tượng tuyển dụng. Mỗi lần tuyển dụng, bộ phân tuyển dụng cần phải nắm được tổng thể yêu cầu của công ty về nhân tài. Vị trí khác nhau, chức vụ khác nhau thì nội dung phỏng vấn, thi điều phải có quyết định trước để sau này sắp xếp người mới tuyển dụng vào vị trí tương ứng thuận tiện hơn.
Để đảm bảo tuyển đúng người đúng việc có thể mời các công ty tư vấn, các chuyên gia nghiên cứu về lĩnh vực này tham gia vạch kế hoạch hình thức và nội dung tuyển dụng.
• Trước khi phỏng vấn phải chuẩn bị trước cuộc phỏng vấn. Nhất là xét đơn và sơ yếu lý lịch của người xin việc, ghi rõ ưu điểm và nhược điểm của người xin việc. Chuẩn bị địa điểm lý tưởng là một căn phòng yên tĩnh, thoáng mát giảm đến mức thấp nhất sự quấy rầy của điện thoại và các phiền phức khác.
• Trong quá trình phỏng vấn.
Cần chú ý đến việc tạo không khí phỏng vấn thoải mái, đảm bảo tính khách quan và trung thực của ứng viên, cần chú ý đến một số vấn đề sau:
− Không thể dựa vào sơ yếu lý lịch để hiểu biết ứng viên vì ai cũng muốn tô điểm cho mình vào sơ yếu lý lịch và dấu những khuyết điểm của mình đi. − Phân tích kỹ quá trình công tác của ứng viên: Đối với những người có kinh
nghiệm về phân tích quá trình công tác của họ có thể phản ánh đặc trưng nhu cầu, quan điểm và khuynh hướng giá trị của họ.
− Coi trọng đặc trưng tính cách của người xin việc: Xem xét đặc trưng tính cách của từng ứng viên ở vị trí nào đó có thể phát triển hay không. Có thể dung hình thức trách nghiệm để đánh giá. Trong quá trình phòng vấn cần phối hợp các giác quan nghe, nhìn, ghi chép của ứng viên.
− Cần cho phép ứng viên đặt những câu hỏi về công viêc của họ, về công ty. • Cần bổ sung bước kiểm tra hồ sơ của ứng viên.
− Điều tra về địa phương nơi ứng viên sinh sống. − Trường học nơi đào tạo ứng viên.
− Cơ quan nơi ứng viên đã từng làm việc. • Cần bổ sung bước khám sức khỏe cho ứng viên.
Trong hồ sơ khi ứng viên nộp vào công ty đã có giấy khám sức khỏe do các trung tâm y tế cấp nhưng yêu cầu của mỗi công viêc là khác nhau, áp lực công việc cũng khác nhau, do đó đòi hỏi sức khỏe của ứng viên cũng khác nhau.
• Quy trình tuyển dụng phải thực hiện theo nguyên tắc.
Cạnh tranh công bằng: Nghĩa là tạo điều kiện cho mọi ứng viên có thể cạnh tranh công bằng về năng lực và điều kiện của bản thân họ.
Sát hạch toàn diện: Là kiểm tra toàn diện về tri thức, trí tuệ, nhân lực và nhân cách.
Chọn lấy người giỏi: Đây là yếu tố then chốt đảm bảo cho công tác tuyển dụng được thành công, giúp cho công ty hoạt động có hiệu quả. Công ty nên bỏ ra một khoản chi phí cho việc tuyển người tài vào công ty.
• Đánh giá chất lượng sau khi thực hiện quá trình tuyền dụng. Sau quá trình tuyển dụng sẽ có 4 khả năng xảy ra đối với ứng viên:
Thứ nhất: Những ứng viên có khả năng thực hiện tốt công việc sẽ được nhà tuyển
dụng tuyển chọn.
Thứ hai: Những ứng viên không có năng lực thực hiện tốt công việc sẽ bị loại bỏ. Thứ ba: Ứng viên không có năng lực không được chọn vào công ty vì một vài lý do
như: Tác phong không chỉnh tề, những cử chỉ và lời nói…của ứng viên làm cho nhà tuyển dụng không hài lòng.
Thứ tư: Nhân viên được chọn vào công ty nhưnh không có năng lực, không phù hợp
với công việc làm cho công ty bị thiệt hại như chất lượng công việc không cao, tốn chi phí đào tạo lại.
Hiệu quả do giải pháp mang lại.
• Lựa chọn được nhiều ứng viên thích hợp cho công ty. • Thu hút được nhiều nhân tài.
• Giúp công ty tăng khả năng cạnh tranh, tăng lợi nhuận. • Tạo được sự trung thành của nhân viên.
• Nâng cao trách nhiệm, tinh thần làm việc của nhân viên.
Công việc tuyển dụng thực tế rất phức tạp, những tình huống xuất hiện chưa chắc nhà tuyển dụng có thể lương hết được. Do đó nó đòi hỏi nhà quản trị phải duy trì nguyên tắc: Khách quan, công bằng. Đối đãi chu đáo với từng ứng viên để mỗi nhân viên mới được tuyển dụng điều có thể tạo ra giá trị lớn cho công ty. Có như vậy, hiệu quả toàn công ty mới không ngừng tăng trưởng, lực lượng lao động công ty mới không ngừng lớn mạnh.
1.10.2 Giải pháp thứ hai: Hoàn thiện công tác đào tạo, bồi dưỡng của nhân viên.
Mục tiêu của giải pháp:
• Nâng cao năng suất, chất lượng hiệu quả công việc.
• Gía thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho công ty, tăng tính cạnh tranh về giá cả cho từng sản phẩm.
• Đảm bảo phân phối công việc cho nhân viên một cách linh hoạt và luôn thích ứng với những biến động thị trường.
• Phát huy tối đa tính sáng tạo và năng lực làm việc của nhân viên.
• Đảm bảo nguồn nhân lực với những phẩm chất, kỹ thuật phù hợp để thực hiện công việc đạt hiệu quả cao.
Nội dung của giải pháp:
• Trong tình hình hiện nay, muốn có đội ngũ công nhân viên có chất lượng cao, hoàn thành tốt mục tiêu của công ty,điều quan trọng là phải biết đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực để đảm bảo tính linh hoạt để đối phó với những thay đổi trên thị trường.
• Đối với nguồn nhân lực nội bộ: Công ty TNHH NGỌC MINH CHÂU cần
triển khai thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng bằng các hình thức đào tạo tại chỗ hoặc đưa đi học các lớp phù hợp.
• Công ty đào tạo và bồi dưỡng phải giúp ích cho nhân viên thực hiện mục tiêu của công ty.
• Ban giám đốc công ty cần xây dựng chính sách hỗ trợ khuyến khích cán bộ, công nhân viên đi học thêm nhằm nâng cao trình độ.
Hiệu quả do giải pháp mang lại:
• Giúp công ty tận dụng nguồn nhân lực hiện có.
• Nâng cao trình độ chuyên môn, tay nghề của cán bộ công nhân viên nhằm phục vụ cho kinh doanh.
• Góp phần làm cho công ty phát triển bền vững.
• Giúp cho nhân viên tự kiểm tra mình, nâng cao hứng thú của nhân viên.
1.10.3 Giải pháp thứ ba: Hoàn thiện công tác đánh giá kết quả và quản lý hiệu quả thành tích làm việc của nhân viên.
Mục tiêu của giải pháp:
• Nâng cao năng lực thực hiện của nhân viên, dự báo về nguồn nhân lực trong tương lai.
• Đánh giá kết quả làm việc nhằm khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên.
• Thông qua việc đánh giá nhà quản trị có thể điều chỉnh năng lực cho phù hợp với công việc.
• Cung cấp những thông tin phản hồi cho nhân viên. • Tạo điều kiện để nhân viên thăng tiến.
Nội dung của giải pháp:
• Trong kinh doanh, công ty cần tạo điều kiện để nhân viên phát huy tối đa năng lực của mình,đáp ứng ngày càng cao nhu cầu của nhân viên, khuyến khích thi đua hàng tháng, hàng năm bằng những chính sách khen thưởng hợp lý.
• Qui trình đánh giá và quản lý hiệu quả thành tích làm việc của nhân viên có thể chia thành 6 giai đoạn sau:
• Xác định mục tiêu công tác của cá nhân căn cứ vào mục tiêu chung của công ty.
• Tiến hành đánh giá căn cứ vào thành tích khối lượng và chất lượng công việc của nhân viên.
• Trao đổi với nhân viên về thành tích của họ căn cứ vào kết quả đánh giá.
• Vạch ra kế hoạch sửa đổi căn cứ vào kết quả đánh giá và cuộc trao đổi với nhân viên.
• Chỉ đạo sửa đổi căn cứ vào kế hoạch sửa đổi.
Hiệu quả do giải pháp mang lại:
• Kiểm tra và nâng cao hiệu quả công việc hiện tại của nhân viên, giúp nhân viên tiếp tục phát huy thành tích của mình.
• Rút kinh nghiệm để đánh giá việc cải tiến sau này. • Khơi dậy tính tích cực, sáng tạo của nhân viên. • Tạo điều kiện để cấp trên và cấp dưới hiểu nhau hơn.
• Có cơ hội cho việc kiểm tra và điều chỉnh công tác quản lý nguồn nhân lực tại