Khoản mục Số tiền
Doanh thu 191.909.297.602
Giá vốn hàng bán 187.983.592.007
Chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp 3.279.327.808
Lãi thuần từ hoạt động kinh doanh 646.377.787
2.2.2 Báo cáo tình hình thực hiện doanh thu, chi phí, lợi nhuận
• Q trình bán hàng
Hàng ngày nhân viên xuất hĩa đơn sẽ tiến hành nhận phiếu đặt hàng từ nhân
doanh của từng kênh bán hàng (xem chi tiết phụ lục số 02). Từ số liệu của phiếu đặt hàng nhân viên sẽ tiến hành xuất hĩa đơn bằng phần mềm Exact, khi đĩ phần mềm sẽ tự động ghi nhận doanh thu, thuế GTGT đầu ra, cơng nợ, trừ kho hàng hĩa và giá vốn hàng bán.
Sơ đồ hĩa quá trình bán hàng tại cơng ty Vân Hậu
nhập liệu ghi nhận
Phiếu đặt hàng Phần mềm Exact TK131, 511, 3331 TK156, 632 • Q trình xuất kho và kiểm tra hàng bán
Hĩa đơn xuất xong sẽ giao cho nhân viên bán hàng mang ra kho để nhận hàng. Nhân viên kho tiến hành xuất hàng và ghi nhận vào báo cáo xuất kho kèm theo ký nhận hàng của nhân viên. Cuối ngày kế tốn hàng hĩa sẽ tiến hành đối chiếu số liệu giữa báo cáo của nhân viên kho và báo cáo trên hệ thống Exact tìm ra nguyên nhân khác biệt nếu cĩ và giải quyết. Hàng tuần kế tốn hàng hĩa sẽ lập báo cáo chi tiết bán hàng và tồn kho cho giám đốc tài chính. Cuối tháng lên kế hoạch kiểm kê và phát hành báo cáo kiểm kho cung cấp cho các bộ phận liên quan (xem chi tiết điều
động nội bộ ở phụ lục số 03).
Sơ đồ hĩa quá trình xuất kho và kiểm tra hàng bán
nhân viên bán hàng xuất hàng đối chiếu
Hĩa đơn Kho Báo cáo kho Báo cáo Exact
• Q trình ghi nhận tiền thu bán hàng
Hàng ngày căn cứ vào báo cáo chi tiết bán hàng và theo dõi cơng nợ của nhân viên thu tiền (xem chi tiết phụ lục số 04) và báo cáo tiền thu thực tế của thủ quỹ, kế tốn cơng nợ sẽ kiểm tra và nhập vào hệ thống Exact theo chi tiết trả của từng khách hàng theo từng hĩa đơn. Nếu cĩ khác biệt giữa hai báo cáo và số liệu trên hệ thống sẽ tìm ra nguyên nhân và giải quyết. Đối với các đại lý thanh tốn qua ngân hàng,
kế tốn ngân hàng căn cứ vào sổ phụ sẽ tiến hành ghi nhận vào hệ thống Exact. Hàng tuần sẽ lập báo cáo cơng nợ theo chi tiết từng hĩa đơn nợ của từng khách hàng cho các giám sát bán hàng, các trưởng phịng kinh doanh của từng kênh và
giám đốc tài chính. Cuối tháng sẽ phát hành biên bản đối chiếu cơng nợ cho khách hàng.
Sơ đồ hĩa quá trình ghi nhận tiền thu bán hàng
nhập liệu kết xuất
Báo cáo bán hàng của nhân viên và tiền thu thực tế của thủ quỹ , sổ phụ ngân hàng Phần mềm Exact Báo cáo cơng nợ
• Q trình chi và ghi nhận chi phí
Hàng ngày mọi chi phí phát sinh khi tiến hành thanh tốn các bộ phận phải lập phiếu đề nghị thanh tốn kèm theo chữ ký duyệt của trưởng bộ phận và giám đốc bộ phận cùng với các chứng từ gốc gửi cho kế tốn tiền mặt (nếu chi phí dưới năm triệu đồng) và kế tốn ngân hàng (nếu trên năm triệu đồng). Kế tốn sẽ tiến hành kiểm tra chứng từ trình cho kế tốn trưởng, giám đốc tài chính và tổng giám đốc ký duyệt sau đĩ sẽ chuyển cho thủ quỹ tiến hành chi và ghi nhận vào hệ thống Exact. Kết thúc tháng kế tốn tổng hợp sẽ tiến hành phân bổ chi phí và thực hiện các bút tốn kết chuyển để lập các báo cáo tài chính (xem chi tiết phụ lục 05).
Sơ đồ hĩa q trình chi và ghi nhận chi phí
Ký duyệt nhập liệu phân bổ chi phí Phiếu đề nghị thanh tốn Kế tốn chi Phần mềm Exact Báo cáo tài chính
Từ số liệu đã được ghi nhận vào hệ thống Exact các báo cáo sẽ được lập theo chi tiết sau:
• Báo cáo doanh thu
Doanh thu tại khu vực thành phố Hồ Chí Minh sẽ được báo cáo theo từng kênh bán hàng như kênh siêu thị, bán lẻ, bán sỉ và bán đại lý. Doanh thu tại hai chi nhánh Cần Thơ và Đà Nẵng khơng phân ra cụ thể như thế.
Dựa vào các mã đã được thiết lập, hệ thống Exact sẽ cung cấp báo cáo số liệu doanh thu thực tế phát sinh theo chi tiết từng khách hàng, từng hĩa đơn bán hàng như sau: