Với đặc thù của ngành xây lắp nên NVL và CCDC mua về có những thứ không nhập kho mà tiến hành xuất thẳng đến công trình. Theo em thì đối với những NVL và CCDC này về mặt giấy tờ vẫn phải luân chuyển đúng theo trình tự đó là: chứng từ phải đem về cho thủ kho và phòng vật tư, sau đó thủ kho tập hợp lại và giao cho phòng kế toán.
Đối với NVL, CCDC mất mát, thiếu hụt, theo em khi xác định giá trị thất thoát phải lập biên bản và truy tìm nguyên nhân để hạch toán cho chính xác chứ không coi đó là một khoản chi phí làm tăng giá thành sản phẩm. Ví dụ: Theo Biên bản kiểm kê vật tư ngày 31/05/2011 đã nêu trên, Công ty phát hiện thiếu hụt 20 m3 đá 1x2, trị giá là 2.818.180 đồng và 5 cái xẻng, trị giá là 250.000 đồng. Khi kiểm kê xong, Ban kiểm kê cần truy tìm nguyên nhân để xử lý. Kế toán căn cứ vào biên bản kiểm kê và quyết định xử lý để ghi sổ kế toán như sau:
- Nếu số hao hụt đó nằm trong phạm vi hao hụt cho phép, kế toán ghi:
Nợ TK 632: 3.068.180
Có TK 152: 2.818.180
Có TK 153: 250.000
- Nếu số hao hụt chưa xác định được nguyên nhân thì căn cứ vào giá trị hao hụt, kế toán phản ánh:
Nợ TK 1381: 3.068.180
Có TK 152: 2.818.180
Có TK 153: 250.000
Khi xác định được nguyên nhân thì căn cứ vào quyết định xử lý của Công ty mà kế toán phản ánh:
+ Nếu người phạm lỗi nộp tiền bồi thường, kế toán ghi:
Nợ TK 1388: 3.068.180
Có TK 1381: 3.068.180
Nợ TK 334: 3.068.180
Có TK 1381: 3.068.180