- Chi nhánh, Công ty Văn phòng đại diện
c. Tình hình quản lý hàng tồn kho của Công ty.
3.2.3. Tổ chức tốt công tác tiêu thụ, thanh toán tiền hàng và thu hồi công nợ.
thanh toán.
3.2.3. Tổ chức tốt công tác tiêu thụ, thanh toán tiền hàng và thu hồi công nợ. công nợ.
Thực tế năm 2004 vừa qua, công tác thanh toán tiền hàng và thu hồi công nợ của Công ty còn gặp rất nhiều khó khăn và đã bộc lộ một số hạn chế. Do hoạt động mua bán kinh doanh hàng hoá của Công ty diễn ra hết sức đơn điệu, hoạt động in ấn chỉ diễn ra khi có đơn đặt hàng của khách hàng mà cha có tiền đặt cọc, nhiều khi sản phẩm in đã hoàn thành nhng khách hàng cha muốn đến nhận, Công ty phải xếp vào kho gây ra tình trạng ứ đọng vốn. Khi khách hàng đến lấy hàng đúng thời gian thì lại chậm trễ trong khâu thanh toán. Chính vì vậy đã làm cho hàng tồn kho và số vốn mà Công ty bị khách hàng chiếm dụng chiếm một tỷ lệ đáng kể. Kỳ thu tiền bình quân kéo dài ảnh hởng tới khả năng thanh toán của Công ty.
Để phát huy vai trò tự chủ về tài chính, đảm bảo tăng nhanh vòng quay của VLĐ, Công ty cần phải có các biện pháp hữu hiệu nhằm hạn chế tình trạng vốn bị chiếm dụng quá nhiều làm giảm thấp hiệu quả sản xuất kinh doanh nói chung, hiệu quả sử dụng VLĐ của Công ty nói riêng. Theo tôi để giải quyết vấn đề này trong thời gian tới Công ty có thể áp dụng một trong các biện pháp sau:
- Trong công tác tổ chức tiêu thụ sản phẩm, Công ty phải quy định rõ thời hạn thanh toán và hình thức thanh toán tiền hàng trên hoá đơn, chứng từ và các bên phải có trách nhiệm tuân thủ một cách đầy đủ, nghiêm túc các điều khoản đã
quy định, đồng thời Công ty cũng nên đề ra các hình thức bồi thờng nếu một trong các bên vi phạm điều khoản trên.
- Tăng cờng các biện pháp khách hàng thanh toán tiền hàng nh sử dụng chiết khấu bán hàng, giảm giá, chiết khấu cho những khách hàng quen thuộc, mua và đặt hàng với số lợng lớn, thanh toán sớm thời hạn. Nếu thực hiện đợc điều này chắc chắn công tac thu hồi tiền hàng của Công ty sẽ nhanh chóng hơn, hạn chế đợc tình trạng thanh toán chậm, dây da khó đòi. Tuy nhiên để làm đợc điều này, Công ty cũng phải nghiên cứu kỹ để đề ra một tỷ lệ chiết khấu hợp lý nhất vẫn phải đảm bảo phát huy đợc hiệu quả. Theo tôi để định ra một tỷ lệ chiết khấu này, Công ty cần phải dựa vào lãi suất ngân hàng về vốn vay, vì thực tế cho thấy trong thời gian vốn bị khách hàng chiếm dụng quá nhiều nh năm 2003 - 2004 đã buộc Công ty phải đi vay vốn Ngân hàng cho sản xuất kinh doanh và tất nhiên Công ty phải trả một khoản lãi nhất định, hơn nữa khi vay vốn ngân hàng lại đòi hỏi các thủ tục phức tạp. Để tránh tình trạng này và chủ động trong việc sử dụng vốn, Công ty có thể đa ra một tỷ lệ chiết khấu thấp hơn và thậm chí tơng đơng với lãi suất Ngân hàng trong trờng hợp cần thiết để có thể thu hồi tiền hàng ngay vì chắc chắn điều này còn có lợi hơn là đợi khách hàng thanh toán toàn bộ tiền hàng sau một thời gian nhất định, những khoảng thời gian đó Công ty lại phải đi vay để có vốn sản xuất.
- Đối với các khoản phải trả cho ngời bán, Công ty phải cân nhắc kỹ lỡng trớc khi giao tiền. Vì nguyên vật liệu của Công ty bị hạn chế về nguồn cung ứng, giá cả không ổn định, vì thế Công ty phải trả tiền trớc cho nhà cung ứng để mua nguyên vật liệu. Song thực tế cho thấy, khi đã nhận đợc tiền rồi ngời bán có thể giao cho Công ty những mặt hàng không đảm bảo các yêu cầu về số lợng, chất l- ợng về chủng loại. Công ty cần phải lựa chọn phía đối tác có uy tín cao, tránh hiện tợng giao tiền nhng không nhận đợc hàng, vốn bị chiếm dụng ảnh hởng đến hiệu quả sử dụng vốn của Công ty.
- Trong thời gian tới để tăng doanh thu và nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty, một mặt Công ty nên đẩy mạnh hoạt động kinh doanh hiện có, mặt khác Công ty có thể nghiên cứu nhu cầu thị trờng để tiến hành kinh doanh các mặt hàng mới phải xây dựng nhiều dự án đầu t mới. Mạnh dạn khai thác, đầu t,
kinh doanh mặt hàng mới, mở rộng thị trờng. Chú trọng hơn nữa hoạt động kinh doanh xuất khẩu, thu ngoại tệ, mở rộng liên doanh, liên kết với các đơn vị trong và ngoài nớc để củng cố thêm vốn, giải quyết nhanh chóng lợng hàng tồn kho để thu hồi VLĐ. Xây dựng bộ máy maketting theo dõi, nắm bắt nhanh nhu cầu về sản phẩm dịch vụ của khách hàng. Phân loại khách hàng vào khu vực thị trờng, tìm những sản phẩm có khả năng tiêu thụ lớn, tiến hành lập dự kiến về giá cả, mạng lới tiêu thụ, tăng cờng công tác quảng cáo, giới thiệu sản phẩm.