PHẦN I : GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY
PHẦN II : TÌM HIỂU HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ SẢN XUẤT CỦA CÔNG TY
2.2 Tìm hiểu về cơng tác quản lý kho hàng
2.2.3 Quy trình quản lý hoạt động nhập kho
Hình 2.19 Quy trình quản lý hoạt động nhập kho
Bước 1: Sản phẩm phải cài tem đầy đủ, đóng gói đúng quy cách, đúng số lượng và kéo ra khu vực chờ nhập kho. Sau đó QC sẽ kiểm tra đánh giá chất lượng đạt, đóng dấu QC rồi mới được phép nhập kho.
Bước 2: Kiểm đếm số lượng, viết phiếu nhập kho 4 liên đầy đủ thông tin theo phiếu, ghi chính xác tên sản phẩm, mã sản phẩm,...
Bước 3: Thời gian bàn giao nhập kho giữa Sản xuất - Kho vận 10:00 và 15:00 hàng ngày. (Hai bên chủ động liên lạc trong
trường hợp giao hàng gấp, ưu tiên giải phóng chỗ để của sản xuất và ưu tiên giao hàng gấp).
Bước 4: Bộ phận kế hoạch sản xuất sẽ cung cấp số lượng nhập kho bao gồm [PO+bù hao cho phép]. Sau đó thủ kho bắt đầu kiểm đếm số lượng, kiểm tra thông tin hàng bàn giao, trạng thái bao gói từng kệ mới được ký nhận phiếu nhập kho, chỉ nhập số lượng cho phép, thủ kho chịu trách nhiệm về số lượng khi đã nhận trạng thái nguyên bó/kiện, phải đếm lại bó/kiện lẻ, hàng thiếu trong bó/kiện sản xuất chịu trách nhiệm.
Nếu không đúng quy cách trả lại sản xuất yêu cầu hoàn thiện.
Bước 5: Thủ kho chỉ định vị trí để trong kho cho bốc xếp kéo vào vị trí để và ghi chép lên bảng tin. Tồn bộ về tình trạng bảo quản, sắp xếp kho và số lượng thủ kho là người chịu trách nhiệm.
Hình 2.20 Bảng tin thể hiện thơng tin hàng hóa trên kệ
Bước 6: Thủ kho nhập vào thẻ kho xuất nhập tồn. Kiểm tra lại số liệu, chịu trách nhiệm về số liệu khi gửi cho các phòng ban.
Bước 7: Thủ kho gửi mail báo cáo xuất nhập tồn cho các bộ phận liên quan trước 10:00 hàng ngày.
- Quy định: Phiếu trắng cài lên kệ, màu hồng: sản xuất lưu, màu vàng: kho lưu, màu xanh: kế toán.
- Gửi danh sách các mã tồn kho lâu ngày cho các bộ phận yêu cầu giải trình ngun nhân.
- Kế tốn: Nhập vào phần mềm kế toán và đối chiếu lại số liệu xuất nhập tồn hàng ngày.
Hình 2.21 Các loại phiếu nhập kho thành phẩm
Hình 2.22 Bảng số liệu thành phẩm công ty Coca - Cola nhập tháng 4/2022
Về cơ bản, công ty đã xây dựng được quy trình chuẩn để nhân viên dễ dàng trong việc nhập kho. Đồng thời, sử dụng các tem cài lên thành phẩm như một thẻ Kanban, giúp cho việc quản lý mã hàng, thời gian nhập được thuận tiện hơn và luồng thơng tin sẽ thống nhất, liền mạch giữa các phịng ban. Mỗi kệ hàng cũng có một bảng thơng tin hàng hóa trong kệ, người quản lý sẽ dễ dàng nắm bắt được mã hàng nào đang còn trong kho, số lượng là bao nhiêu. Áp dụng phương pháp FIFO: Thành phẩm cũ cho ra phía ngồi sao cho dễ dàng thực hiện và kiểm tra để thực hiện FIFO khi xuất kho. Thành phẩm mới nhập cho vào phía trong.
Liên quan đến việc sắp xếp hàng hóa tại các vị trí: mỗi bao/kiện sẽ có các thơng tin cơ bản về hàng hóa. Tuy nhiên khi nhập kho và đưa lên pallet, người công nhân không sắp xếp thùng hàng theo chiều để có thể tìm kiếm hàng hóa nhanh hơn, mà ở đây các bao hàng xếp chồng chéo, lộn xộn, ngược xuôi, hay việc hàng hóa sắp xếp nghiêng vẹo gây nguy hiểm cho quá trình người cơng nhân đi lấy hàng. Bảng thơng tin hàng hóa chỉ ghi số lượng và mã hàng, khơng ghi rõ vị trí, nên khi cần tìm kiếm hàng hóa cũng rất khó khăn và khi nhập hàng, thủ kho chỉ có thể đi lần lượt từng kệ hàng tìm kiếm vị trí trống để hàng hóa. Điều này gây mất nhiều thời gian. Hàng hóa khi nhập được thủ kho chỉ định vị trí và khơng theo ngun tắc nào, nên muốn tìm kiếm hàng hóa chỉ có thể thơng qua thủ kho. Ngồi ra, khi mã hàng cũ được lập lệnh sản xuất thêm theo PO mới, vị trí để các kiện hàng cùng mã lại khác nhau do vị trí đặt kiện hàng cũ đã đầy, điều này khiến cho việc quản các mã hàng trong kho gặp khó khăn. Khơng chỉ vậy, phiếu nhập kho cịn được viết bằng tay nên khơng thể tránh việc nhầm lẫn khi đọc số cũng như mã của sản phẩm. Việc nhập liệu thủ cơng cũng dẫn đến sai sót trong quá trình làm việc