PHẦN I : GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY
PHẦN II : TÌM HIỂU HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ SẢN XUẤT CỦA CÔNG TY
2.2 Tìm hiểu về cơng tác quản lý kho hàng
2.2.5 Quy trình quản lý hoạt động tồn kho
Hình 2.27 Quy trình quản lý hoạt động tồn kho
Bước 1:
- Thủ kho: Cuối tháng thủ kho lập danh sách hàng tồn thành phẩm trong kho.
- Danh sách phải ghi rõ ngày nhập kho cho từng mã hàng và khách hàng
- Danh sách hàng tồn kho phải đúng với thực tế hàng có trong kho và đối chiếu với số liệu liệu kiểm kê của kế toán phải giống nhau.
Bước 2:
- Thủ kho gửi mail cho các phòng ban danh sách hàng tồn kho lâu ngày trên 3 tháng và CC cho BGĐ theo biểu mẫu.
Bước 3:
Các bộ phận kinh doanh – kế hoạch – sản xuất tìm hiểu nguyên nhân do đâu:
- Kinh doanh: kiểm tra lại danh sách tồn kho trên 3 tháng, lâu ngày kiểm tra xem tồn trong PO chưa xuất hết hay đã xuất hết PO, hàng dư thừa do khách hàng (phá sản, dừng sản xuất mặt hàng, thay đổi ECN…) sau đó gửi lại cho sản xuất, kế hoạch.
- Sản xuất, kế hoạch: Sản xuất dư thừa (do sản xuất, do kế hoạch, do kinh doanh, trong hay ngồi hao phí, ....)
- Kho vận: Dư thừa do khơng tìm thấy hàng, khơng xuất đúng nhập trước xuất trước,...
- QC: Dư thừa do khơng đạt chất lượng.
Sau đó gửi lại cho bộ phận kế tốn tổng hợp và tính giá trị hàng tồn kho.
Thời gian: trước ngày 6 hàng tháng. Bước 4:
- Kế tốn: Thơng báo họp và chủ trì cuộc họp xử lý tồn thành phẩm
- Các bộ phận liên quan giải trình nguyên nhân, và hướng xử lý tùy theo vấn đề trong cuộc họp.
- Tổng hợp nguyên nhân, bộ phận chịu trách nhiệm, phương hướng xử lý, bộ phận thực hiện và xác nhận ký vào báo cáo gửi ban giám đốc.
Các phương án xử lý như:
- Đối với hàng thừa không thể xuất được: Hủy, tận dụng và quy trách nhiệm.
- Hàng thừa có thể xuất được: Lập list gửi khách hàng xem xét, hoặc xin thêm đơn,...
- Hàng trong PO: Kinh doanh yêu cầu khách hàng có kế hoạch nhận hàng, và chi phí gửi tồn kho quá 3 tháng.
Bảng tổng hợp cuối cùng kế tốn phải hồn thành đến ngày 10 hàng tháng trình Ban giám độc.
Bước 5:
- Kế tốn chủ trì và theo dõi tiến độ thực hiện của các bộ phận, bộ phận nào không thực hiện theo biên bản báo cáo kịp thời Ban giám đốc.
- Theo dõi số lượng tồn theo danh sách có được thực hiện xuất cho khách hàng hay không.
- Các mã hủy chuyển cho danh sách cho kho vận để thực hiện hủy.
Hình 2.28 Bảng thành phẩm tồn kho cơng ty Coca - Cola tháng 4/2022
Để giảm thiểu tồn kho, công ty đã áp dụng phương pháp FIFO. Đồng thời, trong mỗi tháng, các bộ phận liên quan cũng phối hợp với nhau, bàn bạc và đưa ra phương hướng giải quyết cho lượng hàng tồn trong kho.
Tuy nhiên, việc quản lý tồn kho cũng vẫn còn một số hạn chế. Mỗi ngày, thủ kho sẽ kiểm kê lại hàng hóa trong kho, tuy nhiên khoảng 1 tháng thì kế tốn mới cùng với thủ kho xuống kho kiểm tra và đối soát với bảng số liệu mà phịng kinh doanh tổng hợp. Cùng với đó cơng ty sử dụng các phiếu nhập - xuất kho, biên bản kiểm kê để phản ánh số liệu tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ. Mặc dù phương pháp này giúp giảm khối lượng ghi chép sổ sách nhưng việc ghi chép số liệu hàng hóa chỉ thực hiện vào đầu và cuối kỳ sẽ khó nắm bắt chính xác, liên tục lượng hàng tồn kho. Bên cạnh đó, việc khơng có vị trí mã hàng dẫn đến việc tìm kiếm gặp khó khan hoặc bị bỏ sót, từ đó dẫn đến kiện hàng bị lưu kho lâu. Vì mỗi mã hàng có một kích thước bao bì và mẫu mã khác nhau, nên việc tồn kho gây ra rất nhiều chi phí, chỉ có thể liên hệ với khách hàng để có thêm đơn hàng mới, hoặc xuất với giá rẻ hơn.
Do công ty vẫn chưa áp dụng được phương pháp kiểm tra nào hiện đại nên phương pháp kiểm tra của thủ kho vẫn là phương pháp thủ công, bắt buộc phải đếm thủ công từng loại mã hàng rất tốn thời gian và có thể gây ra nhầm lẫn sai
sót. Nếu q trình kiểm tra phát hiện hàng hóa bị thiếu thì thủ kho sẽ phải chịu trách nhiệm trước ban giám đốc của nhà máy.