Thời gian là một yếu tố khá quan trọng ảnh hưởng đến chiến lược cạnh tranh của Công ty trong việc giành khách hàng.
- Muốn rút ngắn được thời gian thì điều trước tiên cần làm là phải có sự phới hợp chặt chẽ giữa các phòng ban trong Công ty. Để làm được điều này, các bộ phận kinh doanh, bộ phận kho vận, bộ phận giao nhận,… phải thường xuyên liện lạc, trao đổi thông tin cho nhau qua hệ thống mạng điện thoại, vi tính nội bộ,… Các phòng ban cần thường xuyên tổ chức các cuộc họp chung nhằm rút kinh nghiệm đối với những vấn đề phát sinh, thảo luận đưa ra hướng giải quyết và khắc phục hiệu quả. Các phòng ban có liên quan phải luôn phối hợp với nhau để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ của mình, nhiệm vụ chung của Công ty một cách tốt nhất. Cụ thể:
+ Bộ phận giao nhận: nhanh chóng tiến hành làm thủ tục nhận hàng ngay khi nhận được phiếu yêu cầu từ bộ phận kinh doanh, nhằm tránh tình trạng tồn đọng công việc. NVGN cần thu thập đầy đủ thông tin về lô hàng trước khi làm thủ tục nhận hàng. Đồng thời thường xuyên liên lạc với chủ hàng, với bộ phận kinh doanh của Công ty để thông báo tiến độ công việc cũng như các vướng mắc phát sinh. Chủ động liên lạc với bộ phận kho vận để được sắp xếp, điều động phương tiện vận tải nhận hàng theo đúng kế hoạch.
+ Bộ phận kinh doanh và bộ phận kho vận: cần hỗ trợ tích cực cho bộ phận giao nhận. Khi có hàng hoá cần nhận, bộ phận kinh doanh phải thông báo sớm, làm phiếu yêu cầu kèm theo đầy đủ chứng từ liên quan đến lô hàng và gửi ngay cho phòng giao nhận. Bộ phận kho vận phải chuẩn bị, sắp xếp phương tiện vận tải nhận hàng kết hợp với NVGN đưa hàng về kho nhà nhập khẩu một cách nhanh và an toàn nhất. Để tránh tình trạng thiếu phương tiện vận tải chuyên chở hàng trong giờ cao điểm, Công ty cần dự phòng một số xe trong bãi để khi cần là có, hạn chế phải thuê xe bên ngoài tiết kiệm chi phí.
- Ngoài ra cũng cần chú ý đến khâu thông quan cho hàng hoá ( nhất là hàng nhập khẩu ) vì đây là khâu mất nhiều thời gian nhất. Do đó, để tiến hành thông quan cho hàng hoá được nhanh chóng thì đòi hỏi NVGN cần chuẩn bị hồ sơ Hải quan thật đầy đủ, hợp lệ và xuất trình theo đúng quy định. Đồng thời, cần nắm vững quy trình khai báo Hải quan và các quy trình thủ tục nhận hàng tại bãi, cảng chứa hàng cũng như các quy định hiện hành có liên quan. Lúc này mới nhận thấy sự cần thiết khi kiểm tra hàng ở khâu ban đầu giúp NVGN chủ động để biết được mình cần chuẩn bị những chứng từ nào là cần thiết và hợp lệ nhằm tránh được những sai sót và tạo điều kiện cho quá trình giao nhận diễn ra nhanh hơn, ít tốn kém hơn.
- Việc áp mã tính thuế và tính thuế cho hàng hoá là công việc hết sức quan trọng vì khi áp mã thuế sai thì sẽ tính sai thuế phải nộp. Lúc này, Cán bộ Hải quan sẽ phải áp mã lại và mời doanh nghiệp đến để tham vấn giá và phải chỉnh sửa tờ khai thậm chí trong một số trường hợp doanh nghiệp có thể bị phạt do việc áp mã sai, điều này có thể làm mất rất nhiều thời gian và chi phí. Do đó, đòi hỏi NVGN phải cẩn thận, tỉ mỉ để áp thật đúng và tính thuế thật chính xác. Muốn vậy, NVGN phải hiểu rõ về tính chất, đặc điểm, công dụng,…của hàng hoá. Ngoài ra, có thể tham khảo thêm về các mã số hàng hoá được áp mã trong các lô hàng trước đó, đồng thời phải nắm chắc phương pháp, quy tắc, quy định về áp mã hàng hóa.
Thường xuyên nghiên cứu, cập nhật, áp dụng ngay các chính sách chuyển đổi của Nhà nước, Hải quan trong lĩnh vực kinh doanh XNK, các quy tắc làm thủ tục Hải quan, kịp thời đáp ứng cho khách hàng mọi thông tin kinh tế cần thiết. Từ đó, có những điều chỉnh hợp lý cho Công ty mình, tiết kiệm được thời gian cho đôi bên.
Chi phí cũng là một yếu tố không kém phần quan trọng tạo nên sự thành công cho doanh nghiệp. Do vậy, bên cạnh việc làm thế nào để có thể thực hiện nhanh nhất việc đưa hàng hoá đến cho khách hàng thì còn phải thực hiện điều đó với chi phí thấp nhất.
Để giảm được chi phí thì cũng như đã đề cập ở trên thì cần chuẩn bị bộ chứng từ cho thật chính xác. Điều này ngoài việc tránh được sự tiêu cực trong Hải quan còn có thể khắc phục được tình trạng bị phạt do áp mã hàng hoá sai.
Ngoài ra cũng cần chú ý đến chi phí vận tải vì nó chiếm một phần tương đối lớn của lô hàng. Do đó, để giảm được chi phí vận tải thì trước hết đòi hỏi đội ngũ NVGN
không những trang bị vững chắc nghiệp vụ mà còn phải am hiểu các công việc liên quan đến giao nhận:
- Biết tận dụng tối đa thể tích và trọng tải của phương tiện vận tải nhằm giảm đến mức tối đa các chi phí tạo ra lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.
- Đồng thời phải có kinh nghiệm trong việc giải quyết vấn đề vướng mắc một cách nhanh nhất, tốt nhất nhằm giảm những chi phí không cần thiết.
Bên cạnh đó, Công ty Việt Hoa cũng cần nâng cấp, mở rộng hệ thống kho bãi vừa giúp công ty tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể cho việc thuê kho ngoài khi lượng hàng hoá quá tải, vừa mở rộng được dịch vụ cho thuê kho bãi, bổ sung phần nào lợi nhuận của Công ty. Bên cạnh đó, cũng cần sửa chữa, nâng cấp đội xr chở hàng để phục vụ tận nơi cho khách hàng ở mọi nơi trong thành phố và các tỉnh lân cận một cách nhanh chóng, đúng hạn. Nâng cao hiệu quả trong hoạt động giao nhận nhằm nâng cao uy tín của Công ty.
Hoạt động uỷ thác của Việt Hoa hiện đang chịu một sức ép mạnh mẽ từ phía các đối thủ cạnh tranh trong và ngoài nước đã có kinh nghiệm lâu năm, đồng thời cũng từ cơ chế quản lý XNK của Nhà nước ( tất cả các doanh nghiệp có đăng ký kinh doanh đều được phép XNK trực tiếp ). Từ đó, đòi hỏi Công ty phải có các biện pháp phù hợp, kịp thời nhằm đảm bảo cho quá trình kinh doanh được liên tục bằng cách thường xuyên mở các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ cho các nhân viên trong Công ty mà đặc biệt là các nhân viên trẻ còn thiếu kinh nghiệm. Một mặt nhằm nâng cao nghiệp vụ của các nhân viên, một mặt kịp thời phổ biến các thay đổi về chính sách cũng như các quy định mới được ban hành để mọi người trong Công ty có thể nắm bắt được mà thực hiện cho đúng. Bên cạnh đó, cũng cần thành lập phòng Marketing cũng như huấn luyện về Marketing cho mỗi thành viên trong Công ty để tất cả mọi người đều có thể là nhân viên Marketing ở mọi lúc mọi nơi nhằm để dễ dàng nắm bắt được cơ hội trong kinh doanh.
Ngoài ra, Công ty cần quan tâm hơn trong việc mở rộng phạm vi hoạt động trong lĩnh vực giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển, nhằm tăng năng lực cạnh tranh của Công ty so với các đối thủ khác thông qua việc đa dạng hoá các hình thức nhập khẩu cũng như mặt hàng được phép nhập khẩu kinh doanh, nhập khẩu uỷ thác.