1.1.3.3 .Văn bản chuyên ngành
2.6. Đánh giá về công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của Cục
2.6.2.2. Về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản
Kỹ thuật trình bày văn bản của Cục Trồng trọt cịn chưa thống nhất về kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ
Theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính quy định “Số, ký hiệu” và “Ngày, tháng năm của văn bản” phải được trình bày ngang hàng nhau, tuy nhiên 70% các văn bản của Cục Trồng trọt mắc lỗi sai về thể thức và cách trình bày, một số văn bản của Cục còn mắc lỗi sai cơ bản về phần Quốc hiệu.
Dịng chữ trên: “Cộng hồ xã hội chủ nghĩa Việt Nam” phải được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm.
Dòng chữ dưới: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch ngang nhỏ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ.
Nhưng qua khảo sát, một số văn bản của Cục Trồng trọt có phần trình bày như sau:
CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
và phần lớn các văn bản đều trình bày phần quốc hiệu trái với quy định của pháp luật. Gạch nối giữa Độc lập, Tự do, Hạnh phúc phải là gạch ngang nhỏ, đậm, nhưng hầu hết văn bản của Cục đều để dạng gạch ngang dài và đường kẻ ngang có độ dài khơng bằng dịng chữ của tiêu ngữ. (Xem văn bản:2393/TT-ĐPB của phòng
quản lý Đất và Phân bón; Cơng văn số: 350/TT-ĐPB của phịng quản lý Đất và Phân bón; Quyết định số: 624/QĐ-TT-CLT của phịng cây Lương thực và cây thực phẩm; Giấy phép nhập khẩu số: 53/GPNK-TT-ĐPB của phịng quản lý Đất và Phân bón; Cơng văn số: 91/TT-VPPN của văn phịng phía Nam; Cơng văn số: 398/TT-KHTC của phịng Kế hoạch, tài chính; Giấy mời số:29/GM-TT-ĐTN của Đồn Thanh niên- Xem phụ lục).
Một số văn bản của Cục có phần trình bày: Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trái với quy định của Nhà nước. Tên cơ quan, tổ chức chủ quản bắt buộc phải trình bày bằng chữ in hoa, đứng nhưng trong văn bản của Cục trình bày bằng chữ in hoa đứng, đậm. (Xem giấy đi đường – Phụ lục)
- Số, ký hiệu của văn bản
Số của văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm. Tùy theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại văn bản hành chính được ban hành, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc đăng ký và đánh số văn bản. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Từ “số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “số” có dấu hai chấm; giữa số, năm ban hành và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/); giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối khơng cách chữ (-), ví dụ:
Qua thực tế khảo sát tại Cục Trồng trọt cho thấy, việc quản lý số của văn bản chưa được chặt chẽ, một số văn bản của Cục bị trùng số từ tháng này sang tháng khác hoặc bị thiếu số.
Ví dụ:
Trong tháng 1 số thứ tự văn bản cuối cùng là số 300, bắt đầu từ tháng 2 số thứ tự văn bản phải là số 301, nhưng do sự kiểm soát chưa chặt chẽ của cán bộ văn thư mà văn bản tháng 2 vẫn bị trùng số 298, 299, 300 – số của văn bản tháng 1.
- Loại văn bản quan trọng như giấy phép nhập khẩu phân bón, giấy phép nhập khẩu giống cây trồng đã được cấp cho các đơn vị nhưng do sự quản lý thiếu chặt chẽ của cán bộ văn thư vào số trùng với số văn bản ban hành của Cục. Một số giấy phép bị thu hồi để lấy số lại, ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động và sản xuất của các đơn vị địa phương. Vì vậy, cán bộ văn thư cần thận trọng và tỉ mỉ hơn trong công tác quản lý và ban hành văn bản để nâng cao hiệu quả trong công việc.
- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, sau địa danh có dấu phẩy, địa danh phải được trình bày ngang hàng với số, ký hiệu.
Ví dụ: Hà Nội, ngày 05 tháng 02 năm 2014
Tuy nhiên, phần lớn văn bản của Cục Trồng trọt soạn thảo sai về mặt địa danh, ngày, tháng, năm và số, ký hiệu như: Cơng văn số: 398/TT-KHTC của phịng Kế
hoạch tài chính;Cơng văn số: 2393/TT-ĐPB của phịng quản lý Đất và Phân bón; Cơng văn số: 282/TT-VPPN của Văn phịng phía Nam; Cơng văn số: 317/TT- VPPN của Văn phịng phía Nam (Xem phụ lục).
Nơi nhận
Theo quy định về thể thức văn bản,từ “nơi nhận” được trình bày trên một dịng riêng, sau đó có dấu hai chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm;
- Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn
vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dịng riêng, đầu dịng có gạch ngang, cuối dịng có dấu chấm phẩy; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “lưu” sau đó có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (văn thư cơ quan, tổ chức), chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong những trường hợp cần thiết) được đặt trong ngoặc đơn, cuối cùng là dấu chấm.
Thực tế, qua nghiên cứu thì văn bản của Cục Trồng trọt không tuân thủ theo quy định này, cuối mỗi dịng của một số văn bản khơng có dấu “;”, hoặc dịng cuối cùng sau từ “Lưu” khơng có dấu “:” (Xem tại: Giấy mời số: 29/GM-TT-ĐTN của
Đoàn Thanh niên; Tờ trình số: 427/TTr-TT-CLT của phịng cây Lương thực và Thực phẩm; Quyết định số: 64/QĐ-TT-CLT của phòng cây Lương thực và Thực phẩm; Cơng văn số: 282/TT-VPPN của Văn phịng phía Nam - Xem phụ lục)
Phần trình bày về khoảng cách giữa quyền hạn, chức vụ và họ tên người ký ở tất cả các văn bản của Cục Trồng trọt đều quá hẹp và không đảm bảo về khoảng cách theo quy định, khoảng cách phải đảm bảo đủ rộng để cán bộ văn thư đóng dấu phát hành.
Thể thức văn bản là tồn bộ những yếu tố bắt buộc phải có trong một văn bản và được quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật, trước thực trạng phần lớn văn bản quản lý của Cục Trồng trọt đều sai về thể thức sẽ khơng đảm bảo được tính kỷ cương và sự thống nhất trong việc soạn thảo và ban hành văn bản của Cục, đồng thời làm giảm hiệu suất soạn thảo, chất lượng soạn thảo và tính thẩm mỹ của văn bản ban hành.