Công tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội. Theo giáo sư Sue McKemmish - Lưu trữ Quốc gia Úc: “Lập hồ sơ tốt ngay từ khâu văn thư sẽ phục vụ tốt hơn cho cả mục đích hiện hành cũng như mục đích trong tương lai”.
Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu chính xác, tài liệu lưu trữ đóng vai trị hết sức quan trọng trong việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, chiến lược phục vụ phát triển kinh tế - xã hội phản ánh tồn bộ lịch sử hình thành, phát triển cũng như đời sống chính trị, kinh tế, văn hố, xã hội của cơ quan, tổ chức. Mỗi tổ chức cần hiểu rõ vai trò của ngành văn thư lưu trữ để bảo vệ an toàn và sử dụng tài liệu lưu trữ một cách có hiệu quả để nâng cao trách nhiệm của cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức xã hội... Tài liệu lưu trữ phải được lựa chọn, sắp xếp và bảo quản theo quy định của pháp luật, đáp ứng kịp thời các yêu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ. Để phát huy tốt vai trị của tài liệu lưu trữ, ngồi việc bảo quản an tồn tài liệu, bảo mật thơng tin trong tài liệu lưu trữ, Cục Trồng trọt cần quan tâm hơn nữa đến công tác phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ. Đó là cần phải đầu tư nghiên cứu, tìm tịi các biện pháp tạo ra cơ hội và điều kiện tốt nhất để cán bộ cơng chức trong Cục có thể thuận tiện trong việc tiếp cận, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ, phát huy tốt những giá trị của tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu xã hội, góp phần vào sự nghiệp bảo vệ và phát triển đất nước trong giai đoạn hiện nay. Do đó, các cơ quan quản lý và cơ quan lưu trữ các cấp cần xác định rõ trách nhiệm của mình đối tài liệu lưu trữ, để có những giải pháp hiệu quả nhằm phát huy tốt giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ nghiên cứu và phát triển. Điều đó sẽ góp phần khơng nhỏ vào việc nâng cao nhận thức đối với việc giữ gìn bảo quản tài liệu lưu trữ nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước
Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thơng tin, các tài liệu đã xử lý trước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. Các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thơng tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản. Trên thực tế, cơ quan quản lý nhà nước hay Cục Trồng trọt không thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các u cầu của cơng dân nếu khơng có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ. Công việc của Cục Trồng trọt được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay khơng, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay khơng. Như vậy, thực hiện tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt cơng tác soạn thảo văn bản.