6. Cấu trúc đề tài
2.1. Giới thiệu khái quát Công ty TNHH TNT-Vietrans Express
2.1.1. Q trình hình thành và phát triển của Cơng ty
2.1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của tập đồn TNT
Ken Thomas đã bắt đầu cơng việc kinh doanh vận chuyển hàng hóa ở Úc vào năm 1946 chỉ với một chiếc xe tải. Vào thập niên 1950, Thomas phát triển kinh doanh vận chuyển hàng hóa quốc tế khi bắt đầu các dịch vụ vận chuyển qua đêm mới và đến năm 1958 công ty được biết đến là Thomas Nationwide Transport hay ngắn gọn là TNT. Trong những năm 1960, công ty tiếp tục mở rộng hoạt động ra toàn nước Úc và New Zealand.
Trong những năm 1970 và 1980, TNT mở rộng hoạt động sang châu Âu, Bắc Mỹ và Brazil. Trong những năm 1980, công ty tập trung phát triển ở châu Âu. Công ty đã trở thành công ty vận tải đầu tiên mua máy bay, có đội bay riêng để khai thác dịch vụ bay đêm tại châu Âu. Trong năm 1992, hoạt động hàng hóa cam kết về thời gian quốc tế của TNT, cùng với TNT Skypak và TNT Mailfast, đã kết hợp với dịch vụ thư tín cam kết về thời gian của cơng ty bưu chính và viễn thơng KPN Hà Lan và các bưu điện của Canada, Pháp, Đức, Thụy Điển để thành lập GD Express Worldwide (GDEW). Vào ngày 29 tháng 6 năm 1998, thành lập tập đoàn TPG (TNT Post Group), tách biệt với KPN, có tổng hành dinh tại Amsterdam, Hà Lan.
Tháng 5 năm 2004, TPG công bố việc mở rộng trung tâm trung chuyển hàng hóa lớn của châu Âu tại Liege, Bỉ. Năm 2005, thống nhất sử dụng thương hiệu TNT trên toàn cầu.
Tháng 5 năm 2011, tập đoàn TNT Express tách biệt với PostNL để chính thức hoạt động độc lập. Tính đến thời điểm này, tổng doanh số của tập đoàn TNT Express đạt 7.053 triệu Euro. Tập đoàn TNT Express hiện có mặt trên 200 quốc gia
và vùng lãnh thổ, với 83.235 nhân viên, khai thác 30.239 phương tiện vận chuyển đường bộ và 50 máy bay chuyên chở hàng hóa.
Hình 2.1: Số liệu của tập đoàn TNT Express
"Nguồn: http://www.tnt.com" [10]
2.1.1.2. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty TNHH TNT-Vietrans Express Worldwide
Công ty TNHH TNT – Vietrans Express Worldwide là một công ty liên doanh hoạt động trong 2 lĩnh vực: Chuyển phát nhanh (Express) và dịch vụ hậu cần (Logistics).
60% vốn 40% vốn
Liên doanh TNT – Vietrans
Hình 2.2 : Số liệu số vốn góp của tập đồn TNT Express và Vietrans
"Nguồn: Giấy phép đầu tư số 1109/GP cấp ngày 17/1/1995" [7] Năm 1990, TNT ký hợp đồng đại lý với Vietrans.
Ngày 17/01/1995, Công ty trách nhiệm hữu hạn TNT – Vietrans Express Worldwide được cấp phép thành lập.
Tháng 2/1997, văn phịng chính tại Hà Nội đi vào hoạt động và đến tháng 6 Chi nhánh tại Thành phố Hồ Chính Minh cũng chính thức vận hành.
Năm 1998, Cơng ty TNHH TNT – Vietrans Express Worldwide thành lập hai văn phòng giao dịch tại Đồng Nai và Vũng Tàu. Năm 2000, thành lập chi nhánh ở Hải Dương. Năm 2001, Cơng ty phát triển thêm chi nhánh ở Bình Dương, Việt Trì, Nam Định. Năm 2002, khai trương 2 văn phịng giao dịch tại Hà Nội, Hồ Chí Minh. Năm 2003, mở thêm Chi nhánh tại Thành phố Cần Thơ.
Ngồi ra, Cơng ty cịn ký các hợp đồng đại lý với các Công ty chuyển phát nhanh trong nước như Bưu chính Viettel, EMS… để triển khai dịch vụ của mình tại các tỉnh thành khác.
Tháng 6 năm 2006, chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh chính thức trở thành văn phòng trung tâm với hơn 200 nhân viên, 18 xe tải chở hàng lớn nhỏ các loại. Mọi hoạt động, kế hoạch triển khai, các chương trình hành động đều được phát triển tại đây.
Đến nay, Công ty TNHH TNT – Vietrans Express Worldwide đã mở rộng mạng lưới kinh doanh trên cả nước với trên 20 văn phòng, chi nhánh cùng hơn 450 nhân viên :
Các văn phịng phía Bắc: Văn phòng Hà Nội, Chi nhánh Bắc Ninh, Chi nhánh Hải Dương, Chi nhánh Hải Phòng, Chi nhánh Nam Định, Chi nhánh Nghệ An, Chi nhánh Việt Trì và Chi nhánh Vĩnh Phúc.
Các văn phịng phía Nam: Văn phịng thành phố Hồ Chí Minh (trụ sở chính), điểm giao dịch Dịch vụ thành phố Hồ Chí Minh, Chi nhánh Biên Hịa, Chi nhánh Bình Dương, Chi nhánh Củ Chi, Chi nhánh Cần Thơ, Chi nhánh An Giang, Chi nhánh Cà Mau, Chi nhánh Long An, Chi nhánh Nhơn Trạch, Chi nhánh Vũng Tàu, Chi nhánh Đà Nẵng, Chi nhánh Nha Trang và Chi nhánh Quy Nhơn.
Kho ngoại quan: Kho ngoại quan Hà Nội, kho ngoại quan thành phố Hồ Chí Minh và kho ngoại quan Đà Nẵng.
2.1.2. Cơ cấu tổ chức của Công ty
2.1.2.1. Sơ đồ tổ chức
Hình 2.3: Sơ đồ tổ chức Cơng ty TNHH TNT-Vietrans Express Worldwide
"Nguồn: trích sơ đồ tổ chức của phịng Nhân sự Cơng ty " [6]
2.1.2.2. Chức năng của Công ty
Cung cấp dịch vụ phát chuyển phát nhanh tại Việt Nam, bao gồm chuyển phát nhanh các chứng từ, bưu kiện hàng hóa có cam kết về thời gian.
Cung cấp các dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng khơng quốc tế, đường bộ xun Á (ARN), các dịch vụ kho bãi, các dịch vụ đặc biệt và thủ tục hải quan.
2.1.2.3. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
Phòng Kinh doanh (Sales & Marketing): Chịu trách nhiệm tìm kiếm khách
hàng, đáp ứng các yêu cầu của khách hàng, thiết lập, duy trì mối quan hệ kinh doanh, tìm hiểu, nắm bắt xu hướng của thị trường nhằm đưa ra các gói sản phẩm phù hợp với khách hàng.
Báo cáo với Ban giám đốc để đưa ra chính sách giá thật hợp lý, đề xuất các chiến lược kinh doanh, chiến lược quảng bá hình ảnh cơng ty, triển khai các chương trình khuyến mãi, tổ chức các hoạt động xã hội để khách hàng hiểu rõ hơn về Công ty.
Phòng Dịch vụ khách hàng (Customer Service - CS): Thông qua tổng đài của
Công ty, giải đáp thắc mắc cho khách, gia tăng lợi thế kinh doanh thông qua việc khơng ngừng nâng cao sự hài lịng của khách hàng bằng cách cung cấp thơng tin
Phịng Kinh doanh Phịng Kế tốn Tài chính Phịng Điều vận Phịng Dịch vụ khách hàng Phòng Nhân sự BAN GIÁM ĐỐC
chính xác, kịp thời, phối hợp với mạng lưới TNT tại các nước khác theo để theo dõi tình trạng của từng lơ hàng. Phịng Dịch vụ khách hàng được chia làm 2 bộ phận:
Bộ phận tiếp nhận thông tin (Frontline): phối hợp với phòng Kinh doanh, đáp ứng các yêu cầu thông tin cơ bản cho khách hàng như giá cước, thời gian vận chuyển, sắp xếp thời gian, địa điểm nhận và giao hàng, tư vấn các loại hình dịch vụ phù hợp với yêu cầu của khách về thời gian giao hàng.
Bộ phận hỗ trợ khách hàng (Support): theo dõi tình trạng các lơ hàng xuất, nhập. Nhận thơng tin từ phịng Kinh doanh, phòng Điều vận để đưa ra các yêu cầu, chỉ dẫn, thơng tin cần thiết giúp hàng hóa được thơng quan nhanh chóng, giải quyết thỏa đáng khiếu nại của khách hàng.
Phòng Điều vận (Operations - OPS): Nếu như phòng Kinh doanh được xem là
bộ mặt, phòng Dịch vụ khách hàng là tiếng nói của cơng ty thì phịng Điều vận là cánh tay, là đơi chân của Cơng ty. Phịng chịu trách nhiệm chuyên biệt về việc giao nhận, xuất nhập hàng, nằm tách khỏi công ty trong một kho chuyên biệt, nhằm thuận lợi cho việc thơng quan, lưu giữ, chất tải hàng hóa. Chất lượng của Phòng Điều vận quyết định trực tiếp đến chất lượng dịch vụ của Cơng ty. Phịng được chia làm 5 bộ phận: Kho, Văn phịng, Giao nhận, Thơng quan và Quản lý chất lượng dịch vụ.
Phòng Kế tốn Tài chính (F&A): Tham mưu giúp Ban giám đốc chỉ đạo, quản
lý tình hình tài chính của Cơng ty; theo dõi, tính tốn, cập nhật, báo cáo đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình sử dụng và quản lý các quỹ, tài sản, vật tư, nguồn vốn, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơng ty. Đồng thời phịng Kế tốn Tài chính cịn chịu trách nhiệm quản lý mọi khoản thu, chi, thanh toán tiền lương, lập sổ theo dõi thu nhập cá nhân và tính thuế thu nhập cá nhân ; tính tốn, trích nộp đầy đủ và kịp thời các khoản phải nộp cho ngân sách, nghĩa vụ thuế và các nghĩa vụ khác đối với Nhà nước theo luật định ; tổ chức thực hiện chi trả cổ tức theo đúng Điều lệ, Nghị quyết của Hội đồng Quản trị, chi trả vốn vay, lãi vay theo quy định.
2.1.3. Đặc điểm nguồn nhân lực của Công ty
Hiện tại Cơng ty TNHH TNT-Vietrans Express Worldwide có tổng cộng 456 nhân viên (tính đến ngày 16/12/2011), trong đó có 3 người nước ngồi trong Ban giám đốc Cơng ty.
Phân bổ nhân sự
Việc bố trí nhân sự của Cơng ty tương đối hợp lý. Phịng Điều vận, nơi trực tiếp tạo ra sản phẩm và dịch vụ cho Cơng ty, được bố trí nhiều nhân viên nhất (chiếm tỷ lệ 56,36%). Tiếp đến là nhân viên của phòng Kinh doanh chiếm tỷ lệ 19,96%, tỷ lệ nhân viên của phòng Kế tốn Tài chính là 11,40%, phịng Dịch vụ khách hàng là 7,89%, phòng Nhân sự là 2,85% và Ban giám đốc chiếm 1,54%. Nhân sự của các phịng ban trong Cơng ty được phân bổ như sau :
Bảng 2.1: Phân bổ nhân sự của các phịng ban trong Cơng ty
"Nguồn: trích nguồn số liệu của phịng Nhân sự Cơng ty" [6]
Trình độ nhân viên
Trên 50% nhân viên trong Cơng ty có trình độ đại học (56,80%); trình độ cao đẳng – trung cấp chiếm 15,79%; trình độ PTTH chiếm 26,10% và trình độ trên đại học chiếm 1,32%. Trình độ nhân viên trong Cơng ty được thể hiện ở bảng sau (xem bảng 2.2, trang 32) STT Phòng Số lượng (người) Tỷ lệ (%) 1 Ban giám đốc 7 1,54 2 Dịch vụ khách hàng 36 7,89 3 Kế tốn Tài chính 52 11,40 4 Nhân sự 13 2,85 5 Điều vận 257 56,36 6 Kinh doanh 91 19,96 Tổng cộng 456 100
Bảng 2.2: Trình độ nhân viên trong Cơng ty
Nam Nữ Toàn bộ nhân viên
Cơng ty Trình độ Số lượng (người) Tỷ lệ (%) Số lượng (người) Tỷ lệ (%) Số lượng (người) Tỷ lệ (%) PTTH 115 38,59 4 2,53 119 26,10 Cao đẳng - Trung cấp 52 17,45 20 12,66 72 15,79 Đại học 128 42,95 131 82,91 259 56,80 Trên đại học 3 1,01 3 1,90 6 1,32 Tổng cộng 298 100 158 100 456 100
"Nguồn: trích nguồn số liệu của phịng Nhân sự Cơng ty" [6]
Độ tuổi: Độ tuổi từ 26-35 chiếm tỷ lệ lớn nhất trong Công ty (65,13%); độ tuổi
từ 36-45 chiếm tỷ lệ 18,42%; độ tuổi trên 45 chiếm 4,82% và độ tuổi dưới 25 chiếm 11,62%. Bảng thống kê chi tiết độ tuổi nhân viên trong Công ty như sau :
Bảng 2.3: Độ tuổi nhân viên trong Cơng ty
"Nguồn: trích nguồn số liệu của phịng Nhân sự Cơng ty" [6]
2.1.4. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty năm 2010 và 2011 2011
Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH TNT-Vietrans Express Worldwide trong năm 2010 và dự tính năm 2011 (xem bảng 2.4, trang 33):
STT Độ tuổi Số lượng (người) Tỷ lệ (%)
1 < 25 53 11,62
2 26 - 35 297 65,13
3 36 - 45 84 18,42
4 > 45 22 4,82
Bảng 2.4: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty
Năm 2010 Năm 2011 (dự tính) Chỉ tiêu Giá trị (1000 đồng) Tỷ lệ (%) Giá trị (1000 đồng) Tỷ lệ (%)
Doanh thu bán hàng 324.234.943 98,77 389.241.832 98,59
Doanh thu cung cấp dịch vụ 4.038.037 1,23 5.582.080 1,41
Tổng doanh thu 328.272.980 100 394.823.911 100
Chi phí bán hàng 216.839.751 71,32 257.845.775 70,73
Chi phí lương 87.197.264 28,68 106.700.825 29,27
Tổng chi phí 304.037.015 100 364.546.600 100 Lợi nhuận gộp 24.235.965 30.277.312
"Nguồn: trích nguồn số liệu của phịng Kế tốn Tài chính Cơng ty" [5] Doanh thu của Công ty chủ yếu từ doanh thu bán hàng, chiếm tỷ trọng 98,77% (năm 2010) và 98,59% (dự tính của năm 2011). Tổng doanh thu dự tính năm 2011 đạt 394.823.911.000 đồng, tăng 20,05% so với năm 2010.
Lợi nhuận gộp dự tính năm 2011 đạt 30.277.312.000 đồng, tăng 24,93% so với năm 2010.
Như vậy có thể kết luận, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trong năm 2011 cao hơn 20% so với năm 2010.
2.2. Thực trạng văn hóa doanh nghiệp của Cơng ty TNHH TNT-Vietrans Express Worldwide
2.2.1. Các mức độ VHDN của Công ty
2.2.1.1. Mức độ thứ nhất - Những quá trình và cấu trúc hữu hình của Cơng ty - Kiến trúc, cơ sở hạ tầng:
Trụ sở chính của Cơng ty TNHH TNT-Vietrans Express Worldwide đặt tại 39B Trường Sơn, quận Tân Bình, thành phố Hồ Chí Minh. Đây là điểm thuận lợi vì rất gần sân bay nhưng mặt tiền làm việc của Công ty không thuận lợi cho khách hàng giao dịch, các phòng ban chưa được thiết kế phù hợp với biểu tượng và màu
sắc của Công ty.
Các phịng ban tại trụ sở chính gồm phịng Kinh doanh, phòng Nhân sự, phòng Dịch vụ khách hàng và phịng Kế tốn Tài Chính.
Phịng Điều vận nằm trong kho rộng trên 2.000 m2 tại K334 Bạch Đằng, quận Tân Bình, thành phố Hồ Chí Minh. Tuy nhiên kho hàng chưa được xây dựng theo tiêu chuẩn của tập đoàn.
- Biểu tượng, khẩu hiệu, các ấn phẩm điển hình:
Biểu tượng của Cơng ty TNHH TNT-Vietrans Express Worldwide được lấy theo biểu tượng của tập đoàn TNT Express.
TNT là từ viết tắt của Thomas Nationwide Transport. Màu cam là màu sắc đặc trưng của nước Hà Lan.
Khẩu hiệu "Sure we can": văn hóa của tập đồn TNT Express được biểu hiện bằng thái độ và tinh thần sẵn sàng làm việc, một thái độ mà dựa vào đó có thể giải quyết được các vấn đề, thực hiện được công việc hàng ngày và đáp ứng được mong đợi của khách hàng trong và ngoài tập đoàn TNT Express.
Ấn phẩm điển hình của Cơng ty là các bản tun bố sứ mệnh, báo cáo thường niên, tài liệu giới thiệu về công ty, ấn phẩm định kỳ hàng quý, các tờ quảng cáo về dịch vụ, sản phẩm và bảng giá của Công ty…
- Đồng phục:
Công ty trang bị đồng phục cho phòng Điều vận, Dịch Vụ khách hàng và Kế tốn Tài Chính.
Tồn bộ nhân viên trong cơng ty phải đeo thẻ có biểu tượng của Công ty khi làm việc.
- Các lễ nghi và sinh hoạt văn hóa
Cơng ty có những quy định rõ ràng về những buổi hội họp và phổ biến rộng rãi đến toàn thể nhân viên qua thư điện tử cá nhân và bảng thông báo của các phịng ban trong cơng ty. Cơng ty cũng thường xuyên tổ chức buổi hội thảo, giao lưu giữa các phòng ban để chia sẻ kinh nghiệm và học hỏi lẫn nhau.
lần/năm), tổ chức các hoạt động thể thao như bóng đá, bóng bàn, quần vợt,…, tổ chức tiệc cuối năm nhằm khen thưởng, vinh danh, khuyến khích và động viên nhân viên trong công ty.
Vào các ngày lễ, tết như tết Dương lịch, tết Âm lịch, tết Trung thu, tết thiếu nhi, ngày lễ Quốc khánh, ngày lễ Quốc tế Lao động, ngày lễ Quốc tế Phụ nữ… toàn thể nhân viên đều được tặng quà hoặc nhận tiền thưởng.
2.2.1.2. Mức độ thứ hai - Những giá trị được tuyến bố
Tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi và mục tiêu kinh doanh của Công ty lấy theo nguyên mẫu của tập đoàn TNT Express, mới được xây dựng gồm có:
- Tầm nhìn: trở thành Công ty chuyển phát nhanh đáng ngưỡng mộ nhất. - Sứ mệnh: Chúng tôi là một đội ngũ nhân viên tồn cầu được trao quyền để liên kết cơng việc kinh doanh, thị trường và con người theo một cách thức bền vững.
- Giá trị cốt lõi:
Chúng tôi hướng đến khách hàng. Chúng tôi quan tâm đến con người. Chúng tôi cam kết thực hiện lời hứa. Chúng tơi có tinh thần hỗ trợ.
- Mục tiêu kinh doanh:
Là sự lựa chọn đầu tiên của khách hàng: thực hiện bằng việc giành và giữ các khách hàng tạo ra lợi nhuận; nhận hàng và giao hàng đúng giờ và trong tình trạng hồn hảo.
Là nơi tuyệt vời để làm việc: thực hiện bằng việc cung cấp các thơng tin chính xác và giao tiếp hiệu quả; thu hút, phát triển và giữ được nhân viên giỏi.
Có kết quả tài chính ổn định: thực hiện bằng cách quản lý tài sản và kiểm soát nội bộ; phát hành hóa đơn chính xác và thu được tiền của khách hàng.