1.1.4.1. Lợi ích của hệ thống KSNB hữu hiệu.
Một hệ thống KSNB hữu hiệu sẽ mang lại nhiều lợi ích cho DN.
Giảm bớt rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh.
Sự thông đồng của các cá nhân: Gian lận, trộm cắp do bên thứ 3 hoặc nhân viên của DN gây ra.
Sai sót khơng cố ý do nhân viên gây ra.
Sự lạm quyền của NQL.
Mối quan hệ lợi ích và chi phí: tạo ra quy trình kiểm sốt hiệu quả giúp giảm chi phí hoạt động và chi phí sửa chữa sai sót.
Giảm bớt rủi ro khơng tn thủ chính sách và quy trình kinh doanh của DN.
Bảo vệ khối tài sản của DN, ngăn chặn việc tiếp xúc với những rủi ro không cần thiết do quản trị rủi ro chưa đầy đủ.
Đảm bảo tính chính xác của số liệu kế tốn, BCTC. Nâng cao tính minh bạch và giải trình của DN.
Đảm bảo các thành viên trong DN tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của DN cũng như quy định của pháp luật.
Đảm bảo DN hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra.
Nâng cao chất lượng thông tin trong những quyết định của BGD, bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đơng… và gây dựng lịng tin với họ.
Ở bất kỳ DN nào, dù đã được đầu tư trong thiết kế và vận hành nhưng hệ thống KSNB vẫn khơng thể hồn tồn hữu hiệu. Vì ngay khi có thể xây dựng một hệ thống KSNB hồn hảo thì hiệu quả của nó cịn tùy thuộc vào nhân tố chủ yếu là con người. Nói cách khác KSNB chỉ có thể giúp DN hạn chế tối đa rủi ro. Nguyên nhân cụ thể là:
a. Yếu tố chủ quan.
Người chịu trách nhiệm thực hiện KSNB lạm dụng quyền.
Ban quản lý cấp cao có thể lấn át hệ thống KSNB.
Tính hữu hiệu của KSNB sẽ bị đe dọa trong trường hợp phát sinh mâu thuẫn lợi nhuận, có sự thơng đồng một nhân viên trong DN với một người khác ở trong hay ngoài DN.
b. Yếu tố khách quan.
Phần lớn các công tác KSNB thường tác động những nghiệp vụ lặp đi lặp lại mà khơng hoặc ít tác động đến những nghiệp vụ phát sinh bất ngờ, bất thường.
Hệ thống KSNB thường đặt ra các thủ tục kiểm sốt bên trong DN mà ít có tác động đối với các nghiệp vụ bên ngoài DN.
Sai sót do con người thiếu chú ý, đãng trí…hoặc do không hiểu rõ yêu cầu của công việc.
Do các thủ tục kiểm sốt bị lạc hậu khơng cịn phù hợp với tình hình hiện tại hoặc do bị vi phạm.
Do hạn chế về nguồn nhân lực, nhu cầu cân nhắc về chi phí – lợi ích nên một số thủ tục kiểm sốt có thể khơng được thực hiện, thiết lập.
Nhận biết được những hạn chế tiềm tàng này giúp NQL giảm thiểu những ảnh hưởng tiêu cực của những hạn chế nêu trên bằng những chính sách, thủ tục kiểm toán bổ sung, đặc biệt là thường xuyên đánh giá và điều chỉnh hệ thống KSNB kịp thời.
1.2. Đặc điểm của hệ thống KSNB tại DNNVV tại Việt Nam.
1.2.1. Khái niệm và phân loại DNNVV.
a. Trên Thế Giới.
đối. Ví dụ như Mỹ thì tiêu thức cụ thể của DNNVV phụ thuộc vao ngành nghề hoạt động và doanh thu, Hàn Quốc phân chia DNNVV chủ yếu dựa vào số lượng công nhân làm việc cho DN và tùy thuộc vào nghành nghề kinh doanh. Như vậy, việc phân loại DN phụ thuộc vào nhiều tiêu thức và khơng có sự phân loại chung nào được thống nhất trên bình diện quốc tế.
Một số quốc gia trên thế giới xác định DNNVV theo các tiêu thức được liệt kê trong bảng như sau:
STT Quốc gia
Tiêu thức
Số LĐ GTTS/ tổng vốn
1 Hồng Kong
Ngành Công Nghiệp:<100 người Ngành dịch vụ:<50 người
-
2 Indonesia <100 người 0.6 tỷ rupi
3 Singapore <100 người <499 triệu USD 4 Thái Lan <100 người <20 triệu Baht
5 Mianma <100 người -
6 Philipin <200 người <100 triệu pêso
7 Nhật Hình thức bán bn:<100 người Hình thức bán lẻ: <50 người Ngành khác: <300 người <30 triệu yên <10 triệu yên <100 triệu yên
8 EU <250 người <27 triệu ECU
9 Mỹ <500 người -
Bảng 1.110: Tiêu thức xác định DNNVV tại một số quốc gia
Mặc dù, có sự khác biệt nhất định giữa các nước về qui định các tiêu thức phân loại
DNNVV, song khái niệm chung nhất về DNNVV có nội dung như sau: DNNVV là những cơ sở sản xuất – kinh doanh có tư cách pháp nhân kinh doanh vì mục đích lợi nhuận, có qui mơ DN trong những giới hạn nhất định tính theo các tiêu thức vốn, lao động, doanh thu , giá trị gia tăng thu được trong từng thời kì theo qui định của từng quốc gia.
b. Theo WB11 và IFC12
Theo tiêu chuẩn của WB và IFC các DNNVV được phân loại như sau:
Loại hình Số LD Tổng Tài sản Doanh thu hang năm
DN siêu nhỏ < = 10 người <100.000 USD <100.000USD DN nhỏ < = 50 người <3.000.000USD <1.000.000USD DN vừa < = 300 người <15.000.000USD <15.000.000USD
Bảng 1.2: Tiêu thức xác định DNNVV theo WB và IFC
c. Theo hiệp hội nghề nghiệp về kế toán kiểm toán.
Bên cạnh những tiêu thức trên thì các hiệp hội nghề nghiệp về kế tốn cũng có khuynh hướng đưa ra các tiêu thức mang tính định tính nhằm phù hợp với mục tiêu giải quyết các chuẩn mực.
Với mục tiêu định hướng thực hiện kiểm toán tại DNNVV, IAASB – International Auditting & Assurance Standards Board thuộc liên đồn IFAC cho rằng DNNVV có những đặc điểm sau:
Chủ DN thường là một hoặc một vài cá thể.
Phạm vi hoạt động của DN hẹp và chỉ kinh doanh một hoặc một số mặt hàng nhất định, do đó khơng thể chi phối tồn thị trường hàng hóa.
DN bộ máy kế tốn đơn giản, chỉ có một vài nhân viên.
Còn với mục tiêu xây dựng hệ thống chuẩn mực kế toán “chuẩn” nhằm tạo sự hòa hợp giữa chuẩn mực kế toán của một quốc gia và chuẩn mực kế tốn quốc tế để chuẩn hóa
11
WB – World Bank - Ngân hang Thế Giới
chất lượng thông tin trên BCTC, đảm bảo lợi ích của người sử dụng thơng tin trong việc ra quyết định đầu tư, IASB định nghĩa DNNVV là DN có đặc điểm:
Không hoặc chưa tham gia niêm yết trên thị trường chứng khốn và hoạt động kinh doanh của nó khơng tác động mạnh đến nền kinh tế.
Phải công bố BCTC tổng quát cho người sử dụng ngoài DN. Người sử dụng ngồi DN gồm người sở hữu mà khơng tham gia vào quản lý, chủ nợ hiện tại, chủ nợ tiềm năng và các cơ quan tài chính…
Định nghĩa này hướng tới các đặc điểm về người sử dụng thông tin trên BCTC.
d. Ở Việt Nam
Theo nghị định số 90/2001/NĐ- CP ngày 23 - 11 - 2001 về trợ giúp phát triển DNNVV, tại điều 3 của nghị định này cho rằng DNNVV là cơ sở sản xuất , kinh doanh độc lập, đã đăng kí kinh doanh theo pháp luật hiện hành,có vốn đăng kí khơng q 10 tỷ đồng hoặc số lao động trung bình hàng năm khơng q 300 người.
Ngày 30- 6-2009, Chính phủ ban hành nghị định số 56/2009/NĐ-CP về trợ giúp phát triển DNNVV, thay thế nghị định số 90/2001/NĐ- CP. Trong đó, định nghĩa DNNVV như sau: DNNVV là cơ sở kinh doanh đã đăng kí kinh doanh theo qui định pháp luật, được chia thành ba cấp: siêu nhỏ, nhỏ, vừa theo qui mô tổng nguồn vốn (tổng nguồn vốn tương đương tổng tài sản được xác định trong bảng cân đối kế tốn của DN) hoặc số lao động bình quân năm (tổng nguồn vốn là tiêu chí ưu tiên), cụ thể như sau:
Ngành DN siêu nhỏ DN nhỏ DN vừa Số LĐ Nguồn vốn Số LĐ Nguồn vốn Số LĐ Ngành Nông lâm thủy sản <10 <20 tỷ 10< người<200 20 tỷ< vốn<100 tỷ 200< người<300 Công nghiệp và xây dựng >10 <20 tỷ 10< người<200 20 tỷ< vốn<100 tỷ 200< người<300 Thương mại và dịch vụ >10 <10 tỷ 10< người<50 10 tỷ< vốn<50 tỷ 50< người<100
Bảng 1.3: 13Tiêu thức xác định DNNVV theo NĐ 56 NĐ/CP của Chính phủ
Tùy theo tính chất, mục tiêu của từng chính sách, chương trình trợ giúp mà cơ quan chủ trì có thể cụ thể hóa các tiêu chí nêu trên cho phù hợp.
Tóm lại, vào mỗi thời điểm khác nhau, mỗi mục đích khác nhau mà các DN, cơ quan Nhà Nước và các cá nhân có các tiêu thức để phân loại và xác định DNNVV cũng khác nhau. Những Định nghĩa trên chỉ được xác định trong một trường hợp cụ thể cho một mục đích cụ thể.
Trong luận văn này, người viết sẽ nhận biết DNNVV dựa trên nghị định số 56/2009/NĐ-CP về trợ giúp hoàn thiện DNNVV ngày 30/06/2009 của Chính Phủ.
1.2.2. Đặc điểm DNNVV tại Việt Nam.
a. Đặc điểm mục tiêu.
Trong các DN luôn tồn tại ba loại hình kế hoạch là kế hoạch dài hạn, kế hoạch trung hạn và kế hoạch ngắn hạn. Kế hoạch dài hạn nhằm xác định một định hướng cho sự hoàn
thiện sản xuất và kinh doanh mà DN cần theo đuổi trong một khoảng thời gian tương đối dài. Kế hoạch trung hạn là một quyết định có tính chiến thuật nhằm điều tiết trung hạn quá trình sản xuất, là cầu nối giữa các quyết định chiến lược có tính chất dài hạn và các quyết định có tính chất ngắn hạn. Kế hoạch ngắn hạn thường được xây dựng cho thời gian ngắn hạn, là tồn bộ các hoạt động xây dựng lịch trình sản xuất, điều phối, phân giao các cơng việc nhằm đảm bảo hồn thành đúng tiến độ đã xác định trong lịch trình sản xuất trên cơ sở sử dụng có hiệu quả khả năng sản xuất hiện có của DN. Nhưng do NQL DNNVV ln đặt mục tiêu chính cho DN là doanh số cao, lợi nhuận tối đa. Mặt khác, do yếu tố ngành nghề, mặt hàng kinh doanh không nhiều nên hầu hết các DNNVV đều quan tâm cập nhật thông tin mới về điều kiện kinh doanh, đối thủ, luật pháp và nhanh chóng có hành động thay đổi kịp thời đối với nhân tố tác động từ bên trong và ngồi DN. Hơn nữa, mục tiêu chính của họ vẫn là các mục tiêu lợi nhuận ở hiện tại nhiều hơn nên không quan tâm nhiều đến kế hoạch dài hạn.
Mục tiêu của DN thường do NQL cao nhất của DN đưa ra nên các mục tiêu chưa có tính chiến lược, chưa có cái nhìn tổng qt hết về thị trường người tiêu dùng, thị trường nguyên vật liệu, thị trường vốn, thị trường lao động…
Có thể nói, các DNNVV thường phát sinh những nghiệp vụ kế tốn khơng phức tạp như nhưng DN lớn hay các tập đồn do vậy việc lập và trình bày BCTC dễ dàng hơn và BCTC có phần trung thực và hợp lý hơn.
Ngồi ra trong DNNVV chủ DN cũng thường tham gia vào việc quản lý và điều hành DN cho nên áp lực về thuế và các nghĩa vụ rất là quan trọng trong DN. Để tránh nộp quá nhiều thuế và thực hiện nghĩa vụ với Nhà Nước DN có thể xẩy ra tình trạng trốn thuế, …gây thất thốt nguồn thu của Nhà Nước, tạo hình ảnh xấu trong con mắt nhà đầu tư nước ngoài vào Việt Nam.
b. Đặc điểm hoạt động.
Quyền sở hữu DN thông thường ở một người, 1 nhóm người nhỏ (có thể là những thành viên trong một gia đình, bạn bè thân thiết…).
Chủ DN là một chuyên gia hay đơn thuần là một người có tay nghề giỏi ở một lĩnh vực nghề nghiệp nào đó.
Hầu hết chủ DN đều tự quản lý và tham gia trực tiếp vào trong quá trình sản xuất kinh doanh tại DN mình.
Do quy mơ sản xuất kinh doanh nhỏ với nguồn vốn tự có ít nên hầu hết NQL DNNVV đồng thời là người trực tiếp điều hành nhân viên, vừa đóng vai trị của một doanh nhân do đó mức độ tập quyền lớn, ít có sự phân quyền cho các bộ phận cấp dưới. Vì vậy, các nhân viên cấp dưới chỉ thuần túy thực hiện nhiệm vụ chuyên môn, không tham gia vào quản lý DN.
Cũng do nguồn vốn tự có ít thêm vào nữa là đại đa số những DNNVV đều là những DN trẻ đang nỗ lực có vị trí trong thị trường Việt Nam nên NQL thuê rất ít nhân viên để tiết kiệm chi phí vì vậy trong các DNNVV thì sự phân chia trách nhiệm thường gặp khó khăn, có thể dẫn đến kiêm nhiệm một số chức năng, hoặc vừa thực hiện công việc và vừa thực hiện kiểm soát.
Hơn nữa việc phân chia trách nhiệm khơng rõ ràng nên ai cũng có thể tiếp xúc với tài sản và sổ sách kế tốn của DN. Bên cạnh đó, vì tận dụng tối đa nguồn nhân lực ít ỏi của DN và một người có thể đảm đương nhiều công việc cùng một lúc nên nguyên tắc bất kiêm nhiệm thường bị vi phạm.
Mặt khác NQL cũng vì ưu tiên vốn cho hoạt động kinh doanh của DN hơn là tuyển dụng và đào tạo nguồn nhân lực đã làm cho nhân tố lao động trong các DN vừa ít vừa khơng có chun mơn cao nên họ khơng đủ nhân lực để phân chia trách nhiệm cũng như phân chia trách nhiệm trong công việc sao cho có hiệu quả.
Khi ra quyết định kinh doanh, các NQL DN thường dựa vào thông tin từ thị trường và kinh nghiệm phán đốn có được từ thực tế hơn là dựa vào những thông tin do hệ thống kế tốn cung cấp. Vì thế, hoạt động kế tốn được thực hiện chủ yếu vì mục đích phục vụ báo cáo theo quy định của nhà nước chứ khơng nhằm mục đích phục vụ cho cơng tác quản trị ra quyết định.
Các DN này thường khơng có kế hoạch kinh doanh rõ ràng và tính tự phát trong các hoạt động kinh doanh khá cao. Nhưng do quy mô nhỏ, chủ sở hữu lại tham gia trực tiếp vào quản lý DN nên tính năng động và linh hoạt cao, có khả năng đáp ứng nhanh, nhạy với nhu cầu của thị trường.
Ngoài ra các DNNVV cịn có đặc điểm là chỉ tham gia thị trường ở một địa bàn giới hạn nhất định. Hầu hết chúng khơng tham gia thi trường chứng khốn.
1.2.3. Đặc điểm các bộ phận hợp thành hệ thống KSNB đối với DNNVV.
a. Mơi trường kiểm sốt.
Tính trung thực và các giá trị đạo đức: Đối với DNNVV có thể khơng cần ban hành bản quy tắc ứng xử nhưng khơng có nghĩa là khơng quan tâm đến văn hóa DN. Đạo đức của NQL cấp cao sẽ là nhân tố quyết định đến thái độ của toàn bộ nhân viên. Đồng thời với việc tham gia trực tiếp của giám đốc điều hành hoặc chủ DN vào quá trình quản lý, thì những cam kết của họ về tính trung thực có thể được truyền thơng qua các phát biểu trong các cuộc họp, khi làm việc với khách hàng, nhà cung cấp…
Chính sách nhân sự: Cũng có thể khơng ban hành bằng văn bản, nhưng những chính sách này có thể được truyền đạt bằng cách – Giám đốc điều hành ra yêu cầu, tiêu chuẩn với từng vị trí, đơi khi có thể chủ động tham gia vào việc tuyển dụng.
HĐQT và UBKT: Đối với DN mà NQL cũng là chủ DN và khơng kêu gọi vốn góp bên ngồi thì tiêu chuẩn về HĐQT và UBKT khơng cần thiết.
b. Đánh giá rủi ro.
Quá trình đánh giá rủi ro có thể khơng chính thức hoặc ít phức tạp hơn. Các DN cũng lập mục tiêu cho dù có thể là ngầm hiểu. Bên cạnh đó, DNNVV hoạt động thường tập chung hơn và mức độ phân quyền ít hơn. Mục tiêu có thể truyền đạt dễ dàng từ NQL cấp cao cho