Bước 1: Đánh giá (Assessment)
Mục đích: đưa ra được tầm nhìn, sứ mệnh, các giá trị cốt lõi của tồn doanh nghiệp.
Cách thực hiện: sử dụng các phương pháp đánh giá ( phân tích SWOT) kết hợp với phỏng vấn tham khảo ý kiến của nhĩm quản trị cao cấp. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp đã tầm nhìn, sứ mệnh, các giá trị cốt lõi rõ ràng từ trước thì bước này cĩ thể bỏ qua. Tuy nhiên, nếu các yếu tố trên dù đã cĩ nhưng chưa rõ ràng dễ hiểu thì vẫn phải thực hiện phỏng vấn đội ngũ điều hành để làm rõ nội dung của nĩ. Sau bước một doanh nghiệp sẽ xác định được tầm nhìn, sứ mệnh, các giá trị cốt lõi của tồn doanh nghiệp
Bước 2: Chiến lược (Strategy )
Sau khi doanh nghiệp đã xác định tầm nhìn, sứ mệnh, các giá trị cốt lõi của mình; bước tiếp theo, doanh nghiệp sẽ xác định các chiến lược để cĩ thể thực hiện tầm nhìn, sứ mệnh đĩ. Thơng thường, một doanh nghiệp sẽ cĩ từ ba đến năm chiến lược trung hạn (2-4 năm) để cĩ thể thực hiện được những điều đã nêu trong tầm nhìn và sứ mệnh của mình. Ngồi ra, chiến lược của doanh nghiệp nên cĩ điểm khác biệt so với đối thủ cạnh tranh.
Bước 3: Mục tiêu chiến lược (Objectives)
Để đạt được các chiến lược trên, doanh nghiệp cần phải đạt được những mục tiêu gì? Trong quá trình đưa ra mục tiêu, cần phải xem xét các mục tiêu này dưới 4 tiêu chí: tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ, đào tạo và phát triển. Thơng thường, trong vịng một giờ các thành viên cĩ thể thảo luận và đưa ra khoảng trên dưới 100 mục tiêu. Sau đĩ, dựa vào một số tiêu chí: cĩ gắn kết với chiến lược khơng, cĩ độ ưu tiên cao khơng... để rút gọn lại cịn khoảng từ 10 - 15 mục tiêu. Con số 10 - 15 mục tiêu này khơng phải con số ép buộc, tùy từng doanh nghiệp sẽ cĩ số lượng mục tiêu chính xác hơn.
Bước 4: Bản đồ chiến lược (Strategy map)
Sau khi đã xác định được các mục tiêu, bước tiếp theo cần thực hiện là xây dựng bản đồ chiến lược. Bản đồ chiến lược của các mục tiêu và thẻ điểm cân bằng của các thước đo cĩ thể giúp chiến lược của tổ chức được thực hiện thành cơng bằng cách tân dụng mối quan hệ nhân quả nhằm minh họa cho những mỗi quan hệ giữa các mục tiêu và thước đo trong cả bốn tiêu chí của thẻ điểm cân bằng.
Bước 5: Các thước đo thực hiện cơng việc (Performance measures)
Sau khi đã cĩ mục tiêu chiến lược, chúng ta cần cĩ một cơng cụ để cĩ thể đánh giá được quá trình thực hiện những mục tiêu đĩ. Đây cĩ thể nĩi là một trong những bước quan trọng và khĩ khăn nhất trong quá trình thực hiện thẻ điểm cân bằng. Đo lường chính là cây cầu nối giữa chiến lược của doanh nghiệp (yếu tố rất tổng quan trừu tượng) với những hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp (yếu tố cụ thể thể rõ ràng). Để làm được điều đĩ, các thước đo phải tuân thủ chặt chẽ yêu cầu smart: Specific (Rõ ràng, cụ thể, dễ hiểu); Measurable (Cĩ thể đo lường được); Attainable (Cĩ thể đạt được); Realistic (Cĩ tính hiện thực); Timely (Cĩ thời gian rõ ràng). Bên cạnh đĩ, đo lường là cầu nối giữa những yếu tố trừu tượng với những yếu tố cụ thể do đĩ bản thân đo lường phải hết sức cụ thể. Nếu các đo lường cịn tổng quan chung chung thì rất khĩ để nhân viên cĩ thể hiểu và tìm được sự liên kết giữa các hoạt động thường ngày của mình với chiến lược chung của doanh nghiệp.
Bước 6: Các sáng kiến, chương trình hành động (Initiatives)
Đối với mỗi mục tiêu và thước đo trong các tiêu chí của thẻ điểm cân bằng, chúng ta cần các chuơng trình hành động để cĩ thể hồn thành chúng. Các số chương trình hành động, sáng kiến này thường cĩ vai trị như một dự án và đuơng nhiên cũng cĩ mục đích, thời điểm và ngân sách cụ thể dành cho nĩ. Trong quá trình thảo luận để đưa ra các số chương trình hành động, sáng kiến, doanh nghiệp cĩ thể cĩ hàng chục số chương trình hành động, sáng kiến cần thực hiện, tuy nhiên cần phải cân bằng giữa mục đích, thời điểm và ngân sách của các số chương trình hành
động, sáng kiến đĩ để lựa chọn những số chương trình hành động, sáng kiến phù hợp nhất đối với doanh nghiệp
Bước 7: Tự động hĩa (Automation)
Trong quá trình xây dựng và phát triển thẻ điểm cân bằng, ta khơng thể theo dõi và kiểm sốt tiến độ thực hiện của tồn doanh nghiệp bằng tay mà mọi thứ nên được thực hiện một cách tự động hĩa dựa trên các phần mềm chuyên biệt dành cho thẻ điểm cân bằng : từ thu thập dữ liệu, báo cáo đến kiểm tra, biểu đồ đánh giá...
Bước 8: Triển khai thực hiện từ trên xuống dưới (Cascade)
Sau 6 bước đầu, ta đã hồn thành thẻ điểm cân bằng mức doanh nghiệp. Bước tiếp theo cần thực hiện là truyền tải nội dung trong thẻ điểm cân bằng mức doanh nghiệp xuống mọi nhân viên trong doanh nghiệp. Nếu bạn khơng truyền tải được nội dung thẻ điểm cân bằng mức doanh nghiệp một cách rõ ràng và dễ hiểu xuống đến mọi nhân viên thì coi như mục đích cơng cụ giao tiếp của thẻ điểm cân bằng đã thất bại. Một số phuơng pháp cĩ thể sử dụng để đạt được mục đích này: offline, mail, intranet, elearning, cẩm nang…Dựa trên các mục tiêu mức doanh nghiệp, các bộ phận sẽ đưa ra được các mục tiêu, thước đo, chỉ tiêu, sáng kiến/ chương trình hành động để xây dựng thẻ điểm cân bằng cho riêng bộ phận mình. Sau khi đã hồn thành thẻ điểm cân bằng mức bộ phận, từng cá nhân trong bộ phận sẽ tự xây dựng thẻ điểm cân bằng riêng cho các nhân mình. Ở bước này, việc đưa ra các mục tiêu, thước đo, chỉ tiêu sẽ được hướng theo mục tiêu của bộ phận và được sự nhất trí giữa trưởng bộ phận và từng cá nhân.
Bước 9: Đánh giá (Evaluation)
Thẻ điểm cân bằng khơng phải là dự án một lần. Khi mơi trường kinh doanh thay đổi, chiến lược của doanh nghiệp cũng phải thay đổi theo, khi đĩ thẻ điểm cân bằng sẽ hỗ trợ việc thay đổi được diễn ra một cách xuyên suốt và bản thân những yếu tố cấu thành nên thẻ điểm cân bằng như mục tiêu, thước đo, chỉ tiêu, thước đo,
cuối cùng là đánh giá xem bản đồ chiến lược, thẻ điểm cân bằng mới xây dựng cịn những thiếu sĩt nào cần chỉnh sửa bổ sung hoặc thậm chí phải loại bỏ... để từ đĩ dần dần xây dựng được một sản phẩm thẻ điểm cân bằng phù hợp nhất cho doanh nghiệp.