Chứng từ
Nội dung Số tiền
Chi ra cho các đối tượng
Ngày Số hiệu A B C A B C D 1 2 3
Bên cạnh các loại sổ chi tiết để cung cấp thông tin cụ thể phát sinh của từng bộ phận thì cần có loại sổ tổng hợp và phân tích thơng tin từ các sổ chi tiết (bảng 3.2 và 3.3) để làm cở sở đánh giá và ra quyết định của nhà quản trị khi thực hiện các kế hoạch đề ra.
82
3.3.3 Tổ chức lập báo cáo kế toán quản trị và tổ chức phân tích thơng tin kinh tế, tài chính.
Tổ chức lập các báo cáo kế toán quản trị
Báo cáo kế toán quản trị là phương tiện truyền đạt thông tin đến các nhà quản trị, vì vậy để báo cáo kế tốn quản trị được trở nên hữu ích thì cần chứa các đặc điểm sau: nhà quản trị là người sử dụng chính các thơng tin của KTQT vì vậy báo cáo KTQT phải mang tính hữu ích cho nhà quản trị, báo cáo KTQT phải thường xuyên được cập nhật thông tin để thông tin từ báo cáo KTQT phải đảm bảo phù hợp, kịp thời, có tính chính xác và độ tin cậy cao để giúp nhà quản trị có thể đưa ra các quyết định chính xác, để thực hiện được chức năng này thì báo cáo KTQT phải đảm bảo dễ nhìn, dễ hiểu, dễ so sánh giữa kế hoạch và thực hiện, giữa định mức và thực tế, giữa các kỳ với nhau. Để nhà quản trị có một cái nhìn tổng quan hơn về tình hình tài chính, kế hoạch thực hiện của đơn vị mình trước khi đưa ra những quyết sách phù hợp.
Bảng 3.6 Bảng so sánh đề nghị các chi phí phát sinh giữa thực tế so với kế hoạch
và định mức đề nghị cho các trường trung cấp chuyên nghiệp trên địa bàn các tỉnh
phía nam
Stt Nội dung chi Thực tế Kế hoạch Định mức Chênh lệch thực tế so với kế hoạch Chênh lệch thực tế so với định mức Số tiền Tỷ lệ % Số tiền Tỷ lệ % Tổng cộng
Để hệ thống báo cáo KTQT được hồn chỉnh thì cần có những báo cáo sau: báo cáo cung cấp thông tin thực hiện cơng tác lập kế hoạch (báo cáo về dự tốn thu, chi, phân bổ chi phí trong kỳ kế hoạch); báo cáo phục vụ việc điều hành và kiểm
83
sốt q trình thực hiện (báo cáo về phân tích chênh lệch thu- chi giữa thực tế và kế hoạch, giữa thực tế và định mức, nguyên nhân theo giá, lượng của các biến động) (bảng 3.2); báo cáo phân tích mối quan hệ giữa chi phí – khối lượng – lợi nhuận. (báo cáo cơng tác tính giá thành sản phẩm đào tạo (phụ lục 11)).
Bảng 3.7 báo cáo phân tích mối quan hệ giữa chi phí- khối lượng – lợi nhuận đề nghị cho các trường trung cấp chyên nghiệp trên địa bàn các tỉnh phía
nam
stt Ngành, hoạt động dịch vụ, hoạt động đào tạo ngắn hạn Biến phí Số dư đảm phí Định phí Lợi nhuận từ hoạt động dịch vụ, giảng dạy Nguyên liệu giảng dạy (hoạt động dịch vụ) Nhân công biến động linh hoạt theo hoạt đồng giảng dạy (hoạt động dịch vụ) Chi khác có có biến động linh hoạt theo hoạt động giảng dạy (dịch vụ) Khấu hao Nhân công quản lý.. Chi khác không biến động theo hoạt động giảng dạy (hoạt động dịch vụ) Số lượng học sinh, học viên, (hoạt động dịch vụ) Đơn giá (học phí, mức thu dịch vụ) Thành tiền = số lượng* Đơn giá) 1 2
Báo cáo đưa ra các quyết định trong trường hợp đặc biệt (báo cáo phân tích chi phí khi mở đào tạo các lớp ngắn hạn với chi phí thấp khi mà đơn vị đã đạt được mục tiêu về thặng dư, hoặc báo cáo phân tích chi phí với việc nên tuyển mới hoặc thuê giáo viên trong trường hợp thiếu số lượng rất ít giáo viên (bảng 3.4) ). Trong quá trình lập các báo cáo phải có những quy định cụ thể về trách nhiệm của các bộ phận, để tránh gây ra sự chồng chéo trong việc cung cấp thông tin, bộ phận nào
84
nhận những báo cáo nào và thời gian lập, nhận báo cáo quy định trong nội bộ để từ đó có thể tạo ra một hệ thống thơng tin KTQT thông suốt và đầy đủ.
Tổ chức phân tích thơng tin kinh tế, tài chính.
Cơng tác phân tích thơng tin kinh tế, tài chính là một cơng việc rất quan trọng trong việc tham mưu cho bộ phận quản trị có thể thống kê, hệ thống lại thơng tin được cung cấp để từ đó có thể đưa ra những quyết định kịp thời và đúng đắn nhất. Tuy nhiên, hiện nay vấn đề này vẫn chưa được các đơn vị quan tâm nhiều vì phần lớn cơng tác phân tích tình hình kinh tế, tài chính phụ thuộc vào bản thuyết minh báo cáo tài chính nhưng hiện nay bản thuyết minh báo cáo tài chính chỉ mang kiến thức chung chung, chưa đi sâu vào việc phân tích, giải thích các sự biến động trong kỳ lập báo cáo. Do vậy để bản thuyết minh báo cáo tài chính phát huy được những ưu thế của nó thì cơ quản quản lý đặc biệt là bộ phận quản lý cần có những chế tài cụ thể về việc thuyết minh trình bày về nguyên nhân của những biến động trong năm tại các trường trung cấp chuyên nghiệp trên địa bàn các tỉnh phía nam. Bộ phận kế tốn và quản lý cần có những nhận xét và kiến nghị trong bản thuyết minh báo cáo tài chính để từ đó người đọc có cái nhìn sơ bộ về tình hình tài chính cũng như cơng tác quản lý, điều hành tài chính tại đơn vị trong năm .
3.4. Các giải pháp hỗ trợ thực hiện kế toán quản trị cho các đơn vị sự nghiệp
3.4.1 Đối với các các trường trung cấp chuyên nghiệp trên địa bàn
các tỉnh phía nam
Sự quan tâm của bộ phận quản lý đơn vị: Các cấp quản lý đơn vị là bộ phận trực tiếp đưa ra các yêu cầu về nội dung của KTQT, nên muốn việc vận dụng KTQT tại các trường trung cấp chuyên nghiệp được thuận lợi và các báo cáo KTQT tại các trường trung cấp chuyên nghiệp trở nên phổ biến và quen thuộc thì bắt buộc phải được sự quan tâm từ phía bộ phận quản lý tại các đơn vị.
Đặc điểm hoạt động riêng của đơn vị: Dù rằng các trường trung cấp chuyên nghiệp sẽ có một số đặc điểm chung và hoạt động theo một số văn bản, quy định
85
của nhà nước nhưng về tính chất đặc thù của từng đơn vị sẽ có những đặc điểm riêng do chịu ảnh hưởng của ngành nghề đào tạo, tình hình kinh tế, xã hội ở nơi cơ sở hoạt động yếu tố này làm ảnh hưởng đến việc bộ phận kế toán quản trị tại đơn vị, cũng như đặc điểm nội dung của kế toán quản trị.
Đối với bộ máy quản lý trước khi muốn áp dụng vấn đề kế tốn quản trị thì các nhà quản lý trong các đơn vị nên có một kiến thức nhất định về kế toán quản trị để điều hành, hướng dẫn bộ máy thực hiện cơng tác kế tốn quản trị.
Cần có một bộ phận thực hiện công tác KTQT chuyên nghiệp hơn, am hiểu nhiều hơn về kiến thức KTQT để tham mưu cho bộ phận quản trị.
Thường xuyên cử bộ phận thực hiện công tác KTQT của đơn vị tham gia các lớp chuyên đề liên quan tới công tác KTQT và chất lượng quản lý tài chính để về vận dụng cho đơn vị
Thường xuyên cập nhật các văn bản mới nhất của nhà nước về chính sách và chế độ của nhà nước để tiến hành thực hiện đúng chế độ hiện hành để có thể cung cấp thông tin kịp thời và phù hợp.
Trong quy chế chi tiêu nội bộ nên xây dựng các định mức chi đối với các khoản biến phí phát sinh thường xun và lớn để có cơ sở cho cơng tác kiểm soát và hoạch định, có những giải pháp cụ thể để đánh giá của cơng tác kế tốn trách nhiệm
Khi tiến hành lập dự tốn có sự tham gia đầy đủ của các phịng ban liên quan để có những cam kết nhất định về chi phí trong năm kế hoạch.
Có thể tiến hành lập các biểu mẫu nội bộ về công tác KTQT và nội dung trong mẫu phải phù hợp với yêu cầu của nhà quản trị để thuận lợi cho công tác cung cấp thông tin.
Cần chi tiết hóa một số tài khoản phát sinh thường xuyên để phục vụ cho việc ra quyết định.
Cài đạt phần mềm kế tốn có sự liên hệ thơng tin giữa kế tốn tài chính và KTQT để giảm thiểu nhân lực cho phịng kế tốn.
86
Là các đơn vị hoạt động khơng vì mục tiêu lợi nhuận, chính vì vậy cơng tác KTQT tại các cơ sở giáo dục cơng lập nói chung và tại các trường trung cấp chuyên nghiệp nói riêng thường khơng được coi trọng, dù cho thực tế KTQT là một công cụ rất hữu ích cho cơng tác điều hành của bộ phận quản trị đơn vị thực hiện đúng mục tiêu của đơn vị. Để nâng cao vai trò của KTQT trong các đơn vị này thì địi hỏi phải có sự tham gia của nhà nước, bằng cách phải có những văn bản hướng dẫn cụ thể hướng dẫn việc vận dụng kế tốn vào đơn vị hành chính sự nghiệp giáo dục như đối với doanh nghiệp và kèm theo các biểu mẫu hướng dẫn thực hiện.
Hiện nay đã có bộ mơn kế tốn hành chính sự nghiệp để hướng dẫn các nghiệp vụ liên quan tới việc hạch toán kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp, bộ mơn KTQT nói về cơng tác KTQT tại các doanh nghiệp nhưng chưa có bộ mơn nào có sự hướng dẫn các nghiệp vụ và cơng tác KTQT cho trường học, vì vậy nên có sự kết hợp một phần nhỏ trong bộ mơn kế tốn hành chính sự nghiệp có nội dung KTQT áp dụng cho trường học.
Các đơn vị chủ quản cấp trên thường xuyên mở các lớp tập huấn ngắn hạn liên quan tới việc vận dụng KTQT đối với trường học để nâng cao trình độ, năng lực của đội ngũ thực hiện cơng tác KTQT tại các trường học.
87
KẾT LUẬN CHƯƠNG III
Từ thực trạng vấn đề KTQT của các trường trung cấp chuyên nghiệp hiện nay, chương 3 đi sâu vào việc đưa ra các nội dung chính khi vận dụng KTQT gồm những nội dung sau: lập dự toán thu chi để hoạch định, kiểm soát, đánh giá trách nhiệm; về công cụ đánh giá trách nhiệm của các bộ phận để thực hiện mục tiêu kiểm soát, thực hiện của các bộ phận; Hệ Thống kế tốn chi phí và phân tích biến động chi phí nhằm mục tiêu kiểm sốt, tổ chức thực hiện và dự báo; để việc việc vận dụng cơng tác KTQT vào đơn vị thì các đơn vị cần thực hiện một số công tác thực tiễn sau: cần có sự kết hợp giữa cơng tác kế tốn tài chính và KTQT để có sự hỗ trợ cho nhau; về việc vận dụng chứng từ, tài khoản và hệ thống sổ kế tốn thì ngồi việc áp dụng các quy định 19/2006/QĐ-BTC và thơng tư 185/2010/TT-BTC thì tùy theo tình hình thực tế hoạt động của nhà trường thì các đơn vị có thể bổ sung thêm các loại sổ sách, chứng từ và chi tiết hóa thêm một số tài khoản cho phù hợp với công tác cung cấp thông tin để ra quyết định của bộ phận quản trị, về hệ thống báo cáo KTQT và phân tích hệ thống thơng tin kinh tế, tài chính thì cần các đơn vị khi lập hệ thống sổ sách KTQT cần phải đảm bảo thông tin được cung cấp trong hệ thống sổ phải dễ nhìn, dễ so sánh giữa các kỳ. Để công tác KTQT được thực hiện thuận lợi thì cần có sự hỗ trợ từ phía đơn vị lẫn các cơ quan chủ quản như đối với các các đơn vị phải có sự nâng cao trình độ của nhân viên và đội ngũ lãnh đạo, thường xuyên cập nhật các thông tin về sổ sách, chứng từ của các cơ quan quản lý cấp trên, có sự kết hợp phần mềm giữa kế tốn tài chính và KTQT để việc cung cấp thông tin được thuận lợi hơn, đối với các cơ quan chủ quản cần có những thơng tư hướng dẫn đối với các đơn vị để thực hiện công tác KTQT, đưa vần đề KTQT vào nội dung kế toán hành chính sự nghiệp.
88
KẾT LUẬN
KTQT đang ngày càng chứng tỏ được vai trị quan trọng của mình trong tổ chức nhưng đối với các đơn vị sự nghiệp thì KTQT vẫn chưa được coi trọng và áp dụng phổ biến chính vì vậy tác giả đã lựa chọn đề tài “vận dụng KTQT cho các trường trung cấp chuyên nghiệp trên địa bàn các tỉnh phía nam” để tìm hiểu những vấn đề lý thuyết của kế toán quản trị làm cơ sở nền tảng cho việc vận dụng KTQT vào các trường chuyên nghiệp đó là những khái niệm của kế toán, nội dung của KTQT, các mơ hình KTQT , những yếu tố cần lưu ý về sự khác nhau khi vận dụng KTQT vào doanh nghiệp và khi vận dụng vào trường học, sự cần thiết khi vận dụng KTQT vào trường học, sau đó đi sâu vào việc tìm hiểu thực trạng của công tác KTQT tại các trường trung cấp chuyên nghiệp với những nội dung chính của kế tốn quản trị như cơng tác lập dự tốn thu –chi , cơng tác kế tốn chi phí và phân tích thơng tin kế toán, hệ thống kế toán trách nhiệm và thơng tin thích hợp cho việc ra quyết định trong 4 cơng tác đó đa số các trường mới chỉ sử dụng nhiều ở cơng tác lập dự tốn thu – chi, nhưng thực chất công tác này chỉ nặng về tính hình thức để lập báo cáo cho các cấp quản lý, nên chưa có sự đầu tư nhiều cho cơng tác phân tích thơng tin. Về thực trạng bộ máy kế toán tại các đơn vị thì chỉ dừng ở cơng tác tài chính chưa hoạt động nhiều về KTQT bên cạnh đó bộ máy quản lý chưa có nhiều kiến thức về KTQT nên phần nào có hạn chế về việc hỗ trợ đơn vị thực hiện công tác KTQT. Sau khi tìm hiểu về thực trạng chung về việc vận dụng KTQT tại các đơn vị thì tác giả đưa ra các nhân tố ảnh hưởng tới đơn vị khi vận dụng KTQT, các nội dung chính của KTQT mà các đơn vị cần lưu ý khi muốn vận dụng KTQT, các gải pháp cụ thể để áp dụng đó là việc tổ chức lại hệ thống sổ sách, tài khoản, chứng từ và hệ thống báo cáo KTQT và phân tích thơng tin kế tốn để cung cấp thơng tin cho nhà quản trị và cuối cùng là các kiến nghị đối với đơn vị và các cấp chủ quản khi vận KTQT vào các đơn vị.
89
MỤC LỤC Trang phụ bìa
Lời cam đoan Mục lục
Danh mục các ký hiệu, chữ viết tắt Danh mục các bảng biểu, hình vẽ, đồ thị Danh mục phụ lục
PHẦN MỞ ĐẦU ......................................................................................... 1
1. Tính cấp thiết của đề tài ........................................................................... 1 2. Tổng quan nghiên cứu.............................................................................. 1 3. Mục tiêu nghiên cứu và câu hỏi nghiên cứu ............................................. 3 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ........................................................... 4 5. Phương pháp nghiên cứu .......................................................................... 4 6. Đóng góp thực tiễn của đề tài ................................................................... 5 7.Kết cấu luận văn ....................................................................................... 5
CHƯƠNG 1:TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ VẬN DỤNG VÀO CÁC TRƯỜNG TRUNG CẤP CHUYÊN NGHIỆP .................................. 6
1.1.Các vấn đề chung của kế toán quản trị................................................. 6 1.1.1.Khái niệm về kế toán quản trị ....................................................... 6 1.1.2.Sự ra đời và phát triển của kế toán quản trị ................................... 7 1.1.3.Mối liên hệ giữa kế tốn quản trị và kế tốn tài chính ................... 9 1.1.4.Mục tiêu và nhiệm của kế toán quản trị ...................................... 11 1.1.5.Vai trị của kế tốn quản trị......................................................... 12 1.1.6.Những nội dung chủ yếu của kế toán quản trị ............................. 13 1.1.7.Những nội dung chủ yếu của Kế toán quản trị ảnh hưởng đến chức năng quản trị .................................................................................................. 14 1.1.8.Một số mơ hình tổ chức kế tốn quản trị hiện nay ...................... 15 1.2.Đặc điểm hoạt động của trường trung cấp chuyên nghiệp .................. 18
90