3.1. Một số quan điểm về việc vận dụng:
3.1.1. Sự cần thiết khi vận dụng quy trình kiểm toán hệ thống thông tin
3.1.1.1. Đối với xã hội:
Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển như hiện nay, công nghệ thông tin đã được sử dụng trong hầu hết các ngành công nghiệp trên thế giới. Đa số các doanh nghiệp hiện nay đều có sự giúp sức của máy tính để làm giảm thiểu các công việc xử lý thủ công vốn mất thời gian và đôi khi không đạt năng suất lao động và hiệu quả công việc. Do vậy, nhiều quy trình xử lý cơng việc của doanh nghiệp hiện nay được thực hiện bởi các hệ thống CNTT.
Đi cùng với việc hỗ trợ hoạt động của doanh nghiệp, hệ thống thông tin cũng ảnh hưởng không nhỏ đến những số liệu trên BCTC. Trong khi đó các nhà đầu tư trong xã hội quan tâm đến tính trung thực và hợp lý của các BCTC. Điều này địi hỏi cần có một phương pháp kiểm tốn HTTT kế tốn với các thủ tục kiểm tốn có thể cung cấp bằng chứng đảm bảo HTTT kế toán hoạt động sẵn sàng, bảo mật và hữu hiệu, có như vậy thì các nhà đầu tư mới có thể tin tưởng vào các BCTC tạo ra từ HTTT của doanh nghiệp. Từ đó, các nhà đầu tư có thể an tâm đầu tư vào doanh nghiệp sau khi phân tích xem xét các báo cáo tài chính được kiểm toán, giúp thúc đẩy hoạt động của doanh nghiệp và cho cả sự phát triển của xã hội.
3.1.1.2. Đối với các đơn vị được kiểm tốn hệ thống thơng tin kế toán:
Việc ứng dụng CNTT vào hoạt động hiện nay khơng cịn là mới mẻ đối với các doanh nghiệp. Các doanh nghiệp cũng nhận thức rằng HTTT cịn tác động rất lớn, đặc biệt trong q trình xử lý, ghi nhận các giao dịch, dữ liệu. Do vậy, các doanh nghiệp đã thiết kế và cài đặt các thủ tục kiểm soát nội bộ riêng biệt liên quan đến
HTTT, để hạn chế và ngăn ngừa những rủi ro tiềm ẩn sẵn trong hệ thống và cả những rủi ro xảy ra do gian lận, sai sót của nhân viên.
Ví dụ nếu như doanh nghiệp khơng có chính sách phân biệt quyền truy cập (access control) khác nhau cho mỗi nhân viên vào các chương tình ứng dụng và nguồn dữ liệu của hệ thống thơng tin trong doanh nghiệp, thì có thể dẫn đến nhân viên truy cập trái phép hoặc không phù hợp vào một số hệ thống, chương trình dữ liệu. Từ đó, họ có thể dẫn đến việc thực hiện các giao dịch trái phép, khơng có thực, hoặc sao chép, phá hủy dữ liệu quan trọng trong hệ thống.
Tuy nhiên, trong một số trường hợp, người quả lý doanh nghiệp và người quản lý HTTT không thể kiểm sốt được mọi gian lận, rủi ro vì hai nguyên nhân sau:
- Do doanh nghiệp chưa thiết kế và cài đặt kiểm sốt có liên quan đến bộ phận đó.
- Doanh nghiệp đã có thủ tục kiểm soát tuy nhiên kiểm soát này hoạt động khơng hữu hiệu.
Thơng qua q trình kiểm tốn hệ thống thông tin, KTV với kinh nghiệm và kỹ năng chun mơn của mình, họ có thể phát hiện ra những lỗ hổng còn tồn tại trong hệ thống kiểm soát HTTT của doanh nghiệp. Dựa trên cơ sở đó, họ thơng báo những phát hiện của mình vào thư quản lý cho doanh nghiệp, đồng thời đưa ra một số hướng dẫn để doanh nghiệp tham khảo. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể biết được HTTT của mình đã hoạt động tốt chưa và các kiểm sốt mà doanh nghiệp cài đặt có đầy đủ và hữu hiệu trong việc ngăn ngừa và hạn chế rủi ro và gian lận. Nhờ vào kiểm tốn HTTT, mà q trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp hoạt động trôi chảy và hiệu quả hơn.
3.1.1.3. Đối với cơng ty kiểm tốn:
Mục tiêu của cơng ty kiểm tốn khi tham gia kiểm tốn BCTC là thu thập bằng chứng đảm bảo cho BCTC của đơn vị kiểm toán là trung thực và hợp lý. Tuy nhiên, trong những trường hợp, những con số trên BCTC được lấy từ quá trình xử lý của HTTT thì tính chính xác và đầy đủ của những con số này bị ảnh hưởng rất nhiều vào hoạt động của hệ thống thơng tin. Các kiểm sốt để ngăn ngừa rủi ro, gian lận được doanh nghiệp cài đặt vào hệ thống thơng tin. Chính vì vậy, điều này địi hỏi
KTV phải có sự hiểu biết và đánh giá về hoạt động của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp thơng qua kiểm tốn HTTT kế toán.
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 401 [2] về “Kiểm tốn trong mơi trường tin học” đã hướng dẫn: “Kiểm tốn viên và cơng ty kiểm tốn phải có hiểu biết đầy đủ về môi trường tin học để lập kế hoạch, chỉ đạo, giám sát và kiểm tra cơng việc kiểm tốn đã thực hiện”. Thơng qua kiểm tốn HTTT sẽ giúp cho KTV nắm được những thơng tin sau:
- Có được hiểu biết đầy đủ về hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ chịu ảnh hưởng của môi trường tin học;
- Xác định ảnh hưởng của môi trường tin học đến việc đánh giá chung về rủi ro, rủi ro số dư tài khoản hoặc rủi ro từng loại giao dịch;
- Xây dựng và thực hiện các thử nghiệm kiểm soát và thử nghiệm cơ bản phù hợp.
Kết quả kiểm toán HTTT kế toán thực sự rất quan trọng cho kiểm tốn viên trong tồn bộ quy trình kiểm toán BCTC. Những giá trị to lớn của kiểm toán HTT bao gồm:
a. Hỗ trợ giai đoạn lập kế hoạch:
Công việc quan trọng trong giai đoạn lập kế hoạch của KTV là tìm hiểu về hoạt động của hệ thống kế toán cũng như hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp để xây dựng kế hoạch kiểm tốn tổng thể và chương trình kiể tốn. Với sự tham gia của kiểm toán HTTT kế toán sẽ:
Giúp KTV có được một sự hiểu biết về môi trường CNTT của doanh nghiệp, và hiểu biết một cách sơ bộ về hệ thống kiểm soát HTTT kế tốn được cài đặt liên quan đến BCTC. Từ đó, KTV có thể đánh giá hiệu quả của các HTTT và những rủi ro có thể phát sinh từ hệ thống có ảnh hưởng đến q trình kiểm tốn.
Giúp KTV phát hiện được những vấn đề đang tồn tại trong HTTT mà có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, và xem xét những tác động này có ảnh hưởng đến cuộc kiểm tốn.
Giúp KTV xem xét được ảnh hưởng của HTTT bao gồm hệ thống đang sử dụng và cả hệ thống mới đang được cài đặt (nếu có) ảnh hưởng đến quá trình tạo ra BCTC.
b. Hỗ trợ giai đoạn thực hành kiểm toán:
Đối với các phần hành kế tốn được thực hiện hồn tồn tự động trên hệ thống, ví dụ như chương trình tự động tính lãi phải trả cho các tiền gửi của khách hang hoặc tiền lãi từ các khoản vay của ngân hàng,….Kiểm tốn HTTT kế tốn có thể giúp KTV BCTC thu thập được bằng chứng kiểm toán bằng cách hổ trợ trong việc:
- Hỗ trợ kỹ thuật kiểm toán bằng máy tính, thực hiện các thủ tục phân tích các dữ liệu thu nhập được từ khách hàng về những biến động đáng kể trong năm để tập trung kiểm tốn những vùng nhận định có rủi ro cao.
- Tìm hiểu cách thức thiết lập chương trình xử lý tự động của doanh nghiệp, thực hiện các thử nghiệm nhằm đảm bảo quá trình xử lý và ghi nhận dữ liệu vào sổ cái này đầy đủ và chính xác đồng thời tiến hành tính lại xem hệ thống kế tốn xử lý bằng máy tính của doanh nghiệp có xử lý chính xác.
Đơi khi, các thử nghiệm cơ bản được thực hiện bởi kiểm toán HTTT kế toán cho một phần hành kế toán nào đó lại là một cách thu thập bằng chứng kiểm toán hiệu quả hơn so với thực hiện bằng thủ cơng bởi lẽ nó sẽ tiết kiệm được thời gian thực hiện và có thể cung cấp bằng chứng kiểm toán đáng tin cậy hơn thủ tục chọn mẫu do nếu hệ thống được thiết kế và cài đặt ổn định thì tất cả các số liệu xử lý từ các giao dịch được nhập vào hệ thống mang tính tin cậy cao hơn.
c. Hỗ trợ cho giai đoạn hồnh thành kiểm tốn:
Giai đoạn hồn thành kiểm tốn là giai đoạn KTV tổng hợp lại quá trình thực hiện kiểm toán và phát hành báo cáo kiểm toán và thư quản lý cho đơn vị được kiểm tốn.
Trong q trình hồn thành kiểm toán, nếu kiểm toán HTTT kế toán tham gia vào mục tiêu kiểm tốn có rủi ro trọng yếu, thì những q trình thực hiện kiểm tốn HTTT những kết luận sau khi thực hiện đều được lưu vào hồ sơ kiểm tốn BCTC.
Trong q trình thực hiện kiểm toán HTTT kế toán, nếu KTV phát hiện ra những thiếu sót của hệ thống kiểm soát HTTT của doanh nghiệp, KTV sẽ thể hiện trong thư quản lý cho doanh nghiệp biết, đồng thời có những gợi ý mang tính tham khảo cho doanh nghiệp để hồn thiện các kiểm sốt đảm bảo cho HTTT hoạt động hữu hiệu hơn.
Tóm lại, kiểm tốn HTTT kế tốn khơng chỉ phục vụ đắc lực cho cơng ty kiểm
tốn khi thực hiện kiểm tốn BCTC cho doanh nghiệp mà nó cịn cần thiết cho cả xã hội và các đơn vị được kiểm tốn. Chính vì vậy việc thiết lập một quy trình kiểm tốn HTTT kế toán với các thủ tục kiểm toán riêng biệt đang trở thành một nhu cầu cấp thiết không chỉ đối với các doanh nghiệp kiểm toán hiện nay mà cịn đối với tồn xã hội.