Tổ chức chứng từ là tổ chức vận dụng phương phỏp chứng từ trong gia chộp kế toỏn đển ban hành chế độ chứng từ và vận dụng chế độ.
Tổ chức chứng từ là thiết kế khối lượng cụng tỏc hạch toỏn ban đầu trờn hệ thống cỏc bản chứng từ hợp lý, hợp phỏp và theo một qui trỡnh luõn chuyển nhất định.
Tổ chức chứng từ là tổ chức hệ thống thụng tin ban đầu cho quản lý vận tư, tiền vốn, thu chi và cỏc quan hệ kinh tế phỏp lý khỏc thuộc đối tượng kế toỏn.
Với đặc thự là một doanh nghiệp hoạt động cả trong lĩnh vực sản xuất và dịch vụ mà đặc biệt là trong lĩnh vực doanh nghiệp ngay từ đầu đó xõy dựng cho mỡnh những loại chứng từ sử dụng.
Cỏc chứng từ của cụng ty đều được lập trờn mỏy theo đỳng mẫu qui định của Nhà nước ngoài hoỏ đơn giỏ trị gia tăng cụng ty phải mua từ cục thuế Hải Phũng.
Cỏc chứng từ đảm bảo đầy đủ cỏc yếu tố cơ bản, cả yếu tố bổ sung thể hiện được đầy đủ cỏc thụng tin cần thiết trong việc quản lý, ghi sổ.
Mỗi khi cú nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh liờn quan đến phần hành nào thỡ kế toỏn thuộc phần hành đú sẽ lập chứng từ. Cỏc chứng từ được lập ghi đầy đủ cỏc thụng tin cần thiết, ngoài hoỏ đơn GTGT thỡ cỏc chứng từ cũn lại đều vào số liệu và lập trờn mỏy rồi in. Sau khi in chứng từ ra thỡ kế toỏn phần hành
Cỏc chứng từ đều được lập đầy đủ cỏc liờn theo yờu cầu. Nếu trong quỏ trỡnh lập chứng từ đặc biệt là với hoỏ đơn GTGT nếu cú sai phạm thỡ huỷ đi và lập chứng từ mới chứ khụng tẩy xoỏ chứng từ.
Cỏc chứng từ sau khi được lập đưa vào luõn chuyển khi kết thỳc năm tài chớnh được cho vào lưu trữ.
Hệ thống chứng từ doanh nghiệp sử dụng rất nhiều nhưng chủ yếu sử dụng những chứng từ sau:
- Phiếu thu tiền mặt VNĐ - Phiếu chi tiền mặt VNĐ - Giấy bỏo nợ của ngõn hàng - Giấy bỏo cú của ngõn hàng - Phiếu kế toỏn
- Giấy đề nghị tạm ứng
- Giấy thanh toỏn tiền tạm ứng - Hoỏ đơn GTGT.
Bởi với đặc thự là một doanh nghiệp hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực dịch vụ vận tải. Mỗi khi đi vận chuyển hàng húa thỡ cỏc lỏi xe thường xin tạm ứng để làm tiền đi đường, do đú họ phải làm giầy đề nghị tạm ứng. Giấy đề nghị tạm ứng được lập theo đỳng mẫu quy định. Khi xuất tiền cho cỏc lỏi xe thỡ kế toỏn phải lập phiếu chi tiền mặt. Hết thời hạn thanh toỏn tạm ứng và sau mỗi chuyến đi lỏi xe về làm giấy thanh toỏn tạm ứng nếu thừa tiền tạm ứng thỡ kế toỏn lập phiếu thu tiền mặt.
Cỏc chứng từ thanh toỏn như: phớ hải quan, hoỏ đơn GTGT của cỏc doanh nghiệp khỏc phỏt hành cho doanh nghiệp trong quỏ trỡnh vận chuyển hàng hoỏ: phớ nõng hạ, phớ bốc xếp, phớ lưu conts… cựng với phiếu giao hàng được phũng thủ tục giao nhận giao cho kế toỏn bỏn hàng và thanh toỏn cụng nợ tập
hợp theo từng phiếu giao hàng lờn bảng kờ chi phớ vận chuyển, bốc xếp rồi lập hoỏ đơn GTGT xuất cho cỏc cụng ty may cú hợp đồng vận chuyển uỷ thỏc cho doanh nghiệp để thanh toỏn tiền vận chuyển. Các chứng từ thanh toán nh: phí hải quan, hoá đơn GTGT của các doanh nghiệp khác phát hành cho doanh nghiệp trong quá trình vận chuyển hàng hoá: phí nâng hạ, phí bốc xếp, phí lu conts… cùng với phiếu giao hàng đợc phòng thủ tục giao nhận giao cho kế toán bán hàng và thanh toán công nợ tập hợp theo từng phiếu giao hàng lên bảng kê chi phí vận chuyển, bốc xếp rồi lập hoá đơn GTGT xuất cho các công ty may có hợp đồng vận chuyển uỷ thác cho doanh nghiệp để thanh toán tiền vận chuyển.
Chứng từ của doanh nghiệp được tổ chức vận dụng theo đỳng chế độ tài chớnh kế toỏn do Nhà nước ban hành thống nhất về hệ thống biểu mẫu chứng từ, theo đỳng yờu cầu quản lý tài sản và thụng tin về tỡnh hỡnh biến động tài sản của đơn vị để tổ chức vận dụng chứng từ phự hợp và cú kế hoạch luõn chuyển giữa cỏc bộ phận.