2 .Tổng quan về các nghiên cứu liên quan trước đây
8. Bố cục của đề tài
1.2 CHU KỲ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN
1.2.1 Phân tích hệ thống
Đây là bước đầu tiên trong chu kỳ phát triển hệ thống, tại đây các thông tin cần cho việc trao đổi, phát triển hệ thống được thu thập. Để sử dụng tốt hơn nguồn lực hạn chế, yêu cầu phát triển được lựa chọn và ưu tiên. Nếu có quyết định phát triển hệ thống, thì cần xác định được tính chất và phạm vi của dự án, hệ thống hiện tại phải được khảo sát để xác định điểm mạnh và yếu của nó, và xác định được tính khả thi của dự án và nếu dự án được đề xuất là khả thi thì cần xác định nhu cầu thông tin của người sử dụng và nhu cầu quản lý hệ thống. Những nhu cầu này là yêu cầu cần thiết để phát triển hệ thống, nó được dùng để lựa chọn hoặc phát triển một hệ thống mới. Do đó một báo cáo phân tích hệ thống cần được chuẩn bị và trình kí cho ban lãnh đạo hệ thống thông tin
Các bước trong giai đoạn phân tích hệ thống gồm: Khởi đầu dự án, khảo sát sơ bộ và đánh giá tính khả thi
+ Khởi đầu dự án
Một cuộc điều tra ban đầu được tiến hành nhằm sàng lọc các yêu cầu cho phát triển hệ thống. Bản chất của các vấn đề phải được xác định đúng. Trong một số trường hợp, các vấn đề đưa ra không phải là vấn đề thực sự. Như việc một kế tốn của chính phủ đã hỏi một chuyên gia tư vấn về phát triển một AIS để cung cấp các thông tin anh ta cần liên quan đến chi quỹ và các quỹ có sẵn. Một nghiên cứu chỉ ra hệ thống đã cung cấp các thông tin và anh ta đã không hiểu các báo cáo anh ta nhận được.
Phạm vi dự án (Những gì dự án nên và khơng nên thực hiện) cần xác định. Mở rộng phạm vi (thêm các yêu cầu bổ sung cho các phạm vi sau khi nó đã được thống nhất) là một vấn đề thực tế.
Một cuộc khảo sát hệ thống là một nghiên cứu về AIS hiện tại có các mục tiêu sau:
Đạt được một sự hiểu biết về hoạt động của cơng ty, chính sách, thủ tục, và dịng lưu chuyển thông tin, điểm mạnh và điểm yếu của AIS, và phần cứng có sẵn, phần mềm và con người.
Hãy đánh giá sơ bộ về nhu cầu xử lý hiện tại và trong tương lai và xác định mức độ và tính chất của những thay đổi cần thiết
Phát triển mối quan hệ làm việc với người sử dụng và xây dựng các hỗ trợ cho AIS
Thu thập dữ liệu xác định nhu cầu sử dụng, tiến hành phân tích tính khả thi, và đưa ra khuyến nghị trong quản lý
+ Đánh giá tính khả thi
Tại giai đoạn này, phân tích tính khả thi một cách triệt để được tiến hành thảo luận để xác định tính khả thi của dự án. Phân tích tính khả thi được cập nhật thường xuyên như tiến trình dự án và chi phí và lợi ích trở nên rõ ràng hơn.
Trong giai đoạn phân tích hệ thống này sự cam kết hỗ trợ của lãnh đạo cấp cao được xem là một yếu tố quan trọng trong thực hiện thành công ERP đã được nghiên cứu bởi rất nhiều nhà nghiên cứu. Ngai et al. (2008) cho rằng đã có một sự đồng thuận của các nhà nghiên cứu về vai trò quan trọng của sự cam kết hỗ trợ của lãnh đạo cấp cao trong thực hiện thành công ERP. Họ kết luận rằng sự hỗ trợ từ lãnh đạo cao nhất có thể khác nhau giữa các quốc gia và khu vực. Hỗ trợ của lãnh đạo cấp cao thậm chí cịn quan trọng hơn trong các dự án triển khai ERP. Điều này là do các dự án này có quy mơ lớn và cần rất nhiều nguồn lực cho nó. Hệ thống ERP là cần thiết để nhận được sự hỗ trợ và chấp thuận của các nhà quản lý cấp cao trước khi thực hiện (Nah et al., 2001). Dezdar và Ainin (2011) tin rằng kể từ khi dự án triển khai ERP được ứng dụng liên quan với những người khác nhau và các phịng ban trong cơng ty, quản lý cấp cao cần là trung gian để giải quyết các xung đột tiềm năng giữa các nhóm lợi ích khác nhau.
Đồng thời Làm việc theo nhóm dự án ERP cũng được xem là nhân tố quan
bởi lẽ triển khai ERP đòi hỏi sự hợp tác của các chuyên gia về kinh doanh và kỹ thuật cũng như người dùng cuối cùng. Do đó, thành phần trong nhóm và làm việc theo nhóm cùng với các chuyên gia tư vấn ERP và nhà cung cấp đã được nhấn mạnh trong nghiên cứu (Nah et al., 2007). Những người tốt nhất trong các cơng ty có nghĩa vụ phải được tham gia vào đội ngũ thực hiện ERP. Nhóm nghiên cứu ERP phải đa chức năng, cân bằng, và bao gồm một sự kết hợp của các nhân viên nội bộ và chuyên gia tư vấn bên ngoài. Các nhân viên nội bộ có thể phát triển trình độ kỹ thuật cần thiết cho việc thực hiện ERP. Nó cũng là điều cần thiết mà công ty lựa chọn một đội ERP hợp lý và cho phép họ đưa ra quyết định hợp lý (Dezdar và Ainin, 2011b). Việc bổ sung những người sử dụng hệ thống của doanh nghiệp trong nhóm ERP để bổ sung cho bộ phận kỹ thuật là rất quan trọng cho sự thành công triển khai ERP (Somers và Nelson, 2004)
Việc xác định mục tiêu, chiến lược và tầm nhìn rõ ràng cũng là nhân tố
ảnh hưởng đến việc ứng dụng thành công ERP do ERP bao gồm một loạt các chức năng, điều quan trọng cho cơng ty là phải có một mục tiêu rõ ràng, tập trung và xác định phạm vi trước khi thực hiện ERP nếu thiếu nhân tố này rất có thể sẽ dẫn đến dự án ERP thất bại, công ty mà khơng có chiến lược rõ ràng và kế hoạch liên quan đến quy trình kinh doanh của họ có tỷ lệ thất bại cao của ERP triển khai (Stefanou, 1999).
Bên cạnh đó trong giai đoạn này nhân tố Trình độ, năng lực, kinh nghiệm
của chuyên viên tư vấn phù hợp ảnh hưởng rất lớn sự thành công của ERP thực
hiện. Sử dụng chuyên viên tư vấn là người có kiến thức đúng trong lĩnh vực cơng nghiệp và hệ thống ERP có thể giúp cơng ty phát triển và thực hiện hồn chỉnh hệ thống theo nhu cầu của cơng ty.Vì nhiều chun gia tư vấn ERP khơng có nhiều kinh nghiệm trong ERP q trình thực hiện.( Gry go 2000 và Diehl 2000)