2 .Tổng quan về các nghiên cứu liên quan trước đây
8. Bố cục của đề tài
2.5 KHẢO SÁT THỰC NHIỆM TẠI CÔNG TY TNHH MTV SMC
2.5.2 Kết quả khảo sát tại Công Ty TNHH MTV SMC Pneumatics(VN)
Pneumatics (Việt Nam)
2.5.2.1 Đặc điểm quy trình ứng dụng hệ thống ERP tại công ty.
2.5.2.1.1Những lý do dẫn đến công ty quyết định ứng dụng hệ thống ERP
Nhu cầu kiểm sốt từ cơng ty mẹ ở Singapore và các cơng ty thuộc tập đồn , đặc biệt là nhu cầu kiểm soát ngay tại công ty
Trước đây công ty chỉ sử dụng công cụ excel để xử lý dữ liệu và lập các báo cáo đều này rất mất nhiều thời gian, dễ sai sót cũng như khó khăn trong việc
thống ERP đã được triển khai từ công ty mẹ và các cơng ty thuộc tập đồn bởi vì tại các công ty này hệ thống ERP đã được ứng dụng thành cơng và mang lại các lợi ích như mong đợi.
Nhu cầu mở rộng thị trường với sự ra đời của chi nhánh công ty SMC ở Hà Nội, và dư án xây dựng nhà máy sản xuất các thiết bị khí nén tại khu cơng nghiệp Long Đức, tỉnh Đồng Nai vào đầu năm 2016.
Những lợi ích của hệ hống ERP mang lại khi hệ thống hồn thành góp phần tăng hiệu quả hoạt động, khả năng cạnh tranh…
2.5.2.1.2 Các phân hệ chức năng được công ty ứng dụng triển khai
Mua hàng Bán hàng Nhân sự Kế Toán Maketing Dự toán và lập kế hoạch
Lập báo cáo: Các mẫu biểu báo theo chế độ kế toán Việt Nam và các báo cáo theo nhu cầu từ SMC Singapore và các SMC thành viên
2.5.2.1.3 Các hoạt động mà bộ phận kế tốn tham gia vào q trình triển
khai ứng dụng ERP.
Phân tích hoạt động kinh doanh: Nhằm cung cấp cho chuyên viên tư vấn
và nhà triển khai cũng như các thành viên trong nhóm dự án biết để lên kế hoạch triển khai dự án
Thiết kế hệ thống
+ Đưa ra quy trình thực hiện tại các phần hành, thiết lập bảng tài khoản, phân quyền truy cập hệ thống….
+ Đưa ra nhu cầu thông tin cần thu thập từ các phần hành trên hệ thống và yêu cầu kiểm soát tại các phần hành này.
Trang bị các kiến thức về phần mềm tại phần hành mà họ thực hiện như: Cách thực nhập, kiểm tra, lấy thông tin từ phần hành họ phụ trách, cung cấp thông tin về phân quyền truy cập và trách nhiệm của người sử dụng để họ biết và sử dụng những phần hành mà mình được phép, khơng tìm cách đăng nhập vào phần hành khác để lấy thông tin, hoặc sửa đổi dữ liệu…
Đánh giá hệ thống sau khi hoàn thành:
+ Chất lượng dữ liệu được chuyển đổi sang phần mềm ERP, hệ thống tài khoản được thiết kế theo chuẩn mức kế toán, phân quyền truy cập hệ thống….
+ Quá trình xử lý dữ liệu và cung cấp thơng tin từ hệ thống, việc kết chuyển đúng các chỉ tiêu trên các báo cáo.
2.5.2.1.4. Số lượng nhân viên tham gia đội dư án.
Số lượng thành viên thuộc nhóm dự án là 15 người bao gồm:
Chuyên viên cấp cao về hệ thống thơng tin (trưởng nhóm dự án): Ơng ChanDan
Chuyên viên IT về phân mềm ERP : Ơng Narshard
Trưởng phịng IT+ Maketing: Anh Trung Kiên và nhân viên IT là anh Phúc
Trưởng phòng Kinh Doanh: Anh Hồ Việt Thắng, nhân viên anh Hùng Dưỡng
Trưởng phòng Nhân sự SMC Singapore: Bà Stancy
Kế toán trưởng: Chị Cẩm Tú, kế toán tổng hợp là Chị Thu Ba
Bộ phận kho: Thủ kho là anh Quang Thảo, Nhân viên xuất nhập khẩu là chị Thanh Thủy
Chuyên viên từ nhà triển khai: Ông Steven loke, nhân viên là Bà Shirlia
Trưởng bộ phận chăm sóc khách hàng: Chị Mỹ Dung, nhân viên là chị Mỹ Tiên
2.5.2.1.5 Thời gian thực hiện
trước dự kiến. Do vậy đến ngày 28/03/2012 hệ thống đã chính thức đưa vào sử dụng, và đã đạt mục tiêu nhóm đặt ra là hồn thành khi kết thúc năm tài chính 31/03/2012 của công ty để thuận lợi cho việc chuyển đổi dữ liệu khi bắt đầu năm tài chính mới.
2.5.2.1.6 Chi phí thực hiện
Chi phí dự kiến thực hiện vào khoảng 1 tỷ đồng, nhưng thực tế chi phí phát sinh cao hơn đến 1.2 tỷ đồng. Do phần mềm được nâng cấp theo các yêu cầu về quy trình và kiểm sốt tại cơng ty.
2.5.2.2 Kết quả các nhân tố ảnh hưởng và mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đến việc thực hiện hệ thống ERP tại công ty.
Sau khi tiến hành khảo sát thực tế tại công ty, kết quả cho thấy 19 nhân tố đã được xác định từ kết quả khảo sát thí điểm đều ảnh hưởng đến việc ứng dụng thành công hệ thống ERP tại công ty và mức độ ảnh hưởng của chúng được thể hiện qua bảng sau.
Bảng 2.3 Mức độ ảnh hưởng của các nhân tố được khảo sát
Nhân tố được xác định Không Mức độ ảnh hưởng
ảnh
hưởng Thấp Trung Bình Cao
Rất cao
Nhân tố về sự cam kết hỗ trợ của các nhà
quản lý cấp cao 0% 8% 37% 39% 15%
1. Xác định mục tiêu, chiến lược tầm nhìn phát triển dự án phải phù hợp với chiến lược phát triển của
doanh nghiệp 0% 0% 30% 43% 27%
2. Lên kế hoạch và chính sách tuyên truyền về ứng
dụng ERP rõ ràng cụ thể 0% 10% 53% 30% 7%
3. Quản lý cấp cao cam kết đổi mới quy trình quản lý
và thực hiện ERP 0% 0% 23% 50% 27%
4. Lựa chọn nhà tư vấn và triển khai dự án phù hợp với mục tiêu chiến lượccông ty đưa ra để ứng dụng hệ
thống ERP 0% 10% 33% 50% 7%
5. Quản lý cấp cao phải giải quyết xung đột lợi ích giữa các nhân viên ở các bộ phận trong quá trình ứng
dụng hệ thống tại công ty 0% 20% 47% 23% 10%
6. Thành phần trong nhóm phải đại diện cho các bộ
phận trong công ty 0% 10% 43% 33% 13%
7. Sự hợp tác của nhóm dự án với các chuyên gia tư
vấn và nhà triển khai trong quá trình triển khai 0% 7% 33% 43% 17%
8. Nhóm dự án có năng lực chun mơn và hiểu biết
về hoạt động của công ty 0% 0% 3% 50% 47%
Nhân tố Xác định mục tiêu, chiến lược và
tầm nhìn rõ ràng 0% 2% 37% 42% 20%
9. Phải có mục tiêu rõ ràng, tập trung, xác định phạm
vi trước khi thực hiện ERP 0% 0% 27% 40% 33%
10. Xác định chi phí và thời gian thực hiện hê thống 0% 3% 47% 43% 7%
Nhân tố Trình độ, năng lực, kinh nghiệm của
chuyên viên tư vấn 0% 11% 35% 43% 12%
11. Chuyên viên tư vấn có kiến thức liên quan đến lĩnh
vực kinh doanh của công ty 0% 13% 23% 50% 13%
12. Có nhiều kinh nghiệm trong triển khai ERP 0% 0% 47% 40% 13%
13. Hiểu biết về quy trình kinh doanh và kiểm sốt tại
cơng ty 0% 10% 37% 43% 10%
14. Đáp ứng kỳ vọng của tổ chức và hợp tác tốt với
nhóm dự án. 0% 20% 33% 37% 10%
Nhân tố Đào tạo và huấn luyện người sử
dụng 0% 11% 38% 44% 7%
15. Kiến thức của người sử dụng về hệ thống ERP 0% 7% 30% 57% 7%
16. Quy trình sử dụng hệ thống, cách thức thu thập và
xử lý dữ liệu từ hệ thống 0% 3% 37% 47% 13%
17. Người sử dụng phải biết về phân quyền của họ trong hệ thống và sự ảnh hưởng của họ đối với hệ
thống 0% 23% 47% 30% 0%
Nhân tố Mơi trường văn hóa tổ chức doanh
nghiệp 0% 3% 35% 47% 15%
18. Sự hợp tác của các nhân viên trong quá trình thực
hiện hệ thống 0% 0% 37% 50% 13%
19. Sự đoàn kết, chia sẽ, giúp đỡ lẫn nhau giữa các
nhân viên trong quá trình vận dụng hệ thống 0% 7% 33% 43% 17%
Đồng thời, mức độ ảnh hưởng của các biến quan sát trong các nhân tố được so sánh với nhau rõ hơn qua biểu đồ sau:
Biểu đồ 2.1: Mức độ ảnh hưởng của các nhân tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng hệ thống ERP tại công ty SMC
Nhận xét kết quả khảo sát:
Qua kết quả phân tích từ bảng 2.3 và biểu đồ 2.1 trên luận văn nhận thấy tất cả 19 biến khảo sát đều có mức độ ảnh hưởng từ thấp đến rất cao đều này chứng tỏ 6 nhân tố mà luận văn xác định ban đầu đều ảnh hưởng đến việc ứng dụng thành công hệ thống ERP tại công ty.
Đồng thời, căn cứ vào tỷ lệ ảnh hưởng ở mức độ cao và rất cao luận văn sắp xếp hạng của các nhân tố về mức độ ảnh hưởng của chúng từ cao nhất đến thấp nhất như sau:
+ Nhân tố 2: Làm việc theo nhóm dự án ERP có tỷ lệ ảnh hưởng trung bình
của các biến cao nhất với tỷ lệ ảnh hưởng trung bình ở mức độ cao là 42% và rất cao là 26%
+ Nhân tố 3: Xác định mục tiêu, chiến lược và tầm nhìn rõ ràng có tỷ lệ ảnh
hưởng trung bình của các nhân tố cao thứ hai với tỷ lệ ảnh hưởng trung bình ở mức độ cao là 42% và rất cao là 20%
+ Nhân tố 6: Mơi trường văn hóa tổ chức doanh nghiệp có tỷ lệ ảnh hưởng
trung bình của các nhân tố cao thứ ba với tỷ lệ ảnh hưởng trung bình ở mức độ cao là 47% và rất cao là 15%
+ Nhân tố 1: Sự cam kết hỗ trợ của các nhà quản lý cấp cao có tỷ lệ ảnh hưởng trung bình của các nhân tố cao thứ tư với tỷ lệ ảnh hưởng trung bình ở mức độ cao là 39% và rất cao là 15%
+ Nhân tố 4: Trình độ, năng lực, kinh nghiệm của chuyên viên tư vấn có tỷ
lệ ảnh hưởng trung bình của các nhân tố cao thứ năm với tỷ lệ ảnh hưởng trung bình ở mức độ cao là 43% và rất cao là 11%
+ Cuối cùng là nhân tố 5: Đào tạo và huấn luyện người sử dụng có tỷ lệ ảnh
hưởng trung bình của các nhân tố cao thứ sáu với tỷ lệ ảnh hưởng trung bình ở mức độ cao là 44% và rất cao là 5%
Như vậy, từ kết quả khảo sát thực nghiệm tại công ty TNHH MTV SMC
Pneumtaics (VN) thì đối với các cơng ty đang có nhu cầu ứng dụng hệ thống ERP nên chú trọng vào nhân tố có mức độ ảnh hưởng cao nhất là làm việc theo nhóm dự án, đối với nhân tố này thì các cơng ty cần quan tâm đến việc tuyển chọn nhân viên có năng lực, có kỉ năng làm việc nhóm, tinh thần tham học hỏi, xây dựng tình đồn kết giữa các thành viên nhóm, xây dựng mối quan hệ mật thiết, tập trung trong công với các thành viên thuộc nhà triển khai hệ thống, cũng như việc xác định mục tiêu, chiến lược và tầm nhìn cần xác định rõ ràng, cụ thể trong từng giai đoạn trước, trong và sau khi hệ thống hoàn thành.
2.5.3 Đánh giá hệ thống ERP sau khi công ty triển khai thành công
2.5.3.1 Mức độ hài lòng của người sử dụng về các phần hành được triển khai khai
Với kết quả khảo sát từ bảng câu hỏi từ 8 thành viên từ nhóm dự án cho thấy mức độ hài lịng từ các thành phần như sau:
Phần Hành Mức độ hài lịng
Thấp Trung Bình Cao Rất Cao
Mua hàng 0% 13% 63% 25% Bán hàng 13% 25% 50% 13% Nhân sự 25% 13% 38% 25% Kế toán 0% 0% 63% 38% Maketing 13% 25% 38% 25% Dự toán và lập kế hoạch 0% 0% 50% 50% Lập báo cáo 0% 13% 63% 25%
Như vậy, qua bảng phân tích trên cho thấy được các nhân viên sử dụng hệ thống sau khi cơng ty triển khai rất hài lịng về các phần hành của hệ thống mới, điều này giúp họ làm việc tốt và hiểu quả hơn cũng như kết quả công việc và lợi ích mang lại cho cơng ty được tăng cao.
2.5.3.2 Đánh giá về chất lượng hệ thống, chất lượng thông tin, chất lượng phần mềm của hệ thống sau khi hoàn thành phần mềm của hệ thống sau khi hoàn thành
Chất lượng hệ thống
Phần mềm và phần cứng của hệ thống đạt chất lượng cao, thời gian xử lý dữ liệu đầu vào nhanh chóng để cung cấp thơng tin kịp thời cho các phần hành khác, và dữ liệu được cập nhật có độ chính xác cao, do vậy độ tin cậy của hệ thống sau khi hoàn thành được các nhân viên đánh giá cao, ngồi ra hệ thống có khả năng thích ứng để thay đổi theo yêu cầu của người sử dụng.
Chất lượng thông tin
Thông tin đầu ra được kết xuất từ các phần hành mà công ty triển khai với nội dung dễ hiểu, chính xác, đầy đủ và đảm bảo được sự an toàn, bảo mật và sẵn sàng sử dụng của thông tin đối với người sử dụng.
Đồng thời trong cơng tác kế tốn tại Cơng Ty, thơng tin kết xuất từ hệ thống đảm bảo được tính thích hợp, nhất qn, có thể so sánh được, chính xác và đáng tin cậy, vì vậy phụ vụ tốt cho việc lập các báo theo qui định.
Chất lượng phần mềm
Sau một thời gian sử dụng phần mềm công ty đã triển khai cho thấy rằng phần mềm đảm bảo đáp ứng được yêu cầu xử lý các hoạt động kinh doanh tại công ty, cung cấp thông tin và đảm bảo kiểm sốt q trình nhập liệu, kiểm sốt an ninh cũng như khả năng tích hợp các chức năng và trao đổi dữ liệu tin cậy.
2.5.3.3 Lợi ích đạt được sau khi công ty ứng dụng thành công hệ thống ERP. ERP.
Xử lý cung cấp thơng tin kịp thời nhanh chóng và khả năng kiểm soát cao
hơn.
Với đặc thù của cơng nghệ là tích hợp các module trong một hệ thống phần mềm hoàn chỉnh, ERP giúp cho công ty tăng năng suất lao động, đẩy mạnh quá trình truyền thơng hiệu quả và tăng khả năng cạnh tranh của công ty
Năng suất lao động tăng lên do các dữ liệu đầu vào chỉ phải nhập một lần cho mọi giao dịch có liên quan, đồng thời các báo cáo được thực hiện với tốc độ nhanh hơn, chính xác hơn. Cơng ty có khả năng kiểm sốt tốt hơn các hạn mức về tồn kho, cơng nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận…
Như chúng ta đã biết việc tích hợp một cách xun suốt và xóa bỏ sự cách biệt giữa các mắt xích trong chu trình dẫn đến khả năng trọng tâm hóa cơng tác quản lý các nguồn lực của doanh nghiệp (tài chính - kế tốn, quản lý nhân sự, bán hàng và quản lý bán hàng... ) vào một hệ thống.
Tính tích hợp được tạo ra do các mối quan hệ chặt chẽ giữa các module, giúp giải quyết được tình trạng cơ lập, ngắt qng hoặc "nghẽn mạch" giữa các bộ phận trong q trình tương tác và truyền thơng. Thơng tin được luân chuyển tự động giữa các bước của quy trình và được kiểm sốt chặt chẽ. Các thơng tin của cơng ty được
thông tin như khách hàng, đối tác. Khách hàng sẽ hài lòng hơn do việc giao hàng sẽ được thực hiện chính xác và đúng hạn.
Quy trình kinh doanh rõ ràng và chuyên nghiệp hơn
Ứng dụng ERP cũng đồng nghĩa với việc tổ chức lại các hoạt động của cơng ty theo các quy trình rõ ràng và chun nghiệp, phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế, do đó nó nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận, tăng năng lực cạnh tranh và phát triển thương hiệu của công ty.
Thay đổi thói quen và cách thức làm việc của nhân viên hiệu quả hơn.
Với một quy trình kinh doanh chuyên nghiệp hơn đặt ra yêu cầu tất yếu nhân viên cũng phải thay đổi thói quen làm việc cho phù hợp và đạt được hiểu quả cao hơn trong cơng việc. Từ đó giúp cho bộ máy hoạt động của cơng ty trở nên nhanh chóng, hiệu quả và khả năng cạnh tranh cao hơn.
2.5.4. Nhận xét về q trình ứng dụng hệ thống ERP tại Cơng Ty TNHH MTV SMC Pneumatics (Việt Nam) TNHH MTV SMC Pneumatics (Việt Nam)
Thông qua kết quả phỏng vấn tại công ty, cho chúng ta thấy được những thuận lợi