6. Kết cấu của luận văn:
2.4. Thực trạng hệthống KSNB chu trình mua hàng thanh toán
2.4.1. Thực trạng hệthống KSNB chu trình mua hàng thanh tốn tại Viễn Thơng
Thành phố Hồ Chí Minh
Tác giả đã sử dụng phương pháp khảo sát bằng cách phát phiếu câu hỏi đến các nhân viên có liên quan đến hệ thống KSNB thuộc Viễn thơng Thành phố Hồ Chí Minh để đánh giá thực trạng hệ thống KSNB chu trình mua hàng - thanh toán tại Viễn Thơng Thành phố Hồ Chí Minh. Tổng số phiếu phát ra là 100 phiếu, số phiếu thu về là 80 phiếu, số phiếu hợp lệ mà tác giả tổng hợp để đánh giá thực trạng hệ thống KSNB chu trình mua hàng – thanh tốn là 80 phiếu. Bảng câu hỏi gồm 75 câu liên quan đến các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB theo báo cáo COSO.
2.4.1.1. Mơi trường kiểm sốt
Tính chính trực và các giá trị đạo đức
Tỷ lệ Có Khơng
Tính chính trực và giá trị đạo đức
1
Cơng ty có các quy định về việc nghiêm cấm nhân viên nhận quà hay những thứ khác từ nhà cung cấp khơng? Có đưa ra biện pháp kỉ luật đối với các hành vi trên không?
73% 28%
2 Các biện pháp xử lý các vi phạm khi nhân viên thông đồng với
nhà cung cấp có được thực hiện đúng theo quy định không? 45% 55%
3 Anh chị có đọc qua văn bản quy định về tính trung thực và ứng
xử có đạo đức trong cơng ty chưa? 48% 53%
4
Cơng ty có quy định các mức phạt hay các hình thức kỉ luật khi phát hiện nhân viên mua hàng và thủ kho thông đồng che giấu việc nhà cung cấp giao hàng không đúng số lượng theo hợp đồng không?
66% 34%
Đối với câu hỏi 1, 2, 3, 4 cho ta thấy đơn vị có các quy định về các mức phạt hay hình thức kỷ luật khi phát hiện nhân viên mua hàng nhận hoa hồng của nhà cung cấp để mua hàng kém chất lượng, hoặc nhân viên mua hàng và thủ kho thông đồng che giấu việc nhà cung cấp giao hàng không đúng với số lượng trên hợp
chính sách này khơng được thực hiện triệt để, làm ảnh hưởng đến hoạt động của đơn vị. Có nhiều nguyên nhân đưa đến bất cập này, trong đó chủ yếu là do doanh nghiệp viễn thông là doanh nghiệp Nhà nước, các quy định xử phạt rất chung chung, chưa cụ thể, nếu có cũng tương đối nhẹ và mang cảm tính. Ngồi ra, đơn vị vẫn chưa có các biện pháp tuyên truyền, phổ biến các văn bản quy định đến toàn thể nhân viên biết và thực hiện.
Chính sách nhân sự và cam kết về năng lực
Tỷ lệ Có Khơng
5 Thơng tin tuyển dụng của đơn vị có được cơng bố rộng rãi trên
các phương tiện truyền thơng và báo chí khơng? 0% 100%
6 Đơn vị có đưa ra yêu cầu về kiến thức và kỹ năng khi tuyển
dụng nhân viên cho chu trình khơng? 0% 100%
7 Việc tuyển dụng ở đơn vị có được xây dựng thành quy trình cụ
thể khơng? 0% 100%
8 Đơn vị có ưu tiên tuyển người thân, người quen của nhân viên
trong đơn vị khơng? 94% 6%
9 Cơng ty có bảng mơ tả nhiệm vụ cụ thể của từng công việc
trong chu trình mua hàng khơng? 100% 0%
10
Doanh nghiệp có thường xun tổ chức những chương trình đào tạo hay cử nhân viên tham gia các khóa học ngắn hạn bên ngồi để nâng cao trình độ hay cập nhật kiến thức mới về chu trình mua hàng cho nhân viên khơng?
30% 70%
11 Các sai phạm và hình thức kỷ luật có được cơng bố cho tồn
thể nhân viên biết và rút kinh nghiệm không? 94% 6%
12 Định kỳ cơng ty có tổ chức họp đánh giá, xếp loại, kiểm điểm
mức độ hoàn thành nhiệm vụ của mỗi cá nhân không? 64% 36%
Phân tích kết quả ở câu 5 cho thấy 100% ý kiến cho rằng thông tin tuyển dụng của đơn vị không được công bố rộng rãi trên các phương tiện truyền thông như báo chí hay website của đơn vị,… để tuyển dụng ứng viên phù hợp. Kết quả khảo sát tại câu 6, 7,8 cho thấy đơn vị vẫn chưa xây dựng quy trình tuyển dụng cụ thể. Bên cạnh đó đơn vị cũng chưa đưa ra yêu cầu cụ thể về kiến thức và kỹ năng cần thiết khi tuyển dụng nhân sự cho một số vị trí trong chu trình. Điều này có thể dẫn đến việc nhân viên khi được tuyển dụng sẽ có kiến thức và kinh nghiệm không phù hợp với nhiệm vụ
nhân viên trong đơn vị. Quá trình xét duyệt hồ sơ tuyển dụng nhân sự khơng khách quan, có hiện tượng do quen biết gởi gắm. Điều này có thể dẫn đến việc tuyển dụng khơng hiệu quả, bỏ sót việc lựa chọn được nhân viên có năng lực cũng như phẩm chất tốt, hoặc tuyển dụng thừa thải nhân viên.
Ở câu 9,10,11 cho thấy đơn vị đã xây dựng bảng mô tả công việc tương ứng với từng vị trí cơng việc trong chu trình : Kết quả cho thấy 100% trả lời có bảng mơ tả cơng việc và ghi rõ nhiệm vụ chức năng. Tuy nhiên, sự phân công công việc chưa đồng đều, phụ thuộc nhiều vào lãnh đạo phịng. Có hiện tượng dồn việc cho một số nhân viên do chủ ý hoặc do nhân viên có năng lực làm tạo nên áp lực và sự bất mãn cho người lao động. 30% đối tượng được khảo sát trả lời rằng đơn vị thường xuyên tổ chức những chương trình đào tạo hay cử nhân viên tham gia các lớp đào tạo ngắn hạn bên ngoài để nâng cao trình độ nghiệp vụ hay cập nhật kiến thức mới về các vấn đề liên quan đến chu trình mua hàng cho thấy đơn vị đã tổ chức các buổi đào tạo hay cử nhân viên tham gia các khóa đào tạo ngắn ngày nhưng chỉ một số nhân viên được tham dự. Việc đào tạo nhân sự chưa đồng đều, chỉ tập trung vào cấp phó, trưởng bộ phận mà chưa quan tâm nhiều đến việc đào tạo các nhân viên khác, do đó chưa tìm hiểu và phát huy hết được năng lực của các nhân viên trong đơn vị. Mặt hạn chế này đã gây ảnh hưởng tiêu cực đến thái độ làm việc của nhân viên, làm nhân viên không phát huy hết tính năng động, sáng tạo và trở nên “ì” hơn, làm giảm sự thích thú và sáng tạo trong cơng việc. Các sai phạm trong chu trình và hình thức kỷ luật đối với các nhân viên sai phạm cũng được thể hiện cụ thể bằng văn bản và công bố rộng rãi trong toàn đơn vị để rút kinh nghiệm cũng như răn đe các nhân viên khác. Tuy nhiên, khi có vi phạm xảy ra thường xử lý khơng nghiêm, cịn vị nể và chỉ theo cảm tính, do đó khơng thể ngăn chặn được các hành vi sai sót hay gian lận có thể xảy ra.
Bên cạnh việc đánh giá kết quả hoạt động của mỗi nhân viên hàng quý , năm, đơn vị cũng có chính sách khen thưởng tương ứng với đóng góp của nhân viên, với 64% người khảo sát đồng ý . Đơn vị có xây dựng thỏa ước lao động tập thể, phương thức trả lương, điều kiện nâng lương, cách đánh giá xếp loại lao động cũng như định kỳ hàng năm có ban hành hướng dẫn bình xét thi đua khen thưởng. Đây là nguồn động lực tích cực đối với các nhân viên trong đơn vị, tạo điều kiện nâng cao năng suất lao
đánh giá và quan điểm của trưởng bộ phận, kết quả này cịn mang nhiều tính chủ quan của người quản lý trực tiếp, mà chưa có nhiều kênh khác để đánh giá chính xác kết quả nhân viên.
Ban Giám đốc
Tỷ lệ Có Khơng
13 Ban Giám đốc có nghiên cứu các rủi ro và thường xuyên giám
sát các hoạt động mua hàng không? 10% 90%
14 Đơn vị có thành lập Ban Kiểm tốn nội bộ khơng? 100% 0%
15 Ban Giám đốc có nhận được báo cáo của kiểm sốt nội bộ về sự
tuân thủ các quy định trong chu trình mua hàng khơng? 84% 16%
Ở câu 13 của bảng khảo sát cho thấy trong các cuộc họp giao ban định kỳ hàng tháng của đơn vị, BGĐ không thường xuyên đánh giá hiệu quả hoạt động mua hàng để có những chấn chỉnh kịp thời.
Câu 14, 15 cho thấy BGĐ đã chỉ đạo thành lập phịng Kiểm sốt nội bộ để thực hiện kiểm tốn và báo cáo kết quả thường xuyên với BGĐ. Tuy nhiên, kết quả khảo sát cho thấy, việc báo cáo cho BGĐ về sự tuân thủ các quy định trong chu trình mua hàng - thanh tốn, ví dụ: sự tuân thủ trong việc lập hồ sơ mua hàng, quá trình xử lý báo giá của nhà cung cấp, sự trung thực và hợp lý của các số liệu kế tốn như: giá mua hàng hóa, cơng nợ với nhà cung cấp… chưa được thực hiện thường xuyên, chỉ một năm một lần, dẫn đến vai trò cũng như chất lượng cơng việc của phịng kiểm sốt nội bộ chưa cao, chưa đánh giá chính xác vấn đề phát sinh, và khơng phát huy vai trò là người tư vấn, hỗ trợ cho BGĐ, các nhà quản lý trong quá trình điều hành quản lý chu trình mua hàng- thanh tốn tại đơn vị.
Tỷ lệ Có Khơng
16 Nhân viên có ngại khi phát biểu ý kiến trong các cuộc họp
không? 89% 11%
17
Ban Giám đốc có thường xuyên thảo luận, trao đổi với nhân viên cấp dưới, có sự lắng nghe ý kiến của nhân viên trong q trình thực hiện các chính sách liên quan đến chu trình mua hàng- thanh tốn khơng?
84% 16%
18
Lãnh đạo các phòng ban chức năng và các đơn vị trực thuộc có liên quan trong chu trình mua hàng - thanh tốn có sẵn sàng bàn bạc, hợp tác với nhau trong công việc không?
100% 0%
19
Ban Giám đốc có chấp nhận mua hàng không đúng theo tiêu chuẩn chất lượng để hạ giá nhằm gia tăng năng lực cạnh tranh với đối thủ khơng?
0% 100%
20 Cơng ty có ban hành các văn bản hướng dẫn thực hiện chu trình
mua hàng thanh toán thống nhất trong tồn đơn vị khơng? 90% 10%
Kết quả khảo sát ở câu 16,17 cho thấy trong các cuộc họp nhân viên cấp dưới với cấp trên còn nhiều hạn chế, họ e ngại khi đưa ra ý kiến đề xuất với cấp quản lý cao hơn. Điều này cũng là do ảnh hưởng của lối làm việc theo kiểu bao cấp tồn tại trong các doanh nghiệp nhà nước. Nhân viên cấp dưới làm việc theo sự chỉ đạo từ trên xuống, họ thụ động và ít mạnh dạn phát biểu ý kiến cá nhân . Điều này làm hạn chế việc điều hành của các nhà quản lý chủ chốt trong đơn vị vì khơng thể tiếp nhận được hết các ý kiến phản hồi từ cấp dưới. Đa số các nhà quản lý đều sẵn sàng thảo luận, trao đổi về các vấn đề chuyên môn với nhân viên cấp dưới, có sự lắng nghe ý kiến của nhân viên trong q trình thực hiện các chính sách liên quan đến chu trình mua hàng- thanh toán tại đơn vị, nhưng khi quyết định thì chỉ mang tính một chiều, dựa trên năng lực, phán đoán của nhà quản lý cấp cao và thống nhất thực hiện trong toàn đơn vị, chứ chưa quan tâm nhiều đến ý kiến đóng góp của nhân viên.
100% đối tượng được khảo sát trả lời “Có” với câu hỏi số 18 cho thấy lãnh đạo các Phòng chức năng và các đơn vị trực thuộc VTTP đều sẵn sàng hợp tác, bàn bạc với nhau
đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của đơn vị không bị gián đoạn.
Với câu hỏi số 19, 100% đối tượng được khảo sát trả lời “ Không” cho thấy BGĐ không chấp nhận mua hàng không đúng theo tiêu chuẩn chất lượng để hạ giá thành, tăng năng lực cạnh tranh với các đối thủ khác trên thị trường như: Viettel, FPT,…Họ nhận thức được rằng như vậy sẽ làm mất uy tín của đơn vị, giảm sức cạnh tranh về lâu dài trong tương lai so với đối thủ.
Kết quả khảo sát từ câu hỏi số 20 cho thấy đơn vị đã ban hành các văn bản hướng dẫn thực hiện chu trình mua hàng – thanh tốn một cách thống nhất trong toàn đơn vị.
Cơ cấu tổ chức và phân định quyền hạn, trách nhiệm
Tỷ lệ Có Khơng
21 Cơ cấu tổ chức tại đơn vị có phù hợp với các hoạt động diễn ra
trong chu trình khơng? 100% 0%
22
Tại đơn vị, cơ cấu tổ chức có xác định rõ ràng quyền hạn và trách nhiệm chủ yếu đối với từng hoạt động trong chu trình mua hàng - thanh tốn khơng?
100% 0%
23
Xét trong chu trình mua hàng - thanh tốn, khi phân công công việc, ban lãnh đạo có phân tích kiến thức và kỹ năng của nhân viên để giao việc không?
55% 45%
24 Nhân viên mua hàng và thủ kho có được tách biệt quyền hạn và
trách nhiệm trong chu trình không? 100% 0%
25 Nhân viên thủ kho và nhân viên kế tốn có được tách biệt quyền
hạn và trách nhiệm trong chu trình khơng? 100% 0%
26
Việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm có phù hợp với mục tiêu, chức năng hoạt động của từng phòng ban, từng cá nhân trong chu trình mua hàng, thanh tốn khơng?
80% 20%
27
Việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận phịng ban liên quan trong chu trình có được quy định bằng văn bản khơng?
88% 13%
Đã xây dựng cơ cấu tổ chức phù hợp với quy mơ, đặc điểm của chu trình mua hàng- thanh toán tại đơn vị, kết quả khảo sát ở câu 21 cho thấy 100% ý kiến đồng ý với nhận định này, đơn vị đã xây dựng cơ cấu quản lý thích hợp đáp ứng yêu cầu quản
trách nhiệm đối với từng nhân viên: với kết quả 100% ý kiến trả lời có, bảng mơ tả công việc đã chỉ rõ trách nhiệm, quyền hạn cũng như yêu cầu về năng lực với từng vị trí, do đó trong q trình làm việc mỗi vị trí đều ý thức được nhiệm vụ của mình, trách nhiệm của cá nhân, bộ phận trong hoạt động của mình cũng như là cơng việc chung của tồn đơn vị.
Câu 23 cho thấy bên cạnh các nhà quản lý bộ phận có phân tích kiến thức và kỹ năng của nhân viên để giao việc thì vẫn cịn một số nhà quản lý chưa quan tâm việc này lắm mà cịn lãnh đạo theo cảm tính.
Câu 24, 25 cho thấy sự phân chia nhiệm vụ giữa các cá nhân, bộ phận có liên quan trong chu trình tại đơn vị đã đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm :
Việc mua hàng được thực hiện bởi nhân viên mua hàng là nhân sự của Phòng KHKD, việc nhập hàng được thực hiện bởi thủ kho, là nhân sự của Phịng Kế tốn; nhiệm vụ thủ kho và kế tốn vật tư được phân cơng cho hai nhân viên độc lập.
Phịng KHVT có nhiệm vụ mua hàng, tập hợp toàn bộ hồ sơ, lập đề nghị thanh tốn. Phịng Kế tốn tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra, lập phiếu nhập kho và thực hiện thanh toán.
Câu 26, 27 cho thấy cơ cấu tổ chức của đơn vị được xây dựng trên cơ sở chức năng của các phòng ban. Nội dung cơng việc của các phịng ban được quy định ban đầu, nhưng trong quá trình mở rộng sản xuất kinh doanh có một số đơn vị được thành lập mới và một số đơn vị thay đổi nhiệm vụ cho phù hợp nhưng chức năng và quyền hạn không được cập nhật bằng văn bản mà chỉ được trao đổi miệng hay chỉ đạo từ trên xuống trong các cuộc họp. Cịn một số hạn chế trong quy trình ủy quyền và phân định quyền hạn với nhân viên: một số nhân viên có mối quan hệ gia đình với các cấp quản lý nên được ưu tiên bổ nhiệm và ủy quyền thực hiện nhiệm vụ mà chưa đáp ứng được một số tiêu chuẩn, quy định đã thiết lập từ trước, có 20% ý kiến về vấn đề này trong quá trình khảo sát.
2.4.1.2. Thiết lập mục tiêu
Tỷ lệ Có Khơng
28 Đơn vị có thiết lập mục tiêu chung cho chu trình mua hàng -
thanh tốn khơng? 0% 100%
29 Các mục tiêu của đơn vị có được cơng bố rộng rãi khơng? 21% 79%
30 Các mục tiêu của từng bộ phận có liên kết và hỗ trợ nhau trong
từng hoạt động của chu trình mua hàng - thanh tốn khơng? 0% 100%
31 Mục tiêu chung của chu trình có được cụ thể thành mục tiêu cho
từng bộ phận có liên quan trong chu trình khơng? 0% 100%
Câu 28, 29 cho thấy đơn vị đã xây dựng mục tiêu chung cho toàn đơn vị tuy nhiên