Từ đồ thị IP trên cho thấy:
- Tất cả các yêu cầu của hệ thống quản lý tích hợp đều là những yêu cầu trọng tâm cần được chú trọng thực hiện với mức độ quan trọng cao. Bên cạnh đó, có thể phân các yêu cầu thành 2 nhóm.
- Các nhóm yêu cầu nằm trong khu vực duy trì và tiếp tục phát huy: Chính sách hệ thống quản lý, Hoạch định hệ thống quản lý, Hướng đến khách hàng, Kiểm soát và điều hành, Kiểm tra đánh giá và đo lường kết quả hoạt động.
- Các nhóm yêu cầu nằm trong khu vực ưu tiên cải tiến cao: Quản lý nguồn nhân lực, Yêu cầu về hệ thống tài liệu , Cải tiến liên tục, Động viên và khen thưởng.
MỨC ĐỘ QUAN TRỌNG M Ứ C Đ Ộ T H Ự C H I Ệ N YT 1 YT 2 YT 3 YT 4 YT 5 YT 6 YT 7 YT 8 YT 9
Để góp phần nâng cao hiệu quả, tính thiết thực trong việc thực hiện HTQL tích hợp, cơng ty cần phải có những biện pháp nhằm duy trì và phát huy những điểm mạnh, tích cực hiện nay đang đạt được trong việc thực hiện, đồng thời phải biết khắc phục, cải tiến những điểm yếu cịn tồn tại trong q trình quản lý hệ thống.
Việc thực hiện tốt những u cầu của HTQL tích hợp sẽ góp phần đem lại giá trị hình ảnh thương hiệu của Cơng ty trên thị trường trong và ngoài nước, nâng cao giá trị, vai trị của cơng ty đối với khách hàng trong và ngồi doanh nghiệp, đồng thời sẽ góp phần cải thiện những điểm còn hạn chế của các yếu tố ảnh hưởng đến việc thực hiện và duy trì HTQL tích hợp tại Tân Tiến.
TÓM TẮT CHƯƠNG 2
Sau hơn 2 năm nỗ lực xây dựng, thực hiện hệ thống quản lý tích hợp theo các tiêu chuẩn ISO, kết quả đã đem lại những bước chuyển biến tích cực trong hệ thống quản lý chung của Tân Tiến, cụ thể: đã góp phần nâng cao năng lực, trình độ quản lý của CBCNV, giảm thiểu hệ thống tài liệu, giảm thiểu thời gian và nguồn lực đánh giá nội bộ; chia sẻ và ngày càng làm giàu nguồn tri thức; nâng cao hình ảnh của cơng ty trong việc đáp ứng thỏa mãn khách hàng … Tuy nhiên, nhìn chung hiệu quả của việc áp dụng hệ thống quản lý này vẫn chưa đạt được sự kỳ vọng của Ban lãnh đạo và yêu cầu phát triển của Công ty.
Một trong những nguyên nhân sâu xa của việc áp dụng hệ thống này là việc thực hiện cịn mang tính đối phó, hình thức, nhiều CBCNV chưa thực sự thấu hiểu về lợi ích lâu dài của hệ thống quản lý tích hợp .
Do đó, cơng ty cần có những giải pháp cụ thể và triệt để để chuyển đổi căn bản cách quản trị từ kinh nghiệm – thói quen sang quản trị hiện đại, khoa học thì hệ thống quản lý mới phát huy tác dụng.
Trong phạm vi chương 2, tác giả tập trung phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống quản lý tích hợp đang áp dụng tại Tân Tiến. Các nội dung chủ yếu bao gồm:
- Giới thiệu vài nét về Công ty Cổ phần Bao bì Nhựa Tân Tiến.
- Phân tích thực trạng việc thực hiện HTQL tích hợp tại Tân Tiến thông qua việc thực hiện các yêu cầu của HTQL tích hợp và ảnh hưởng của các yếu tố đến việc thực hiện HTQL tích hợp.
- Đánh giá chung về HTQL tích hợp tại Tân Tiến dựa trên đồ thị IP.
Những nội dung nêu trên chính là cơ sở để đề ra những giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống quản lý tích hợp tại Cơng ty Tân Tiến.
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÍCH HỢP TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN
BAO BÌ NHỰA TÂN TIẾN
3.1 Phương hướng phát triển của công ty đến năm 2018 3.1.1 Phương hướng phát triển chung 3.1.1 Phương hướng phát triển chung
Với mục tiêu trở thành công ty hàng đầu về lĩnh vực sản xuất bao bì nhựa mềm trong khu vực Đơng Nam Á, Cơng ty đã đưa ra những phương hướng hoạt động từ nay đến năm 2018 như sau:
Về thương hiệu: trở thành công ty hàng đầu của Việt Nam trong lĩnh vực
sản xuất bao bì mềm, thương hiệu của công ty luôn gắn liền với năng lực đáp ứng, chất lượng cao và công nghệ tiên tiến.
Về khách hàng: xác định khách hàng luôn là trọng tâm trong việc hoạch
định chính sách và chiến lược, Cơng ty ln phấn đấu để làm hài lòng khách hàng bằng sản phẩm chất lượng và dịch vụ hoàn hảo.
Về đổi mới và cải tiến: tích cực đầu tư cho các hoạt động nghiên cứu và
cải tiến với đội ngũ chuyên nghiệp và công nghệ tiên tiến hàng đầu, nhằm tăng giá trị trong hoạt động của Cơng ty với mục đích tối đa hóa lợi ích của các bên có liên quan.
Về phát triển cá nhân: Công ty luôn tạo môi trường thuận lợi cho mọi cá
nhân phát huy tối đa năng lực, thúc đẩy phát triển tri thức, khuyến khích những ý tưởng mới và thực hiện các ứng dụng sáng tạo.
Về trách nhiệm với môi trường và cộng đồng: Công ty cam kết gắn chất
lượng sản phẩm, dịch vụ, bảo đảm an toàn sản xuất với trách nhiệm bảo vệ môi trường và cộng đồng.
3.1.2 Phương hướng phát triển HTQL
Để thực hiện đúng theo phương hướng phát triển chung, Công ty đã đề ra phương hướng phát triển HTQL tích hợp tại cơng ty từ nay đến năm 2015 như sau:
Về nhân sự:
- 100% người lao động trực tiếp được đào tạo về tiêu chuẩn làm việc tại các khu vực làm việc theo hệ thống IMS, được phổ biến tồn vẹn về chính sách chất lượng của công ty.
Về hệ thống quản lý:
- Duy trì và hồn thiện HTQL tích hợp IMS tại Cơng ty Tân Tiến.
- Tăng cường nghiên cứu và thiết kế sản phẩm mới đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng, đa dạng hóa hơn nữa các sản phẩm. Cải tiến CLSP hiện tại để theo kịp thị hiếu và sở thích của người tiêu dùng, thỏa mãn tốt nhất yêu cầu của khách hàng.
- Phát triển, xây dựng và áp dụng các hệ thống khác: ISO 17025, SA 8000.
- Tích hợp hệ thống SA 8000 và ISO 17025 vào hệ thống quản lý tích hợp ISO 9001 - ISO 14001 - OHSAS 18001 - SA 8000 - ISO 17025.
- Tiếp tục sửa đổi và cải tiến tài liệu, các quy trình, thủ tục hướng dẫn không được chồng chéo, và được tinh gọn.
- Giảm tỷ lệ sản phẩm không phù hợp và khiếu nại của khách hàng.
- Hướng đến việc quản lý chất lượng tổng thể (TQM).
3.2 Một số giải pháp hồn thiện hệ thống quản lý tích hợp tại cơng ty Tân Tiến đến năm 2018
Với kết quả khảo sát, phân tích, đánh giá thực trạng của hệ thống quản lý theo các tiêu chuẩn như đã trình bày ở Chương 2, để hồn thiện việc thực hiện, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý tích hợp tại Tân Tiến, góp phần hồn thành các mục tiêu phát triển đề ra, tác giả đề xuất các nhóm giải pháp giai đoạn từ nay đến năm 2018 như sau:
3.2.1 Nhóm giải pháp ưu tiên cải tiến cao
3.2.1.1 Giải pháp cho vấn đề quản lý nguồn nhân lực
Như tác giả đã trình bày ở phần phân tích hiện trạng, vấn đề nhân sự hiện nay tại Cơng ty Tân Tiến chưa có cơ sở để xác lập số lượng nhân lực cần thiết, cũng như chưa có cơ sở để đánh giá năng lực phù hợp của nhân viên, và tần suất đào tạo cịn hạn chế. Do đó, các giải pháp để cải thiện yếu tố nguồn nhân lực, tác giả tập trung
vào việc xác định số lượng nhân lực cần thiết và thực hiện việc đào tạo cho nhân viên, đảm bảo cung cấp đủ về số lượng và chất lượng cho hoạt động duy trì HTQL tích hợp. Cụ thể, Cơng ty Tân Tiến cần:
- Phát triển các nhóm quản lý hệ thống cấp cơ sở (phịng ban). Lựa chọn một người có trách nhiệm phụ trách quản lý hệ thống tại mỗi bộ phận.
- Thành lập Ban ISO tại đơn vị trực thuộc (bao gồm các thành viên đã được chọn lựa từ mỗi bộ phận) để chun mơn hóa nghiệp vụ quản lý chất lượng và tích hợp vấn đề chất lượng vào công việc quản lý điều hành tại bộ phận chuyên trách.
- Rà sốt lại các cơng việc cần thực hiện của từng công việc, khảo sát, đo lường, tổng hợp thời gian thực hiện của các công việc, để đưa ra định biên nguồn nhân lực phù hợp. Từ đó xác định số lượng nhân lực cần điều chỉnh.
- Bên cạnh việc soát xét về số lượng để điều chỉnh số lượng cần thiết, công ty cần xem lại năng lực của các cấp giám sát, quản lý, để có cái nhìn tổng thể về mặt năng lực, có sự điều chuyển nhân sự hợp lý giữa năng lực u cầu cho cơng việc và năng lực hiện có của nhân viên các cấp, đồng thời xây dựng lại bảng MTCV phù hợp cho từng vị trí.
- Ngồi ra, căn cứ vào kết quả khảo sát, đánh giá năng lực, các bộ phận cần xác định năng lực cần đào tạo để có kế hoạch đào tạo các kỹ năng, năng lực cần thiết cho nguồn nhân lực đáp ứng công việc.
- Khi tuyển dụng nhân sự bổ sung, bộ phận tuyển dụng cần căn cứ trên năng lực u cầu của các vị trí cơng việc trong bảng mô tả công việc, từ điển năng lực.
Các bước để thực hiện việc xác định số lượng nhân sự cần thiết như sau:
+ Bước 1: Xác định các hạng mục công việc cần thực hiện, tần suất thực hiện mỗi công việc.
+ Bước 2: Đo lường thời gian cần thiết để thực hiện mỗi công việc. + Bước 3: Tổng hợp thời gian để thực hiện tất cả các cơng việc.
+ Bước 4: Tính số lượng nhân sự cần thiết trên cơ sở tổng thời gian thực hiện công việc (ở bước 3) quỹ thời gian làm việc một người có thể có.
+ Bước 1: Từ bảng mô tả các công việc, liệt kê tất cả các công việc mà nhân viên phải thực thực hiện.
+ Bước 2: Xác định các yêu cầu năng lực cần phải có để thực hiện công việc. + Bước 3: Đánh giá năng lực của nhân viên theo các năng lực yêu cầu.
+ Bước 4: Từ kết quả của việc đánh giá năng lực của nhân viên theo năng lực yêu cầu, chúng ta xác định các năng lực mà nhân viên chưa đáp ứng được theo yêu cầu về năng lực (bước 2). Đây là cơ sở để xác định nội dung cần đào tạo cho nhân viên.
- Sau khi xác định nội dung đào tạo, công ty cần phải lựa chọn và xác định nguồn đào tạo (bên trong hoặc các nhà đào tạo bên ngoài). Việc lựa chọn nhà đào tạo phụ thuộc vào nội dung đào tạo, năng lực đào tạo của nội bộ để có sự lựa chọn phù hợp.
- Việc thực hiện đào tạo phải được lên kế hoạch cụ thể, chi tiết cho từng nhóm năng lực. Trong đó, đặc biệt quan tâm đào tạo, nâng cao năng lực đánh giá hệ thống cho đội ngũ Ban ISO, nhóm ISO cơ sở. Đồng thời phải thực hiện đánh giá sau đào tạo.
- Cần phải biên soạn giáo trình nội bộ, thực hiện đào tạo, đánh giá nhận thức về hệ thống hiện nay của tất cả các bộ phận trong công ty.
Bên cạnh đó, hiện nay, các mơ tả cơng việc của nhân viên chưa thể hiện rõ ràng chức năng nhiệm vụ, quyền hạn trong các cơng việc cụ thể. Do đó, việc đầu tiên cần thực hiện là định rõ mức độ quyền hạn ra quyết định, khơng để tình trạng “trách nhiệm giao đi – quyền giữ lại”. Tùy theo mức độ phức tạp, tầm quan trọng của công việc và năng lực của người thực hiện mà giao quyền hạn ra quyết định ở một trong bốn mức độ sau:
+ Mức độ 1: Xác định các vấn đề, đưa ra các giải pháp, xác định các lợi ích và rủi ro của mỗi giải pháp và đề xuất lên lãnh đạo trực tiếp một giải pháp tối ưu để duyệt.
+ Mức độ 2: Trình bày cho lãnh đạo trực tiếp biết mình sẽ dự định làm gì và xin ý kiến chỉ đạo trước khi quyết định thực hiện.
+ Mức độ 3: Chủ động trực tiếp giải quyết vấn đề và phải báo cáo về các công việc và kết quả đạt được cho lãnh đạo phụ trách trực tiếp khi thực hiện xong.
+ Mức độ 4: Tồn quyền giải quyết vấn đề, khơng phải báo cáo kết quả cho lãnh đạo trực tiếp trừ khi có yêu cầu.
Căn cứ vào các mức độ như trên, công ty cần xây dựng một bộ tài liệu mô tả việc phân quyền đối với từng công việc và bộ phận hay vị trí cơng việc mà tác giả tạm gọi là "tài liệu mơ tả cơng việc - vai trị thực hiện". Về vai trò thực hiện, tác giả định nghĩa bốn vai trò với 4 ký hiệu viết tắc như sau:
+ R (Responsibility): quản lý chung về quá trình thực hiện + A (Accountable): trực tiếp thực hiện công việc
+ C (Consultantcy): hỗ trợ tư vấn cho việc thực hiện
+ I (Information): nhận thông tin trong q trình thực hiện.
Ngồi ra, để khuyến khích sự tích cực tham gia của nhân viên, tất cả mọi người tham gia vào hoạt động của công ty, vì mục tiêu của cơng ty, cơng ty cần áp dụng hiệu quả công cụ KPI. Đây là cơ sở cho việc đánh giá hiệu quả làm việc của người lao động, làm cơ sở để xây dựng các lợi ích kèm theo. Trong đó, kết quả cuối cùng sẽ được xếp loại theo 5 mức độ: Yếu - Trung Bình - Khá - Giỏi - Xuất sắc. Gắn kết thành tích đảm bảo năng lực q trình, đạt được mục tiêu chất lượng, tham gia cải tiến, giảm thiểu sự khơng phù hợp, duy trì hiệu lực của hành động khắc phục phịng ngừa, thời hạn hoàn thành kế hoạch chất lượng được giao, … vào cơ chế đánh giá trả lương.
Việc thực hiện tốt yêu cầu quản lý nguồn nhân lực sẽ góp phần nâng cao ảnh hưởng, vai trò, sự quan tâm của lãnh đạo đối với tồn thể CBCNV, đồng thời góp phần nâng cao tinh thần, giá trị, sự hiểu biết của nhân viên trong việc thực hiện HTQL tích hợp, tạo động lực thúc đẩy nhân viên tham gia tích cực, đạt hiệu quả cao.
3.2.1.2 Giải pháp cải thiện việc kiểm soát hệ thống tài liệu
Từ kết quả đánh giá nội bộ liên quan đến việc quản lý hệ thống tài liệu – hồ sơ, các bộ phận cần rà soát lại và bổ sung đầy đủ các tài liệu cần thiết, liên quan tại nơi làm việc.
Phải có kế hoạch sàng lọc lại các tài liệu, loại bỏ các tài liệu lỗi thời vẫn đang tồn tại song song với tài liệu hiện hành, đồng thời cải tiến các tài liệu phù hợp với công việc hiện tại đang được áp dụng.
Đối với các tài liệu đang áp dụng mà chưa được phê duyệt, cần xem lại tính phù hợp của các tài liệu đó so với hiện tại. Nếu kết quả xem xét là phù hợp, thì phải phê duyệt, ban hành tài liệu vào hệ thống. Nếu kết quả xem xét là chưa phù hợp thì cần loại bỏ hoặc hiệu chỉnh cho phù hợp, và phê duyệt, ban hành chính thức.
Tiến hành biện pháp khắc phục – phòng ngừa việc lưu trữ hồ sơ theo quy định. Gom chức năng kiểm soát tài liệu nội bộ về một đầu mối Ban ISO Cơng ty để tổng rà sốt, cải tiến lại bộ tài liệu. Đồng thời, xây dựng chuẩn chất lượng từng bước cơng việc đối với 100% quy trình (thủ tục) nội bộ.
Lập danh mục tài liệu – hồ sơ để quản lý và thường xuyên kiểm tra, cập nhật khi có sự thay đổi.
Việc xây dựng biểu mẫu, tài liệu – hồ sơ phải có tính khoa học, hợp lý tránh