CHƢƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ BẢNG ĐIỂM CÂN BẰNG
3.4. Xc định các chỉ ti u, hành động thực hiện và tần suất đo lường cho từng thước đo
3.4.1. Các chỉ tiêu
Các mục tiêu trong BSC đã được cụ thể hóa bằng việc lựa chọn c c thước đo. Nhưng để đo lường một cách có hiệu quả thì phải có những chỉ ti u đặt ra sau đó, cần hướng dẫn về hành động thực hiện và cuối cùng là phải có tần suất đo lường của những thước đo.
Chỉ tiêu: Một hi thước đo đã được thiết lập, nhà quản lý sẽ lựa chọn các chỉ
tiêu cho từng thước đo. Chỉ tiêu thiết lập nên mức độ thực hiện hoặc tỷ lệ cải thiện cần thiết cho c c thước đo. Đó là những con số định lượng được đặt ra, có đơn vị tính cụ thể, có thể là tài chính hoặc phi tài chính. Các chỉ ti u được các cấp quản lý xây dựng và giao xuống cho cấp trung và cấp thấp thực hiện. Các chỉ tiêu kế hoạch là kỳ vọng mà tổ chức hướng đến và cũng là nhiệm vụ của toàn thể nhân viên; phòng, ban và cả tổ chức phải hướng đến. Bằng cách so sánh hiệu suất hiện tại với chỉ tiêu kế hoạch, các nhân viên và nhà quản lý có thể đ nh gi tỷ lệ hoàn thành trong việc đ nh gi thành quả hoạt động.
Công việc xây dựng chỉ tiêu và giao chỉ tiêu rất quan trọng. Các chỉ tiêu phải truyền tải được các mục tiêu của doanh nghiệp, đồng thời cũng phải phù hợp với các những thành viên thực hiện. Những chỉ ti u đưa ra cần được nghiên cứu thực sự kỹ lưỡng dựa trên mục tiêu chiến lược, kết quả đạt được trong quá khứ, hiểu biết về nhiệm vụ công việc, năng lực nhân vi n để đạt được sự thành công.
Sau khi xây dựng các chỉ tiêu cho Cơng ty thì Ban Gi m đốc sẽ giao chỉ tiêu xuống cho các phịng, ban. Từ đó, triển khai xuống từng nhân vi n để thực hiện. Nhân viên hoặc các nhóm là những người trực tiếp thực hiện những chỉ tiêu. Trong luận văn, do phạm vi nghiên cứu chỉ phân tầng xuống các phòng, ban nên việc giao chỉ tiêu chỉ dừng lại ở cấp độ phịng ban, khơng xuống các nhân viên.
Hành động thực hiện: công việc cần thiết sẽ làm để đạt được hoặc vượt mức
những chỉ ti u đề ra. Đây là ảng hướng dẫn để mọi người trong một tổ chức nỗ lực làm và đạt được kết quả tốt nhất.
Tần suất đo lường: là thời gian định kỳ đo lường kết quả đạt được. Đây là
việc rất cần thiết vì hi x c định được tần suất đo lường thì sẽ biết được kết quả thực hiện và có những điều chỉnh hợp lý để đạt được những mục ti u đưa ra. Kết quả trên BSC sẽ giúp tổ chức có nhìn nhận đúng về khả năng thực hiện, từ đó tập trung những nguồn lực giúp cho chỉ ti u được hoàn thành.
Các mục ti u, thước đo, chỉ ti u, hành động thực hiện, tần suất đo lường ở bốn phương diện tạo nên BSC của Công ty.
Bảng 3.3. Bảng điểm cân bằng
Phƣơng
diện Mục tiêu Thƣớc đo tiêu Chỉ
Tần suất đo lƣờng Hành động thực hiện Tài chính 22%
Gia tăng lợi nhuận cho
chủ sở hữu ROE 16% Năm Tăng doanh thu và giảm chi phí để gia tăng lợi nhuận
Tăng trưởng doanh thu
Tốc độ tăng doanh thu từ inh doanh
BĐS 82 tỷ Quý Đẩy mạnh hâu mar eting và
n hàng; nâng cao tay nghề đội ngũ lao động và chất lượng cơng trình
Tốc độ tăng doanh thu hoạt động xây
l p 40 tỷ Quý
Tốc độ tăng doanh thu từ cho thu
BĐS 24 tỷ Quý
Giảm chi phí tr n cơ sở
tăng năng suất % chi phí xây dựng trung ình/m2 8% Quý
Tiết iệm c c hoản chi phí ph t sinh hơng cần thiết Giảm chi phí tr n cơng
suất sử dụng m y thi công
% công suất sử dụng m y thi công 100% Quý
Khách hàng 22%
Tăng tưởng thị phẩn Thị phần h ch hàng mục ti u 5% Năm
Thoả mãn nhu cầu của h ch hàng thông qua dịch vụ ảo trì, hậu mãi sau hi àn giao Duy trì mối quan hệ với h ch hàng
Thu hút h ch hàng mới Tỷ lệ h ch hàng tăng th m qua c c năm 10% Năm Giữ chân h ch hàng cũ Số lượng h ch hàng tiếp tục mua sản phẩm 1% Năm Nâng cao sự hài lòng của Mức độ hài lòng của h ch hàng 4
Nội ộ 34%
Đầu tư ph t triển dự n mới
Số lượng sự iện quảng cho dự n
mới 6 Năm
Đẩy mạnh công t c tiếp thị, quảng c o cho c c dự n s p triển hai
Đẩy nhanh tiến độ thi công
Thời gian di chuyển 20
ngày Dự n
Đẩy nhanh tiến độ, rút ng n thời gian thi công, chất lượng cơng trình đảm ảo
Tốc độ thi cơng 25
tháng Dự n Tăng chất lượng công
trình Số lần phàn nàn của h ch hàng 15
lần Năm Cải thiện c c hoạt động
vì mơi trường Số lượng sự cố về môi trường 0 Năm
Đ nh gi t c động môi trường và đề ra giải ph p trước hi triển hai dự n
Cải thiện sức hoẻ công nhân và an tồn lao động
Số ngày nghỉ ốm của cơng nhân 5
ngày Năm Số lượng tai nạn lao động tại công
trường 0 Năm Học hỏi và phát triển 22%
Nâng cao ỹ năng nhân
viên Số lần huấn luyện nhân vi n 7
khoá Năm Đẩy mạnh đào tạo những ỹ năng cần thiết cho nhân viên Nâng cấp hệ thống công
nghệ thông tin Số lượng quy trình quan trọng được ứng dụng CNTT 2 ứng dụng Năm Đầu tư vào hệ thống công nghệ thông tin Đẩy mạnh văn ho công
ty và li n ết tổ chức
Mức độ hài lòng của nhân vi n điểm 4 Năm
Truyền đạt văn ho đến mọi thành vi n và tạo sự g n ết giữa c c c nhân trong công ty Tỷ lệ nhân vi n có mục ti u c nhân
g n
ết với thành quả tổ chức
90% 6
3.5. Triển khai áp dụng Bảng điểm cân bằng tại Công ty TNHH MTV Xây dựng và Kinh doanh nhà Phú Nhuận dựng và Kinh doanh nhà Phú Nhuận
3.5.1. Quy trình thực hiện
Bằng việc đưa ra những hướng dẫn cụ thể kỹ thuật xử lý trên Excel thì quá trình xây dựng và ứng dụng BSC sẽ dễ dàng hơn. Đây là một quy trình theo tính chất mơ tả, khơng phải theo tính ngun t c. Vì vậy, nếu vận dụng ở những môi trường khác nhau sẽ có những sự thay đổi linh hoạt và phù hợp hơn.
Trong quy trình thực hiện như sau:
Bước 1: Tập hợp nguồn dữ liệu trên các sheet (bảng tính)
Đây là ảng tính bao gồm các dữ liệu về phân bổ tỷ trọng phương diện, tỷ lệ các thước đo. Đồng thời, trong sheet Dữ liệu này có các cơng thức về cách tính điểm, xếp loại được thực hiện trên BSC.
- Để q trình tính tốn bằng cơng thức dễ dàng trên bảng tính excel thì tác giả đã mã hóa c c mục ti u và thước đo ằng các kí hiệu. Việc làm này sẽ giúp cho việc tính tốn trên excel sẽ thực hiện đơn giản hơn. C c phương diện được b t đầu bằng kí hiệu: F (Tài chính), C (Khách hàng), I (Quy trình nội bộ), L (Học hỏi và phát triển) cho mỗi phương diện. Sau đó là í hiệu của mục tiêu hoặc thước đo. Ví dụ: F01: Tăng doanh thu (mục tiêu); F01K01: Doanh thu từ hoạt động kinh doanh BĐS (thước đo).
- Các sheet còn lại là các BSC của Ban Giám đốc và các Phịng, và một sheet cuối cùng là sheet tính điểm và đ nh gi c c Phịng. Trong q trình xây dựng trên Excel có nhiều cột chứa các nội dung nhưng do số lượng cột quá nhiều gây khó hăn hi trình ày trong luận văn cho n n t c giả chỉ trình bày những nội dung quan trọng trong bảng Excel.
- Phân bổ tỷ trọng các phương diện: Đối với các doanh nghiệp thì theo đề
xuất của Norton là tỷ trọng c c phương diện như sau: Tài chính (22%), Kh ch hàng (22%), Quy trình nội bộ (34%), Học hỏi và phát triển (22%).
Tỷ trọng ở từng phương diện được x c định tùy vào từng giai đoạn, thời kỳ khác nhau. Tỷ trọng c c phương diện ở Ban Gi m đốc là đại diện cho tỷ trọng của Bảng điểm cân bằng của Cơng ty Đính kèm Phụ lục 04).
- Phân bổ tỷ lệ và tính tỷ trọng cho các thước đo: C ch tính đã được tác giả trình bày trong mục 1.3.4.2 về quy trình phân tầng.
C c phương diện, mục ti u, thước đo sẽ được đưa xuống c c phòng an. Để xây dựng c c BSC cho c c đơn vị này.
Quy trình phân bổ tỷ trọng c c phương diện ở c c đơn vị này sẽ được thực hiện theo phương ph p chuy n gia. C c trưởng phòng sẽ căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của đơn vị mình đề xuất các tỷ trọng và thảo luận với c c lãnh đạo để đưa ra tỷ trọng cho từng phương diện. Tỷ trọng các mục ti u cũng sẽ được thực hiện theo phương ph p chuy n gia. Sau qu trình chuyển giao các mục ti u, thước đo thì Ban gi m đốc sẽ giao chỉ ti u cho c c đơn vị cấp dưới.
Việc lựa chọn các mục tiêu và phân bổ tỷ trọng là rất cần thiết và quan trọng, vì sẽ ảnh hưởng đến sự thành cơng của chiến lược Công ty đề ra. Các mục tiêu và tỷ trọng sẽ được thay đổi theo thời gian để phù hợp với chiến lược trong từng giai đoạn của Công ty. Mỗi năm, BSC sẽ được xem xét và điều chỉnh.
Bước 3: Phân tầng xuống cấp phòng ban
Trong quá trình xây dựng BSC với sự giới hạn về thời gian và nhân lực cho
nên quá trình phân tầng chỉ từ Bảng điểm cân bằng cấp cao – Ban Gi m đốc – xuống cấp phòng, ban. Ở đây việc phân tầng chưa thực hiện đến các cá nhân trong Cơng ty. Vì sự hó hăn về thời gian và quy mô khảo s t n n đề tài chỉ thực hiện phân tầng xuống các phòng ban, còn việc phân tầng xuống cấp độ cá nhân sẽ do các Trưởng phòng thực hiện.
Minh hoạ về phân tầng BSC cho một số Phịng Đính kèm Phụ lục 05, 06).
3.5.2. Xây dựng Bảng điểm cân bằng điểm cho Công ty TNHH MTV Xây dựng và Kinh doanh nhà Phú Nhuận
Việc xây dựng Bảng điểm cân bằng cấp cao sẽ dựa vào những tỷ trọng, mục ti u, thước đo để thực hiện. Trên Bảng excel để q trình tính tốn và in ra file giấy dễ dàng thì các một số cột không quan trọng sẽ được ẩn đi. Dưới đây là BSC của Ban Gi m đốc và cũng là BSC của Công ty. Đây là ảng rút gọn, trên bảng tính Excel thì số cột và nội dung được thể hiện một cách chi tiết hơn.
Tỷ trọng KPIs bằng tỷ trọng của phương diện nhân với % KPI, cột (6) = cột (1) x cột (5). Ví dụ tỷ trọng thước đo Tốc độ tăng doanh thu từ hoạt động kinh doanh BĐS trong phương diện tài chính là 4.4% = 22%*20%.
Bảng 3.4. Bảng điểm cân bằng trên Excel
Tỷ trọng phƣơng diện Mục tiêu chiến lƣợc Mã thƣớc đo Thƣớc đo (KPIs) % KPI Tỷ trọng KPIs (%) Chỉ tiêu Đơn vị tính (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Tài chính 22% 22%
Gia tăng lợi nhuận
cho chủ sở hữu F01K01 ROE 25% 5.50% 16 %
Tăng trưởng doanh
thu F02K01
Tốc độ tăng doanh
thu KD BĐS 20% 4.40% 82,000
Triệu đồng Tăng trưởng doanh
thu F02K02
Tốc độ tăng doanh
thu xây l p 20% 4.40% 40,000
Triệu đồng Tăng trưởng doanh
thu F02K03
Tốc độ tăng doanh
thu từ cho thu BĐS 15% 3.30% 24,000
Triệu đồng Giảm CP tr n cơ
sở tăng năng suất F03K01
% chi phí xây dựng
trung bình/m2 10% 2.20% 8 %
Giảm CP tr n công
suất sử dụng TS F04K01
% công suất sử dụng
máy thi công 10% 2.20% 100 %
22% Tăng trưởng thị phần KH mục ti u C01K01 Thị phần KH mục tiêu 30% 6.60% 5 % Thu hút khách hàng mới C02K01 Tỷ lệ KH tăng th m qua c c năm 30% 6.60% 10 %
Giữ chân KH cũ C03K01 Số lượng KH tiếp tục
mua sản phẩm 10% 2.20% 0.5 %
Nâng cao sự hài
lòng của KH C04K01
Mức độ hài lòng của
khách hàng 30% 6.60% 4 Điểm
Nội bộ 34%
34%
Đầu tư ph t triển
dự n mới I01K01
Số lượng sự iện quảng cho dự n mới
10% 3.40% 6 Lần
Đẩy nhanh tiến độ
thi công I02K01 Thời gian di chuyển 30% 10.20% 20 Ngày
Đẩy nhanh tiến độ
thi công I02K02 Tốc độ thi công 30% 10.20% 25 Tháng
Tăng chất lượng
cơng trình I03K01
Số lần phàn nàn của
khách hàng 15% 5.10% 15 Lần
Cải thiện c c hoạt động li n quan đến
môi trường I04K01
Số lượng sự cố về
môi trường 5% 1.70% 0 Vụ
Cải thiện sức hoẻ công nhân và
ATLĐ I05K01
Số ngày nghỉ ốm của
công nhân 5% 1.70% 5 Ngày
Cải thiện sức hoẻ công nhân và
ATLĐ I05K02
Số lượng tai nạn lao
động tại công trường 5% 1.70% 0 Vụ
Học hỏi phát triển 22%
22%
Nâng cao ỹ năng
NV L01K01 Số lần huấn luyện NV 40% 8.80% 7 Khoá Nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin L02K01 Số lượng c c quy trình quan trọng được ứng dụng CNTT 10% 2.20% 2 Ứng dụng Đẩy mạnh văn ho công ty và li n ết tổ chức L03K01 Mức độ hài lòng của
nhân viên 30% 6.60% 4 Điểm
Đẩy mạnh văn ho công ty và li n ết tổ chức L03K02 Tỷ lệ NV có mục ti u c nhân g n ết với thành quả tổ chức 20% 4.40% 90 %
100%
Ngu n Tá giả
3.5.3. Phƣơng thức tính điểm và ếp loại
Phương thức tính điểm:
Muốn đ nh gi thành quả hoạt động thì việc đầu tiên phải chọn ra phương thức tính điểm nhằm phục vụ cho qu trình đ nh gi và tính điểm. Có 2 cách tính điểm đó là:
- Thang điểm tăng: Đây là thang điểm mà đối tượng được đ nh gi sẽ có thành tích càng tốt hi điểm càng cao. Trong qu trình đ nh gi thành quả hoạt động trong đề tài này, tác giả đưa ra thang điểm tính là 5.
Bảng 3.7 cho thấy nếu tỷ lệ hồn thành càng cao thì thang điểm càng lớn và xếp loại càng tốt. Tỷ lệ hoàn thành bao nhiêu phần trăm để xếp loại là kết quả đưa ra của sự thảo luận trong tổ chức để có được kết quả này.
Bảng 3.5. Thang điểm tăng
Tỷ lệ hoàn thành Thang điểm tăng Diễn giải
x ≤ 80% 1 Không đạt
80% < x < 100% 2 Đạt một phần
x = 100% 3 Đạt
100% < x ≤ 120% 4 Vượt
x > 120% 5 Vượt ngoài mong đợi
- Thang điểm giảm: Đối với thang điểm này thì điểm tối đa cũng là 5. Nhưng với một ý nghĩa hoàn toàn h c. Nghĩa là càng được điểm cao thì càng vi phạm nhiều.
Bảng 3.6. Thang điểm giảm
≤ 80% 5 Vượt ngoài mong đợi
80% < x <100% 4 Vượt
x = 100% 3 Đạt
100% < x ≤ 120% 2 Đạt một phần
x > 120% 1 Không đạt
Đối với thang điểm này thường dùng để đo lường c c thước đo về lỗi vi phạm hoặc c c thước đo về khiếu nại, tố cáo. Thể hiện là càng vi phạm nhiều thì điểm càng giảm xuống và hông đạt theo yêu cầu.
Phương thức xếp loại:
Khi đã hồn thành việc tính điểm cho từng đối tượng thì sẽ quy đổi điểm thành các mức độ hoàn thành tương đương. Việc xếp loại cũng với mức điểm 5 là cao nhất và với 5 mức xếp loại được đưa ra ở Bảng 3.5.
Bảng 3.7. Phƣơng thức xếp loại
Điểm Đánh giá ếp loại
x < 1.5 Kém
1.5 ≤ < 2.5 Yếu
2.5 ≤ < 3.5 Khá
3.5 ≤ < 4.5 Giỏi
4.5 ≤ Xuất sắc
Phương thức xếp loại sẽ được thực hiện dựa trên hệ thống tự chấm, bộ phận tự chấm và cấp trên chấm điểm. Việc chấm điểm dựa tr n 3 cơ sở như vậy sẽ đảm bảo được sự khách quan khi vừa được chấm tự động trên máy tính, cá nhân và cấp trên. Kết quả để x c định xếp loại là dựa vào cấp trên.
3.5.4. Vận dụng Bảng điểm cân bằng trên bảng tính E cel để đo lƣờng thành quả hoạt động
Đây là Bảng điểm cân bằng đại diện cho Công ty, việc thiết kế trên bảng tính Excel được thực hiện dựa trên các cơng thức để thuận tiện cho việc tính to n, đ nh