Quy mô
Doanh nghiệp siêu nhỏ
Doanh nghiệp nhỏ Doanh nghiệp vừa
Khu vực Số lao động Tổng nguồn vốn Số lao động Tổng nguồn vốn Số lao động I. Nông, lâm nghiệp và thủy sản 10 người trở xuống 20 tỷ đồng trở xuống Từ trên 10 người đến 200 người Từ trên 20 tỷ đồng đến 100 tỷ đồng Từ trên 200 người đến 300 người II.Công nghiệp và xây dựng 10 người trở xuống 20 tỷ đồng trở xuống Từ trên 10 người đến 200 người Từ trên 20 tỷ đồng đến 100 tỷ đồng Từ trên 200 người đến 300 người III.Thương mại và dịch vụ 10 người trở xuống 10 tỷ đồng trở xuống Từ trên 10 người đến 50 người Từ trên 10 tỷ đồng đến 50 tỷ đồng Từ trên 50 người đến 100 người
2.3.1.2. Những đặc điểm của DNNVVcó ảnh hưởng đến ứng dụng PMKT
Từ sự giới hạn về số lượng nhân viên cũng như nguồn vốn kinh doanh, các DNNVV thường tồn tại một số hạn chế nhất định. Hạn chế đầu tiên và lớn nhất của DNNVV là quy mơ nhỏ, vốn ít, do đó các doanh nghiệp này thường lâm vào tình trạng thiếu vốn trầm trọng mỗi khi muốn mở rộng thị trường (đặc biệt là thị trường nước ngoài), hay tiến hành đổi mới công nghệ, nâng cấp trang thiết bị,…; Các
doanh nghiệp vừa và nhỏ thường phụ thuộc vào doanh nghiệp mà họ cung cấp sản phẩm; Khó khăn trong nâng cấp trang thiết bị, đầu tư công nghệ mới, đặc biệt là các cơng nghệ địi hỏi vốn lớn, từ đó ảnh hưởng đến năng suất lao động, chất lượng sản phẩm và tính cạnh tranh trên thị trường; DNNVV có nhiều hạn chế trong đào tạo công nhân và chủ doanh nghiệp thường ít khi chấp nhận đầu tư cho nghiên cứu và phát triển,... còn nhiều hạn chế về năng lực sản xuất cũng như năng lực quản lý để đáp ứng các yêu cầu về chất lượng, khó nâng cao được năng suất và hiệu quả kinh doanh. Các DNNVV thường gặp khó khăn trong thiết lập và mở rộng quan hệ hợp tác với các đơn vị kinh tế bên ngồi địa phương doanh nghiệp đó đang hoạt động, nhất là khi thị trường đối tác là nhà đầu tư nước ngoài. DNNVV đặc biệt quan tâm đến lợi ích đạt được và chi phí bỏ ra, thậm chí có thể chỉ là một khoản chi đầu tư nhỏ vì nguồn lực tài chính cịn nhiều hạn chế, họ cần xem xét cẩn thận trước khi có ý định hay quyết định liên quan đến bất kỳ khoản chi nào. Hạn chế về tài chính có thể là một trong những nguyên nhân khiến vẫn còn nhiều DNNVV chưa thật sự ứng dụng PMKT trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, vì vậy sự ảnh hưởng của nhân tố chi phí trong mơ hình nghiên cứu được xét đến.
Một số đặc điểm nổi bật khác của nhà quản trị tại DNNVV là thường định hướng tăng trưởng và tầm nhìn ngắn hạn, ít hướng ngoại. Khơng phải nhà quản trị nào cũng có tư duy cơng nghệ mới khi họ chưa thật sự nhận thức được lợi ích từ việc đổi mới này. Kết quả là các nhà quản trị thường chưa sẵn sàng hỗ trợ trong ứng dụng PMKT. Họ quan tâm đến lợi ích sau khi ứng dụng PMKT. Bên cạnh đó, họ cũng lo ngại một số vấn đề phát sinh sau khi ứng dụng phần mềm: khả năng phần mềm sẽ hoạt động sai, việc đào tạo nhân viên có thể sẽ khó khăn và mất nhiều thời gian,… Vì vậy, các nhân tố liên quan được đề xuất xem xét trong mơ hình như: sự
ủng hộ của nhà quản lý, lợi thế tương đối, rủi ro ứng dụng. Qua quá trình tìm hiểu
quan điểm của một số nhà quản lý, chủ doanh nghiệp nhỏ và vừa, đặc điểm về khả năng quản trị thơng tin nội bộ tại các đơn vị này cịn nhiều hạn chế, cũng như việc thay đổi quy trình hoạt động hiện tại là cần thiết. Vì vậy, nhân tố áp lực thay đổi quy trình cần được xem xét.
2.3.2. Khái niệm PMKT, đặc điểm và mơ hình hoạt động của PMKT
Kế tốn ra đời và phát triển cùng với sự phát triển của xã hội và trong những điều kiện kinh tế, xã hội khác nhau thì vai trị của kế tốn cũng khác nhau. Ban đầu con người sử dụng kế toán đơn giản như là một quyển sổ ghi chép lại kết quả cơng việc. Từ thế kỷ 15, kế tốn kép ra đời và trở thành một phương pháp theo dõi các khoản mục tài chính của doanh nghiệp. Sang thời kỳ chủ nghĩa tư bản, kế toán được xem là một hệ thống đo lường, xử lý và truyền đạt thơng tin hữu ích trong việc ra quyết định kinh doanh của nhà quản trị, kế toán đánh giá được hiệu quả hoạt động tại đơn vị.
Ngày nay kế toán được xem là một phương pháp khoa học nhằm giúp thu thập, xử lý tồn bộ thơng tin tại doanh nghiệp, cả về tài chính và phi tài chính. Đối tượng phục vụ của kế tốn khơng chỉ giới hạn trong nội bộ doanh nghiệp, cơ quan quản lý nhà nước mà đã mở rộng sang các đối tượng khác như: ngân hàng, nhà cung cấp, nhà đầu tư, khách hàng…nhằm giúp các đối tượng đưa ra các quyết định kinh tế có liên quan.Vì vậy, kế tốn trở thành một trong những lĩnh vực được ưu tiên áp dụng công nghệ thông tin nhiều nhất. Phần mềm kế tốn chính là kết quả của q
trình ứng dụng này.
Phần mềm kế tốn là bộ chương trình dùng để tự động xử lý các thơng tin
kế tốn trên máy tính bắt đầu từ khâu nhập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, xử lý thơng tin trên các chứng từ theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ sách và báo cáo tài chính, báo cáo kế tốn quản trị (Bộ Tài Chính, Thơng tư
103/2005/TT-BTC).
Trong luận văn này, mục tiêu nghiên cứu chính là tìm hiểu các nhân tố có ảnh hưởng đến ứng dụng PMKT – giai đoạn ý định ứng dụng hoặc ý định nâng cấp thêm chức năng phần mềm, vì vậy khái niệm PMKT được hiểu là PMKT nói chung. Tùy thuộc vào mức độ ứng dụng CNTT trong bộ phận kế toán của mỗi đơn vị mà PMKT sẽ cách hiểu phù hợp. Cụ thể: PMKT được hiểu là PMKT ở mức độ đơn lẻ đối với các đơn vị hiện tại chưa có trang bị bất kỳ PMKT nào. Hay đó là PMKT nhưng có thêm một số module chức năng theo dõi các nghiệp vụ, hoặc PMKT được
hiểu là một trong các phần mềm trong hệ thống thơng tin tích hợp ERP mà tại đơn vị chưa được trang bị, và có mong muốn sẽ trang bị hoặc nâng cấp trong tương lai, mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh tại đơn vị. Việc xác định phạm vi mức độ PMKT như trên đã quyết định đối tượng khảo sát bao gồm các đơn vị đang sử dụng hoặc chưa sử dụng qua PMKT.
Đặc điềm của PMKT: Phần mềm kế toán đơn thuần là một công cụ ghi chép, lưu trữ, tính tốn, tổng hợp trên cơ sở các dữ liệu đầu vào là các chứng từ gốc. Quá trình xử lý phải tuân thủ các chuẩn mực kế tốn và chế độ ban hành. Độ chính xác của đầu ra báo cáo phụ thuộc vào yếu tố con người như kế tốn thủ cơng.
Hình 2.2. Mơ hình hoạt động của PMKT (trường hợp phần mềm Misa)
Dữ liệu đầu vào Xử lý Báo cáo đầu ra
Nguồn: Công ty CP Misa (2009), giáo trình kế tốn máy
2.3.3. Lợi ích của PMKT
Việc chấp nhận đầu tư cho PMKT có quan hệ chặt chẽ với lợi ích, chi phí bỏ ra phải gắn liền với lợi ích thu về. Trước tiên, ứng dụng PMKT góp phần thiết lập
Chứng từ: -Phiếu thu, chi -Phiếu nhập xuất -Hóa đơn mua, bán hàng ---- - Cơ sở dữ liệu Nhật ký Sổ cái Cân đối thử
-Báo cáo tài chính
và duy trì một hệ thống kiểm sốt nội bộ (KSNB), đảm bảo thơng tin BCTC đáng tin cậy. Điều này ảnh hưởng đáng kể đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Tuy nhiên, thực tế vẫn còn nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa chưa chú trọng đến hệ thống thông tin cũng như quy trình kiểm sốt tại đơn vị mình. Khó khăn chủ yếu liên quan đến nguồn vốn và nguồn nhân lực.
Những lợi ích chính mà PMKT mang lại (Nguyễn Thị Ngọc Hà, 2013):
PMKT giúp nhập liệu nhanh hơn, giảm đáng kể các thao tác kế tốn thủ cơng, cũng như trong việc tạo và lập các báo cáo, sổ sách kế toán; Cải thiện thông tin ra quyết
định: thông tin chính xác hơn, kịp thời hơn về các số liệu như hàng hóa, giá
thành,…giúp doanh nghiệp dễ dàng đối chiếu số liệu, hạn chế sai sót, từ đó nâng cao lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp; Giảm sai sót gian lận: PMKT giúp doanh
nghiệp giảm sai sót, gian lận, về tài sản do được theo dõi và cập nhật thường xuyên hơn; Hỗ trợ công tác khai báo thuế: sử dụng dữ liệu được kết xuất từ PMKT cho mục đích thuế, tiết kiệm được thời gian nhập liệu theo biểu mẫu của cơ quan thuế;
Tiết kiệm chi phí: Khi sử dụng PMKT, cơng tác kế tốn nhanh hơn, thơng tin trên
các báo cáo đáng tin cậy hơn, từ đó, đội ngũ kế tốn có thêm thời gian giúp nhà quản lý phân tích, dự báo, xây dựng chiến lược, kế hoạch sản xuất kinh doanh. Từ đó hiểu rõ những khoản mục chi phí cần thiết và không cần thiết nhằm đề xuất giải pháp cắt giảm cho phù hợp, không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh tại đơn vị; Giúp thơng tin đạt được độ chính xác cao hơn, đầy đủ và kịp thời hơn.
PMKT còn là nơi lưu giữ thông tin, sổ sách điện tử cho đơn vị một cách hiệu quả nhất.
Xét góc độ khác, liên quan đến các đối tượng sử dụng thơng tin, PMKT có các lợi ích: Đối với kế tốn viên: khơng phải thực hiện việc tính tốn bằng tay;
khơng u cầu phải nắm vững từng nghiệp vụ chi tiết mà chỉ cần nắm vững được quy trình hạch tốn, vẫn có thể cho ra được báo cáo chính xác. Điều này đặc biệt hữu ích đối với các kế tốn viên mới ra trường chưa có kinh nghiệm về nghiệp vụ;
Đối với kế toán trưởng: Tiết kiệm được thời gian trong việc tổng hợp, đối chiếu các
tại bất kỳ thời điểm nào theo yêu cầu của người quản lý; Đối với giám đốc: có được đầy đủ thơng tin tài chính kế tốn của doanh nghiệp khi cần thiết để phục vụ cho việc ra quyết định đầu tư, điều chỉnh hoạt động sản xuất kinh doanh một cách kịp thời, nhanh chóng và hiệu quả; Tiết kiệm được nhân lực, chi phí và tăng cường được tính chuyên nghiệp của đội ngũ, làm gia tăng giá trị thương hiệu trong cách nhìn của đối tác, khách hàng và nhà đầu tư. Trong đó, cải thiện thơng tin ra quyết
định là một trong các lợi ích quan trọng nhất của PMKT. PMKT không chỉ đảm
bảo tính chính xác của các số liệu thuộc đối tượng kế toán: tài sản, nguồn vốn,…mà PMKT còn giúp đối chiếu, so sánh các số liệu này nhằm xác định các sai sót có thể xảy ra trong q trình hạch tốn. Cung cấp thơng tin cho nhà quản trị một cách đầy đủ, kịp thời và đáng tin cậy. Chất lượng thơng tin từ đó được cải thiện, giúp nhà quản trị có thể đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp, hiệu quả.
Bên cạnh các đối tượng bên trong doanh nghiệp, PMKT kế toán giúp tạo nhanh sổ sách kế tốn, phục vụ cho cơng tác kiểm tra của cơ quan thuế khi có yêu cầu.
Như vậy, khi DNNVV nhận thức được lợi ích đạt được thơng qua sử dụng PMKT, rất có khả năng DNNVV sẽ chấp ứng dụng PMKT. Nếu khơng có PMKT, mọi cơng việc liên quan gần như phải xử lý thủ cơng. Hoặc đợn vị có đang sử dụng phần mềm kế tốn nhưng chỉ có vài chức năng cơ bản như nhập kho, xuất hóa đơn, làm sổ, báo cáo tài chính, thiếu đi các chức năng liên quan đến các báo cáo quản trị: các dự tốn chi phí, dự tốn thu – chi, lập kế hoạch sản xuất, kinh doanh,… dẫn đến chậm trễ trong việc truyền đạt thông tin và đưa ra các quyết định. Thiếu thơng tin, thiếu kiểm sốt là những cản trở đặc biệt quan trọng ảnh hưởng đến sự phát triển của doanh nghiệp. Điều này sẽ được làm rõ sau khi xem xét sự ảnh hưởng của nhân tố lợi thế tương đối trong mơ hình.
2.3.4. Cơng nghệ thơng tin và mối quan hệ với PMKT
“Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương
tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại - chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thơng - nhằm tổ chức, khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất
phong phú và tiềm tàng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội. CNTT phục vụ trực tiếp cho việc cải tiến quản lý Nhà nước, nâng cao hiệu quả của các hoạt động sản xuất, kinh doanh và các hoạt động kinh tế - xã hội khác, từ đó góp phần nâng cao chất lượng cuộc sống của nhân dân. CNTT được phát triển trên nền tảng phát triển của các công nghệ Điện tử - Tin học - Viễn thơng và tự động hố”, (nghị quyết của Chính Phủ số 49/CP ngày 04/08/1993).
Mối quan hệ giữa CNTT và Phần mềm (PMKT): Các nghiên cứu liên quan đến PMKT khơng nhiều, vì vậy tác giả phát triển giả thuyết nghiên cứu dựa trên các nghiên cứu trước đây liên quan đến ứng dụng CNTT. Vì PMKT chính là một trong các ứng dụng của CNTT. Các hoạt động đầu tư CNTT trong doanh
nghiệp nhằm phục vụ cho các mục tiêu của doanh nghiệp như hỗ trợ các hoạt động tác nghiệp, hỗ trợ cho việc ra các quyết định quản lý, hỗ trợ việc xây dựng các chiến lược nhằm đạt lợi thế cạnh tranh,…Có nhiều mơ hình đầu tư CNTT trong doanh nghiệp, mỗi mơ hình có cách tiếp cận khác nhau nhưng đều có chung mục đích là giúp doanh nghiệp xác định được lộ trình đầu tư và mối quan hệ giữa các thành phần trong bức tranh tổng thể về ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp.
Mơ hình đầu tư CNTT trong doanh nghiệp được tổng hợp theo 4 giai đoạn kế thừa nhau: (1) Đầu tư cơ sở về CNTT; (2) Tăng cường ứng dụng điều hành, tác nghiệp; (3) Ứng dụng toàn diện nâng cao năng lực quản lý và sản xuất; (4) Đầu tư để biến đổi doanh nghiệp và tạo lợi thế cạnh tranh quốc tế. Tại mỗi giai đoạn đều có những mục tiêu cụ thể và tuân theo các nguyên tắc cơ sở của đầu tư CNTT là: đầu tư phải phù hợp với mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp; đầu tư phải đem lại hiệu quả; đầu tư cho con người đủ để sử dụng và phát huy các đầu tư cho công nghệ. Giai đoạn 1: nói đến sự đầu tư ban đầu của doanh nghiệp vào CNTT bao
gồm các trang bị cơ bản về phần cứng, phần mềm và nhân lực. Mức độ trang bị cơ bản có thể khơng đồng nhất, tuy nhiên, cần đạt được một số yêu cầu chính về cơ sở hạ tầng cơng nghệ (phần cứng và phần mềm) được trang bị đủ để triển khai một số ứng dụng thường xuyên của doanh nghiệp. Giai đoạn 2: Mục tiêu của giai đoạn này là đầu tư CNTT để nâng cao hiệu suất hoạt động, hỗ trợ cho các bộ phận chức năng
trong doanh nghiệp. Đây là bước phát triển tự nhiên của hầu hết các doanh nghiệp, vì khối lượng thơng tin cần xử lý tăng lên, và do đã có được các kỹ năng cần thiết về ứng dụng CNTT trong các giai đoạn trước. Các đầu tư nhằm tự động hóa các quy trình tác nghiệp, kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động doanh nghiệp như triển khai các ứng dụng để đáp ứng từng lĩnh vực tác nghiệp và sẵn sàng mở rộng theo yêu cầu kinh doanh; chương trình tài chính-kế tốn, quản lý nhân sự-tiền lương, quản lý bán hàng; các ứng dụng mang tính rời rạc, hướng tới tác nghiệp và thống kê, CNTT tác động trực tiếp đến phòng ban khai thác ứng dụng. Giai đoạn