6. Cấu trúc nghiên cứu:
2.2 Thực trạng các yếu tố tạo động lực làm việc cho nhân viên tại Công ty Cổ
2.2.2.3 Thực trạng yếu tố công việc
Nhìn cơng việc từ góc độ Sao Bắc Đẩu theo ba mảng chức năng chính là kinh doanh, kỹ thuật và hỗ trợ. Theo sơ đồ tổ chức điều hành công ty năm 2015
(Phụ lục 7), có thể tóm tắt cơng việc của từng khối chức năng tƣơng ứng nhƣ sau:
khu vực Miền Bắc), (2) Khối khách hàng cung cấp dịch vụ (tiếp nhận những khách hàng với sản phẩm bảo trì, hỗ trợ kỹ thuật), (3) Khối khách hàng chiến lƣợc (tiếp nhận những cụm khách hàng lớn: nhóm ngân hàng – những sản phẩm yêu cầu độ bảo mật cao; nhóm các cơng ty gia đình, các cơng ty chuyên về sản xuất – yêu cầu hệ thống sản phẩm nhanh, gọn); (4) Khối khách hàng Miền Nam (tiếp nhận những khách hàng thuộc khu vực Miền Nam) với các phịng ban chính gồm:
+ Phịng kinh doanh (Sales): chịu trách nhiệm tìm kiếm khách hàng.
+ Phòng Phát triển giải pháp (Solution Unit): hỗ trợ, tƣ vấn sản phẩm, giải pháp kỹ thuật cho khách hàng.
+ Phòng Hỗ trợ Kinh doanh (Sale Support): thực hiện tiếp nhận thông tin, kê khai Sale order (S.O) lên hệ thống ERP của công ty.
Khối chức năng kỹ thuật: bao gồm Trung tâm dịch vụ mới (chuyên đáp
ứng về các sản phẩm điện toán đám mây) và Trung tâm công nghệ gồm các bộ phận nhƣ: Quản lý dự án, Tích hợp hệ thống; Phát triển dịch vụ; Nghiên cứu và phát triển; Tƣ vấn & kiến trúc hệ thống.
Khối chức năng hỗ trợ: gồm 2 mảng chỉnh với sự quản lý của Phó Tổng
Giám đốc điều hành đến các bộ phận: Tài chính kế toán; Chuỗi cung ứng; IT-ERP (hệ thống quản lý và thơng tin dữ liệu của cơng ty); Hành chính; Chất lƣợng (QM) và sự quản lý của Giám đốc Quan hệ doanh nghiệp đến các bộ phận gồm: Nhân sự; Quan hệ công chúng; Quản lý đối tác.
Cơng việc của những nhóm này tƣơng đối khác nhau tuy nhiên đánh giá của nhân viên ở từng nhóm đối với yếu tố Cơng việc khơng có nhiều khác biệt và đƣợc đánh giá ở mức trung bình là 3,164 điểm.
Bảng 2.12 Điểm đánh giá trung bình và độ lệch chuẩn các biến quan sát yếu tố công việc
STT Các biến quan yếu tố Công việc
Điểm trung bình
Độ lệch chuẩn
CV1 Cơng việc phù hợp với tính cách, năng lực
của tơi 3.210 0.527
CV2 Cơng việc của tơi có nhiều thách thức 3.238 0.636 CV3 Tôi đƣợc trao quyền kiểm soát và trách
nhiệm đối với công việc 3.160 0.411
CV4 Tôi đƣợc tiếp cận với công nghệ mới 3.271 0.556 CV5
Công ty tơi có bảng mơ tả công việc và phân công trách nhiệm rõ ràng giữa các phòng ban
2.939 0.485
(Nguồn: kết quả khảo sát của tác giả tháng 9/2016)
Cụ thể, xét biến quan sát “Cơng việc phù hợp với tính cách, năng lực của tôi”, đa phần nhân viên cơng ty đánh giá yếu tố này từ mức bình thƣờng đến đồng ý
với 3.210 điểm. Các nhân viên cho rằng khi nộp đơn xin việc tại công ty, họ đã đọc kỹ bảng mô tả công việc rồi lựa chọn vị trí cơng việc mà họ u thích và phù hợp với tính cách của mình. Trong buổi phỏng vấn cũng nhƣ trong giai đoạn thử việc tại công ty, Sao Bắc Đẩu đã tạo điều kiện cho nhân viên phát huy thế mạnh của bản thân, đồng thời nhìn nhận lại năng lực và tính cách của nhân viên để đánh giá sự phù hợp với công việc. Công ty sẽ cố gắng tạo điều kiện để bố trí những mảng việc thích hợp nhất với nhân viên. Tuy nhiên, với một số nhân viên đã làm lâu năm tại cơng ty thì bản thân họ khơng để ý đến chuyện cơng việc có hợp với sở thích, tính cách của họ hay khơng, thời gian đầu có thể sẽ thấy đƣợc điều đó, nhƣng về lâu dài thì dƣờng nhƣ nhân viên chẳng còn quan tâm, để ý. Một nhân viên kế toán nữ đã làm việc tại Sao Bắc Đẩu đƣợc 6 năm, khi đƣợc hỏi về yếu tố này, cô cho rằng: lúc đầu đƣợc cơng ty bố trí cho cơng việc này, cơ rất hào hứng vì nó hợp với sở thích của cơ (làm việc với những con số, tính tốn,..), tuy nhiên đồng hành cùng nó suốt 6 năm, cô không thấy hứng thú, đơi khi cịn thấy nhàm chán vì cơng việc khơng có gì mới mẻ. Sở thích, tính cách đơi khi có thể thay đổi theo thời gian. Ngoài ra, một số
ty cũng khơng có ý định tạo điều kiện để nhân viên luân chuyển công việc, trừ những trƣờng hợp nhân viên thực sự có năng lực và cơng ty muốn giữ lại thì mới có chính sách luân chuyển thích hợp. Đây là lý do khiến cho phần lớn nhân viên của Sao Bắc Đẩu khi đã nhàm chán với công việc hiện tại sẽ nộp đơn xin nghỉ việc và công ty lại tiếp tục tuyển dụng ngƣời mới vào vị trí cịn thiếu.
Đánh giá “Cơng việc của tơi có nhiều thách thức”, yếu tố này đều không chỉ tùy thuộc vào tính chất cơng việc mà cịn phụ thuộc vào năng lực của nhân viên. Hầu hết, nhân viên SBĐ đánh giá yếu tố này ở mức bình thƣờng vì nhân viên cho rằng cơng việc hiện tại họ đang đảm trách ở mức khơng dễ, tuy nhiên họ có thể làm tốt hơn, làm đƣợc nhiều hơn với những cơng việc khó hơn. Tại SBĐ, nếu cho rằng là khó và có thách thức thì đó là những cơng việc gắn chỉ tiêu về doanh số mà công ty đặt ra cho khối kinh doanh (Tổng Giám đốc giao cho Trƣởng nhóm kinh doanh chỉ tiêu là về doanh số 100 tỷ đồng/năm). Đối với nhóm kỹ thuật, khơng chỉ đơn thuần là thách thức, đó cịn là cơ hội khi mỗi nhân viên đều nỗ lực để đạt đƣợc bằng cấp, chứng chỉ cao, mang tầm cỡ quốc tế để đủ năng lực, trí tuệ phục vụ cho những dự án lớn của cơng ty. Ngồi ra thách thức đối với nhóm chức năng này cịn đến từ những việc nhƣ làm sao tích hợp đƣợc hệ thống sản phẩm của cơng ty phù hợp với hệ thống sẵn có của khách hàng,.. sẽ có những thách thức khác nhau tùy vào mỗi dự án. Đối với nhóm hỗ trợ, độ khó và thách thức trong cơng việc khơng chủ động đến từ phía cơng ty mà bị động tùy từng tình huống trong cơng việc. Họ cho biết thách thức còn tùy thuộc vào từng trƣờng hợp khác nhau. Cụ thể Phòng mua hàng gặp thách thức trong việc làm sao cung cấp đƣợc đơn hàng mà phòng kinh doanh yêu cầu trong 40 ngày trong khi nhà sản xuất chỉ có thể cung cấp đơn hàng này sớm nhất là 60 ngày. Trong những tình huống này, phần lớn làm nhân viên thụ lý cảm thấy mệt mỏi, chán nản vì họ khơng đƣợc cơng nhận chính thức nhƣ nhóm chức năng Kinh doanh (thơng qua việc thƣởng tiền) hay nhóm kỹ thuật (thơng qua việc thăng tiến) khi vƣợt qua thách thức và giải quyết tốt cơng việc. Chính điều này đã làm cho động lực làm việc của khối hỗ trợ giảm xút, những tình huống bất ngờ,
thách thức khách quan trong q trình làm việc khơng khiến cho nhân viên thấy hứng khởi, ngƣợc lại làm họ thấy gánh nặng, mệt mỏi.
Ở SBĐ, quyền kiểm sốt và trách nhiệm đối với cơng việc không đi cùng với nhau. Nhân viên phải chiụ trách nhiệm đối với cơng việc nhƣng quyền kiểm sốt và thực thi công việc lại khơng rõ ràng. Ngồi ra tại SBĐ cịn có hiện tƣợng tiêu cực trong việc nhân viên lệ thuộc nhau, đôi khi đùn đẩy đối với những cơng việc có tính chất hợp tác giữa các phịng ban hoặc làm việc theo nhóm. Nhân viên SBĐ cho biết, công ty giao cho họ trách nhiệm nhƣng nhân viên khơng có quyền tự kiểm sốt với công việc. Nhân viên phải đảm bảo các tiêu chí cơng việc đƣợc nêu trong bảng đánh giá KPI, nếu làm không tốt sẽ bị đánh giá thấp (không đƣợc thƣởng), tuy nhiên nếu làm tốt cơng việc, thì cũng chỉ đƣợc đánh giá ở mức hồn thành. Trách nhiệm của từng nhân viên đƣợc đề cập rõ ràng tuy nhiên tại SBĐ, ngồi lãnh đạo, cấp trên thì khơng ai có quyền kiểm sốt.
Là cơng ty hoạt động trong lĩnh vực công nghệ, Sao Bắc Đẩu đem đến niềm hứng khởi cho nhân viên bằng cách để họ tự nhận thấy đƣợc công ty đang tạo điều kiện cho nhân viên được tiếp cận với cơng nghệ mới. Chính vì thế, yếu tố này đƣợc phần lớn nhân viên của công ty đồng loạt đánh giá ở mức nhỉnh hơn so với những yếu tố cịn lại trong nhóm. Mỗi nhân viên SBĐ đều tự tin họ am hiểu kiến thức nhiều hơn về lĩnh vực công nghệ so với những ngƣời khác tùy mức độ. Tuy nhiên, do chƣa đƣợc trực tiếp sử dụng các công nghệ mới, khác biệt so với những công ty khác nên nhân viên công ty đánh giá biến quan sát này ở mức bình thƣờng.
Cơng ty có bảng mơ tả cơng việc và phân công trách nhiệm rõ ràng giữa các phòng ban, biến quan sát này đƣợc đánh giá ở mức thấp nhất so với các biến còn lại
trong nhóm. Bộ phận QM (Chất lƣợng) chịu trách nhiệm xây dựng quy trình làm việc của các phịng ban. Tuy nhiên có một số cơng việc khơng đƣợc phân công rõ ràng gây tranh cãi giữa các phòng ban. Hai trƣờng hợp thƣờng hay xảy ra tại SBĐ:
(1) Với công việc quyết tốn dự án, phịng Quản lý dự án (PM) yêu cầu phòng kế tốn thực hiện cơng việc này, tuy nhiên phịng kế tốn lại cho rằng phịng
tiền,…) thì PM nên tự thực hiện cơng việc này ln, khơng nên chuyển cho kế tốn nữa, cứ nhƣ thế và cơng việc bị đùn đẩy giữa hai phịng ban.
(2) Bộ phận kinh doanh mang đơn hàng về cho công ty, do vậy họ thƣờng có mối quan hệ mật thiết với khách hàng hơn hẳn những bộ phận khác trong công ty. Một dự án dự kiến triển khai trong 120 ngày tuy nhiên khi thực hiện gặp một số vƣớng mắc, Phịng Quản lý dự án khơng thể kiểm soát đƣợc khiến đơn hàng bị trễ hạn, do vậy bộ phận Quản lý dự án cần bộ phận kinh doanh hỗ trợ để trao đổi, thỏa thuận và xử lý vấn đề phát sinh đối với khách hàng trên cƣơng vị đại diện công ty. Nhƣng bộ phận kinh doanh cho rằng đây là do lỗi của quản lý dự án nên phải tự chịu trách nhiệm, bộ phận kinh doanh khơng có trách nhiệm phải trao đổi, liên lạc với khách hàng trong việc này.
Với một số cơng việc có sự liên quan, cần hợp tác giữa các phịng ban, thì SBĐ dƣờng nhƣ làm chƣa tốt việc này. Phân chia công việc, trách nhiệm giữa các phòng ban liên quan chƣa rõ ràng dẫn đến việc đùn đẩy, gây áp lực lẫn nhau, đôi khi làm công việc gián đoạn và mâu thuẫn nội bộ trong công ty.
Đánh giá chung về yếu tố Công việc:
Ưu điểm:
- Thông qua bảng đánh giá KPI nhân viên công ty biết rõ trách nhiệm của mình và cố gắng hồn thành tốt cơng việc.
- Trong quá trình thử việc, công ty luôn đánh giá và xem xét năng lực của nhân viên để có thể bố trí cơng việc tốt nhất khi nhận vào chính thức.
- Nhân viên tự cảm thấy đƣợc tiếp cận, tiếp thu những tiến bộ về lĩnh vực công nghệ mới nhất so với các công ty cùng ngành
Khuyết điểm:
- Một số công việc chƣa đƣợc phân công rõ ràng giữa các phòng ban, còn nhập nhằng trong khi giải quyết khiến các bên liên quan dễ xảy ra mâu thuẫn, công việc gián đoạn.
- Nhân viên chƣa có quyền kiểm sốt đối với cơng việc
- Cơng việc của nhân viên thuộc khối hỗ trợ chƣa mang tính thách thức, đơi khi gây nhàm chán, cơng ty khơng có kế hoạch, lộ trình thun chuyển cơng việc.
- Công ty chƣa tạo cơ hội cho nhân viên luân chuyển, thay đổi công việc khi thực sự cần thiết.