2.2.1.1.Tính trung thực và các giá trị đạo đức
2.2.3.4. Quy trình trong việc quản lý tài sản, công cụ dụng cụ.
a) Biên bản giao nhận Công cụ – dụng cụ và tài sản cố định :
Mục đích : Căn cứ giao nhận, lập thẻ, chuyển giao trách nhiệm bảo quản sử
dụng, là cơ sở để lập chứng từ hạch toán ghi sổ kế tốn và lập báo cáo tình hình sử dụng CC – DC và TSCĐ.
Phân công trách nhiệm :
- Bộ phận liên quan giao nhận CC – DC và TSCĐ.
- Phịng Hành chính quản trị chịu trách nhiệm theo dõi quản lý việc phân công, sử dụng tài sản.
- Kế toán CC – DC và TSCĐ theo dõi ghi chép sổ sách, Trƣởng phịng kế tốn kiểm tra.
Phương thức thực hiện và lập chứng từ :
Bước 01: Khi có CC – DC hoặc TSCĐ mua mới đƣa vào sử dung hoặc lệnh
điều động từ bộ phận này sang bộ phận khác trong nội bộ trƣờng hoặc ngoài trƣờng, Phịng hành chính quản trị phải lập Biên bản giao nhận TSCĐ trong đó
ghi rõ bên giao, bên nhận, bộ phận sử dụng, xác định rõ tình trạng kỹ thuật…v.v để các bên giao nhận ký xác nhận.
Bước 02:Biên bản giao nhận TSCĐ phải đƣợc lập thành 3 bản, Bên giao
(phịng hành chính) 1 bản, Bên nhận (ngƣời sử dụng) 1 bản, 1 bản chuyển về Kế toán CC – DC và TSCĐ.
b) Lập sổ, thẻ theo dõi TSCĐ :
Mục đích : Nhằm theo dõi chi tiết từng TSCĐ từ khi nhận, sử dụng và chuyển giao cho đơn vị khác.
Phân công trách nhiệm : kế toán CC – DC và TSCĐ lập, trƣởng phịng kế
tốn kiểm tra.
Phương thức thực hiện và lập chứng từ : Bước 01:
Căn cứ vào Biên bản giao nhận TSCĐ, hoá đơn chứng từ, biên bản nghiệm thu, kế toán CC – DC & TSCĐ phải lập thẻ TSCĐ cho tài sản đó.
Thẻ tài sản cố định đƣợc lập cho từng loại tài sản, thẻ TSCĐ phải có đầy đủ các nội dung nhƣ: Mã và tên TSCĐ, quy cách, xuất xứ, năm sản suất, năm sử dụng, thời gian khấu hao dự kiến, bộ phận sử dụng, tình trạng TSCĐ.
Mỗi khi có mua mới TSCĐ (quy trình mua mới áp dụng nhƣ thủ tục mua mới vật tƣ tại phần 3, mục 2), kế toán CC – DC & TSCĐ phải lập thẻ tài sản cố định, thẻ tài sản cố định đƣợc lập cho từng loại tài sản. Kế tốn trƣởng có trách nhiệm kiểm tra và xác nhận vào thẻ.
Bước 02:Căn cứ vào thẻ TSCĐ, kế toán TSCĐ tiến hành lập báo cáo khấu
hao TSCĐ. Mỗi TSCĐ phải đƣợc dán nhãn theo dõi với các nội dung nhƣ: Tên tài sản, mã tài sản, số sổ thẻ, ngày mua, ngày đƣa vào sử dụng, bộ phận sử dụng.
Bƣớc 03: Tài sản hỏng phải đƣợc bộ phận sử dụng lập báo cáo báo hỏng, khi thanh lý tài sản phải đƣợc lập biên bản có xác nhận của Ban giám hiệu. Khi tăng
(mua mới) giảm (thanh lý, chuyển sang bộ phận khác) tài sản đều phải lập biên bản và phải đƣợc Ban giám hiệu xác nhận.
Bước 04: Phịng hành chính quản trị và phịng kế toán phải phối hợp lập kế
hoạch kiểm kê CC – DC và TSCĐ định kỳ hàng năm ít nhất một (01) lần vào cuối năm.
c) Biên bản Thanh lý CC – DC & TSCĐ :
Mục đích : Làm căn cứ thanh lý CC – DC hoặc TSCĐ đã hƣ hỏng không dùng đƣợc nữa theo quyết định của cấp có thẩm quyền.
Phân cơng trách nhiệm : Kế toán CC – DC và TSCĐ lập; bộ phận sử dụng
CC – DC & TSCĐ, Trƣởng phịng kế tốn, Ban giám hiệu và Ban thanh lý kiểm tra xác nhận.
Phương thức thực hiện và lập chứng từ :
Bước 01: khi có nhu cầu thanh lý tài sản, Bộ phận sử dụng quản lý tài sản lập
Đề nghị thanh lý CC – DC & TSCĐ nêu rõ lý do, trình Ban giám hiệu duyệt.
Bước 02: khi đồng ý cho thanh lý CC – DC & TSCĐ, Ban giám hiệu tiến hành thành lập Ban thanh lý CC – DC & TSCĐ gồm đại diện Ban giám hiệu làm Trƣởng ban thanh lý và các thành viên trong ban thanh lý.
Bước 03: căn cứ vào kết quả giám định, kiểm tra Ban thanh lý lập Biên bản thanh lý trong đó ghi rõ: Mã tên tài sản, bộ phận sử dụng, lý do thanh lý, chi phí thanh lý, giá trị phế liệu thu hồi. Biên bản lập thành 4 bản và đƣợc xác nhận đầy đủ bởi các thành viên trong ban thanh lý.
Nhận xét, đánh giá
Quy định về quản lý tài sản, công cụ dụng cụ của trƣờng khá chặt chẽ cùng với ý thức giữ gìn và bảo vệ tài sản của đại đa số CBGV giúp hạn chế phần nào rủi ro trong quy trình này. Tuy nhiên, quy trình cịn thể hiện một lỗ hổng lớn trong cơng tác quản lý, kiểm sốt, cụ thể nhƣ sau:
Có quy định nhƣng thiếu cơ chế giám sát chặt chẽ việc thực hiện theo quy định:
– Các khoa tự điều chuyển tài sản, dụng cụ dạy học cho nhau mà không làm phiếu điều chuyển, cuối năm kiểm kê mới phát hiện, mất thời gian cho việc xử lý số liệu kiểm kê.
– Nhà trƣờng khơng có chủ trƣơng cho CBGV mƣợn tài sản, công cụ dụng cụ nhƣng do chủ quan, trƣởng phịng Hành chính quản trị vẫn cho mƣợn về nhƣng khơng có phƣơng pháp quản lý chặt, dẫn đến một số cá nhân có thể thay đổi linh kiện máy móc, thậm chí thế máy cũ, máy hỏng để lấy máy của nhà trƣờng.
– Việc dán nhãn kiểm kê cuối năm vẫn chƣa đƣợc làm triệt để.
– Công tác giao nhận hàng chƣa đƣợc bộ phận trú trọng, chƣa kiểm soát kỹ, bị tráo đổi linh kiện, chủng loại.
Vấn đề bảo hành, bảo dƣỡng, vệ sinh tài sản chƣa đƣợc đề cập cụ thể trong quy trình. Hiện tại, vấn đề này đang có nhiều bất cập khi danh mục tài sản chung do phịng Hành chính quản trị quản lý q nhiều nhƣng lực lƣợng nhân sự chuyên trách lại khơng có dẫn tới khi tài sản bị hƣ hỏng đã không phát hiện sửa chữa kịp thời.
Cơng tác vệ sinh máy móc, nhà xƣởng sau mỗi đợt thực tập chƣa đƣợc coi trọng dẫn tới tình trạng giảm tuổi thọ của máy, thậm chí cịn bị hƣ hỏng khá nhiều. Do khơng phát hiện và báo cáo kịp thời nên một số máy bị hỏng đã qua giai đoạn đƣợc bảo hành của nhà cung cấp, làm ảnh hƣởng tới tài chính của nhà trƣờng.