Dự toán tiền mặt: là dự toán lượng tiền vào và tiền ra trong năm.
Dựa vào số tiền dự kiến thu được, và số tiền dự kiến chi ra qua các q. Từ đó, tính được cân đối thu-chi và tiền tồn cuối kì.
3.2.3 Tổ chức kế toán trách nhiệm: (Phụ lục 3.3)
Gắn với kế toán trách nhiệm là các trung tâm trách nhiệm. Trung tâm trách nhiệm là một bộ phận trong một tổ chức mà các nhà quản trị của nó chịu trách nhiệm đối với thành quả hoạt động của chính bộ phận do mình phụ trách. Có 4 loại trung tâm trách nhiệm: trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu, trung tâm lợi nhuận, trung tâm đầu tư.
Do trường học là một tổ chức khơng vì lợi nhuận, nhưng khi kết thúc năm học cũng phải tiến hành đánh giá kết quả hoạt động trong năm vừa qua. Giống như doanh nghiệp, trường học chia thành các phòng ban và các khoa, giúp cho việc quản lý dễ dàng hơn. Các bộ phận không thể hoạt động một cách độc lập mà còn phụ thuộc vào các bộ phận khác cho nên khi đánh giá kết quả từng bộ phận phải căn cứ vào sự cung cấp dịch vụ qua lại giữa các bộ phận với nhau, làm sao để đánh giá tốt nhất kết quả của từng bộ phận.
Cấp quản lý:
- Chủ tịch trường: chịu trách nhiệm với vốn đầu tư và khả năng huy động vốn để
tạo ra thặng dư cho đơn vị, thay mặt trường thực hiện một số chức năng như quản lý hành chính: chịu trách nhiệm về việc quản lý, sử dụng các nguồn lực (giảng viên, cán bộ-công nhân viên, trang thiết bị…) và khả năng huy động vốn (học phí, tài trợ từ các tổ chức…) để đạt mức thặng dư cao nhất cho đơn vị.
- Ban Giám Hiệu (gồm Hiệu trưởng, Hiệu Phó phụ trách đào tạo): chịu trách
nhiệm về mặt chuyên môn như: số lượng HS-SV đào tạo, chất lượng đào tạo. Các phòng ban, các khoa:
- Tổ trưởng bộ môn: chịu trách nhiệm về các nhiệm vụ đã được phân công về
chun mơn (cơng tác giảng dạy, chương trình học, giáo trình mơn học…)
Từng bộ phận, phòng ban nên nắm rõ trách nhiệm của mình. Cuối năm, những cá nhân, bộ phận phải lập báo cáo kiểm sốt tình hình thực hiện nhiệm vụ của mình. Các báo cáo này được thực hiện từ cấp thấp lên cấp cao. Nội dung báo cáo này sẽ trình bày rõ những nhiệm vụ mà các cấp quản trị phải thực hiện, những nhiệm vụ đã thực hiện được, những nhiệm vụ chưa thực hiện được trong năm, nguyên nhân vì sao chưa thực hiện được. Riêng đối với các khoản chi phí, phải trình bày số liệu dự toán, số liệu thực tế và số chênh lệch giữa thực tế và dự toán, chênh lệch nào xấu, chênh lệch nào tốt, nguyên nhân gây ra sự chênh lệch
3.2.4 Hồn thiện thơng tin kế tốn phục vụ cho việc ra quyết định:
Sử dụng mơ hình phân tích mối quan hệ CVP để phân tích mối quan hệ Chi phí - Số lượng Sinh viên - Thu nhập. (Phụ lục 3.4)
Phân tích mối quan hệ Chi phí – Khối lượng – Lợi nhuận (CVP) là xem x t mối quan hệ giữa giá bán, số lượng sản phẩm tiêu thụ, kết cấu hàng bán, biến phí, định phí và lợi nhuận, nhằm khai thác khả năng tiềm tàng của doanh nghiệp và là cơ sở đề đưa ra các quyết định như: lựa chọn dây chuyền sản xuất, định giá bán sản phẩm, hoạch định chiến lược hàng bán.
Riêng đối với các cơ sở đào tạo, do mục đích khơng vì lợi nhuận, do đó, các quyết định đưa ra căn cứ phải trên nhiều yêu cầu khác như phát triển cơ sở, đáp ứng yêu cầu của xã hội,… Tuy nhiên, mơ hình CVP có thể hữu ích trong việc phục vụ ra quyết định, đó là cung cấp thơng tin dưới góc độ chi phí – thu nhập để làm cơ sở xem x t việc lựa chọn các phương án khác nhau bên cạnh những góc độ khác nhau.
Thặng dư mục tiêu (Lợi nhuận mong muốn): lợi nhuận khơng phải là mục đích
của các trường, tuy nhiên các trường vẫn phải cân đối giữa chi phí và thu nhập, sự cân đối này địi hỏi phải có một mức thặng dư, nhằm mục đích: làm cơ sở để tích lũy phát triển theo những mục tiêu dài hạn, thực hiện những hoạt động phúc lợi như trợ cấp khó khăn, học bổng cho sinh viên,…
Phân tích điểm hịa vốn: là một nội dung quan trọng, chính là xác định mức thu
nhập nhất định để bù đắp chi phí của q trình đào tạo. Tại điểm hịa vốn thì tổng số dư đảm phí bằng tổng định phí, thặng dư bằng 0. Hay chính là việc xác định số lượng sinh viên tối thiểu cần đào tạo để tạo ra số dư đảm phí có thể bù đắp định phí.
3.3 Các giải pháp hỗ trợ:
- Xây dựng hệ thống tài khoản kế tốn: Để tổng hợp và phân tích thơng tin kế
tốn kịp thời và chính xác thì kế tốn tài chính nên sử dụng các tài khoản tổng hợp, báo cáo tài chính, cịn kế tốn quản trị nên sử dụng các tài khoản chi tiết báo cáo bộ phận để thu nhận và xử lý thông tin phục vụ cho việc ra quyết định trong quá trình hoạt động. Xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết dựa trên cơ sở hệ thống tài khoản kế tốn được Bộ Tài Chính ban hành nhằm phục vụ cơng tác theo dõi tình hình sản xuất và lập các báo cáo kế tốn quản trị là cơng việc cần thiết đối với các đơn vị. Để hệ thống hóa và cung cấp thơng tin kế tốn cho việc lập các báo cáo kế tốn quản trị chi phí theo yêu cầu quản lý, các doanh nghiệp cần lựa chọn, thiết kế hệ thống tài khoản chi tiết cấp 2,3,4... cho phù hợp. Việc xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết phục vụ yêu cầu quản trị trong đơn vị cần phải dựa vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp như quản lý theo từng khoản mục chi phí, và các khoản mục khác một cách chi tiết cụ thể theo từng loại sản phẩm, từng đơn đặt hàng...
- Tổ chức bộ máy kế toán phù hợp theo hướng kết hợp bộ phận kế tốn quản trị
và kế tốn tài chính trong cùng bộ máy kế tốn. Vì đa số các đơn vị hiện nay chỉ tập trung vào cơng tác kế tốn tài chính. Cải tiến mối quan hệ giữa bộ phận kế toán với các bộ phận khác trong đơn vị để tạo thuận lợi cho việc thu thập thông tin cho kế tốn quản trị. Tuy nhiên, để thơng tin kế toán quản trị được bảo mật, đơn vị cần bố trí phịng làm việc riêng cho bộ phận này.