Nhập khẩu là một nghiệp vụ rất phức tạp. Trong cơ cấu bộ máy quản lý Cơng ty đã giao hồn tồn trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ xuất nhập khẩu cho phịng xuất nhập khẩu. Hiện tại phịng xuất nhập khẩu cĩ mười thành viên trong đĩ chỉ cĩ bốn thành viên là được đào tào chính quy về xuất nhập khẩu vì vậy việc thực hiện nghiệp vụ nhập khẩu nhiều khi chưa thực sự hiệu quả. Đặc biệt trong giai đoạn hiện nay cĩ sự thay đổi liên tục về mặt pháp lý, các quy định của chính phủ về quy trình thủ tục nhập khẩu... Vì vậy Cơng ty cần nâng cao chuyên mơn nghiệp vụ của bộ phận phịng xuất nhập khẩu. Các cán bộ xuất nhập khẩu phải nắm rõ về mọi quy trình nhập khẩu như các quy định thủ tục hải quan, tính thuế, thuê tàu, giao dịch ký kết hợp đồng, giao nhận hàng hĩa,...
Trong nghiệp vụ nhập khẩu thì việc giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng cần được chú trọng. Bất kỳ sai sĩt nào khi ký kết hợp đồng đều cĩ thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng về mặt kinh tế. Vì vậy việc trau dồi kiến thức thương mại đặc biệt là kiến thức liên quan đến nhập khẩu, ngoại ngữ là một việc làm cần thiết và quan trọng đối với các cán bộ xuất nhập khẩu. Ngồi ra, những kỹ năng đàm phán đối với cán bộ trực tiếp đàm phán cũng vơ cùng quan trọng. Trong đàm phán sách lược chung là giấu kín bối cảnh của mình thăm dị bối cảnh của đối phương. Thời gian đàm phán cũng phải cân nhắc tuỳ theo từng hợp đồng, qua quan sát thái độ của đối phương và sử dụng “điểm chết” để ra quyết định. Trong đàm phán, sách lược đàm phán nên biến hố theo thời gian, địa điểm, mơi trường đàm phán. Tuy nhiên, sách lược cơ bản nhất vẫn cĩ ý nghĩa chỉđạo phổ biến:
+ Tạo ra sự cạnh tranh, cần cho đối phương biết họ khơng phải là bạn hàng duy nhất.
+ Từng bước tiến tới, cần chia nhỏ mục tiêu của mình, nắm được tâm lý đối phương, từng bước thực hiện mục tiêu chia nhỏ để đi đến mục tiêu tổng quát.
+ Gây áp lực.
+ Nêu ra mục tiêu cao hơn, nêu ra yêu cầu cao hơn mục tiêu dự tính thoả hiệp.
+ Khơng bộc lộ suy nghĩ của mình mà cần quan sát diễn biến tâm lý của đối phương để tranh thủ quyền chủđộng.
+ Tùy cơ ứng biến.
+ Tránh thỏa thuận nhanh chĩng vì việc thoả thuận nhanh chĩng sẽ khơng đủ thời gian để nắm bắt vấn đề.
+ Phải làm cho đối phương nhường bước mà vẫn đảm bảo thể diện cho họ.
Cơng ty cĩ thể tiến hành quá trình đàm phán, ký kết Hợp đồng như sau: * Chuẩn bị thương lượng
Sự chuẩn bị thương lượng này nhằm vào việc lựa chọn thành phần tham gia thương lượng cần được lựa chọn xuất phát từ một số tính cách cá nhân, cĩ khả năng giao tiếp...và rất cần định ra vai trị mà người thương lượng phải làm. Mục tiêu của thương lượng được đánh giá trước:
+ Đánh giá, xác định được giới hạn trong đĩ cĩ thể thảo luận được những vấn đề buơn bán, kinh doanh và tư cách người thương lượng.
+ Những thơng tin được bổ sung đểđịi hỏi trong khi thương lượng.
+ Những chiến lược nhượng bộ tạo thuận lợi cho sự liên kết trong một chiến lược nhất quán, nĩ cần được chuẩn bị trước khi đàm phán, thương lượng, ký hợp đồng. Hồn cảnh của thương lượng cũng cĩ thể tạo ra thuận lợi cho cuộc đàm pháp
+ Tiếp cận với khách hàng tương lai, cĩ thể giới thiệu qua thành phần tham gia đàm phán.
+ Trình bày các điều khoản trong hợp đồng đưa ra những thơng tin cĩ tính thuyết phục để gây được lịng tin cho đối tác.
+ Nhượng bộ, thoả thuận, nhất trí với các điều khoản trong hợp đồng. * Ký kết hợp đồng
Trên cơ sở những thoả thuận trong quá trình thương lượng, các bên tham gia đàm phán cĩ thể ký hợp đồng thành văn bản cĩ hiệu lực. Trong ký kết hợp đồng Cơng ty phải chú trọng đến điều khoản về giá cả và chất lượng. Hợp đồng ký cần xem xét chặt chẽ các điều khoản để tránh rắc rối sau này và làm sao phải cĩ lợi nhất cho Cơng ty và chủđầu tư trong nước.
* Nhận và kiểm tra hàng hố:
Việc tiếp nhận và kiểm tra hàng hố là một bước quan trọng trong cơng tác nhập khẩu hàng hố, Cơng ty cần lưu ý một số vấn đề sau:
- Cán bộ làm thủ tục hải quan phải chuẩn bị đầy đủ thủ tục giấy tờ trình với hải quan tránh mất thời gian đi lại nhiều lần làm chậm tiến độ giao hàng.
- Khi nhận được chứng từ nhận hàng của bên nước ngồi cần phải cĩ sự kiểm tra chi tiết đối chiếu với chứng từ mua hàng và phải phù hợp với hợp đồng hai bên đã ký.
- Khi dỡ hàng cán bộ tiếp nhận cần giám sát chặt chẽ tránh mất mát hư hỏng hàng hố.
- Trường hợp chưa biết chính xác mọi hư hỏng, thiệt hại cần cĩ chứng nhận về trọng lượng.
- Khi giao hàng cho chủ đầu tư Cơng ty phải cùng với chủ đầu tư và chuyên gia nước ngồi cho vận hành thử thiết bị và đưa vào sử dụng. Cơng ty phải chịu trách nhiệm về việc khiếu nại bên nước ngồi nếu thiết bị khơng hoạt động được.