Giả
thuyết
Nội dung Sig. Kết quả
H1 Mơi trường kiểm sốt có tác động cùng chiều với Hiệu quả KSNB về công tác thu
.000 Ủng hộ
H2 Đánh giá rủi ro có tác động cùng chiều với Hiệu quả KSNB về công tác thu
.000 Ủng hộ
H3 Hoạt động kiểm sốt có tác động cùng chiều với Hiệu quả KSNB về công tác thu
.000 Ủng hộ
H4 Thơng tin và truyền thơng có tác động cùng chiều với Hiệu quả KSNB về công tác thu
.000 Ủng hộ
H5 Giám sát có tác động cùng chiều với Hiệu quả KSNB về công tác thu
.000 Ủng hộ
4.2. Đề xuất giải pháp
4.2.1. Căn cứ và các nguyên tắc xây dựng giải pháp
4.2.1.1. Căn cứ xây dựng giải pháp
Dựa trên hệ số Beta, mức độ quan trọng của các nhân tố đối với sự hữu hiệu của hệ HTKSNB trong Bệnh viện Từ Dũ đã được xác định, ta có sắp xếp theo thứ tự quan trọng như bảng sau đây:
Bảng 4.11: Thứ tự các nhân tố theo hệ số Beta
STT Nhân tố Hệ số Beta
1 Đánh giá rủi ro 0.51
2 Thông tin và truyền thông 0.435
3 Giám sát 0.347
5 Hoạt động kiểm soát 0.330
4.2.1.2. Các nguyên tắc xây dựng giải pháp Quan điểm kế thừa
Các đơn vị sự nghiệp cơng lập có thu chưa nghiên cứu bài bản hướng dẫn và xây dựng chính thức một hệ thống KSNB hồn chỉnh. Tuy nhiên, HTKSNB tại các đơn vị đã được hình thành một cách tự phát và một số bộ phận đã hoạt động và phát huy hiệu quả như: môi trường văn hóa của tổ chức được xây dựng thân thiện, gần gũi và phù hợp với điều kiện đặc thù của lĩnh vực y tế (trình độ của cán bộ nhân viên khá cao, phải tiếp xúc trực tiếp với bệnh nhân và thân nhân người bệnh...), lãnh đạo các đơn vị quan tâm đến việc nâng cao trình độ của các bộ viên chức. Cán bộ nhân viên đã quen thuộc với cách quản lý hiện tại.
Vì thế, các giải pháp đề xuất để hoàn thiện hệ thống KSNB Bệnh viện Từ Dũ thực hiện trên nguyên tắc duy trì và phát huy những ưu điểm hiện có của hệ thống, đồng thời đưa ra những giải pháp để khắc phục những hạn chế.
Quan điểm phù hợp với đặc điểm hoạt động của đơn vị
Căn cứ vào NĐ số 05/2019 về kiểm tốn nội bộ có đề cập các ĐVSN công lập tự đảm bảo chi thường xuyên và chi đầu tư trong một năm từ 20 tỷ đồng trở lên phải thực hiện công tác kiểm tốn nội bộ. Do đó, đây cũng là cơ sở để xây dựng HTKSNB chung, quy trình cụ thể cho các ĐVSN nói chung và của Bệnh viện Từ Dũ nói riêng.
Hệ thống y tế của tỉnh khơng chỉ phục vụ cho nhu cầu khám chữa bệnh của người dân trong tỉnh mà còn phục vụ khám chữa bệnh cho đối tượng công nhân từ các tỉnh khác đến. Sự chuyển dịch cơ cấu kinh tế từ nông nghiệp sang cơng nghiệp kéo theo mơ hình bệnh tật cũng đã thay đổi. Các giải pháp đề xuất của tác giả nhằm góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và hoạt động của Bệnh viện Từ Dũ theo hướng phù hợp với yêu cầu về chăm sóc sức khỏe đặc thù của Vùng kinh tế trọng điểm phía Nam.
Hồn thiện HTKSNB của Bệnh viện Từ Dũ phải phù hợp với yêu cầu hoàn thiện đối với các yếu tố đầu vào của Khung hệ thống y tế Việt Nam do Bộ Y tế xây dựng và ban hành đáp ứng các tiêu chí nguồn lực đầu vào của hệ thống y tế về nhân lực, về tài chính, về hệ thống thông tin y tế, về dược phẩm, trang thiết bị y tế, công nghệ và cơ sở hạ tầng là những yếu tố đầu vào không thể thiếu cho hệ thống y tế vận hành. Các yếu tố này cần có chất lượng đúng theo quy định để dịch vụ y tế có chất lượng, an tồn và hiệu quả.
4.2.2. Giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB tại bệnh viện Từ Dũ
4.2.2.1. Hồn thiện mơi trường kiểm sốt
+ Nâng cao nhận thức về KSNB cho đội ngũ cán bộ quản lý.
Vai trò của Giám đốc bệnh viện là hết sức quan trọng và là yếu tố quyết định đến hiệu quả của HTKSNB tại bệnh viện. Khi đội ngũ cán bộ quản lý đã nhận thức đúng, đầy đủ về HTKSNB và ý nghĩa của nó đối với hoạt động của bệnh viện thì những nhân tố tạo ra một mơi trường kiểm sốt thuận lợi sẽ được thiết lập như: Quy chế chi tiêu nội bộ, các chính sách thích hợp về nhân sự, bộ máy tổ chức kiểm soát...Giám đốc phải phổ biến KSNB cho các trưởng phó các phịng các khoa trong bệnh viện qua các cuộc họp cán bộ hàng tháng và phải coi đây là một tiêu chí đánh giá kết quả thi đua hàng tháng. Đó cũng chính là điều kiện cần thiết để hoạt động kiểm sốt thực sự có hiệu lực và hiệu quả. Ngược lại, khi chưa có nhận thức đầy đủ về HTKSNB và ý nghĩa của nó đối với hoạt động của đơn vị thì những yếu tố cơ bản của mơi trường kiểm sốt sẽ khó được thiết lập một cách đầy đủ và thích hợp. Khi đó, hoạt động kiểm sốt chắc chắn khơng có hiệu quả. Chính vì vậy, việc trước tiên là phải nâng cao nhận thức về HTKSNB cho đội ngũ cán bộ quản lý, đặc biệt đối với cán bộ lãnh đạo của bệnh viện.
+ Nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ bố trí sắp xếp cơng việc cho hợp lý.
Nhân sự là vấn đề đặc biệt cần quan tâm, không chỉ ở chỗ con người là yếu tố quyết định của HTKSNB mà còn ở chỗ nguồn nhân lực ở bệnh viện còn nhiều bất cập với yêu cầu phát triển và con người cũng là chủ thể thực hiện các thủ tục kiểm sốt. Chính sách nhân sự về tuyển dụng vẫn cịn có cán bộ trình độ chun
môn nghiệp vụ chưa đáp ứng được nhu cầu, chưa thu hút được cán bộ có kinh nghiệm và đội ngũ cán bộ trẻ được đào tạo tại các trường đại học chính quy.
Để khắc phục các vấn đề trên, Bệnh viện cần xây dựng đội ngũ cán bộ quản lý theo các giải pháp sau:
• Nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ, năng lực điều hành lãnh đạo.
• Đào tạo và đào tạo lại nhằm nâng cao chất lượng cán bộ cả về chuyên môn nghiệp vụ và phẩm chất đạo đức.
• Đào tạo và tiếp nhận cán bộ có trình độ về KSNB.
• Thiết kế một HTKSNB, để các khoa phịng có thể kiểm sốt được mọi hoạt động của nhau. Như phịng TCKT có thể kiểm sốt được các hoạt động của các khoa phòng và các khoa phịng khác có thể kiểm sốt ngược lại được phịng TCKT.
• Thành lập thêm một ban kiểm soát nội bộ chịu sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc bệnh viện và có thể kiểm sốt tồn bộ mọi hoạt động của bệnh viện theo sơ đồ sau:
Tuyển dụng và bổ sung nguồn nhân lực đặc biệt là nhân viên phịng tài chính kế tốn, bổ sung thêm nhân viên phịng tài chính kế tốn.
Bố trí cơng việc cho cán bộ viên chức phịng tài chính kế tốn hợp lý để đảm bảo các kế tốn có thể kiểm sốt được lẫn nhau.
+ Thiết lập công tác điều hành và kiểm sốt thơng qua các văn bản hướng dẫn cụ thể, kịp thời, cơng khai để từ đó hồn thiện cách thức tổ chức thực hiện cho đơn vị một cách có hợp lý nhằm tạo ra một trường kiểm sốt chặt chẽ, linh hoạt.
+ Nâng cao chất lượng công tác kế hoạch.
Công tác kế hoạch là một khâu quan trọng trong q trình thực hiện một cơng việc. Nếu lập kế hoạch chu đáo, cẩn thận, chi tiết thì khơng chỉ thực hiện hiệu quả cơng việc mà cịn kiểm sốt được các hoạt động bất thường xảy ra. Do vậy, công tác lập kế hoạch phải đi vào thực chất, hạn chế tình trạng hình thức, đối phó, khơng sát thực tế bằng cách nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ xây dựng kế hoạch
như đào tạo và đào tạo lại, bố trí cán bộ có trình độ năng lực và kinh nghiệm thực tiễn để xây dựng kế hoạch một cách chi tiết, có tính khả thi cao.
4.2.2.2. Hồn thiện đánh giá rủi ro
Hiện nay, công tác quản trị rủi ro của Bệnh viện chưa được quan tâm. Rủi ro có thể đến từ bên trong và bên ngoài đơn vị. Một số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác đánh giá rủi ro phải thực hiện như sau:
Trong công tác nhận dạng rủi ro.
Để nhận dạng rủi ro bên trong:
• Duy trì thường xun các cuộc họp giữa các phòng ban/ khoa với Ban Giám Đốc để phát hiện rủi ro kịp thời.
• Thường xuyên kiểm tra việc thực hiện quy chế đối với cán bộ và nhân viên các phòng ban.
Để nhận dạng rủi ro bên ngồi:
• Bệnh viện cần liên tục cập nhật những thay đổi văn bản, quy định của Nhà nước về kinh tế, chính trị, xã hội...và nhu cầu việc làm thơng qua các cuộc khảo sát.
• Thường xuyên tổ chức các buổi hội thảo để nắm bắt nhu cầu người bệnh cũng như xu hướng nghề nghiệp để nhận dạng rủi ro trong công tác khám chữa bệnh.
Trong công tác đánh giá rủi ro.
Bệnh viện chỉ có thể hạn chế rủi ro xảy ra ở mức thấp nhất chứ không thể loại bỏ hết rủi ro. Do đó, ban lãnh đạo trước hết cần đánh giá khả năng xảy ra rủi ro và mức độ ảnh hưởng của rủi ro đến mục tiêu của Bệnh viện, cụ thể:
• Đánh giá rủi ro bên ngồi: cần thường xun có những buổi nói chuyện với các chuyên gia trong lĩnh vực y tế, lĩnh vực quản trị rủi ro để có thể đánh giá những rủi ro Bệnh viện có thể gặp phải và mức độ tác động của nó.
• Đánh giá rủi ro bên trong: Ban Giám Đốc bệnh viện cần tìm hiểu nguyên nhân của các rủi ro, đánh giá xem rủi ro ảnh hưởng đáng kể hay không đáng kể đến mục tiêu của đơn vị, từ đó có biện pháp kiểm sốt tốt hơn.
Trong công tác lựa chọn biện pháp đối phó rủi ro.
Sau khi xác định và đánh giá các rủi ro có thể ảnh hưởng đến hoạt động của bệnh viện, bạn có thể chọn các biện pháp giảm thiểu rủi ro, như các biện pháp giảm thiểu dựa trên loại rủi ro và mức độ ảnh hưởng của rủi ro. Bệnh viện không thể tránh rủi ro vì đây là một đơn vị phi sản xuất hoạt động vì lợi ích của cộng đồng và chia sẻ rủi ro cho các đơn vị khác.
Tóm lại, để quản lý rủi ro đúng cách, các bệnh viện phải xây dựng các biện pháp để đảm bảo tất cả nhân viên nhận thức được các rủi ro liên quan đến rủi ro, cũng như các giới hạn rủi ro tối thiểu mà đơn vị có thể chấp nhận. Đồng thời, hội đồng quản trị cần đưa ra một quy trình tồn diện để xác định, đánh giá và quản lý rủi ro.
4.2.2.3. Hoàn thiện hoạt động kiểm soát
Trên cơ sở những quy chế kiểm soát do Bộ Y tế ban hành, Bệnh viện cần cụ thể hố các quy trình kiểm sốt trên cơ sở đánh giá, phân tích rủi ro đối với các lĩnh vực hoạt động nghiệp vụ cơ bản như: Báo cáo tài chính, tài sản, tiền vốn, sử dụng nguồn lực... Trong quá trình hoạt động, Bệnh viện có nhiều loại rủi ro khác nhau, vì vậy, nhiệm vụ của KSNB là phải phát hiện và ngăn chặn các rủi ro đó. Những nguyên tác cơ bản như sau:
Không để một cá nhân nào trong bệnh viện được thực hiện từ đầu đến cuối (khép kín) một hoạt động nào đó. Như trong khâu mua sắm vật tư, khơng được để bộ phận trực tiếp sử dụng vật tư đi mua, mà các bộ phận này chỉ được lập kế hoạch và sau khi kế hoạch được giám đốc phê duyệt, phòng vật tư chịu trách nhiệm đi lấy 3 báo giá vật tư, phịng tài chính kết hợp cùng các phịng khoa có nhu cầu mua, kiểm tra báo giá và quy cách vật tư, nước sản xuất.... Sau đó hội đồng họp chọn và giám đốc ra quyết định chọn mua. Giao cho phòng vật tư chịu trách nhiệm đi mua.
Khi bàn giao nhập kho phải có ban kiểm tra bao gồm 4 phịng khoa (Tài chính kế tốn, Khoa, Thủ kho, phịng vật tư).
+ Thực hiện nguyên tắc kiểm sốt kép, tức là phải có người kiểm tra cơng việc của người khác thực hiện.Trong quá trình mua sắm vật tư, trang thiết bị thực hiện khơng để một cá nhân khép kín một khâu, đã tạo ra cho các phịng khoa kiểm sốt được cơng việc của nhau, tránh được thất thốt vật tư, tiền vốn.
+ Thực hiện phân cấp quyền hạn, trách nhiệm rõ ràng, cụ thể và chỉ được phép thực hiện trong phạm vi đã được quy định, nếu vượt phải báo cáo người có thẩm quyền.
Để nâng cao hơn nữa hiệu lực, hiệu quả của HTKSNB, Bệnh viện cần hoàn thiện các thủ tục KSNB theo các giải pháp sau:
- Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát của tổ chức hệ thống kế toán.
Tổ chức hệ thống tài chính kế tốn thực hiện cả ba hình thức kiểm sốt trước, trong và sau nghiệp vụ kinh tế. Ngồi chức năng thơng tin, kế tốn phải thực hiện chức năng kiểm tra, kiểm sốt tình hình chấp hành dự tốn thu chi; tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế và các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước; kiểm tra việc quản lý, sử dụng các loại vật tư, tài sản công ở đơn vị; kiểm tra tình hình chấp hành kỷ luật thu nộp ngân sách, chấp hành kỷ luật thanh toán và các chế độ, chính sách tài chính của nhà nước.
Các chức năng kiểm sốt kế tốn được tích hợp, liên kết chặt chẽ với các chức năng thông tin trong chu trình kế tốn và trong 4 nội dung của hệ thống kế toán: chứng từ kế toán, tài khoản kế tốn, sổ kế tốn, tình trạng quyết tốn. Do tầm quan trọng của kế toán trong HTKSNB, phần này cần quy định việc kiểm tra của kế toán trong cả 4 nội dung của hệ thống kế toán, trong đó quan trọng nhất là kiểm tra chứng từ kế tốn. Nội dung cụ thể như sau:
+ Trình tự luân chuyển, kiểm tra, xét duyệt chứng từ kế toán:
Bước 1: Mọi chứng từ kế tốn từ bên ngồi hay do nội bộ đơn vị lập đều tập trung tại bộ phận kế tốn. Kế tốn để xác minh tính hợp pháp và hiệu lực của các tài liệu kế toán: các tài liệu kế toán được chuẩn bị theo mẫu quy định? Việc bao gồm các phiếu giảm giá có nội dung, tính chất và mức độ chính xác của các giao dịch
kinh tế xảy ra và được pháp luật cho phép; Là người có trách nhiệm và con dấu của đơn vị đã ký đầy đủ? Các tài liệu có được chỉ định đầy đủ và nhanh chóng trong các yếu tố, tiêu chí và quy tắc liên quan đến phương pháp sản xuất của từng loại phiếu giảm giá không? Xác minh tuân thủ các quy tắc quản lý nội bộ, quy tắc kiểm toán, những phê duyệt tài liệu kế toán.
Đối với những chứng từ kế tốn lập khơng đúng thủ tục, nội dung và con số khơng rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại hoặc báo cho nơi lập chứng từ biết để làm lại, làm thêm thủ tục và điều chỉnh.
Bước 2: Chứng từ sau khi trải qua kiểm tra bước 1 đảm bảo đúng quy trình sẽ được trình lãnh đạo đơn vị (Ban Giám đốc) xét duyệt.
Bước 3: Chứng từ thu chi là chứng từ được lãnh đạo xét duyệt và là căn cứ để ghi sổ kế tốn.
Trình tự luân chuyển chứng từ qua ba bước này phát huy được chức năng kiểm tra, kiểm soát của kế toán, giúp Giám đốc kiểm soát hoạt động tài chính đúng pháp luật, đúng quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị, đảm bảo sự khách quan và nề nếp trong cơng tác quản lý tài chính kế toán của đơn vị.