CHƯƠNG 2 : TỔNG QUAN CÁC NGHIÊN CỨU VÀ CƠ SỞ LÝ THUYẾT
2.3 Cơ sở lý thuyết
2.3.3 Chức năng của dự toán
Ở những nội dung đầu, tác giả cũng đã đề cập đến vai trị và giá trị của cơng tác dự toán đối với việc hỗ trợ cho các nhà quản lý thực hiện chức năng quản trị của họ. Trong nội dung của đề tài nghiên cứu, tác giả đề cập những chức năng quan trọng của hoạt động dự tốn trong hoạt động tài chính của tổ chức, cụ thể:
Chức năng hoạch định: Dự tốn đóng vai trò hoạch định, giúp xác định các mục
tiêu, nhiệm vụ cho từng cá nhân, bộ phận trong cùng một tổ chức. Từ đó, các nhà quản lý có cơ sở vạch ra những mục tiêu hướng đi cụ thể vì lợi ích chung của tổ chức cũng như dễ dàng ứng phó xử lý, điều chỉnh khi hoạt động của tổ chức bị chệch hướng (Grossman, Livingstone, 2009).
Chức năng tổ chức – điều hành: Đối với chức năng này của hoạt động dự tốn có
thể biểu hiện rõ trong cơng tác dự tốn nguồn thu học phí tại đơn vị Trường học là sự huy động và phân phối các nguồn lực thực hiện cùng hướng đến mục tiêu chung của đơn vị. Công tác tổ chức – điều hành thông qua những công việc, nhiệm vụ cụ thể, trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng cho từng thành viên hoặc bộ phận. Dự toán là cơ sở cho triển khai hoạt động (Grossman, Livingstone, 2009).
Chức năng kiểm soát: Dự tốn đóng vai trị như một thước đo, là cơ sở cho sự so
đó hoạt động dự tốn là cơ sở để giám sát hoạt động của tổ chức trong từng thời kỳ nhất định (Grossman, Livingstone, 2009).
Chức năng ra quyết định: Việc ra một quyết định mang tầm ảnh hưởng quan trọng đến lợi ích hoạt động của tổ chức phải căn cứ trên những nền tảng thơng tin vững chắc. Dự tốn giúp cho các nhà quản trị có thể đo lường, đánh giá chất lượng hoạt động của các cá nhân hoặc bộ phận thông qua các nhiệm vụ, mục tiêu được xác định cụ thể trong dự tốn. Thơng qua việc so sánh kết quả hoạt động thực tế đạt được với dự tốn đã xác định trước đó, nhà quản lý có thể đưa ra những quyết định thích hợp nhất (Grossman,
Livingstone, 2009).
Với những chức năng mà tác giả liệt kê ở trên, cho thấy dự toán đối với một tổ chức là rất quan trọng, gắn liền với hoạt động của các nhà quản lý, giúp họ có thể điều hành hoạt động của đơn vị một cách có hiệu quả.
2.3.4 Mơ hình lập dự tốn
Dự tốn có thể được lập theo ba mơ hình như: Mơ hình ấn định thơng tin từ trên xuống ( hay cịn gọi là Mơ hình dự tốn theo quy trình từ trên xuống), Mơ hình thơng tin phản hồi và Mơ hình thơng tin từ dưới lên (Mơ hình dự tốn theo quy trình từ dưới lên). Tuy nhiên, căn cứ theo phạm vi nghiên cứu của đề tài và ứng dụng thực tế tại Trường Cao đẳng Lý Tự Trọng TP.Hồ Chí Minh cho việc hồn thiện cơng tác dự tốn nguồn thu học phí, tác giả tập trung chủ yếu nghiên cứu và vận dụng cơ sở lý thuyết của hai mơ hình: Mơ hình thơng tin phản hồi và Mơ hình thơng tin từ dưới lên (Mơ hình dự tốn theo quy trình từ dưới lên) để chỉ ra những nhược điểm hạn chế và đề xuất thực hiện mơ hình lập dự toán mới để phù hợp với quy mô và chiến lược phát triển của Nhà trường trong giai đoạn mới.
Mơ hình thơng tin phản hồi: Theo mơ hình này thì việc lập dự toán được
- Các chỉ tiêu dự tốn được ước tính từ ban quản lý cao nhất của đơn vị mang tính
dự thảo, giao xuống cho các đơn vị trung gian. Trên cơ sở đó, cấp trung gian sẽ phân bổ lại cho các đơn vị cơ sở (Ray. H. Garrison, 2008);
- Các bộ phận quản lý cấp cơ sở sẽ căn cứ trên dự thảo ước tính của ban quản lý cấp cao để xem xét điều kiện của mình có thể đáp ứng thực hiện các chỉ tiêu dự tốn hay khơng, và bảo vệ trước bộ phận quản lý cấp cao hơn (Bộ phận quản lý cấp trung gian)
(Ray. H. Garrison, 2008);
- Bộ phận quản lý cấp trung gian sẽ tổng hợp lại các chỉ tiêu dự toán từ cấp cơ sở, kết hợp với tầm nhìn tổng quát và toàn diện hơn về hoạt động của cấp cơ sở, xác định các chỉ tiêu dự tốn có thể thực hiện được của bộ phận mình và bảo vệ trước bộ phần quản lý cấp cao hơn (Bộ phận quản lý cấp cao) (Ray. H. Garrison, 2008);
- Bộ phận quản lý cấp cao, dựa trên việc tổng hợp các chỉ tiêu dự toán từ cấp trung gian, kết hợp với những tầm nhìn tổng qt, đánh giá tồn diện hơn về hoạt dộng của đơn vị, hướng cho các bộ phận khác nhau đến việc thực hiện mục tiêu chung , xét duyệt thông qua các chi tiêu dự toán của bộ phận trung gian, bộ phận trung gian thơng qua cơ sở đó sẽ xét duyệt lại cho bộ phận cấp cơ sở (Ray. H. Garrison, 2008);
- Khi dự toán ở các bộ phận được xét duyệt thơng qua sẽ trở thành dự tốn chính thức định hướng cho hoạt động của kỳ kế hoạch (Ray. H. Garrison, 2008);
Đánh giá nhận xét mơ hình: Việc thực hiện mơ hình này sẽ kết hợp được trí tuệ,
kinh nghiệm của các cấp quản lý khác nhau, vừa kết hợp giữa tầm nhìn tổng qt và tồn diện của quản lý cấp cao và khả năng thực hiện của cấp quản lý trung gian và cấp cơ sở. Từ đó mà dự tốn được lập cho hoạt động của kỳ kế hoạch mang tính khả thi cao hơn. Tuy nhiên, ở một góc nhìn khác thì việc triển khai cũng mất khá nhiều thời gian cho nên các đơn vị khi áp dụng thực hiện mơ hình cần phải có lịch trình thực hiện cụ thể và nghiêm túc để đảm bảo tiến độ dự toán (Ray. H. Garrison, 2008).
Mơ hình thơng từ dưới lên: theo mơ hình này thì dự tốn được lập từ cấp
quản lý thấp nhất đến cấp quản lý cao nhất. Dự tốn ở bộ phận cấp nào thì do quản lý cấp đó đảm nhiệm và trình lên cấp trên, cụ thể như sau:
- Các bộ phận quản lý cấp cơ sở sẽ căn cứ vào khả năng, điều kiện thực tế của mình để xây dựng chỉ tiêu dự tốn cho phù hợp và sau đó sẽ trình lên cấp quản lý cao hơn (Bộ phận quản lý trung gian) (Ray. H. Garrison, 2008);
- Bộ phận quản lý cấp trung gian sẽ tổng hợp các chỉ tiêu dự tốn từ cấp cơ sở trình lên, tổng hợp các chỉ tiêu dự tốn của bộ phận mình để trình lên bộ phận quản lý cấp cao (Ray. H. Garrison, 2008);
- Bộ phận quản lý cấp cao tổng hợp các chỉ tiêu dự toán các cấp trung gian kết hợp với tầm nhìn tổng qt tồn diện, hướng các bộ phận thực hiện mục tiêu chung, tiến hành xem xét phê duyệt dự tốn cấp trung gian. Trên cơ sở đó, cấp trung gian sẽ phê duyệt lại dự toán cấp cơ sở (Ray. H. Garrison, 2008).
Đánh giá nhận xét mơ hình: Mơ hình này khắc họa được trách nhiệm của từng bộ
phận trước những dự tốn mà mình đưa ra, hơn nữa số liệu cung cấp cũng đảm bảo được tính chính xác và thực tế, đồng thời mơ hình này rất phù hợp với những tổ chức có sự phân quyền trong quản lý. Tuy nhiên, do dự toán được lập từ cấp cơ sở nên thường sẽ có xu hướng họ xác lập các chỉ tiêu dự toán dưới khả năng thực hiện của mình nhằm dễ dàng đạt được mui tiêu đề ra, điều này đã hạn chế rất nhiều trong việc khai thác và phát huy thế mạnh tiềm lực của tổ chức. Vì thế, các nhà quản lý cấp cao phải rất thận trọng trong việc kiếm tra kĩ lưỡng, cân nhắc trước khi phê duyệt dự tốn tự định từ cấp dưới. (Xem hình
Nói tóm lại, mỗi mơ hình đều sở hữu những ưu nhược điểm riêng. Do đó, việc lựa chọn vận dung mơ hình dự tốn nào là tùy thuộc vào tình hình cụ thể, năng lực thực hiện, đặc điểm cũng như yêu cầu quản lý sao cho phù hợp với những biến động thực tế trong hoạt động của tổ chức.
2.3.5 Các phương pháp lập dự toán
Có ba phương pháp lập dự toán và được sử dụng chủ yếu đó là phương pháp truyền thống, phương pháp lập theo chương trình và phương pháp lập từ zero. Tuy nhiên, tác giả tập trung nghiên cứu ở hai phương pháp dự toán là phương pháp truyền thống và phương pháp lập từ zero để chỉ ra những hạn chế trong cách thức thực hiện của Trường Cao đẳng Lý Tự Trọng TP.Hồ Chí Minh và đề xuất thực hiện phương pháp dự toán phù hợp với thực tế mà đơn vị cần triển khai.
- Phương pháp truyền thống: phương pháp này xác định các chỉ tiêu dự toán dựa trên kết quả thực tế của kỳ liền trước và điều chỉnh theo tỷ lệ tăng trưởng và tỷ lệ lạm phát dự kiến. Ưu điểm của phương pháp là dễ thực hiện, dễ sử dụng, xây dựng tương đối ổn định. Tuy nhiên, đối với công tác dự báo cho số thu của đơn vị nói riêng và dự toán tổng
Quản lý cấp cao Quản lý trung gian Quản lý trung gian Quản lý cấp thấp Quản lý cấp thấp Quản lý cấp thấp Quản lý cấp thấp
Hình 2.1: Sơ đồ mình họa mơ hình dự tốn thơng tin từ dưới lên
thể nói chung thì phương pháp thiếu những cơ sở thông tin khác nhau làm nền tảng cho việc dự báo phục vụ dự tốn, từ đó các nhà quản lý khơng có nhiều thơng tin để ứng phó những phát sinh làm ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của đơn vị, tính linh hoạt của phương pháp khơng cao (Trần Đình Phụng và cộng sự, 2009).
- Phương pháp lập từ zero (ZBB): Phương pháo này thực hiện ngược lại với
phương pháp truyền thống, các thơng tin về chỉ tiêu dự tốn được xây dựng dựa trên con số khơng, có nghĩa là đối với ZBB thì các nhà quản lý và các bộ phận tham gia dự toán đều phải xây dựng dựa trên thực tế hoạt động của đơn vị tại thời điểm kỳ kế hoạch mà tiến hành phân tích, đánh giá những dự báo, dấu hiệu ảnh hưởng đến các chỉ tiêu dự toán và mục tiêu hoạt động của tổ chức trong kỳ kế hoạch, đòi hỏi các báo cáo đánh giá đó phải được thực hiện nghiêm túc đảm bảo tính chuẩn xác cao, từ đó các nhà quản lý và bộ phận tham gia dự toán sẽ hoạch định chiến lược phát triển và đề xuất những chỉ tiêu dự toán mong đợi. Ưu điểm của phương pháp là cung cấp cho các nhà quản lý cái nhìn bao quát hơn về tình hình dự tốn cho kỳ kế hoạch, khơng lệ thuộc vào số liệu cũ, đánh giá các yếu tố một cách độc lập nhằm cung cấp cho nhà quản lý những thông tin chuẩn xác phục vụ đưa ra quyết đinh về những chỉ tiêu xây dựng dự tốn, làm tăng tính khả thi của dự tốn. Tuy nhiên, với phương pháp này thì địi hỏi về thời gian thực hiện khá dài, chi phí thực hiện cao, các thành viên tham gia dự toán phải chịu áp lực lớn và nổ lực khi triển khai thực tế (Trần Đình Phụng và cộng sự, 2009).
Nhìn chung, với hai phương pháp lập dự toán mà tác giả nghiên cứu và tìm hiểu cho thấy tùy vào thời điểm, chiến lược phát triển, quy mô và cách thức quản lý mà các tổ chức lựa chọn cho mình phương pháp thực hiện phù hợp nhằm đạt được những hiệu quả về tài chính nói riêng và hoạt động tổng thể của đơn vị nói chung. Đối với đơn vị Trường Cao đẳng Lý Tự Trọng TP.Hồ Chí Minh, trong tiến trình xây dựng và hồn thiện khơng ngừng thì yếu tố chấp nhận thay đổi để phát triển là điều rất quan trọng, chính vì lý do đó việc hồn thiện thay đổi phương pháp dự tốn tại đơn vị trong giai đoạn hiện nay cũng là vấn đề nên xem xét, ở nội dung này sẽ được tác giả phân tích cụ thể ở các chương tiếp
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Trên cơ sở hệ thống lại các nghiên cứu và bài báo khoa học trước đây mà tác giả đã sưu tầm và tham khảo nhằm phục vụ việc xây dựng cho bài nghiên cứu những phương pháp, giải pháp thực hiện sao cho đạt được hiệu quả mong muốn, đồng thời trên tinh thần nghiên cứu và tập hợp các cơ sở lý thuyết liên quan làm tiền đề cho tác giả lý luận và dự đoán những nguyên nhân tác động, đề xuất các giải pháp cho những thực trạng đang tồn tại trong cơng tác dự tốn nguồn thu học phí tại đơn vị. Nội dung chương 2 cũng đã chỉ ra được những ưu nhược điểm ở các phương pháp lập dự tốn, mơ hình lập dự tốn cũng như giá trị và tầm quan trọng của cơng tác dự tốn nguồn thu nói riêng và cơng tác dự tốn tổng thể nói chung đối với tiến trình xây dựng và phát triển của một tổ chức.
CHƯƠNG 3: KIỂM CHỨNG VẤN ĐỀ CẦN GIẢI QUYẾT VÀ DỰ ĐOÁN NGUYÊN NHÂN TÁC ĐỘNG
3.1 Kiểm chứng vấn đề cần giải quyết 3.1.1 Tóm lược phương pháp nghiên cứu 3.1.1 Tóm lược phương pháp nghiên cứu
Phương pháp thu thập dữ liệu: Tác giả sử dụng phương pháp nghiên cứu tài liệu
và thảo luận nhóm với các quản lý là trưởng các đơn vị và các thành viên trong BGH có liên quan đến cơng tác dự tốn nguồn thu học phí, các CB-NV phịng KH-TC. Cụ thể:
Nghiên cứu tài liệu: Tác giả thu thập các bảng đánh giá cơng tác kế tốn tại
Trường Cao đẳng Lý Tự Trọng TP. Hồ Chí Minh phục vụ cho Kiểm định chất lượng ISO 9001:2015 năm 2018 của trường để xây dựng bảng câu hỏi thảo luận nhóm.
Thảo luận nhóm: Tác giả tiến hành thảo luận nhóm với các thành viên là BGH
nhà trường, các trưởng phòng KH-TC, TS-ĐT, CTCT-HSSV và các nhân viên phòng KH-TC để kiểm chứng về thực trạng mà tác giả đã nêu ra ở các phần trước.
3.1.2 Kiểm chứng vấn đề cần giải quyết
Để làm rõ và chứng minh cho sự tồn tại của các vấn đề thực trạng đã nêu ở cuối chương 1, tác giả tiến hành thảo luận nhóm với các thành viên chủ chốt. Các câu hỏi và câu trả lời được tổng hợp phục vụ cho mục tiêu minh chứng việc tác giả đưa ra những thực trạng trong công tác lập dự tốn nguồn thu học phí hằng năm tại đơn vị là có căn cứ. dựa trên ba câu hỏi thảo luận như sau (Tham khảo phụ lục 3.1):
1. Phương pháp lập dự toán theo kiểu truyền thống tại đơn vị hiện nay có những ưu, nhược điểm nào cần khắc phục cho phù hợp với thực tế hiện nay?
2. Hiệu quả và giới hạn của mơ hình dự tốn hiện nay của Nhà trường? Ý kiến của các thầy cô về sự thiếu đồng thuận trong quan điểm xét duyệt chỉ tiêu dự toán, khai thác năng lực nhân sự, khai thác thơng tin dự báo nguồn thu học phí,… có là vấn đề trở ngại của mơ hình?
3. Quy trình thực hiện cơng tác dự toán hiện nay tại đơn vị như thế nào? Quy trình có khó khăn, bất tiện gì khi triển khai hay khơng?
4. Dựa trên số liệu báo cáo so sánh về số thu học phí thực tế và số thu học phí dự tốn, các thầy/cơ đánh giá như thế nào về thực trạng và tính hiệu quả của cơng tác dự tốn thu học phí? Thực trạng đó đã gây những trở ngại gì trong hoạt động của đơn vị?
Bảng 3.1. Kết quả thảo luận nhóm
Câu hỏi Tổng hợp nội dung trả lời
thống nhất
Một số ý kiến khác bổ sung cho câu trả lời
Câu hỏi 1 Các thành viên trong
nhóm thảo luận thống nhất câu trả lời là phương pháp dự toán truyền thống, cách làm này được kế thừa theo những người làm trước đây để lại rồi áp dụng tới tận bây giờ.
Ưu điểm: Triển khai
thực hiện nhanh, không mất nhiều thời gian, dễ thực hiện, khơng tốn nhiều chi phí thực hiện dự toán, đặc biệt là dự toán số thu học phí hằng năm tại đơn vị.
Về nhược điểm của phương pháp truyền thống mà Nhà trường vẫn đang áp dụng là hiệu quả mang lại chưa cao, chỉ tiêu dự tốn nguồn thu học phí dựa trên số lượng SV