CHƢƠNG 5 : GIẢI PHÁP THỰC HIỆN VÀ KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG
5.2. Kế hoạch hành động
Về mặt tổ chức phải thực hiện:
- Về bộ phận kế toán : Bắt đầu chuẩn bị hệ thống máy tính hiện đại, với các
kiệm thời gian, chính xác, truy xuấ ột cách dễ dàng, kịpthời và bắt đầu thử nghiệm đầu năm 2020
- Nguồn lực cần chuẩn bị: Đào tạo và phổ biến kiến thức cho toàn thể cán bộ,
nhân viên quản lý đặc biệt là nhà quản trị cấp cao hiểu về hệ thống (ABC), tuyển thêm cán bộ quản lý có chun mơn về hệ thống (ABC) để đảm bảo cho kế hoạch hành động
vào đầu năm 2020 vì các nhà quản lý địi hỏi phải có nhận thứ ợp
vớ ản lý hiện đại và khả năng sử dụng thành thạo công nghệ tin học để xử
lý và cung cấp thơng tin, từ đó có kế hoạ tư phù hợp với khả năng thực tế của côngty. Nhà quản trị cấp cao là người ra quyết định thực hiện mục tiêu giúp cho doanh nghiệp đạt được các mục tiêu mong đợi trong nhiều lĩnh vực, trong đó có cả việc áp dụng và áp dụng thành công (ABC). Do vậy, áp dụng hệ thống (ABC) khơng thể thiếu vai trị của các nhà quản lý cấp cao cho nên, các quản lý cấp cao cần quan tâm hơn về vai trò của họ trong sự áp dụng (ABC) vào trong danh nghiệp. Để có được sự hỗ trợ và mức độ tham gia của quản lý cấp cao thì trước hết các nhà quản lý cấp cao cảm thấy lợi ích của hệ thống (ABC) mang lại cho doanh nghiệp vì vậy, các lãnh đạo doanh nghiệp quản lý cấp cao cần phải tìm hiểu nhiều hơn về lợi ích, cách áp dụng, vận hành (ABC) qua các bài nghiên cứu trong và ngoài nước, các buổi hội thảo hay thậm chí là học tập kinh nghiệm từ các doanh nghiệp đã và đang áp dụng thành cơng. Từ đó, họ có thể hỗ trợ và tham gia vào việc áp dụng (ABC).
- Về phía chủ doanh nghiệp : Cần hỗ trợ, cung cấp những nguồn lực, sự hỗ trợ
đầy đủ và thích hợp về vật chất, tài chính, chiến lược, kiến thức, nhân lực, kinh nghiệm để xây dựng các bước cần thiết trong việc áp dụng (ABC). Với những sự hỗ trợ thích hợp như vậy, các nhà quản lý cấp cao sẽ giảm thiểu những khó khăn trong quy trình bắt đầu áp dụng. Nhà quản lý cấp cao cần phải dành thời gian để tham gia vào dự án áp dụng (ABC) và thể hiện sự cam kết với dự án. Cụ thể, quản lý cấp cao cấp giành thời gian để lên kế hoạch, kiểm soát, đánh giá và thiết lập chế độ khen thưởng trong suốt quá trình áp dụng (ABC). Trong doanh nghiệp, những nhà quản lý cấp cao có ảnh
hưởng trực tiếp và gián tiếp đến các nhà quản lý cấp thấp hơn và những quản lý bộ phận, cần có những sự tác động trực tiếp và gián tiếp đến những quản lý thấp hơn mình như tổ chức các buổi trao đổi về (ABC), giải đáp các thắc mắc hoặc giải quyết các mâu thuẫn trong quá trình áp dụng đồng thời xây dựng những chính sách khen thưởng, đánh giá hợp lý để khích lệ những nhà quản lý khu vực, bộ phận tham gia, đóng góp vào việc áp dụng (ABC).Trong quá trình triển khai hệ thống kế tốn (ABC) tại Cơng ty, nhiều thông tin cần thiết vẫn chưa được thu thập hoặc chưa được tổ chức phù hợp với hệ thống (ABC), Vì vậy, để hệ thống (ABC) vận hành tốt, cần tổ chức lại hệ thống thông tin cho phù hợp nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí và làm tăng độ chính xác của thơng tin. Vì vậy, khi các trung tâm hoạt động đã được xác định, thông tin ban đầu cần được tập hợp và theo dõi cho từng hoạt động, thay vì tập hợp chung cho nhiều hoạt động như hiện nay.
Về mặt chuyên môn phải thực hiện:
- Huấn luyện và đào tạo (ABC) cần được thực hiện từ quá trình thiết kế, áp dụng và sử dụng hệ thống này.
- Việc đào tạo như vậy sẽ giúp cho các nhân viên không cảm thấy thiếu tự tin khi áp dụng một hệ thống phức tạp như (ABC) và giúp các nhân viên không cảm thấy bị áp lực khi thích nghi với (ABC)
- Xây dựng kế hoạch và thành lập một nhóm chuyên biệt trong việc huấn luyện và đào tạo trong thiết kế và sử dụng (ABC)
- Trong q trình sử dụng và áp dụng, cần có những buổi trao đổi kinh nghiệm, học hỏi với các chuyên gia.
- Cần có sự kết hợp giữa sự tham gia và hỗ trợ của quản lý cấp cao để cung cấp các nguồn lực, công cụ, tài liệu, thời gian và kế hoạch cho công tác huấn luyện và đào tạo.
- Những nhà quản lý cấp cao cũng phải lên kế hoạch sắp xếp và đào tạo để các nhân viên đều được đào tạo về (ABC)
- Đối với các buổi đào tạo, những nhà quản lý cấp cao cần cung cấp đủ các công cụ như phòng ốc, trang thiết bị, máy chiếu... để phục vụ cho công tác đào tạo
- Doanh nghiệp cần phải quan tâm đến việc triển khai (ABC) cho toàn doanh nghiệp, cho nên, sau khi mơ hình (ABC) đã đi vào hoạt động tại doanh nghiệp thì cần được chuẩn hóa các biểu mẫu, quy trình, ghi nhận lại những bước thực hiện.
- Trước hết hệ thống kế toán (ABC) cần được sự hỗ trợ của tất cả các cấp quản trị trong Công ty, đặc biệt là từ ban giám đốc.Tất cả nhân viên, người trực tiếp tham gia vào hệ thống (ABC) cần được đào tạo để có kiến thức đầy đủ về hệ thống để giúp họ hiểu được vai trò và trách nhiệm của họ.
- Về mặt nguồn nhân lực : Hệ thống kế tốn (ABC) khơng phải là một mơ hình
cứng ngắc, trong q trình ứng dụng cũng có sự thay đổi về mối quan hệ của các tiêu thức phân bổ, các trung tâm chi phí vì vậy địi hỏi người sử dụng phải có kiến thức sâu về phương pháp (ABC) và hiểu biết về kế toán quản trị do vậy doanh nghiệp cần đào tạo về hệ thống kế toán (ABC) cho nhân viên kế toán đồng thời tuyển dụng thêm nhân viên có kiến thức sâu về phương pháp (ABC) để phát triển hệ thống kế toán quản trị, ngồi ra doanh nghiệp cũng cần có sự ủng hộ của ban lãnh đạo cơng ty, đó là nhân tố quyết định đến sự thành công của việc ứng dụng hệ thống (ABC) vàodoanh nghiệp, bởi nếu ban quản trị cấp cao khơng hỗ trợ, thì những bộ phận cấp dưới vẫn không chịu thay đổi mà cứ vẫn tiếp tục phương pháp cũ mà không quan tâm đến việc sử dụng phương pháp (ABC) do tâm lý ngại thay đổi, sợ không đủ năng lực thực hiện hệ thống (ABC) sẽ bị mất chức, sợ bị sa thải...vì vậy doanh nghiệp cũng cần tác động đến tâm lý nhân viên cấp dưới để họ yên tâm làm việc hơn.
Quy định trách nhiệm và sự hợp tác giữa các bộ phận, các nhóm làm việc
- Để vận dụng thành cơng phương pháp (ABC) địi hỏi phải có sự hợp tác giữa các phòng ban trong doanh nghiệp cũng như tinh thần làm việc nhóm, bản thân nội bộ
doanh nghiệp phải hợp tác và ủng hộ nếu khơng có sự ủng hộ từ các bộ phận khác thì (ABC) khó ứng dụng thành cơng trong tổ chức. Đây cũng chính là vấn đề thuộc về cơ cấu tổ chức cũng như văn hóa trong doanh nghiệp.
- Như vậy, việc vận dụng hệ thống kế toán dựa trên cơ sở hoạt động (ABC) ngồi nhiệm vụ của phịng kế tốn, thì các phịng ban liên quan cũng phải phối hợp để đảm bảo việc vận dụng hệ thống (ABC) được vận hành đồng bộ và ăn khớp, các thông tin về chi phí được thu thập có hiệu quả, giải quyết được vấn đề khi áp dụng.
- Trách nhiệm phòng vật tƣ : Theo dõi các công đoạn phát sinh ra chi phí từ
việc thu mua vật tư và suốt trong quá trình xuất - nhập kho nhằm thu thập chính xác thơng tin về chi phí từng cơng đoạn đảm bảo chỉ tiêu về thu mua theo đúng kế hoạch đạt mục tiêu đề ra
- Trách nhiệm xƣởng sản xuất : Theo dõi chi tiết số giờ máy thực hiện trên mỗi
công đoạn và trên mỗi sản phẩm, thời gian nhân công thực hiện từng công đoạn và từng sản phẩm, thu thập nguồn phát sinh ra chi phí trên mỗi công đoạn và mỗi sản phẩm và báo cáo kịp thời cho bộ phận kế toán.
- Trách nhiệm của phòng kỹ thuật và thiết kế : Theo dõi thời gian thực hiện
đơn đặt hàng từng loại sản phẩm từ khâu sử lý đơn hàng đến khâu thiết kế tạo mẫu theo đơn hàng và kiểm tra tiêu chuẩn chất lượng theo yêu cầu đơn hàng.
- Mục tiêu phấn đấu: Đáp ứng được nhu cầu quản lý chi phí một cách hiệu quả
xác định chi phí đúng đối tượng và đúng nguồn phát sinh chi phí nhằm đưa ra mức giá phù hợp, gia tăng sự cạnh tranh các sản phẩm cùng ngành cũng như mở rộng thị phần và thơng tin chi phí cho nhà quản trị ra quyết định kinh doanh được hiệu quả.
- Tiêu chí đánh giá và thời gian thực hiện công việc: Dựa trên mức độ làm việc
trên một công việc cụ thể và thời gian để thực hiện công việc của từng cá nhân, hiệu quả cơng việc mà nhân viên đó thực hiện, mức độ hồn thành cơng việc ở tất cả các vị trí. Mức độ hồn thành cơng việc và thời gian thực hiện một công việc cụ thể là điều kiện để đánh giá đúng nhất về năng lực làm việc cũng như sự nỗ lực của mỗi nhân
viên, từ đó có thể triển khai kế hoạch đào tạo nâng cao kỹ năng và năng lực làm việc để mọi nhân viên đều có kỹ năng làm việc đảm bảo hiệu quả trong công việc.