Hoăn thiện công tâc quản lý câc khoản phảithu khâch hăng trín sổ sâch:

II. MỘT SỐ SUY NGHĨ NHẰM NĐNG CAO HIỆU QUẢ TÌNH HÌNH HẠCH TOÂN CÔNG NỢ NÓI CHUNG VĂ PHẢI THU KHÂCH HĂNG NÓI RIÍNG TẠ

1/Hoăn thiện công tâc quản lý câc khoản phảithu khâch hăng trín sổ sâch:

Hiện nay tại Công ty việc tổ chức theo dõi, quản lý câc khảon phải thu khâch hăng trín “Bảng tông hợp công nợ”. Bảng năy chỉ cung cấp thông tin về tín khâch hăng nợ, số phât sinh nợ, phât sinh có vă số dư đầu kỳ, cuối ky của câc khoản phải thu khâch hăng. Bảng tổng hợp công nợ của Công ty được trình băy như sau:

BẢNG TỔNG HỢP CÔNG NỢ QUÝ I NĂM 2002

Stt Tín đơn vị Số dư đầu kỳ Số PS trong kỳ Số dư cuối kỳ

Nợ Có Nợ Có Nợ Có

01 02

Công ty Kim Anh Trần Văn Hùng ... Tổng 300.130.400 14.202.446 ... 6.267.215.482 56.370.900 10.524.785.218 40.390.000 8.954.324.69 1 30.183.346 7.837.676.009

Qua bảng trín ta thấy thông tin “Bảng tổng hợp công nợ” không cho phĩp theo dõi số nợ quâ hạn của khâch hăng cũng như số nợ quâ hạn đê thanh toân vă còn lại chưa thanh toân. Do đó không cung cấp được thông tin đầy đủ về khoản nợ phải thu khâch hăng, gđy khó khăn trong công tâc quản lý, thu hồi nợ. Trong phần năy ta đưa ra biện phâp xđy dựng “Bảng theo dõi câc khoản phải thu khâch hăng” để quản lý, theo dõi khoản nợ phải thu khâch hăng đạt hiệu quả hơn.

Câch thức theo dõi phản ânh trín “Bảng theo dõi câc khoản phải thu KH” như sau:

Mẫu biểu hiện dựa trín “Bảng tổng hợp công nợ” nhưng có thím một văi phần nhằm cung cấp thông tin chi tiết về số liệu của khâch hăng. Trín cơ sở câc hóa đơn, câc chứng từ kế

toân phản ânh câc thông tin về câc khoản nợ của khâch hăng lín bảng theo dõi: STT, Tín khâch hăng, thời hạn thanh toân... (Xem trang sau).

Cột(1),(2): được ghi giống như bảng tổng hợp công nợ của Công ty. Cột (3): Số dư đầu kỳ của từng khâch hăng

Cột (4): Thời hạn chiết khấu

Cột năy được tính dựa văo tỷ lệ chiết khấu mă Công ty quy định cho khâch hăng. Giả sử tỷ lệ chiết khấu được định cho khâch hăng lă 0,7% nếu thanh toân sớm trong vòng 15 ngăy. Ví dụ: 05/12/2001 khâch hăng bắt đầu nợ thì thời hạn khâch hăng được chiết khấu lă từ 01/12/2001 đến 20/12/2001.

Cột (5), (6): ghi số tiền phât sinh, khi có nghiệp vụ phât sinh (có hóa đơn) thì kế toân ghi văo cột nợ, khi khâch hăng trả tiền thì ghi văo cột có.

Cột (7): Số tiền chưa đến hạn, cuối thâng khi tập hợp bảng kí nếu khâch hăng chưa trả tiền cho mình thì số phât sinh ở cột (5) sẽ lă số tiền chưa đến hạn.

Cột (8): Số tiền đến hạn thanh toân, cuối thâng nếu khâch hăng chưa trả tiền thì số dư kỳ trước sẽ lă số tiền đến hạn hoặc quâ hạn.

Cột (9): Số quâ hạn được tính như sau:

Ví dụ: Theo quy định của Công ty thời hạn thanh toân lă 30 ngăy, nếu đến ngăy thứ 31

khâch hăng chưa thanh toân thì xem đó lă khoản quâ hạn, hay nói câch khâc nợ thâng trước mă đến hết thâng sau chưa thanh toân thì lă nợ quâ hạn.

Cột (10): Số quâ hạn được thanh toân nghĩa lă trong kỳ phât sinh nghiệp vụ thu được nợ mă khỏan nợ năy đê lđu rồi vă đê được liệt kí văo khỏan nợ quâ hạn thì cột 10 năy ghi số tiền quâ hạn được thanh toân.

Cột (11): Số quâ hạn còn phải thanh tóan = Số quâ hạn - Số quâ hạn được thanh toân.

Với câch theo dõi như trín thì có thể cho Ban lênh đạo thấy được tình hình thu hồi nợ tại đơn vị mình nhất lă câc khoản nợ quâ hạn. Nếu nhìn văo cột tồn cuối kỳ năy thì lênh đạo có thể thấy được doanh nghiệp mình có tích cực thu hồi nợ hay không, còn nếu theo dõi như hiện nay của Công ty thì chỉ biết được số tiền còn nợ hay số chúng ta còn phải thu chứ không biết được số tiền năy lă nợ từ bao giờ.

Qua cơ sở những thông tin trín, cung cấp về số nợ cần thu hồi để từ đó có biện phâp đôn đốc, kế hoạch thanh toân nợ đúng hạn, nhă quản lý khi nhận thông tin năy sẽ soạn thảo một số “thư nhắc nhỡ” vă nội dung phải bao gồm những vấn đề quan trọng năo. Để phât huy tâc dụng của câc thư gởi cho khâch hăng, có thể soạn thảo “thư nhắc nhở” có nội dung vă đặc điểm chính sau:

- Khi nhận được thông tín số nợ gần đến hạn, nhă quản lý sẽ soạn thảo một số thư nhắc nhở tương ứng cho từng nhóm, nếu nhóm năo gần đến hạn thì chuẩn bị.

Mỗi lâ thư gởi cho khâch hăng cần thiết với một phong câch sao cho tạo được ấn tượng cho khâch hăng, lăm sao cho họ cảm nhận được đđy lă hạn chót của sự trì hoên, điều năy sẽ tâc động đến tđm lý của khâch hăng, nhất lă câc khoản nợ đê bắt đầu quâ hạn.

Tuyín bố cho khâch hăng biết rằng việc chậm thanh toân đê trở thănh nợ quâ hạn, điều năy lăm cho khâch hăng cảm nhận sự chiếm dụng bắt hợp phâp của mình từ đó có thể thúc đẩy việc thanh toân. Có thể tuyín bố rằng tăi khoản của khâch hăng đê bị kiểm tra, nếu như cố tình không thanh toân thì sẽ nhờ sự can thiệp của phâp luật phong tỏa tăi khoản của khâch hăng tại Ngđn hăng.

Bín cạnh đó, trong câc bức thư gởi cho khâch hăng cần chú ý một số điều sau:

- Trong câc bức thư đầu tiín Công ty chỉ cần đưa ra sự nhắc nhở, hơn nữa nó còn thể hiện sự quan tđm của Công ty đến khăch hăng

- Trước khi gởi thư nhắc nhở tiếp cho khâch hăng, cần phải có một khoản thời gian cho khâch hăng thanh toân, nếu sau một thời gian năo đó mă khâch hăng vẫn chưa thanh toân vă nợ đê bắt đầu quâ hạn thì gởi thư với tốc độ tăng dần.

- Sau khi âp dụng hết câc biện phâp vă câc thư nhắc nhở vẫn không lăm cho khâch hăng thanh toân nợ vă đê trở thănh nợ quâ hạn, nợ khó đòi thì Công ty nín nhờ sự can thiệp của luật phâp để thu hồi nợ. Tuy nhiín, đối với Công ty khi âp dụng biện phâp năy thì sẽ có tâc động mạnh hơn đối với biện phâp gọi điện thoại vă có thể chi phí thực hiện 2 biện phâp năy lă như nhau.