Chương 2 PHÂN TÍCH CÁ CU CẦU CỦA BÀI TỐN QUẢN LÝ
2.3. Bài toán ra quyết định
Dựa trên cơ sở vật chất và hạ tầng kĩ thuật của đơn vị, học viên nhận thấy có thể ứng dụng q trình ra quyết định vào cơng tác quản lí cán bộ viên chức nhà trường. Quá trình này được chia thành ba giai đoạn: (i) chuẩn bị dữ liệu và hệ thống thông tin về cán bộ viên chức của trường cao đẳng Công nghiệp Nam Định; (ii) quá trình ra quyết định trên những dữ liệu đã được giai đoạn (i) chuẩn bị; (iii) chuyển kết quả ra quyết định của hệ thống trợ giúp sang lãnh đạo nhà trường để phê chuẩn.
2.3.1. Chuẩn bị dữ liệu
Trong giai đoạn chuẩn bị dữ liệu, người ta cần phân tích, thiết kế và xây dựng cơ sở dữ liệu về công chức viên chức nhà trường. Cơ sở dữ liệu này được xem như cơ sở dữ liệu về nhân sự. Trong thời gian đầu, cơ sở dữ liệu nhân sự có ý nghĩa đối với bài toán thống kê, chưa thực sự giúp cho lãnh đạo nhà trường về cơng tác quản lí cán bộ.
Cơ sở dữ liệu được xây dựng theo mơ hình quan hệ. Lược đồ quan hệ được trình bày chi tiết trong chương 3.
2.3.2. Nhu cầu về ra quyết định
Trên hệ thống thông tin với cơ sở dữ liệu nhân sự đã được giai đoạn 1 tạo nên, lãnh đạo nhà trường cần ra các quyết định. Việc ra quyết định chính là cơng tác quản lí của lãnh đạo, hay nhà quản lí.
Hệ thống trợ giúp quyết định cho phép thực hiện các trợ giúp liệt kê dưới đây. Các trợ giúp có ý nghĩa cùng nhà quản lí, hay lãnh đạo nhà trường đưa ra quyết định cuối cùng. Trong trường hợp này, phần mềm máy tính là cơng cụ giúp cho con người ra quyết định quản lí.
1. Từ danh sách dữ liệu, thể hiện đồ hoạ của dữ liệu. Các dạng đồ hoạ như các cột, khoanh bánh, điểm 2 chiều… Các kết quả này trông giống như đồ thị thể hiện trong phần mềm bản tính điện tử.
2. Dựa trên dữ liệu của cơ sở dữ liệu nhân sự, cần đưa ra các bảng thống kê. Vai trò của bảng thống kê là liệt kê dữ liệu, giúp cho nhà quản lí nhận thấy dữ liệu thực tế, để quyết định của họ chính xác, hợp lí.
3. Trả lời câu hỏi what if. Câu đơn giản có thể là (i) “có bao nhiêu cán bộ, nếu lọc ra người trên 25 đến 30 tuổi, có học vị Thạc sĩ hoặc hơn ?”; (ii) nếu đối với cán bộ, viên chức mức lương là 4 triệu một tháng, đợt lễ cuối năm 2012 sẽ được trợ cấp 1 triệu, thì hết bao nhiêu tiền ? “; (iii) như câu (ii), nhưng nếu có 120 triệu thì có đủ khơng ?”. Trong câu hỏi này, các giá trị là tham số do nhà quản lí điều chỉnh. Chẳng hạn người ta khơng đủ tiền chi mỗi người một triệu, có thể giảm 500.000 đ/ người; nếu với mức này mà cịn tiền, người ta chỉnh lí 800.000 đ/ người.
Hình 2.2. Một số chức năng hệ thống trợ giúp 2.4. Kết luận 2.4. Kết luận
Chương này đã nêu hiện trạng cơng tác quản lí cán bộ và cơ sở vật chất, cùng hạ tầng kĩ thuật của trường Cao đẳng Công nghiệp Nam Định. Bài tốn trợ giúp quyết định địi hỏi hai giai đoạn.
Chi tiết về nội dung của giai đoạn trợ giúp quyết định, cùng cơ sở dữ liệu về cán bộ viên chức nhà trường được trình bày chi tiết trong chương sau của luận văn.
Chương 3. TRỢ GIÚP QUYẾT ĐỊNH VỀ NHÂN SỰ
Chương 3 sẽ chi tiết bài toán đã trình bày trong chương trước. Các giai đoạn phân tích, thiết kế và xây dựng cơ sở dữ liệu nhân sự về cán bộ, viên chức sẽ được trình bày, cùng với một số chức năng của bài toán trợ giúp quyết định.
3.1. Thiết kế hệ thống dữ liệu
Hoạt động các trường bao gồm một số công đoạn sau:
Quản lý hồ sơ nhân sự, quản lý thi đua… và khi đến hết năm sẽ tổ chức bình bầu khen thưởng đối với các cơng chức, viên chức có những thành tích xuất sắc trong năm học.
Cơng việc cập nhật các hoạt động của trường được thực hiện trên máy tính sẽ giúp cho cơng tác quản lý được nhanh chóng và khơng mất thời gian cũng như công sức của người quản lý. Và dựa vào máy tính việc quản lý sẽ gọn khơng cồng kềnh như thực hiện các công việc quản lý bằng các phương pháp thủ công. Các thông tin đưa ra nhanh chóng và chính xác giúp cho nhà quản lý có quyết định được chính xác và cơng bằng.
3.2. Phân tích hệ thống trợ giúp quyết định trong quản lý
3.2.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh
3.2.2. Sự phân rã chức năng
Sơ đồ phân rã chức năng cho ta cái nhìn tổng quát về các chức năng của hệ thống, nó giúp ta xác định phạm vi của hệ thống cần và tăng cường cách tiếp cận logic tới hệ thống.
Hệ thống quản lý nhân sự có các chức năng chính sau: 1. Cập nhật thông tin
2. Tra cứu
3. Thống kê báo cáo
4. Đưa ra nhận xét về công tác quản lý nhân sự.
Cơ sở dữ liệu trong hệ thống quản lý nhân sự bao gồm các bảng sau: 1. T_NHANVIEN 2. T_CHUCVU 3. T_PHONGBAN 4. TRINHDO 5. T_LOAIVC 6. T_CHAMCONG 7. BANG_LUONG 8. HESOLUONG 9. T_HDLD 10. THIDUA_KHENTHUONG
Hình 3.2: Sơ đồ phân rã chức năng của hệ thống
Nhận thông tin
HỆ THỐNG TRỢ GIÚP QUYẾT ĐỊNH TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ
Cập nhật Tra cứu In ấn Duyệt và quyết định Lưu hồ sơ Xác định thông tin Ghi thơng tin Lập báo cáo Tồn trường Đơn vị Cá nhân
3.2.3. Chi tiết các bảng
1. Bảng chi tiết T_NHANVIEN
ST Field Name Data Type Description
1 MAVC Text Mã viên chức (CND001)
2 HOTEN Text Họ và tên viên chức
3 NGAYSINH Date/Time Ngày sinh
4 NOISINH Text Nơi sinh
5 GT Yes/No Giới tính
6 QUEQUAN Text Quê quán
7 DTOC Text Dân tộc
8 TGIAO Text Tôn giáo
9 QUOCTICH Text Quốc tịch
10 TTHONNHAN Text Tình trạng hơn nhân
11 SOCON Number Số con
12 MAPB Text Mã phòng ban lấy từ danh mục phòng ban
13 MACV Text Mã chức vụ lấy từ danh mục chức vụ
14 MALVC Text Mã loại viên chức lấy từ danh mục MALVC
15 MATDO Text Mã trình độ lấy từ danh mục trình độ
16 SOCMND Text Số chứng minh thư nhân dân
17 NGAYCAP Date/Time Ngày cấp
18 NOICAP Text Nơi cấp
19 NGAYTD Date/Time Ngày tuyển dụng
20 NGAYBC Date/Time Ngày vào biên chế
21 NGAYVAODOAN Date/Time Ngày vào đoàn
22 NGAYVAODANG Date/Time Ngày vào đảng
23 DIENTHOAI Text Điện thoại
24 EMAIL Text Địa chỉ mail
25 DIACHI Text Địa chỉ hiện tại
26 ANH OLE Object Ảnh chân dung 3 x 4 cm
2. Bảng chi tiết TRINHDO
STT Field Name Data Type Description
1 MATD Text Mã trình độ
2 TENTD Text Tên trình độ học vấn
3. Bảng chi tiết T_PHONGBAN
STT Field Name Data Type Description
1 MAPB Text Mã phòng ban (PH1)
4. Bảng chi tiết T_CHUCVU
STT Field Name Data Type Description
1 MACV Text Mã chức vụ
2 TENCV Text Tên chức vụ
3 HSCV Currency Hệ số chức vụ
4 DIENGIAI Text Diễn giải
5. Bảng chi tiết T_LOAIVC
STT Field Name Data Type Description
1 MALVC Text Mã loại viên chức (LVC1)
2 TENLOAI Text Tên loại viên chức
6. Bảng chi tiết T_CHAMCONG
STT Field Name Data Type Description
1 MACC Text Mã chấm công
2 MANV Text Mã nhân viên
3 NGAYBT Number Tổng số ngày đi làm bình thường
4 CN Number Chủ nhật
5 NGAYLE Number Ngày lễ
6 NGAYTL Number Ngày tính lương
7 TCA Number
7. Bảng chi tiết BANG_LUONG
STT Field Name Data Type Description
1 MAVC Text Mã viên chức
2 TENVC Text Họ tên viên chức
3 MALCB Text Mã lương cơ bản
4 MAHSL Text Mã hệ số lương
5 SONN Number Số ngày nghỉ
6 MACV Text Mã chức vụ
7 MAPC Text Mã phụ cấp
8 MOCXETLUONG Text Mốc xét lương
9 HINHTHUCTRALUONG Text Hình thức trả lương
10 NGAYKY Date/Time Ngày ký
8. Bảng chi tiết HESOLUONG
STT Field Name Data Type Description
1 MAHSL Text Mã hệ số lương (H1)
2 TENHS Text Tên hệ số lương (mã ngạch)
3 MUCHS Currency Mức hệ số lương
4 BAC Number Bậc lương
9. Bảng chi tiết T_HDLD
STT Field Name Data Type Description
1 MAHD Text Mã hợp đồng (HD1)
2 TENHD Text Tên hợp đồng
3 LOAIHD Text Loại Hợp đồng
4 HOTEN Text Họ tên viên chức
5 BHYT Currency Bảo hiểm y tế
6 BHXH Currency Bảo hiểm xã hội
7 NGAYKY Date/Time ngày ký hợp đồng
8 NGUOIKY Text Lãnh đạo ký
9 GHICHU Memo Ghi chú đặc biệt
10. Bảng chi tiết KHENT_KL
STT Field Name Data Type Description
1 MAKTKL Text Mã khen thưởng (KTKL1)
2 HOTEN Text Họ tên viên chức được khen thưởng, kỷ luật
3 LOAIQD Text Loại quyết định
4 NGAYQD Date/Time Ngày quyết định
5 HLUC Date/Time Hiệu lực
6 LYDO Text Lý do
7 HTKTKL Memo Hình thức khen thưởng, kỷ luật
8 SOTIEN Currency Số tiền
9 NGUOIKY Text Người ký
11. Bảng chi tiết LUONG_CB
STT Field Name Data Type Description
2 TENLCB Currency Tiền lương cơ bản
3 GHICHU Memo Ghi chú đặc biệt
12. Bảng chi tiết DIEUCHUYEN_VC
STT Field Name Data Type Description
1 MAVC Text Mã viên chức
2 TENVC Text Họ tên viên chức
3 MAPB Text Mã phòng ban
4 PHONGBANCU Text Tên phòng ban cũ
13. Bảng chi tiết BHXH
STT Field Name Data Type Description
1 MAVC Text Mã viên chức
2 TENVC Text Tên viên chức
3 MASOBHXH Text Mã sổ Bảo hiểm xã hội
4 NGAYCAP Date/Time Ngày cấp
5 NOICAP Text Nơi cấp
6 NGAYHET_HAN Date/Time Ngày hết hạn
7 GHICHU Memo Ghi chú đặc biệt
14. Bảng chi tiết BHYT
STT Field Name Data Type Description
1 MAVC Text Mã viên chức
2 TENVC Text Tên viên chức
3 MASOYT Text Mã sổ Y tế
4 NGAYCAP Date/Time Ngày cấp
5 NOICAP Text Nơi cấp
3.3. Xây dựng hệ trợ giúp quyết định trong quản lý cán bộ
3.3.1. Các yêu cầu đặt ra đối với chương trình
Để có thể hỗ trợ được việc tra cứu thông tin về cán bộ nhằm trợ giúp cho người quản lý có một quyết định nhanh chóng trong việc tìm kiếm một đối tượng nào đó thì chương trình phải có chức năng chính sau:
i. Hỗ trợ tìm kiếm các thơng tin về đối tượng một cách nhanh chóng và chính xác.
ii. Phải đảm bảo được việc phục vụ cho người sử dụng tra cứu về các thông tin của cán bộ theo một số thông tin: Theo tên viên chức, theo đơn vị, theo ngày sinh, quê quán ….
iii. Có khả năng tra cứu một cách linh hoạt theo yêu cầu của người sử dụng dựa vào các ràng buộc về điều kiện tìm kiếm.
iv. Có thể đưa vào thơng tin về viên chức bất kỳ như Tên, Quê quán, Ngày sinh, …. và phải có được thơng tin về viên chức thỏa mãn một trong các điều kiện đó là tìm được thơng tin trong tất cả các trường của CSDL viên chức.
3.3.2. Tổ chức dữ liệu và các chức năng của chương trình
Chương trình này được sử dụng dữ liệu do một chương trình quản lý nhân sự sinh ra để hỗ trợ cho người sử dụng như cho cán bộ quản lý, cơng tác tìm kiếm để từ đó đưa ra một quyết định trong việc khen thưởng hay kỷ luật. Vì mục tiêu của chương trình là trợ giúp quyết định cho cơng tác tìm kiếm và đánh giá viên chức nên trong chương trình khơng có chức năng của một chương trình quản lý mà chỉ có chức năng tìm kiếm để hỗ trợ quyết định.
DSS được cài đặt chương trình này là DSS hướng dữ liệu, có nghĩa là việc hỗ trợ quyết định hoàn toàn phụ thuộc vào dữ liệu. Chương trình cung cấp một số chức năng tìm kiếm và từ kết quả của việc tìm kiếm này người sử dụng có thể đưa ra được quyết định phù hợp với mục đích cơng việc do chính mình đề ra.
3.3.3. Công tác quản lý dữ liệu trong chương trình
Trong chương trình này dữ liệu được tạo trên hệ quản trị cở sở dữ liệu SQL, các bảng trong cơ sở dữ liệu có quan hệ như sau:
Hình 3.3. Mối quan hệ giữa các bảng
3.3.4. Các chức năng và mục tiêu của chương trình
Chức năng chính của chương trình DSS này là trợ giúp phân tích dữ liệu, mơ hình hóa chức năng trợ giúp các hoạt động tra cứu thông tin về công tác quản lý của một trường cao đẳng cũng như trợ giúp cho việc đánh giá các hoạt động trong trường.
Những chức năng trợ giúp của chương trình được mơ hình hóa dưới hình thức là các câu hỏi, chủ đề có sẵn được liệt kê trong chương trình. Những nội dung của câu hỏi hay những chủ đề này phần nào đã đáp ứng được các yêu cầu về việc tra cứu các thông tin về các công chức, viên chức và các hoạt động của nhà trường.
3.4. Mô tả ứng dụng
3.4.1. Xác định yêu cầu của bài toán
Hệ thống trợ giúp Quyết định trong Quản lý cán bộ được phân tích và thiết kế sao cho gần với công tác quản lý bằng phương pháp thủ cơng. Bài tốn quản lý cán bộ được thiết kế nhằm giảm bớt sự cồng kềnh, phức tạp trong công tác quản lý cán bộ trước đây, được quản lý bằng phương pháp thủ cơng. Hệ thống quản lý này có thể đưa ra các bản báo cáo và các thông tin của viên chức một cách nhanh nhất. Công việc tra cứu và tìm kiếm cũng được quan tâm với thiết kế và phân tích giúp cho hệ thống thao tác với độ chính xác cao. Hệ thống cũng đảm nhận việc đảm bảo an toàn dữ liệu là cho phép sao chép dữ liệu nhằm tránh mất mát thơng tin. Bài tốn này được phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu sao cho hệ thống khơng cồng kềnh, tránh tình trạng thừa thơng tin nhưng vẫn đảm bảo yêu cầu của bài toán.
3.4.2. Ứng dụng Microsoft Access trong quá trình quản lý nhân sự
Microsoft Office Access thường được gọi tắt là MS Access hoặc đơn giản là Access là một phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ do hãng Microsoft giữ bản quyền. Access thường được đóng gói cùng các phần mềm khác trong bộ Microsoft Office và được sử dụng rộng rãi trong các máy tính cài hệ điều hành Windows.
3.4.2.1.Bài tốn quản lí nhân sự trong giai đoạn trước khi thực hiện hệ thống trợ giúp ra quyết định.
Công việc hệ thống trợ giúp ban đầu là các chức năng quản lí nhân sự truyền thống. Như vậy :
Bước đầu người ta thực hiện bài tốn quản lí nhân sự;
Dựa trên kết quả của bài tốn quản lí nhân sự, trong giai đoạn sau, nhà quản lí có thể ra những quyết định về quản lí.
Hình 3.4. Hệ thống quản lí nhân sự với chức năng trợ giúp quyết định
3.4.2.2. Một số khn dạng màn hình
Cơ sở dữ liệu nhân sự có lược đồ thể hiện qua các bảng dữ liệu. Chức năng hệ thống thể hiện qua các khn dạng màn hình trong giao diện người dùng. Bảng điều khiển chính có ý nghĩa trợ giúp người dùng chọn lựa chọn các danh mục
Trong bài tốn quản lí nhân sự, người ta có thể xử lí thơng tin. Chức năng này cũng giúp người dùng nhập các thông tin của một viên chức.
Hình 3.6. Khn dạng xử lí dữ liệu về cán bộ viên chức
Màn hình Hồ sơ nhân sự có ý nghĩa giúp người dùng nhập các thơng tin của một cơng chức, viên chức.
Hình 3.7. Màn hình cho phép nhập dữ liệu
Dựa trên dữ liệu về cán bộ viên chức, cơng tác quản lí ngày cơng cũng được thực hiện. Dưới đây là màn hình cho phép thống kê tình trạng chấm công làm việc của cán bộ, viên chức nhà trường.
Màn hình bảng Chấm Cơng cho phép giúp người dùng nhập chấm công hàng tháng cho công chức, viên chức.
Hình 3.8. Thống kê chấm cơng
Hiện trạng hợp đồng công tác được thể hiện qua màn hình về Hợp đồng lao động. Nó có ý nghĩa trợ giúp người dùng nhập thông tin về Hợp đồng lao