Hình 3 1 Sơ đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh
Hình 3.3 Mối quan hệ giữa các bảng
3.3.4. Các chức năng và mục tiêu của chương trình
Chức năng chính của chương trình DSS này là trợ giúp phân tích dữ liệu, mơ hình hóa chức năng trợ giúp các hoạt động tra cứu thông tin về công tác quản lý của một trường cao đẳng cũng như trợ giúp cho việc đánh giá các hoạt động trong trường.
Những chức năng trợ giúp của chương trình được mơ hình hóa dưới hình thức là các câu hỏi, chủ đề có sẵn được liệt kê trong chương trình. Những nội dung của câu hỏi hay những chủ đề này phần nào đã đáp ứng được các yêu cầu về việc tra cứu các thông tin về các công chức, viên chức và các hoạt động của nhà trường.
3.4. Mô tả ứng dụng
3.4.1. Xác định yêu cầu của bài toán
Hệ thống trợ giúp Quyết định trong Quản lý cán bộ được phân tích và thiết kế sao cho gần với công tác quản lý bằng phương pháp thủ cơng. Bài tốn quản lý cán bộ được thiết kế nhằm giảm bớt sự cồng kềnh, phức tạp trong công tác quản lý cán bộ trước đây, được quản lý bằng phương pháp thủ cơng. Hệ thống quản lý này có thể đưa ra các bản báo cáo và các thông tin của viên chức một cách nhanh nhất. Công việc tra cứu và tìm kiếm cũng được quan tâm với thiết kế và phân tích giúp cho hệ thống thao tác với độ chính xác cao. Hệ thống cũng đảm nhận việc đảm bảo an toàn dữ liệu là cho phép sao chép dữ liệu nhằm tránh mất mát thơng tin. Bài tốn này được phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu sao cho hệ thống khơng cồng kềnh, tránh tình trạng thừa thơng tin nhưng vẫn đảm bảo yêu cầu của bài toán.
3.4.2. Ứng dụng Microsoft Access trong quá trình quản lý nhân sự
Microsoft Office Access thường được gọi tắt là MS Access hoặc đơn giản là Access là một phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ do hãng Microsoft giữ bản quyền. Access thường được đóng gói cùng các phần mềm khác trong bộ Microsoft Office và được sử dụng rộng rãi trong các máy tính cài hệ điều hành Windows.
3.4.2.1.Bài tốn quản lí nhân sự trong giai đoạn trước khi thực hiện hệ thống trợ giúp ra quyết định.
Công việc hệ thống trợ giúp ban đầu là các chức năng quản lí nhân sự truyền thống. Như vậy :
Bước đầu người ta thực hiện bài tốn quản lí nhân sự;
Dựa trên kết quả của bài tốn quản lí nhân sự, trong giai đoạn sau, nhà quản lí có thể ra những quyết định về quản lí.