Mơ tả hệ thống
Nói chung hệ thống là phức tạp, để tìm hiểu bản chất của nó, biểu diễn nó một cách chính xác, địi hỏi phải có thời gian và phương pháp. Do đó q trình tiếp cận thường chia ra nhiều pha, giữa các pha này cũng có những mối liên hệ lẫn nhau không phải theo thứ tự tuyến tính mà theo kiểu mơ hình thác nước đổ hay mơ hình xoắn ốc.
Kết quả cần đạt được sau giai đoạn này là phải có một hồ sơ phân tích về tổ chức hiện tại (cịn gọi là bản mơ tả hệ thống) để từ đó làm cơ sở cho việc tiến hành bước mơ hình hóa tiếp. Chương này trình bày những nội dung cơ bản sau:
Tìm hiểu các yêu cầu của tổ chức
Ðể phát triển một hệ thống phải dựa trên các yêu cầu của chính tổ chức và của những thành phần tham gia vào đề án phát triển hệ thống đó.
Có thể phân chia các yêu cầu thành 3 nhóm chính: Các u cầu của chính hệ thống.
Các yêu cầu của người dùng. Các yêu cầu kỹ thuật.
Những yêu cần này thường mâu thuẫn nhau. Vai trò của người phân tích hệ thống là phải biết dung hịa các yêu cầu này.
Các phương pháp điều tra (Investigation methodes)
Phỏng vấn (Interview) Ðiều tra bằng các câu hỏi Quan sát thực tế
Nghiên cứu tài liệu
Hầu hết các khó khăn có thể gặp trong phân tích hệ thống bắt nguồn từ quá trình điều tra khảo sát. Một số người nhận thức khơng chính xác rằng quá trình điều tra kết thúc sau khi các câu hỏi về hệ thống hiện tại và hệ thống tương lai đã được trả lời xong. Sự thật, tất cả các thơng tin phản ánh tình trạng hiện tại phải được thu thập, sau đó cần nhiều thời gian và công sức
The link ed image canno t be di The link ed image canno t be di The link ed image canno t be di
để phân tích nhằm quyết định những thơng tin nào cần quan tâm và làm sao để thu thập chúng. Trong phần này chúng ta sẽ bàn đến một số phương pháp điều tra thường gặp.
.
Báo cáo điều tra (Survey report)
Các mục tiêu của tổ chức;
Mối liên hệ nội tại giữa các thành phần trong tổ chức; Các chi tiết của hệ thống hiện tại;
Các vật chứng (thông tư, quyết định, biểu bảng,...);
Từ đó đánh giá hệ thống hiện tại về các khía cạnh: cấu trúc các thành phần, các xử lý, hiệu quả hoạt động của tổ chức. Ðề xuất hệ thống tương lai và dự đốn sơ bộ về chi phí và lợi nhuận. Các khuyến cáo, khung thời gian và kế hoạch cho phát triển hệ thống.
Phân tích, tổng hợp kết quả điều tra
Ðặc điểm của các thông tin đã thu thập được qua các báo cáo trên là: Hổn độn, chưa có cấu trúc.
Chưa nhất quán. Trùng lắp.
Từ đó để có một sự hiểu biết về tổ chức một cách có hệ thống cần phải trình bày lại một cách đầy đủ, rõ ràng và chính xác.
Về phương diện lý thuyết, báo cáo điều tra nên được viết bằng ngôn ngữ của người dùng. Những phần kỷ thuật cho sự thiết kế nên đặt vào trong một phần phụ lục. Cách trình bày phải:
Từ tổng qt đến chi tiết (có tính phân cấp). Có đánh giá, nhận xét.
Có thể bổ sung nội dung hay hình thức các quyết định, các thông tư, các biểu bảng, sơ đồ (nếu có).
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
Chương II