5. Vấn đề nghiên cứu của chương kế tiếp
II.1 TÌM HIỂU CÁC YÊU CẦU CỦA TỔ CHỨC
II.2. CÁC PHƯƠNG PHÁP ÐIỀU TRA (INVESTIGATION METHODES)
II.3. BÁO CÁO ÐIỀU TRA (SURVEY REPORT)
II.4. PHÂN TÍCH, TỔNG HỢP KẾT QUẢ ÐIỀU TRA
THÍ DỤ TỔNG QUÁT: VẤN ÐỀ QUẢN LÝ MUA BÁN HÀNG HÓA
5. Vấn đề nghiên cứu của chương kế tiếp
Nói chung hệ thống là phức tạp, để tìm hiểu bản chất của nó, biểu diễn nó một cách chính xác, địi hỏi phải có thời gian và phương pháp. Do đó q trình tiếp cận thường chia ra nhiều pha, giữa các pha này cũng có những mối liên hệ lẫn nhau khơng phải theo thứ tự tuyến tính mà theo kiểu mơ hình thác nước đổ hay mơ
hình xoắn ốc.
Kết quả cần đạt được sau giai đoạn này là phải có một hồ sơ phân tích về tổ chức hiện tại (cịn gọi là bản mơ tả hệ thống) để từ đó làm cơ sở cho việc tiến hành
bước mơ hình hóa tiếp theo.
II.1. TÌM HIỂU CÁC YÊU CẦU CỦA TỔ CHỨC CHỨC
II.1.1. Các yêu cầu của hệ thống
II.1.2. Các yêu cầu của người dùng (users requirements)
II.1.3. Các yêu cầu kỷ thuật (Technical requirement)
The link ed image canno t be di The link ed image canno t be di The link ed image canno t be di The link ed image canno t be di
Ðể phát triển một hệ thống phải dựa trên các yêu cầu của chính tổ chức và của những thành phần tham gia vào đề án phát triển hệ thống đó.
Có thể phân chia các u cầu thành 3 nhóm chính:
Các yêu cầu của chính hệ thống.
Các yêu cầu của người dùng.
Các yêu cầu kỷ thuật.
Những yêu cần này thường mâu thuẫn nhau. Vai trị của người phân tích hệ thống là phải biết dung hòa các yêu cầu này.
II.1.1. Các yêu cầu của hệ thống
Hệ thống phải phù hợp với các mục tiêu, chiến lược của tổ chức: Những thay đổi nhỏ trong sự phát triển của tổ chức có thể có một ảnh hưởng lớn trong các yêu cầu của hệ thống thơng tin. Bởi vậy, trong q trình phát triển hệ thống, những yêu cầu này cần được kiểm tra thường xuyên để nó phù hợp với những chiến lược chung.
Hệ thống thông tin phải tạo ra những trợ giúp quyết định. Hệ thống phải tinh lọc từ dữ liệu tạo ra những thơng tin hữu ích. Kết hợp với khả năng phân tích, tổng hợp của người có trách nhiệm, hệ thống thơng tin đóng một vai trò quan trọng việc làm cơ sở để bộ phận lãnh đạo có thể dựa vào đó mà ban hành các quyết định hợp lý.
Hệ thống phải không gây ra những tác hại cho các tổ chức khác (chẳng
hạn đối với mơi trường bên ngồi).
Hệ thống phải trả lại sự đầu tư (Return on investment): Một hệ thống thông tin mới cần chỉ ra lợi nhuận mà nó có thể mang lại, bởi vì quyết định đầu tư, chi phí phát triển và chi phí vận hành phải dựa trên phân tích tài chính.
Hệ thống phải tiết kiệm tài nguyên và nhân lực: tài nguyên và nhân lực thay đổi sẽ ảnh hưởng đến số lượng nhân viên, kỹ năng và khối lượng công việc của nhân viên. Trong nhiều trường hợp khi cấu trúc nguồn nhân lực không thay đổi, nhưng khối lượng công việc và yêu cầu kỹ năng của nhân viên phải nâng cao hơn.
Hệ thống phải trợ giúp quản lý điều hành: Việc cung cấp các thông tin chi tiết, tạo các báo cáo nhanh, chính xác có thể giúp người lãnh đạo có các
quyết định giúp cho công việc quản lý, điều hành uyển chuyển và hiệu quả.
Hệ thống phải cải thiện truyền thông thông tin (Improving information
communication). Ðó là việc tối ưu hóa luồng thơng tin bao gồm: việc chuẩn bị những thông tin, việc cập nhật làm sao cho nhanh chóng và hợp lý, việc kết xuất thơng tin phải có chất lượng, đầy đủ và kịp thời.
Sản phẩm thông tin là kết quả cuối cùng của hệ thống thông tin. Chúng ta cần phải chú ý đặc biệt tới các yêu cầu của sản phẩm thơng tin để mà phân tích cẩn thận. Những yêu cầu này sẽ được thường xuyên so sánh với các chiến lược tổng quát trong khi phát triển hệ thống.
II.1.2. Các yêu cầu của người dùng (users requirements)
Những người dùng là những người thường xuyên sử dụng hệ thống thông tin để quản lý tổ chức của họ. Họ là một trong những người hiểu biết hệ thống thông tin hiện tại (từ nguồn thông tin, các yêu cầu của người quản lý tới các thiếu sót của hệ thống) và họ cũng là những người chủ tương lai của hệ thốâng. Bởi vậy các yêu cầu của họ cần phải đặc biệt lưu tâm khi phát triển bất kỳ một hệ thống thông tin nào. Thường các yêu cầu của họ về hệ thống mới là:
Hệ thống phải dễ dàng truy xuất (Easy access): có thể truy xuất dữ liệu đúng lúc và dễ dàng vận hành.
Hệ thống phải có tính hệ thống (The system): phải có tính phân cấp, từ đó người dùng dễ dàng nắm được cái sườn của toàn bộ hệ thống. Hơn nữa hệ thống phải chắc chắn và ổn định, có khả năng cung cấp những thơng tin mà người dùng cần thiết, dễ dàng bảo hành và cải tiến, nhanh chóng chỉ ra các lỗi cần phải điều chỉnh.
Về mặt giao diện (Interface): Hệ thống phải phù hợp với kiểu làm việc của người dùng, ổn định, dễ dàng điều khiển dữ liệu, độc lập và uyển chuyển, có khả năng cho người dùng tiếp cận nhiều cách khác nhau.
II.1.3. Các yêu cầu kỷ thuật (Technical requirement)
Các yêu cầu kỷ thuật cần phải được tính đến khi thiết kế hệ thống thơng tin, có một số điểm quan trọng cần lưu ý như sau:
Hệ thống phải xử lý được với khối lượng lớn thông tin. Do đó thiết bị cơng nghệ thơng tin phải phù hợp dung lượng của thơng tin mà nó được xử lý. Cần chú ý là hàng ngày thông tin càng tăng thêm không ngừng, nên cần
phải quan tâm đặc biệt đến vấn đề này.
Hệ thống phải xử lý chính xác (Accuracy): Ðây là yêu cầu thiết yếu, những xử lý sai sót sẽ dẫn tới những tác hại khơng lường, có thể ảnh hưởng tới sự ổn định của chính tổ chức. Tính chính xác cao địi hỏi ở mọi nơi và mọi lúc.
Hệ thống phải giải quyết được những vấn đề phức tạp (Complexity):
Tính phức tạp trong các xử lý cần phải tính đến khi mơ tả chúng. Các kết quả trong tính tốn thơng tin có thể được xử lý về mặt nguyên lý. Tuy nhiên bởi vì tính phức tạp của nó nếu hệ thống hiện tại chưa giải quyết được những vấn đề phức tạp, đòi hỏi phải nghiên cứu nghiêm túc để hiểu biết chính xác, để tìm giải pháp thích hợp.
Rõ ràng rằng chính hệ thống, các chun gia cơng nghệ thơng tin (cụ thể là những người phân tích hệ thống) và những người dùng từ những góc độ khác nhau có những yêu cầu khác nhau. Khả năng của người phân tích được thể hiện ở chổ khả năng thu thập các ý tưởng và đánh giá chúng từ những khía cạnh khác nhau, bởi vì mỗi thành phần chỉ có khả năng biết về lĩnh vực của chính họ mà thơi.