2.2.1 .Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
2.2.2.3. Tr-ëng phßng kinh doanh
Lµ ng-êi trực tiếp quản lý phòng kinh doanh cđa c«ng ty, chịu trách nhiệm về việc giao dịch mua bán với khách hàng, th-c hiện chế độ thơng tin
Giám đốc Phó Giám đốc Tr-ëng phßng KD Tr-ëng phßng TC - HC Tr-ëng phßng TC -KT Kho Tam Trinh NV 1 ……NV 1 ……NV 1 ……NV 1 ……
báo cáo, tiếp thị vµ cung øng trùc tiÕp hàng hoá cho mọi đối t-ợng quản lý tiền cơ sở vật chất do cơng ty giao
2.2.2.4. Tr-ởng phịng tổ chức hành chính
Có chức năng tham m-u cho giám đốc về việc sắp xếp, bố chí cán bộ đào tạo và phải bố trí đúng ng-ời, đúng ngành nghề, cơng việc, quyết tốn chế độ ng-ời lao động theo chính sách , chế độ của nhà n-ớc và chế độ cđa c«ng ty.
2.2.2.5. Tr-ëng phịng tài chính kế tốn
Chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của phịng tài chính kế tốn, đồng thời nắm bắt tồn bộ hoạt động kinh doanh trong cơng ty qua đó giám sát tình hình của cơng ty, cũng nh- việc sử dụng có hiệu quả tiền vốn, lao động, vật t- giám định việc chấp hành chế độ hạch toán,các chỉ tiêu kinh tế, tổ chức theo quy định của nhà n-ớc ,lập bảng chi tổng hợp, xây dựng kết quả tiêu thụ, kết quả tài chính và kết quả kinh doanh của cơng ty
2.2.2.6. Kho Tam Trinh
Là nơi cất trữ và bảo quản hàng hố của cơng ty. Hàng ho¸ sau khi mua vỊ sẽ đ-ợc nhập vào kho. Thủ kho có trách nhiệm theo dâi, ghi chÐp vỊ mỈt l-ợng hàng hoá nhập – xuÊt - tån kho để cung cấp số liệu cho phịng kế tốn và phòng kinh doanh
2.3. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty thép Thăng Long
C«ng ty Thép Thăng Long hoạt động trong lĩnh vực th-ơng mại với mặt hàng kinh doanh chủ yếu là thép phục vụ cho xây dựng và dân dụng (với số vốn điều lệ 2.500.000.000 đồng). Đây là ngành hàng vật liệu có vai trị đặc biƯt quan träng trong qu¸ trình xây dựng đơ thị, nhà cửa, khu công nghiệp nhằm thúc đẩy q trình cơng nghiệp hố hiện đại hố
Các ngành nghề kinh doanh của cơng ty bao gồm: +Môi giới th-ơng mại
+Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá +Sản xuất thép cơng nghiệp và dân dụng
+Mua bán máy móc thiết bị cơng nghiệp, đồ kim khí, sắt thép, thép ống phục vụ xây dựng và dân dụng
+Sản xuất và mua bán thiết bị vòi hoa sen, các loại trang thiết bị nhà vệ sinh vµ nhµ bÕp
+Sản xuất và mua bán sứ vÖ sinh
Ngay từ khi thành lập, công ty đà xác định thị tr-ờng mục tiêu cho mình là những cửa hàng đại lý kinh doanh thép và các công ty xây dùng trong toµn quốc.Trong cơ chế thị tr-ờng hiện nay đặc biệt là nhữngnăm gần đây, giá thép trên thị tr-ờng biến động mạnh, thị tr-ờng thép không ổn định cộng thêm sự cạnh tranh quyết liệt của các công ty, doanh nghiệp kinh doanh buôn bán thép khác làm cho cơng ty gặp khơng ít khó khăn. .Đội ngũ cơng nhân viên tồn cơng ty đà khơng ngừng học hỏi kinh nghiệm, áp dụng tích cực các chiến l-ợc kinh doanh có hiệu quả nên cơng ty đà v-ợt qua nhiều thử thách và ngày một khẳng định đ-ợc vị thế của mình trên th-ơng tr-ờng.
Sau đây là một số chỉ tiêu phản ánh kết quả hoạt động cđa c«ng ty
BiĨu sè 01: Bảng kết quả hoạt ®éng kinh doanh
Đơn vị: VNĐ
2.4. Chức năng và nhiệm vụ của công ty
2.4.1. Chức năng
Công ty thép Thăng Long đ-ợc thành lập để thực hiện các hoạt động kinh doanh buôn bán TLSX,TLTD, môi giới th-ơng mại. Ngồi ra cơng ty cịn là đại lý mua,bán, ký gửi hàng hoá phơc vơ cho nhu cÇu cđa nỊn kinh tÕ
2.4.2. NhiƯm vơ
C«ng ty thÐp Thăng Long có những nhiệm vụ cơ bản sau:
ChØ tiªu Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004
Doanh thu thuần từ HĐKD 8.235.356.123 8.455.484.157 26.464.779.797 Giá vốn hàng bán 7.709.993.948 7.967.246.453 25.788.304.570 Lỵi tøc gép 525.362.175 488.237.705 676.475.409 CFBH vµ CFQLDN 365.254.810 384.441.038 452.586.585 Lợi nhuận thuần từ HĐKD 160.107.365 103.796.667 223.888.824 ThuÕ thu nhËp DN ph¶i nép 44.830.062 29.063.066 62.688.870 L¬i nhuËn sau thuÕ 115.277.303 77.733.601 161.191.954
+ Thực hiện đúng các chế độ chính sách pháp luật của nhà n-ớc có liên quan đến hoat động của công ty
+ Thùc hiƯn nghiªm tóc các hợp đồng kinh tế hợp đồng ngoại th-ơng đà kÝ kÕt
+ Xây dựng, tổ chức và thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty theo quyết định hiện hành
+ Khai th¸c, sư dơng cã hiƯu quả các nguồn vốn do nhà n-ớc cấp và tự tạo ra nguồn vốn đảm bảo tự trang trải và đáp ứng u cầu nhiệm vơ nhµ n-íc giao, phơc vơ ph¸t triĨn kinh tÕ
+ Nghiên cứu kĩ năng sản xuất , nhu cầu thị tr-êng trong n-íc vµ qc tÕ nhằm nâng cao chất l-ợng hàng hoá đáp ứng nhu cầu tiêu dùng sản xuất trong n-íc vµ xt khÈu
+ Quản lý, chỉ đạo các đon vị trực thuộc theo quy định hiện hành
2.5. Đặc diểm tổ chức công tác kế tốn ở cơng ty thép Thăng Long
2.5.1. Tỉ chøc bé m¸y kÕ to¸n
2.5.1.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 09: Tæ chøc bé máy kế tốn cơng ty thép Thăng Long
Bé máy kế tốn của cơng ty đ-ợc tổ chức theo mơ hình tập trung. Cơng ty chØ më mét bé sỉ kÕ to¸n, tỉ chức một bộ máy kế toán đẻ thực hiện tất cả các giai đoạn kế toán ở mọi phần hành kế tốn. Phịng kế tốn của cơng ty phải thực hiện toàn bộ cơng tác kế tốn từ thu nhận, ghi sổ, xử lý th«ng tin , lËp báo cáo tổ chức và báo cáo quản trị
KÕ toán tr-ởng
2.5.1.2. Cơ cấu t chức bộ máy kÕ to¸n
Cơ cấu bộ máy kế tốn của công ty thép Thăng Long nh- sau: a. KÕ toán tr-ởng
Là ng-ời có trỡnh độ chun mơn về kế tốn và do Giám ®èc tun chän. Kế toán tr-ởng là ng-ời giúp việc cho Giám đốc trong phạm vi hội đồng tài chính kế tốn của cơng ty, chịu trách nhiệm về tồn bộ hoạt động tài chính kế tốn của cơng ty tr-ớc hội đồng thành viên và tr-ớc pháp luật.
KÕ to¸n tr-ởng là ng-ời trực tiếp chịu trách nhiệm giao dịch với cơ quan thuế, ngân hàng về các hoạt động tài chính chịu sự kiểm tra giám sát của hội đồng thành viên và giám đốc cơng ty.
b. Kế tốn tổng hợp
Cã nhiƯm vơ tổng hợp tất cả các số liệu, bảng biểu của các kế toán viên, theo dõi tình hình bán hàng và tài khoản của cơng ty tại ngân hàng
Cuối kì quyết tốn lập bảng cân đối các tài khoản, lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chính.
c. Thđ q
Là ng-ời nắm giữ ngân sách của công ty, theo dõi tiền mặt tại quỹ, là ng-ời trực tiếp cất giữ, bảo quản và chi các khoản doanh thu bán hàng, trùc tiếp xuất tiền cho các khoản chi phục vụ hoạt ®éng sản xuất kinh doanh khi có lnh ca cấp trên
d. Kế tốn thanh tốn cơng nợ
Theo dõi công nợ của khách hàng của công ty đồng thời phản ánh tình hình thanh tốn tiền với ngân hàng một cỏch chớnh xỏc đảm bảo đúng chế độ k toỏn hiện hành
2.5.2. Tổ chức cơng tác kế tốn
2.5.2.1. Chế độ kế tốn
Cơng ty đang ¸p dơng hƯ thống kế toán mới từ ngày 1/1/1996 theo nghị quyết sè 1141/TC/CĐKT của Bộ tài chính theo mơ hình kế tốn cđa doanh nghiƯp võa vµ nhá.
Đơn vị tiền tệ đ-ợc sử dụng tại công ty là đồng Việt Nam, kú kÕ to¸n tÝnh theo tháng, niên độ kế tốn tại cơng ty đ-ợc tính theo năm. Cuối mỗi niên độ kế toán, giám đốc và kế toán tr-ởng tổ chức kiểm tra cơng tác kÕ to¸n, kiĨm tra viƯc ghi chÐp sỉ kÕ to¸n, tỉ chøc chØ đạo cơng tác kế tốn trong doanh nghiƯp vµ tiến hành đối chiếu số liệu giữa các chứng từ kế tốn ®ång thêi tỉ chøc lËp và phân tích báo cáo tài chính.
2.5.2.2. Hình thức sổ kế tốn
H×nh thức kế tốn mà cơng ty Thép Thăng Long áp dụng là hình thức nhËt kÝ chung.
C¸c loại sổ kế tốn cơng ty sử dụng: + NhËt kÝ chung
+ Sỉ c¸i
+ Sổ, thẻ kế tốn
Sơ đồ 10: Trình tự ghi sổ ở công ty thép Thăng Long
Chøng tõ gèc Sỉ c¸i Bảng cân đối số ph¸t sinh Sỉ nhËt ký chung Sổ(thẻ) kế toán chi tiÕt
Báo cáo tài chính (1) (1) (2) (3) (4)
Ghi chó:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Quan hƯ ®èi chiÕu
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc (phiÕu nhËp, phiÕu xuÊt, phiÕu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có…) kÕ tốn hạch tốn số liệu vào các sổ, thẻ hạch toán chi tiết ( sổ theo dõi tiền mặt, thẻ kho, tiền gửi ngân hàng…) đồng thời ghi vào sổ nhËt ký chung.Tõ nhËt ký chung lÊy sè liƯu ®Ĩ lên sổ cái (sổ cái TK 111, sỉ c¸i TK 156, sỉ c¸i TK 131…). Tổng hợp số liệu từ các sổ cái, kế toán lên bảng cân đối tài khoản. Cuối kì lập báo cáo kế tốn.
2.5.3.Ph-ơng pháp kế tốn
Cơng ty Thép Thăng Long áp dụng ph-ơng pháp hạch toán hàng tồn kho theo ph-ơng pháp kê khai th-ờng xuyên, lấy số liệu thực tế tại phịng kế tốn và nộp thuế GTGT theo ph-ơng ph¸p khÊu trõ
2.6. Thùc trạng cơng tác kế tốn bán hàng tại cơng ty thép Thăng Long
2.6.1. Hình thức bán hàng
Cơng ty chỉ áp dụng hai hình thức bán hàng là hình thức bán bn và bán lẻ:
2.6.1.1. Bán bn
Trong hình thức bán buôn, công ty bán buôn theo hai ph-ơng thức: bán bu«n qua kho theo hình thức bán hàng trực tiếp và bán bn hàng hố vận chuyển thẳng. Bán buôn là ph-ơng thức bán hàng chủ yếu của cơng ty vì ph-ơng thức này giúp cho cơng ty tiêu thụ hàng hố với số l-ơng lớn, tránh hiện t-ợng thất thốt và thu hồi vốn nhanh, ít có hiện t-ợng đọng vốn hay khách hng n nần dây d-a chiÕm dơng vèn cđa c«ng ty. Bán buôn th-ờng dựa vào chứng từ là hợp đồng kinh tế đà kí hoặc đơn đặt hàng của khách hàng vì theo ph-ơng thức này, hoat động kinh doanh cđa c«ng ty có cơ sở vững chắc về pháp lý, mặt khác công ty có thể chủ động lập kế hoạch mua và bán hàng tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kinh doanh của cơng ty
HiƯn nay cơng ty không áp dơng chiÕt khÊu b¸n hàng. Mức giá bán giới hạn trong khoảng nhất định do phòng kinh doanh đ-a ra. Khi khách hàng mua hµng víi sè l-ợng lớn thì có thể áp dụng ph-ơng pháp giảm giá để khuyến khích khách hàng mua nhiều.
VỊ ph-¬ng thøc thanh tốn, cơng ty săn sàng chấp nhận mọi ph-ơng thøc thanh to¸n cđa kh¸c hàng, thanh tốn bằng tiền mặt, séc chuyển khoản, ngân phiếu và ngoại tệ.
2.6.1.2. Bán lẻ
HiÖn nay cơng ty chỉ áp dụng hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp. Nhân viên bán hàng thu tiền và trực tiếp giao hàng cho khách hàng. Hàng ngày, thủ kho phải lập báo cáo bán hàng để đua lên phịng kế tốn kèm theo b¸o c¸o q tiỊn mặt và lênh giao hàng
2.6.2. Quy tr×nh xuÊt kho hàng hố
+ B-íc 1: Thủ kho nhận lệnh giao hàng (lệnh giao hàng đ-ợc lËp theo mÉu sè 01/SKT)
+ B-íc 2: LËp phiÕu xuÊt kho
Thđ kho sau khi ®· kiĨm tra tính hợp lệ của lệnh giao hàng sẽ lập lƯnh xt kho. Trªn phiÕu xuất kho phải ghi rõ chính xác tên từng loại hàng và số lượng theo yêu cầu xuất trên lệnh giao hàng vào cột số lượng theo yêu cầu.
Phiếu xuất kho đ-ợc lập thành 4 liên: 1 liên l-u tai quyển ( thủ kho giữ và vào sổ), 1 liên chuyển cho khách hàng, 1 liên chuyển cho kế toán, 1 liên chuyển về đơn vị báo cấp hàng.
+ B-ớc 3: Phª dut xt kho.
PhiÕu xuÊt kho đ-ợc chuyển lên cho nh÷ng ng-êi cã thÈm qun phê duyệt. Nếu ban giám đốc khơng phê duyệt thì chuyển cho thủ kho kiểm tra lại. Nếu phê duyệt ban giám đốc kí vào giấy xuất kho
Căn cứ vào phiếu xuất kho đà đ-ợc phê dut, thđ kho tiÕn hµnh xt hàng và ghi số lượng thực vào cột số lượng thực xuất thủ kho phải đối chiếu vµ kiĨm tra khíp đúng thơng tin thực tế với thơng tin đà đ-ợc cung cÊp trªn lƯnh giao hàng về ng-ời nhận hàng mới đ-ợc xuất hàng. Ng-ời nhËn hµng cã thĨ lµ lái xe vận chuyển hoặc đại diện khách mua hàng.
.+B-ớc 5: Đại diện nhận hàng ký xác nhận: đà nhận đủ số hàng vµo phiÕu xuÊt kho.
+B-íc 6: B¶o vƯ kiểm tra hàng hố khi xe ra cổng và kí nhËn vµo giÊy xt kho đồng thời phải vào sổ theo dõi hàng hoá ra vµo cỉng.
+B-íc 7: Chun chøng tõ cho kÕ toán: hai liên phiếu xuất kho sẽ đ-ợc chun vỊ cho kÕ to¸n bao gåm 1 qun cho kế toán đơn vị, 1 qun liªn chuyển cho kế toán của đơn vị báo cấp hàng để theo dõi công nợ.
+ B-ớc 8: Quyết tốn cơng việc.
KÕ toán và thủ kho th-ờng xuyên đối chiếu để đảm bảo hàng hố nhập xuất, tồn đầy đủ và chính xác. Đầu kỳ lập và gửi báo cáo lên ban giám đốc.
Sơ đồ 11: Quy trình xuất kho hàng hố
.
Ví dụ: Căn cứ vào đơn đặt hàng vào ngày 28 tháng 12 năm 2004, của cửa
hàng Thuỷ Quang, nhân viên bán hàng lập lênh giao hàng nội dung nh- sau:
LƯnh giao hµng
LËp phiÕu xuÊt kho
ChuyÕn chøng tõ cho kÕ to¸n Thđ kho xt Đại diện nhận hng ký xác nhận BGc phờ duyt Bảo v kiờm tra Quyết tốn c«ng viƯc
Sổ theo dõi hàng hố ra vµo cỉng No
No
Yes
BiĨu sè 02: LƯnh giao hµng
Cơng ty thép Thăng Long BM: 01/BH-TL Sè: 280
LƯnh giao hàng
Tên khách hàng: Chó Quang – Cửa hàng Thuỷ Quang Điện thoại: 038 871 933 Địa chỉ: Xãm 4 – Văn Sơn - Đo L-ơng – NghƯ An . Xt t¹i kho: Tam Trinh Tên lái xe: Anh Hải Sè xe: 37H – 9924 Điện thoại:
STT Tên hàng/quy cách Đơn vị Số l-ợng Đơn giá Thành tiền 1 Ơ Kẽm 20/27(1,6)szmsco C©y 240 85.400 20.496.000 2 Ô kẽm 20/27(1,9)VG C©y 113 94.300 10.655.900 3 Ơ kẽm 26/34(1,6) szmsco C©y 88 108.700 9.565.600
4 Ơ kẽm 26/34(1,9)VG C©y 80 119.500 9.560.000
Tæng céng: 50.277.500
Sè tiÒn b»ng chữ: Năm m-ơi triệu hai trăm bảy m-ơi bảy nghìn năm trăm đồng Hình thức thanh tốn: Thanh toán hết bằng tiền mặt tại kho Tam Trinh
Ph-¬ng thøc giao nhận: Trên xe bên mua tại kho Tam Trinh
Thời gian và địa điểm giao nhận: Chiều ngày 28/12/2004 tại kho Tam Trinh
C¸c l-u ý kh¸c:……………………………………………………………………
Lệnh giao hàng đ-ợc gửi đi lúc: ……..giê………….phót…….ngµy 28/12/2004
Nhân viên bán hàng đề nghị Nhân viên kế toán kiểm tra Phª dut bëi
(Ký, ghi râ hä tªn) (Ký, ghi râ hä tªn) (Ký, ghi râ hä tªn)
Biểu số 03: Phiếu điều động ph-ơng tiện
Cơng ty Thép Thăng Long
Phiếu điều động ph-ơng tiện
Tên ng-ời đề nghị: Trần Văn Anh…
Theo lênh giao hàng số 280 ngày 28/12/2004 Tên khách hàng:..Cửa hàng Thuỷ Quang..
Địa chỉ: xóm 4 -Văn Sơn- Đơ L-ơng- Nghệ An
Thêi gian thùc hiÖn: ngày 28/12/2004 tên ph-ơng tiện: ô tô 37H-9924 Nội dung điều ®éng: tõ kho Tam Trinh-NghƯ An
Địa điểm thực hiện tại: kho Tam Trinh
Số l-ợng: 521 cây (ống kẽm) §G: TT: 700.000 Thành tiền bằng chữ: bẩy trăm ngàn đồng chẵn
Hà Nội ngày 28 tháng 12 năm 2004
Ng-ời đ nghị KÕ to¸n kiĨm tra Phª dut
(Ký , hä tªn) (Ký , hä tªn) (Ký , hä tªn)
Thđ kho Tam Trinh kiĨm tra tÝnh hỵp lƯ cđa lƯnh giao hµng sÏ lËp phiÕu