2.2.1 .Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
2.5. Đặc điểm tổ chức cơng tác kế tốn của công tyThép Thăng Long
2.5.1.2. C¬ cÊu tỉ chøc bé m¸y kÕ to¸n
Cơ cấu bộ máy kế tốn của cơng ty thép Thăng Long nh- sau: a. KÕ to¸n tr-ëng
Lµ ng-êi cã trình độ chun mơn về kế toán và do Giám ®èc tun chän. Kế toán tr-ởng là ng-ời giúp việc cho Giám đốc trong phạm vi hội đồng tài chính kế tốn của cơng ty, chịu trách nhiệm về tồn bộ hoạt động tài chính kế tốn của cơng ty tr-ớc hội đồng thành viên và tr-ớc pháp luật.
KÕ to¸n tr-ởng là ng-ời trực tiếp chịu trách nhiệm giao dịch với cơ quan thuế, ngân hàng về các hoạt động tài chính chịu sự kiểm tra giám sát của hội đồng thành viên và giám đốc cơng ty.
b. Kế tốn tổng hợp
Cã nhiƯm vơ tổng hợp tất cả các số liệu, bảng biểu của các kế tốn viên, theo dõi tình hình bán hàng và tài khoản của cơng ty tại ngân hàng
Cuối kì quyết tốn lập bảng cân đối các tài khoản, lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chính.
c. Thñ quü
Là ng-ời nắm giữ ngân sách của công ty, theo dõi tiền mặt tại quỹ, là ng-ời trực tiếp cất giữ, bảo quản và chi các khoản doanh thu bán hàng, trùc tiếp xuất tiền cho cỏc khon chi phc v hot động sản xuất kinh doanh khi cã lƯnh cđa cÊp trªn
d. Kế tốn thanh tốn cơng nợ
Theo dõi công nợ của khách hàng của cơng ty đồng thời phản ánh tình hình thanh tốn tiền với ngân hàng một cách chính xác ®¶m b¶o ®óng chÕ ®é kế tốn hiện hành
2.5.2. Tổ chức cơng tác kế tốn
2.5.2.1. Chế độ kế tốn
Cơng ty đang ¸p dơng hƯ thèng kÕ to¸n mới từ ngày 1/1/1996 theo nghị quyết số 1141/TC/CĐKT của Bộ tài chính theo mơ hình kế tốn cđa doanh nghiƯp võa vµ nhá.
Đơn vị tiền tệ đ-ợc sử dụng tại công ty là đồng Việt Nam, kú kÕ to¸n tÝnh theo tháng, niên độ kế tốn tại cơng ty đ-ợc tính theo năm. Cuối mỗi niên độ kế toán, giám đốc và kế toán tr-ởng tổ chức kiểm tra công tác kÕ to¸n, kiĨm tra viƯc ghi chÐp sỉ kÕ to¸n, tỉ chøc chØ đạo cơng tác kế tốn trong doanh nghiƯp vµ tiến hành đối chiếu số liệu giữa các chứng từ kế toán ®ång thêi tỉ chøc lËp và phân tích báo cáo tài chính.
2.5.2.2. Hình thức sổ kế tốn
H×nh thức kế tốn mà cơng ty Thép Thăng Long áp dụng là hình thức nhËt kÝ chung.
C¸c loại sổ kế tốn cơng ty sử dụng: + NhËt kÝ chung
+ Sỉ c¸i
+ Sổ, thẻ kế tốn
Sơ đồ 10: Trình tự ghi sổ ở cơng ty thép Thăng Long
Chøng tõ gèc Sỉ c¸i Bảng cân đối số ph¸t sinh Sỉ nhËt ký chung Sổ(thẻ) kế tốn chi tiÕt
Báo cáo tài chính (1) (1) (2) (3) (4)
Ghi chó:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Quan h đối chiÕu
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc (phiÕu nhËp, phiÕu xuÊt, phiÕu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có…) kÕ toán hạch toán số liệu vào các sổ, thẻ hạch toán chi tiết ( sổ theo dõi tiền mặt, thẻ kho, tiền gửi ngân hàng…) đồng thời ghi vào sổ nhËt ký chung.Tõ nhËt ký chung lÊy sè liƯu ®Ĩ lên sổ cái (sổ cái TK 111, sỉ c¸i TK 156, sỉ c¸i TK 131…). Tổng hợp số liệu từ các sổ cái, kế toán lên bảng cân đối tài khoản. Cuối kì lập báo cáo kế tốn.
2.5.3.Ph-ơng pháp kế tốn
Cơng ty Thép Thăng Long áp dụng ph-ơng pháp hạch toán hàng tồn kho theo ph-ơng pháp kê khai th-ờng xuyên, lấy số liệu thực tế tại phịng kế tốn và nộp thuế GTGT theo ph-ơng ph¸p khÊu trõ
2.6. Thùc trạng cơng tác kế tốn bán hàng tại cơng ty thép Thăng Long
2.6.1. Hình thức bán hàng
Cơng ty chỉ áp dụng hai hình thức bán hàng là hình thức bán bn và bán lẻ:
2.6.1.1. Bán bn
Trong hình thức bán bn, cơng ty bán bn theo hai ph-ơng thức: bán bu«n qua kho theo hình thức bán hàng trực tiếp và bán bn hàng hố vận chuyển thẳng. Bán buôn là ph-ơng thức bán hàng chủ yếu của cơng ty vì ph-ơng thức này giúp cho công ty tiêu thụ hàng hoá với số l-ơng lớn, tránh hiện t-ợng thất thoát và thu hồi vốn nhanh, ít có hiện t-ợng ứ ®äng vèn hay kh¸ch hàng nợ nần dây d-a chiÕm dơng vèn cđa c«ng ty. Bán bn th-ờng dựa vào chứng từ là hợp đồng kinh tế đà kí hoặc đơn đặt hàng của khách hàng vì theo ph-ơng thức này, hoat động kinh doanh cđa c«ng ty có cơ sở vững chắc về pháp lý, mặt khác cơng ty có thể chủ động lập kế hoạch mua và bán hàng tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kinh doanh của cơng ty
HiƯn nay cơng ty không áp dơng chiÕt khÊu b¸n hàng. Mức giá bán giới hạn trong khoảng nhất định do phòng kinh doanh đ-a ra. Khi khách hàng mua hµng víi sè l-ợng lớn thì có thể áp dụng ph-ơng pháp giảm giá để khuyến khích khách hàng mua nhiều.
VỊ ph-¬ng thøc thanh tốn, cơng ty săn sàng chấp nhận mọi ph-ơng thøc thanh to¸n cđa kh¸c hàng, thanh tốn bằng tiền mặt, séc chuyển khoản, ngân phiếu và ngoại tệ.
2.6.1.2. Bán lẻ
HiƯn nay cơng ty chỉ áp dụng hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp. Nhân viên bán hàng thu tiền và trực tiếp giao hàng cho khách hàng. Hàng ngày, thủ kho phải lập báo cáo bán hàng để đua lên phịng kế tốn kèm theo b¸o c¸o q tiỊn mặt và lênh giao hàng
2.6.2. Quy tr×nh xt kho hàng hố
+ B-íc 1: Thủ kho nhận lệnh giao hàng (lệnh giao hàng đ-ợc lËp theo mÉu sè 01/SKT)
+ B-íc 2: LËp phiÕu xuÊt kho
Thđ kho sau khi ®· kiĨm tra tính hợp lệ của lệnh giao hàng sẽ lập lƯnh xt kho. Trªn phiÕu xuất kho phải ghi rõ chính xác tên từng loại hàng và số lượng theo yêu cầu xuất trên lệnh giao hàng vào cột số lượng theo yêu cầu.
Phiếu xuất kho đ-ợc lập thành 4 liên: 1 liên l-u tai quyển ( thủ kho giữ và vào sổ), 1 liên chuyển cho khách hàng, 1 liên chuyển cho kế toán, 1 liên chuyển về đơn vị báo cấp hàng.
+ B-ớc 3: Phª dut xt kho.
PhiÕu xuÊt kho đ-ợc chuyển lên cho nh÷ng ng-êi cã thÈm qun phê duyệt. Nếu ban giám đốc khơng phê duyệt thì chuyển cho thủ kho kiểm tra lại. Nếu phê duyệt ban giám đốc kí vào giấy xuất kho
Căn cứ vào phiếu xuất kho đà đ-ợc phê dut, thđ kho tiÕn hµnh xt hàng và ghi số lượng thực vào cột số lượng thực xuất thủ kho phải đối chiếu vµ kiĨm tra khíp đúng thơng tin thực tế với thông tin đà đ-ợc cung cÊp trªn lƯnh giao hàng về ng-ời nhận hàng mới đ-ợc xuất hàng. Ng-ời nhËn hµng cã thĨ lµ lái xe vận chuyển hoặc đại diện khách mua hàng.
.+B-ớc 5: Đại diện nhận hàng ký xác nhận: đà nhận đủ số hàng vµo phiÕu xt kho.
+B-íc 6: B¶o vƯ kiểm tra hàng hố khi xe ra cổng và kí nhËn vµo giÊy xt kho đồng thời phải vào sổ theo dõi hàng hố ra vµo cỉng.
+B-íc 7: Chun chøng tõ cho kÕ toán: hai liên phiếu xuất kho sẽ đ-ợc chun vỊ cho kÕ to¸n bao gåm 1 qun cho kế toán đơn vị, 1 qun liªn chuyển cho kế tốn của đơn vị báo cấp hàng để theo dõi công nợ.
+ B-ớc 8: Quyết tốn cơng việc.
KÕ toán và thủ kho th-ờng xuyên đối chiếu để đảm bảo hàng hoá nhập xuất, tồn đầy đủ và chính xác. Đầu kỳ lập và gửi báo cáo lên ban giám đốc.
Sơ đồ 11: Quy trình xuất kho hàng hố
.
Ví dụ: Căn cứ vào đơn đặt hàng vào ngày 28 tháng 12 năm 2004, của cửa
hàng Thuỷ Quang, nhân viên bán hàng lập lênh giao hàng nội dung nh- sau:
LƯnh giao hµng
LËp phiÕu xuÊt kho
ChuyÕn chøng tõ cho kÕ to¸n Thđ kho xt Đại diện nhận hàng ký x¸c nhËn BGĐốc phê duyệt B¶o vƯ kiêm tra Quyết tốn công vic
S theo dừi hng hoỏ ra vào cng No
No
Yes
BiĨu sè 02: LƯnh giao hµng
Cơng ty thép Thăng Long BM: 01/BH-TL Sè: 280
LÖnh giao hàng
Tên khách hàng: Chó Quang – Cửa hàng Thuỷ Quang Điện thoại: 038 871 933 Địa chỉ: Xãm 4 – Văn Sơn - Đo L-ơng – NghÖ An . XuÊt t¹i kho: Tam Trinh Tên lái xe: Anh Hải Sè xe: 37H – 9924 Điện thoại:
STT Tên hàng/quy cách Đơn vị Số l-ợng Đơn giá Thành tiền 1 Ơ Kẽm 20/27(1,6)szmsco C©y 240 85.400 20.496.000 2 Ơ kẽm 20/27(1,9)VG C©y 113 94.300 10.655.900 3 Ô kẽm 26/34(1,6) szmsco C©y 88 108.700 9.565.600
4 Ơ kẽm 26/34(1,9)VG C©y 80 119.500 9.560.000
Tỉng céng: 50.277.500
Sè tiỊn b»ng chữ: Năm m-ơi triệu hai trăm bảy m-ơi bảy nghìn năm trăm đồng Hình thức thanh tốn: Thanh tốn hết bằng tiền mặt tại kho Tam Trinh
Ph-¬ng thøc giao nhận: Trên xe bên mua tại kho Tam Trinh
Thời gian và địa điểm giao nhận: Chiều ngày 28/12/2004 tại kho Tam Trinh
C¸c l-u ý kh¸c:……………………………………………………………………
Lệnh giao hàng đ-ợc gửi đi lúc: ……..giê………….phót…….ngµy 28/12/2004
Nhân viên bán hàng đề nghị Nhân viên kế toán kiểm tra Phª dut bëi
(Ký, ghi râ hä tªn) (Ký, ghi râ hä tªn) (Ký, ghi râ hä tªn)
Biểu số 03: Phiếu điều động ph-ơng tiện
Công ty Thép Thăng Long
Phiếu điều động ph-ơng tiện
Tên ng-ời đề nghị: Trần Văn Anh…
Theo lênh giao hàng số 280 ngày 28/12/2004 Tên khách hàng:..Cửa hàng Thuỷ Quang..
Địa chỉ: xóm 4 -Văn Sơn- Đơ L-ơng- Nghệ An
Thêi gian thùc hiÖn: ngày 28/12/2004 tên ph-ơng tiện: ô tô 37H-9924 Nội dung điều ®éng: tõ kho Tam Trinh-NghÖ An
Địa điểm thực hiện tại: kho Tam Trinh
Số l-ợng: 521 cây (ống kẽm) §G: TT: 700.000 Thành tiền bằng chữ: bẩy trăm ngàn đồng chẵn
Hà Nội ngày 28 tháng 12 năm 2004
Ng-êi ®Ị nghÞ KÕ to¸n kiĨm tra Phª dut
(Ký , hä tªn) (Ký , hä tªn) (Ký , hä tªn)
Thđ kho Tam Trinh kiĨm tra tÝnh hỵp lƯ cđa lƯnh giao hµng sÏ lËp phiÕu xuất kho. Hàng sẽ đ-ợc xuất sau khi phiếu xuất kho đ-ợc Ban giám đốc phê dut. LƯnh giao hµng nµy cïng với 01 phiếu thu tiền mặt sẽ đ-ợc chuyển về phịng kế tốn
BiĨu sè 04: PhiÕu xt kho
Đơn vị:cơng tyTTL
PhiÕu xuÊt kho
Ngµy 28- 12-2004 Sè: 280 Nỵ: 632 Cã: 156 MÉu sè:02-VT (QĐsố 1141-TC/CĐKT) ngày 1-11-1995 ca BTC
Họ tên ng-ời nhận hàng: Anh Hảia chỉ: lái xe bên mua Lý do xuÊt kho:………b¸n cho ca hàng Th Quang. Xuất tại kho:Tam Trinh. Số
TT
Tên nhÃn hiệu, quy cách phẩm chất hàng hoá M· sè Đơn vị tÝnh Số l-ợng Đơn giá Thành Tin Yêu Cầu Thực Xuất B C D 1 2 3 4 1 Ơ kẽm20/27(1,6)szmsco C©y 240 85.000 20.400.000 2 Ô kẽm 20/27(1,9)VG C©y 113 93.500 10.565.500 3 Ơ kẽm 26/34(1,6)szmsco C©y 88 108.000 9.504.000 4 Ơ kẽm26/34(1,9)VG C©y 80 119.000 9.520.000 Céng 49.989.500
Tổng số tiền( viết bằng chữ): Bốn m-ơi chín triệu chín trăm tám m-ơi chín ngàn năm trăm đồng.
Thủ tr-ởng đơn vị KÕ to¸n tr-ëng ng-êi nhËn Thđ kho
(Ký , hä tªn) (Ký , hä tªn) (Ký , hä tªn) (Ký , hä tªn)
2.6.3. Kế toán giá vốn hàng bán
Cơng ty tính giá vốn hàng bán theo ph-ơng ph¸p nhËp tr-íc- xt tr-íc. Xét cụ thể mặt hàng èng kÏm 20/27(1,6)Szmsco cđa c«ng ty thép Thăng Long tõ ngµy 01/12-31/12 nh- sau:
Ngµy 01/12 , tồn đầu tháng: 10.400 cây, ĐG: 84.600đ/cây Ngµy 05/12, xuÊt: 5.000 c©y
Ngày12/12 , xuất: 400 cây Ngy15/12 , xut 5.360 cây
Giá vốn của mặt hàng này đ-ợc tÝnh nh- sau:
Ngày 05/12, xuất 5.000 cây, ĐG : 84.600, TT:423.000.000 Ngày12/12, xuất 400 cây , §G: 84.600, TT: 33.840.000 Ngày15/12: 5000x84.600+360x85.000=453.600.000
2.6.4. Kế toán chi tiÕt
ViƯc bè trÝ kÕ to¸n chi tiÕt hµng tån kho ë công ty Thép Thăng Long đ-ợc tiến hành theo ph-ơng pháp thẻ song song.
* Tại kho: hàng ngày căn cứ vào số liệu trên phiếu nhập, phiếu xuất, hoá đơn GTGT thủ kho phản ánh số liệu vào cột chứng từ, số l-ợng vào cột nhập- xuất của thẻ kho. Cuèi ngµy, dùa vµo sè tån ci ngµy tr-íc vµ tỉng sè nhËp xt trong ngày đêr tính ra số tån kho ci ngµy.
BiĨu sè 05: Hố đơn GTGT
Hố đơn gtgt MÉu sè:01GTKT-3LL Liªn 2 ET/99-B
Ngày 28/12/2004
Đơn vị bán hàng: Nhà máy cán thép Thái Nguyên Địa chỉ : Ph-ờng Tân Lợi tp Thái Nguyên Điện thoại: MS:
Họ tên ng-ời mua hàng: Công ty thép Thăng Long Địa chỉ: 1194/12A1- Đ-ờng Láng
Hình thức thanh to¸n : TiỊn mỈt MS:
0 1 0 1 0 8 6 3 2 4
STT Tên hàng hoá Đơn vị SL Đơn giá Thành tiền 1 Ơ kẽm 20/27(1,6)Szmsco C©y 100 77.273 7.727.300 2 Ô kẽm 20/27(1,9) VG C©y 750 85.455 64.090.909 3 Ô kẽm 26/34(1,6)Szmsco C©y 250 98.182 24.545.500
Céng tiỊn hµng 1.100 96.363.709
ThuÕ GTGT: 10% TiÒn thuÕ GTGT: 9.636.371 Tỉng céng tiỊn thanh to¸n: 106.000.000 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm linh sáu triệu đồng.
Ng-ời mua hàng Kế toán tr-ởng Thủ tr-ởng đvị
BiĨu sè 06: PhiÕu nhËp kho
Cơng ty thép Thăng Long
PhiÕu nhËp kho Ngµy 28-12-2004 Sè:52 Nỵ: 156,133 Cã: 111 MÉu sè: 02-VT (QĐ số1141-TC/QĐKT ngày 2-11-1996 BTC
Họ tên ng-ời giao hàng: Nguyễn Văn H-ng
Theo … .H§… Sè… Ngày 28 tháng 12 năm 2004 của công ty cán thép Thái Nguyên
NhËp t¹i kho: Tam Trinh Sè TT Tên hàng hố M· sè Đvị tính Sè l-ỵng Đơn giá Thµnh tiỊn Theo C. Tõ Thùc nhËp 1 èng kÏm 20/27(1,6)Szmsco C©y 100 100 85.000 8.500.000 2 Ơ kẽm 20/27(1,9)VG C©y 750 750 94.000 70.500.000 3 Ô kẽm 26/34(1,6)Szmsco C©y 250 250 108.000 27.000.000 Céng 1.100 106.000.000
Tổng số tiền viết bằng chữ: Một trăm linh sáu triệu đồng.
Ngày 28 tháng 12 năm 2004 Thủ tr-ởng đơn vị KÕ to¸n tr-ëng Thđ kho
BiĨu sè 07: Húa n GTGT
Hoá đơn gtgt MÉu sè:01GTKT-3LL Liªn 1 ET/99-B
Ngµy 28/12/2004
Đơn vị bán hàng: Cơng ty thép Thăng Long Địa chỉ : 1194/12A1- Đ-ờng Láng
Điện thoại: 04. 7662545 MS: 0 1 0 1 0 8 6 3 2 4
Họ tên ng-ời mua hàng: Cửa hàng Thuỷ Quang Địa chỉ: Xóm 4- Văn Sơn-Đơ L-ơng-Nghệ An Hình thức thanh tốn : TiỊn mỈt MS:
STT Tên hàng hoá Đơn vị SL Đơn giá Thµnh tiỊn 1 Ơ kẽm 20/27(1,6)Szmsco C©y 240 77.646 18.632.727 2 Ô kẽm 20/27(1,9) VG C©y 113 85.727 9.687.181 3 Ơ kẽm 26/34(1,6)Szmsco C©y 88 98.818 8.696.000 4 Ơ kẽm 26/34(1,9) VG C©y 80 108.636 8.690.909
Céng tiỊn hµng 45.706.817
ThuÕ GTGT: 10% TiÒn thuÕ GTGT: 4.570.682
Tỉng céng tiỊn thanh to¸n: 50.277.500 Sè tiÒn viết bằng chữ: Năm m-ơi triệu hai trăm bảy m-ơi bảy ngàn năm trm đồng
Ng-ời mua hàng Kế toán tr-ởng Thủ tr-ởng đvị
Căn cứ vào hố đơn GTGT (liên 2)kÌm phiÕu nhËp kho sè 52 và hoá đơn GTGT (liên 1) kèm phiếu xuất kho số 280 ,thủ kho phản ánh số liệu vào thẻ kho cho từng mặt hàng để theo dâi sè l-ỵng nhËp- xt- tån
*Xét cụ thể về mặt hàng ống kẽm 20/27(1,6) Szmsco
BiÓu sè 08: ThỴ kho
Công ty thép Thăng Long
ThỴ kho
Ngày lập thẻ: 01-12-2004 Tê sè: 01
Tªn nh·n hiƯu , quy cách hàng hố: ống kẽm 20/27(1,6) Szmsco Đơn vị tính: Cây Sè TT Chøng tõ Diễn giải Ngày nhËp xuÊt Sè l-ỵng KT ký SH N T NhËp XuÊt Tån 01 Tồnđầutháng 10.400 02 PX32 5/12 XuÊt kho 5/12 5.000 03 PN25 8/12 NhËp kho 8/12 10.000 04 PX 170 12/12 XuÊt kho 12/12 400 05 PX180 15/12 XuÊt kho 15/12 5.360 06 PN51 28/12 NhËp kho 28/12 3.900 07 PN52 28/12 NhËp kho 28/12 100 08 PX280 28/12 XuÊt kho 28/12 240 Tån cuèi kú 13.400 Các mặt hàng khác cũng đ-ợc mở thẻ kho t-ơng tự nh- mặt hàng èng kÏm20/27(1,6) Szmsco
* Tại phịng kế tốn: Căn cứ vào các chứng từ mà thủ kho gửi lên, kế toán sÏ