BÀI 8 : ĐÁNH GIÁ NHÂN VIÊN
1.1. VÌ SAO PHẢI ĐÁNH GIÁ
Đánh giá nhân viên có thể coi là một trong những khâu quan trọng nhất trong quy trình quản lý nhân viên để có thể xét duyệt sự hồn thành nhiệm vụ, mức độ phù hợp với công việc, với công ty của một nhân viên theo định kỳ, từ đó đưa ra chế độ thưởng, phạt hợp lý.
Đây là công việc vô cùng cần thiết, không thể thiếu để các nhà quản lý có thể nâng cao hiệu quả làm việc, động viên nhân viên cũng như thúc đẩy kịp thời, giúp nhân viên khắc phục những thiếu sót một cách nhanh chóng để đảm bảo tiến độ phát triển trong doanh nghiệp.
Tuy nhiên, đánh giá nhân viên không phải là điều dễ dàng, do đó, mỗi doanh nghiệp cần đưa ra những tiêu chí chung, áp dụng cho các cấp bậc nhân viên khác nhau, để có cách đánh giá khách quan nhất.
Nhiều doanh nghiệp đã phải hứng chịu hậu quả vì thiếu kinh nghiệm xây dựng và duy trì một hệ thống đánh giá và phát triển nguồn nhân lực một cách chặt chẽ và khoa học. Có nơi thì cán bộ chủ chốt bất mãn nghỉ việc, nhân viên cấp dưới hoang mang. Nơi khác thì mất khách hàng do chất lượng dịch vụ giảm sút, sản phẩm bị lỗi nhiều làm tăng chi phí.
Rõ ràng đánh giá năng lực của nhân viên là cơng việc nhạy cảm vì kết luận này ảnh hưởng nhiều nhất đến quyền lợi thiết thân của họ, từ việc tăng lương, xét thưởng cho đến kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng.
1.2. LỢI ÍCH VIỆC ĐÁNH GIÁ
Khi đánh giá đúng về một nhân viên thì việc quy hoạch nhân sự sẽ chính xác hơn, nhờ đó họ có thể phát huy năng lực của mình một cách cao nhất. Người được đánh giá đúng năng lực sẽ hài lịng vì được cơng nhận. Họ sẽ làm việc hăng say hơn, năng suất lao động tăng cao, góp phần làm giảm chi phí.
rất nhiều thời gian và tiền bạc trong việc đào tạo nhân viên.
Việc đánh giá năng lực nhân viên nằm trong các chuỗi hoạt động nhằm thu hút, duy trì và phát triển nguồn nhân lực được bao gồm trong một hệ thống quản lý và phát triển nguồn nhân lực được bao gồm trong một hệ thống quản lý và phát triển nguồn nhân lực dài hơi. Hệ thống này cần phải được xây dựng thật chi tiết, khoa học và phù hợp với mơ hình và văn hóa của doanh nghiệp mới đảm bảo tính hiệu quả. Nhờ nó mà người làm cơng tác quản lý tránh được các vấn đề như nguồn nhân lực cạn kiệt, tinh thần sa sút, sắp xếp nhân sự không hợp lý dẫn đến năng suất thấp, chi phí cao, chất lượng sản phẩm kém.
Một quy chế lương thưởng và chế độ lao động hấp dẫn sẽ có ích gì nếu áp dụng vào sai đối tượng. Như vậy không khéo công ty lại phải tốn quá nhiều chi phí cho những người chưa đáp ứng được yêu cầu công việc. Và ngược lại, cơng ty có thể khơng giữ được người thực tài vì áp dụng chế độ khơng thích hợp, làm cho người lao động cảm thấy sự đãi ngộ chưa xứng đáng với công sức bỏ ra.
2. CÁC KIỂU ĐÁNH GIÁ
2.1. HÀ KHẮC
Đánh giá nhân viên thành công hay thất bại sẽ phụ thuộc rất lớn vào quy trình phản hồi và mức độ phản hồi giữa hai bên quản lý và nhân viên.
Để đạt được kết quả tốt, người quản lý sẽ phải minh bạch tất cả những gì sẽ diễn ra; sau đó đưa ra kết quả thống nhất từ trên xuống dưới đồng thời giúp nhân viên nhận biết được tầm quan trọng của đánh giá và yêu cầu họ phải thực hiện một cách nghiêm túc.
Một người sếp hà khắc hiếm khi tin tưởng mọi người, đặc biệt là những ai trong đội ngũ do họ quản lý. Sự căng thẳng của sếp rất dễ khiến nhân viên phải chịu đựng theo. Vì thế, kiểu đánh giá hà khắc có thể khơng phản ánh đúng thực trạng năng lực và công suất của một nhân viên. Khi đánh giá theo tiêu chuẩn tiêu cực của cấp trên, người nhân viên đó khơng thể hiện được những mặt tốt của mình.
Quản lý hà khắc cho rằng ý kiến của họ quan trọng hơn ý kiến của nhân viên. Nếu nhân viên đưa ra câu trả lời đúng, họ vẫn cố “ăn thua” bằng cách chỉ ra vài chỗ chưa hợp lý và gài ý kiến của họ vào. Người sếp như thế sẽ chẳng bao giờ cơng nhận
điều gì ở nhân viên mình. Do đó, tiêu chí đánh giá của họ có thể sẽ rất cao và khác xa thực tế, khiến cho công ty hoặc doanh nghiệp khơng thể đánh giá chính xác năng lực của nhân viên trong bộ phận đó.
2.2. ĐẠI KHÁI
Đánh giá nhân viên có thể coi là một trong những khâu quan trọng nhất trong quy trình quản lý nhân viên để có thể xét duyệt sự hồn thành nhiệm vụ, mức độ phù hợp với cơng việc, với công ty của một nhân viên theo định kỳ, từ đó đưa ra chế độ thưởng, phạt hợp lý.
Đây là công việc vô cùng cần thiết, không thể thiếu để các nhà quản lý có thể nâng cao hiệu quả làm việc, động viên nhân viên cũng như thúc đẩy kịp thời, giúp nhân viên khắc phục những thiếu sót một cách nhanh chóng để đảm bảo tiến độ phát triển trong doanh nghiệp.
Chính vì ngun nhân trên, khơng thể chỉ đánh giá qua loa, đại khái năng lực của nhân viên. Một khi đã tiến hành đánh giá nhân viên trong tổ chức, doanh nghiệp thì nên đánh giá một cách chuyên nghiệp và cụ thể, không chỉ tập trung riêng vào chun mơn của một nhân viên mà cịn nên đánh giá thái độ, khả năng khắc phục sai lầm cũng như tiềm năng phát triển, cống hiến của họ đối với doanh nghiệp, tổ chức. Khi đánh giá đại khái, qua loa sẽ không cho ra kết quả đúng phản ánh năng lực cũng như thái độ của nhân viên.
2.3. CHỈ TRÍCH
Thơng qua đánh giá, nhân viên cũng có thể phát hiện ra những lỗi và sai lầm mà mình cần khắc phục. Khi phát hiện ra lỗi hoặc sai lầm của nhân viên, người quản lý khơng nên chỉ trích mà hỗ trợ nhân viên khắc phục sai hỏng cũng như giúp nhân viên đưa ra những sửa đổi, tạo điều kiện cho nhân viên phát triển và cống hiến. Khơng nên chỉ chỉ trích mà khơng giúp họ sửa đổi.
Thường chỉ trích, phê bình nặng nề khi nhân viên mắc lỗi mà khơng khen ngợi khuyến khích kịp thời khi họ làm tốt, đó cũng là một thói quen xấu của nhiều người lãnh đạo. Thói quen đó gây áp lực cho nhân viên của bạn, tạo khơng khí căng thẳng ở nơi làm việc.
Vì thế, khơng nên đánh giá nhân viên bằng cách chỉ trích. Người quản lý cần đánh giá nhân viên về các ưu điểm và khuyết điểm của họ, giúp họ khắc phục khuyết điểm cũng như phát huy các thế mạnh của bản thân.
2.4. XÂY DỰNG
Dù là trong cơng việc hay trong cuộc sống thì chúng ta đều sẽ có lúc phạm phải sai lầm và việc nhận được những góp ý mang tính xây dựng từ đồng nghiệp hay những người xung quanh sẽ giúp cải thiện, phát triển bản thân ngày một toàn diện hơn. Khơng chỉ thế, những góp ý này cịn giúp cải thiện mối quan hệ giữa bạn và đồng nghiệp cũng như giúp công ty phát triển. Tuy nhiên, nếu khơng khéo léo, góp ý của bạn có thể khiến người khác cảm thấy khó chịu. Vậy làm thế nào để đóng góp ý kiến mang tính xây dựng ở nơi làm việc và tránh các nguy cơ xảy ra tranh chấp, cãi vã, xung đột?
Đặt biệt là sau một quá trình đánh giá năng lực của các nhân viên, dù là trong nhà hàng – khách sạn hay các mơi trường văn phịng, cần có những khắc phục cho sai lầm cũng như điểm yếu của nhân viên. Với tư cách là một người quản lý, việc hỗ trợ và dẫn dắt nhân viên tiến bộ là một trách nhiệm to lớn. Góp ý xây dựng như thế nào để nhân viên có thể phát huy thế mạnh cũng như khắc phục những điểm yếu là một điều cực kỳ cần thiết.
Việc bạn đóng góp những ý kiến mang tính xây dựng sẽ phần nào giúp đồng nghiệp, nhân viên hay thậm chí là quản lý thay đổi theo hướng tích cực hơn, xây dựng môi trường làm việc lành mạnh và hướng đến hiệu quả công việc. Những lời góp ý chân thành khơng chỉ giúp mỗi cá nhân hiểu được sai lầm của mình mà cịn tìm được biện pháp để khắc phục. Điều này sẽ giúp năng suất làm việc của họ tăng cao, gắn kết các mối quan hệ ở nơi làm việc và tối đa hóa lợi nhuận cho cơng ty.
Cụ thể, các ý kiến mang tính xây dựng giúp người lao động cải thiện kỹ năng làm việc của bản thân. Khi một cá nhân mắc lỗi, họ sẽ có được những bài học mới nếu nhận được góp ý từ người xung quanh. Sau nhiều lần mắc lỗi, họ sẽ học được nhiều điều mới và có thể cải thiện hiệu suất làm việc của mình, đồng thời đem lại nhiều giá trị hơn cho cơng ty.
khác, họ cũng sẽ sẵn lịng giúp đỡ bạn. Việc này sẽ giúp gắn kết các thành viên trong công ty, làm cho mối quan hệ giữa đồng nghiệp với nhau trở nên tốt đẹp hơn.
3. CÁC BƯỚC ĐÁNH GIÁ
3.1. CHUẨN BỊ
➢ Lập mẫu đánh giá nhân viên
Người quản lý của doanh nghiệp sẽ đánh giá nhân viên công tâm và khách quan nhất khi họ dựa trên một mẫu cụ thể. Trong mẫu đánh giá này cần quy định rõ về các tiêu chí. Một khi có đầy đủ chỉ số đánh giá sẽ giúp cho bạn tiết kiệm cả về thời gian và công sức. Chỉ cần nhìn vào dữ liệu là có thể đánh giá một cách rõ ràng, minh bạch nhất.
➢ Xây dựng các tiêu chí đánh giá về nhân lực
Các tiêu chí đánh giá thực lực mà bạn có thể tham khảo như: Kiến thức chuyên ngành, kỹ năng mềm, hiệu quả công việc, khối lượng cơng việc hồn thành, việc thực hiện nội quy, thái độ làm việc,… Đối với vị trí quản lý trở lên ngoài hiệu quả cơng việc cịn phải đánh giá về kỹ năng lãnh đạo, kỹ năng quản lý, khả năng tạo ra năng lượng, truyền động lực, làm việc nhóm giải quyết vấn đề.
3.2. BẮT ĐẦU
Bắt đầu tổ chức các hoạt động đánh giá nhân viên:
Là một nhà quản lý bạn cần phải có nhận xét về điểm mạnh, điểm yếu của toàn bộ nhân viên để tránh họ cảm thấy bị chèn ép hoặc q đề cao. Khơng chỉ có lời đánh giá, nhận xét chung chung mà nhà quản lý còn phải đưa ra hướng giải quyết vấn đề của mỗi nhân viên. Điều này khiến họ hiểu bạn muốn họ thay đổi theo hướng như thế nào và bạn sẽ hỗ trợ quá trình thay đổi đó ra sao. Đồng thời cũng đừng quên khuyến khích sự phản hồi của nhân viên trong quá trình làm việc.
Để việc đánh giá đạt hiệu quả tốt nhất thì bạn cần đưa ra quy định về thưởng và phạt rõ ràng. Trong nội dung thưởng và phạt cần đưa ra các biện pháp tiến hành xử lý nếu nhân viên khơng hồn thành KPI như: Cảnh cáo, kiểm điểm, cắt thưởng,… hoặc là phần thưởng cụ thể cho nhân viên có năng suất cao.
Để quy trình đánh giá được hồn thiện và đạt được kết quả tốt nhất, doanh nghiệp nên chú ý đến một vài vấn đề sau:
• Hệ thống đánh giá nhân viên có thể tạo động lực cho nhân viên bằng cách ghi nhận các thành viên xuất sắc, đồng thời thúc đẩy việc giao tiếp nội bộ trong doanh nghiệp.
• Hoạt động đánh giá nên được tiến hành công bằng, nhất quán và khách quan.
• Một hệ thống đánh giá hiệu quả cần có các mẫu đánh giá chuẩn hóa, các chỉ số đánh giá rõ ràng, quy định về cách thức nghiệm thu và quy trình rõ ràng.
3.3. TRAO ĐỔI
Mục tiêu cuối cùng của việc đánh giá ứng viên là quá trình nghiệm thu. Bởi vậy, trước khi tiến hành áp dụng hệ thống đánh giá nhân viên, hãy đảm bảo rằng tất cả mọi người đều hiểu về cách thức nghiệm thu: đưa ra lời nhận xét như thế nào, nên nhận xét về cái gì, và tạo thảo luận giữa nhân viên như thế nào.
Một số lời khuyên cho người điều phối buổi nghiệm thu:
• Đưa ra nhận xét cả về điểm mạnh và điểm yếu, tránh tình trạng nhân viên cảm thấy bị xúc phạm hoặc tự tin quá đà.
• Đề xuất rõ ràng hướng cải thiện. Khi góp ý cho nhân viên về những điểm yếu của họ, hãy đảm bảo rằng bạn chỉ rõ bạn muốn nhân viên đó cải thiện như thế nào, và bạn sẽ hỗ trợ họ như thế nào.
Ví dụ, nếu như bạn nhận thấy một nhân viên thường nói chuyện gay gắt với đồng nghiệp và thiếu kiên nhẫn với khách hàng, hãy kể lại cho họ một vài tình huống mắc lỗi của họ. Sau đó gợi ý cho họ cách giải quyết, ví dụ như tham gia vào các buổi tập nhập vai, hay các hội thảo, chuyên đề về nâng cao kĩ năng giao tiếp/chăm sóc khách hàng.
• Hãy chỉ rõ cho nhân viên của bạn thấy ranh giới đâu là cái chấp nhận được, đâu là cái cần sửa đổi ngay, sau đó xây dựng một kế hoạch để theo dõi quá trình cải thiện, tái đánh giá nhân viên.
• Khuyến khích sự tham gia phản hồi của nhân viên: Sau khi đã đưa ra đánh giá, hãy khuyến khích nhân viên nói ra ý kiến của mình: họ đồng tình hay khơng đồng tình với đánh giá của bạn, họ có ý kiến gì về quá trình cải thiện hay khơng.
Ví dụ, bạn có thể nói với nhân viên như sau trong buổi nghiệm thu: “Có vẻ như là bạn thường mất kiên nhẫn với khách hàng khi lượng khách phục vụ quá tải. Nhưng chúng ta phải thấy rằng những tình huống như thế là khơng thể tránh khỏi. Bạn có gợi ý rằng chúng ta có thể xử lí tình huống này như thế nào không?”
Bằng cách này, bạn không chỉ giúp nhân viên tự hồn thiện, mà cịn có thể giúp các bên hiểu nhau hơn.
3.4. ĐẶT MỤC TIÊU
Khi đã xây dựng được hệ thống đánh giá hiệu quả làm việc của ứng viên: bao gồm mẫu đánh giá, các quy định, chính sách, bạn chỉ cịn cần quyết định khi nào nên bắt đầu tiến hành các hoạt động nghiệm thu. Một số doanh nghiệp tiến hành nghiệm thu tất cả các nhân viên vào cùng một thời điểm trong năm; trong khi một số khác có thể tiến hành nghiệm thu trong vòng 30 ngày sau một khoảng thời gian làm việc nhất định của nhân viên. Dù bạn có quyết định thời gian nghiệm thu như thế nào, thì cũng ln đảm bảo rằng bạn thực hiện các cơng việc đó đúng thời hạn.
Có một quy trình đánh giá nhân viên rõ ràng, rành mạch là yếu tố không thể thiếu trong hoạt động quản trị nhân sự. Nếu có thể tiến hành một cách hiệu quả, nó sẽ đảm bảo tính cơng bằng, minh bạch; thúc đẩy tăng trưởng và góp phần cổ vũ tinh thần làm việc của nhân viên.
3.5. KẾT THÚC
- Ghi nhận những nhân viên có thành tích làm việc tốt: Việc doanh nghiệp thường xuyên tiến hành đánh giá hiệu suất làm việc của những nhân viên nổi bật sẽ giúp họ nâng cao chất lượng và hiệu quả cơng việc của mình.
- Tìm kiếm những nhà lãnh đạo tiềm năng trong tương lai: Quy trình đánh giá nhân viên thường xuyên sẽ giúp nhà quản lý tìm ra những nhân viên thật sự nổi bật trong
cơng việc để có thể trở thành một nhà lãnh đạo tiềm năng của doanh nghiệp trong tương lai.
- Hỗ trợ nhân viên yếu kém: Thông qua việc đánh giá nhân viên, người quản lý có thể xây dựng các chương trình đào tạo nội bộ để giúp những nhân viên yếu kém hơn nâng cao trình độ chun mơn và kỹ năng của mình.
- Đo lường tiến độ: Việc thường xuyên tiến hành quy trình đánh giá sẽ giúp người