a. Nộp đơn
Đơn có thể được nộp bằng fax, qua đường bưu điện hoặc nộp đơn điện tử. Các công ty thuộc các quốc gia không phải là thành viên EU cần có đại diện pháp lý tại EU để tiến hành các thủ tục trong quá trình đăng ký nhãn hiệu Cộng đồng.
Đơn sẽ kèm theo các tài liệu sau đây (Điều 26 CTMR):
- Tên đầy đủ, địa chỉ, số điện thoại, số fax (nếu có) và quốc tịch của người nộp đơn;
- Giấy ủy quyền của người nộp đơn; - Mẫu nhãn hiệu dự định đăng ký;
- Danh mục hàng hóa/dịch vụ mang nhãn hiệu; - Phân loại quốc tế hàng hóa/dịch vụ (nếu biết).
b. Xét nghiệm đơn
Đơn sau khi nộp tại OHIM sẽ được cơ quan này xét nghiệm về hình thức. Nếu đơn có đủ các thông tin và tài liệu nêu trên, ngày nộp đơn được ghi nhận. Sau đó đơn được chuyển sang xét nghiệm nội dung.
Trong giai đoạn xét nghiệm nội dung, theo quy định của CTMR thì trước khi đơn được công bố, nhãn hiệu trong đơn sẽ được xét nghiệm trên cơ sở tuyệt đối (Điều 7), tức là xác định xem nhãn hiệu yêu cầu đăng ký có thuộc một trong
CTMR, Ví dụ: nhãn hiệu có thuộc các dấu hiệu loại trừ theo quy định của pháp luật hay không; có trái với trật tự công cộng và đạo đức xã hội hay không; nhãn hiệu có phải là một thuật ngữ chung theo các ngôn ngữ của cộng đồng cho hàng hóa và dịch vụ hay không; nhãn hiệu có gây nhầm lẫn cho công chúng về bản chất, nguồn gốc địa lý của hàng hóa và dịch vụ mang nhãn hiệu hay không. Có điểm đặc biệt trong gia đoạn xét nghiệm nội dung là trước khi công bố đơn trên công báo CTM của OHIM, OHIM không tự động xét nghiệm nhãn hiệu trên cơ sở tương đối (Điều 8 CTMR), tức là không xem xét nhãn hiệu có trùng lặp hoặc tương tự gây nhầm lẫn với các nhãn hiệu đã được đăng ký trước hoặc nộp đơn trước hay không. Mà việc xét nghiệm này chỉ được thực hiện trên cơ sở yêu cầu của bên thứ ba khi thực hiện thủ tục phản đối đơn, hoặc thủ tục hủy bỏ sau khi nhãn hiệu đã được đăng ký.
Nếu nhãn hiệu hoàn toàn có khả năng phân biệt và có thể được sử dụng như một nhãn hiệu, thì Đơn đăng ký nhãn hiệu sẽ được công bố trên Công báo CTM bằng các ngôn ngữ chính thức của EU để các bên thứ ba có quyền và lợi ích liên quan có thể phản đối.
c. Phản đối đơn
Theo Điều 42 CTMR thì trong thời hạn 3 tháng kể từ ngày đơn được công bố trên công báo CTM thì bên thứ ba có quyền và lợi ích liên quan có thể tiến hành thủ tục phản đối đơn khi có căn cứ cho rằng việc đăng ký nhãn hiệu trong đơn sẽ gây thiệt hại đến quyền và lợi ích hợp pháp của mình. Bên thứ ba có thể đưa ra các lý do như sau:
- Nhãn hiệu trong đơn trùng hoặc tương tự gây nhầm lẫn với CTM đã được đăng ký trước hoặc nộp trước;
- Nhãn hiệu trong đơn trùng lặp hoặc tương tự với nhãn hiệu trong đơn quốc gia hoặc đã được đăng ký quốc gia hoặc nộp đơn quốc gia trước hoặc nhãn hiệu đăng ký quốc tế đang có hiệu lực ở nước thành viên EU;
- Nhãn hiệu trong đơn trùng lặp hoặc tương tự gây nhầm lẫn với nhãn hiệu nổi tiếng theo quy định của Công ước Paris.
Nếu trong thời hạn trên mà nhãn hiệu không gặp bị bất kì sự phản đối nào từ bên thứ ba thì nhãn hiệu đó sẽ được OHIM cấp văn bằng bảo hộ. Khi đó chủ sở hữu có quyền độc quyền sử dụng nhãn hiệu; ngăn chặn việc sao chép và giả mạo nhãn hiệu; chuyển giao nhãn hiệu, cấp licence cho một số hàng hóa hoặc dịch vụ tại một phần hay toàn bộ lãnh thổ cộng đồng; phản đối đăng ký những nhãn hiệu cộng đồng hoặc nhãn hiệu quốc gia tương tự có thể gây nhầm lẫn cho người tiêu dùng.