Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý của công ty, Hội đồng quản trị có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi chủ trương, đường lối theo Luật doanh nghiệp và Điều lệ của công ty, mọi vấn đề quyền lợi của cổ đông. Hội đồng quản trị có 5 người gồm chủ tịch Hội đồng quản trị và các uỷ viên.
Ban Kiểm soát: thay mặt Đại hội đồng Cổ đông giám sát, đánh giá công tác điều hành, quản lý của Hội đồng quản trị và Ban Tổng Giám đốc theo đúng các qui định trong Điều lệ Công ty, các Nghị quyết Quyết định của Đại hội đồng Cổ đông. Ban kiểm soát gồm 3 người, nhiệm kỳ 3 năm.
Khối Điều hành: Gồm Tổng Giám đốc và các Phó Tổng Giám đốc gọi chung là ban Tổng giám đốc.
- Điều hành và quyết định các vấn đề liên quan đến kinh doanh hàng ngày, nhân sự, lương bổng…của công ty theo đúng pháp luật, điều lệ của công ty và nghị quyết của Hội đồng quản trị.
- Tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng quản trị, tổ chức thực hiện phương án hoạt động kinh doanh, phương án đầu tư sau khi được Hội đồng quản trị phê duyệt.
Chức năng của các phòng, ban:
- Phòng Thiết kế-Kĩ thuật: Cung cấp sự trợ giúp cho khối kinh doanh, mua hàng dự báo xu hướng thời trang. Thiết kế phát triển sản phẩm phù hợp năng lực sản xuất của nhà cung cấp, thị hiếu khách hàng, đáp ứng nhu cầu thị trường với mức giá phù hợp. Bộ phận kĩ thuật sẽ kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu đầu vào và chất lượng thành phẩm nhập kho.
- Phòng Mua hàng: Cung cấp sự trợ giúp trong việc đảm bảo các nhà cung cấp chuyên nghiệp, yêu cầu và được cung ứng hàng hóa, vật tư, dịch vụ phù hợp ở mức giá hợp lý, đủ số lượng và đúng thời điểm. Tối đa hóa giá trị thu mua trong phạm vi ngân sách và nguồn lực của công ty.
- Phòng Hậu cần: Gồm chức năng kho và chức năng giao nhận. Cung cấp dịch vụ lưu trữ và luân chuyển hàng hóa từ nhà cung cấp đến điểm tiêu thụ hoặc điểm trung chuyển phù hợp với yêu cầu của khách hàng.
- Phòng Tài chính và Kế toán: Thực hiện những nghiệp vụ kế toán theo đúng chức năng phòng ban giúp việc của ban lãnh đạo công ty và thực hiện đúng quy định của nhà nước và chuẩn mực kế toán.
- Phòng Hành chính nhân sự gồm:
+ Chính sách quy định: Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các quy định áp dụng trong Công ty.
+ Tuyển dụng: Lập báo cáo và xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực, thực hiện các hoạt động tuyển dụng.
+ Đào tạo phát triển: Biên soạn tài liện và thực hiện đào tạo hội nhập, huấn luyện kỹ năng nhân viên, phối hợp các trung tâm đào tạo bên ngoài thực hiện đào tạo nâng cao.
+ Đánh giá và quản trị thành tích và triển khai các hoạt động đo lường hiệu quả thành tích.
+ Quản trị lương, thưởng chế độ đãi ngộ và thực hiện chính sách chế độ. + Quản trị hành chính văn phòng: Quản lý lưu trữ hồ sơ tài liệu, cung ứng, dịch vụ hành chính.
- Phòng Marketing: Trách nhiệm thiết lập chiến lược và các chính sách marketing bằng cách phối hợp những hoạt động tổ chức sự kiện, xúc tiến thương mại, phát triển hệ thống quảng bá thương hiệu, tạo hiệu ứng tích cực tới nhà cung cấp, đại lý và người tiêu dùng.
- Phòng Kinh doanh:
+ Xây dựng hệ thống cửa hàng bán lẻ, đại lý cho công ty.
+ Phân tích doanh thu bán lẻ và giới thiệu sản phẩm tới người tiêu dùng cuối cùng.
+ Đo lường dung lượng thị trường và thu thập thông tin phản hồi của khách hàng về sản phẩm và chất lượng dịch vụ.
+ Lập kế hoạch phát triển thị trường.
+ Xây dựng chính sách phân phối: chiết khấu và các ưu đãi, hạn mức công nợ, khoản doanh thu,... cho kênh phân phối.
- Phòng thương mại điện tử:
+ Thúc đẩy tăng trường kinh doanh thương mại điện tử + Thúc đẩy công nghệ và cơ sở hạ tầng
+ Nâng cao trải nghiệm khách hàng thương mại điện tử + Tạo hiểu biết thương mại dựa trên dữ liệu
+ Quản lý thực hiện đơn hàng của khách hàng + Quản lý mối quan hệ với các đối tác
2.1.5. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong các năm gần đây
Ra mắt từ năm 2008 đến nay, các nhãn hàng của Kowil đã có mạng lưới phân phối rộng khắp các tỉnh thành toàn quốc. Điển hình là thời trang nam Owen đã có gần 1000 điểm bao gồm đại lý và hệ thống cửa hàng bán lẻ. Trải qua hơn 10 năm phát triển, các nhãn hàng của Kowil chinh phục khách hàng với dòng thời trang chất lượng, đẳng cấp, giá trị. Owen, Winny dần trở nên quen thuộc với
đại đa số người dân và luôn nằm trong top đầu những thương hiệu thời trang Việt Nam. Theo dữ liệu của Euromonitor, nhãn hiệu Owen năm 2019 chiếm 2,2% thị phần thời trang nam tại Việt Nam. Đây là vị trí thứ 5 sau Pierre Cardin (5,3%), Zara (4,7%), Việt Tiến (3,3%) và Blue Exchange (2,9%).
Mức độ chi tiêu dành cho trang phục của người dân có sự gia tăng nhanh chóng, gắn liền với sự phát triển của nền kinh tế và tăng trưởng thu nhập. Về cơ bản, công ty Kowil đáp ứng nhu cầu về số lượng sản phẩm đồng thời cũng ngày càng cải tiến về chất lượng kiểu dáng, size số nhằm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng. Do đó, tỷ lệ các đơn hàng trong hệ thống phân phối và doanh thu bán hàng được tổng kết qua các năm có tốc độ tăng trưởng đáng kể.
Bảng 2.1: Thống kê đơn hàng qua các năm Bán lẻ Bán buôn Năm Số đơn hàng Tỉ lệ tăng trưởng
đơn hàng Số đơn hàng
Tỉ lệ tăng trưởng đơn hàng
2017 12000 300
2018 24401 103% 800 167%
2019 29003 19%
2020 33239 15%
Nhìn vào bảng số liệu trên ta thấy số lượng các đơn hàng đều tăng trưởng đều qua các năm:
- Hệ thống bán lẻ: Năm 2018 tăng từ 12000 đơn hàng lên 24401 đơn hàng tăng 103% so với năm 2017. Do đó, luồng hàng hóa được vận chuyển nhiều hơn từ các kho tới các Trung tâm, và đến khách hàng. Năm 2019 tăng từ 24401 đơn hàng lên 29003 đơn hàng đạt 19% so với năm 2018. Năm 2020 tăng từ 29003 đơn hàng lên 33239 đơn hàng đạt 15% so với năm 2019.
- Tuy nhiên vào năm 2019, 2020, mặc dù số đơn hàng tăng, nhưng các chương trình giảm giá nhiều, nên doanh số hai năm gần đây vẫn có phần giảm sút. Đặc biệt là năm 2020 do ảnh hưởng của đại dịch Covid 19 khiến cho các cửa hàng phải đóng cửa thời gian dài, thu nhập người dân giảm kéo theo nhu cầu tiêu dùng có phần thấp hơn so với cùng kì các năm.
Bảng 2.2: Kết quả kinh doanh của công ty Cổ phần Thời trang Kowil Việt Nam
(Đơn vị: đồng)
Chỉ tiêu Năm 2019 Năm 2020
Chênh lệch Số tiền Tăng trưởn g Doanh thu bán hàng 111.462.887.711 266.422.608.060 164.959.720.349 148% Giá vốn hàng bán 102.630.805.38 9 243.247.089.43 7 140.616.284.04 8 137% Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 8.832.082.322 22.927.375.029 14.095.293.707 159% Doanh thu hoạt động tài chính 13.418.958 18.015.322 4.596.364 34% Chi phí tài chính 100.973.245 4.347.738.224 4.246.764.979 4246% Lợi nhuận sau
thuế 2.072.499.667 2.045.540.658 -26.959.009 -1,3% Vốn kinh
doanh 11.302.777.408 19.276.572.918 7.973.795.510
70,55 % (Nguồn: Phòng kế toán - công ty cổ phần thời trang Kowil Việt Nam) Qua số liệu của bảng trên, ta có thể thấy quy mô vốn kinh doanh của công ty tăng lên khá nhanh, tốc độ tăng vốn kinh doanh là 70,55% và định hướng trong năm 2022 vốn kinh doanh của công ty sẽ đạt 37 tỷ tương đương với tốc độ tăng so với năm 2019 là 236%. Và tương ứng với quy mô vốn tăng thì các chỉ tiêu về doanh thu bán hàng, lợi nhuận cũng tăng lên nhanh chóng (doanh thu hàng bán năm 2020 tăng 137% so với doanh thu năm 2019). Điều này đã chứng tỏ công ty đã chú trọng và quyết tâm mở rộng quy mô kinh doanh chiếm lĩnh thị trường.
2.2. Thực trạng hoạt động bán hàng của Công ty Cổ phần thời trang Kowil Việt Nam
2.2.1. Quy trình nhập hàng từ nhà cung cấp
2.2.1.1. Quy trình đặt hàng
Kết quả hoạt động kinh doanh của từng năm, theo mùa vụ được tổng hợp lại một cách chi tiết. Sau khi xem xét, nghiên cứu, ban giám đốc lên kế hoạch đặt
hàng, dựa trên kết quả hoạt động kinh doanh của mùa vụ trước và dự đoán về nhu cầu tiêu thụ của khách hàng trong mùa vụ sau. Quy trình đặt hàng dựa theo các tiêu chí:
- Doanh thu bán lẻ từng ngành hàng
- Mong muốn của khách hàng khi lựa chọn sản phẩm - Khu vực địa lý
- Chất liệu, thông số, kiểu dáng, màu sắc, giá của sản phẩm - Những điều khoản của hợp đồng bán hàng
Đối với tiêu chí 1, khi định vị đặt hàng, công ty Kowil rất lưu ý đến môi trường kinh doanh hiện tại. Thời kỳ đầu hoạt động kinh doanh, công ty Kowil nổi tiếng lên từ nhãn hàng Winny, khi đó doanh thu từ nhãn hàng Owen còn thấp, mặt hàng nhập khẩu chưa phát triển. Do đó, kế hoạch đặt hàng cho Winny được ưu tiên hơn. Ở thời điểm hiện tại, Owen- nhãn hàng giành cho nam giới có doanh thu cao nhất. Do đó, công ty Kowil chú trọng đặt số lượng hàng lớn cho nhãn hàng này. Năm 2020, công ty đặt 90,000,000 đv cho nhãn hàng Owen; 30,000,000đv cho nhãn hàng Winny;
Ngoài ra, dựa vào mong muốn của khách hàng làm tiêu chí để đánh giá cũng là một căn cứ đặt hàng của công ty. Nhìn chung, để đáp ứng được yêu cầu đó, công ty phải lắng nghe và hiểu được nguyện vọng của khách hàng. Khách hàng đang được đáp ứng cái gì từ sản phẩm? Và điều gì công ty chưa làm được. Chẳng hạn, đi vào chi tiết của việc đặt hàng theo size của ngành hàng Owen, size 39, 40 mẫu áo sơ mi kiểu Basic đang không có hàng để bán. Tồn kho hệ thống các cửa hàng chỉ còn lại với số lượng ít. Nhiều khách hàng đến cửa hàng và tỏ ra không hài lòng vì nhu cầu không được đáp ứng. Hoặc, size XXL (dành cho phụ nữ trên 60 kg) đối với ngành hàng Winny cũng khan hiếm và ở trong tình trạng như vậy. Khi XXL bị khan hiếm, điều đó cho thấy cân nặng của người tiêu dùng đang tăng lên. Và bắt buộc công ty phải tăng tỷ trọng đặt size XXL dành cho nữ, size 39, 40 dành cho nam...
Tương tự như vậy, màu sắc, kiểu dáng của trang phục cũng quyết định đến phương thức đặt hàng. Người đàn ông trung niên thường lựa chọn trang phục có màu ấm, trầm; kiểu dáng cổ điển. Đàn ông trẻ tuổi thì lựa chọn sản phẩm có màu lạnh, tươi sáng, kiểu dáng trẻ trung mang phong cách lịch lãm. Phụ nữ trung tuổi lựa chọn bộ đồ cotton một màu, có kiểu dáng đơn giản. Phụ nữ trẻ tuổi lựa chọn bộ đồ có màu sắc trẻ trung, phối màu đa dạng, kiểu dáng cách điệu. Và nhữmg tiêu chí này quyết định đến phương thức đặt hàng, đồng thời phải dựa trên khu vực địa lý. Ở các cửa hàng lớn như 36A Láng Hạ, 76 Nguyễn Chí Thanh, đối
tượng khách hàng của khu vực này là khách hàng trẻ tuổi, làm việc nơi công sở, nên cách lựa chọn sản phẩm của họ là chọn những sản phẩm có giá cả trung bình (350,000 -500,000đ/1sp) nhưng kiểu dáng phải trẻ trung, màu sắc tươi sáng. Tuy nhiên, khách hàng ở trung tâm thương mại cao cấp lại nhu cầu lựa chọn sản phẩm lại khách, mong muốn của họ là sử dụng trang phục thể hiện đẳng cấp, vì thế cách thức đặt hàng cho khu vực này cũng khác biệt.
Dưới đây là ví dụ cho kế koạch đặt hàng cho
Bảng 2.3: Kế hoạch đặt hàng hè năm 2019 cho nhãn hàng Winny Mã
hàng hóa
Chất liệu Kiểu dáng Màu sắc,
size Giá
Số lượn
g
SD
Diamond Quần ngố, áo cọc Ít màu sáng, nhiều màu tối, đủ size
Trên
650,000/sp 4,000 SJ Glamour Quần dài, áo cọc Đủ màu, đủ
size
Trên
450,000/sp 6,000 SJ
Origine Sát nách, quần ngố Đủ màu, đủ size Từ 378,000- 420,000 7,000 SW Cotton 100%
Quần ngố, áo cọc Đủ màu, đủ size
Khoảng
500,000/sp 6,000 SB Bern Quần ngố, áo cọc Đủ màu, đủ
size
Khoảng
500,000/sp 3,000 SL Slup Quần ngố, áo cọc Đủ màu, đủ
size
Khoảng 500,000/sp
2,000 SV Visco Quần ngố, áo cọc Đủ màu, đủ
size
Khoảng 400,000/sp
2,000 Nhìn vào bảng đặt hàng, ta thấy dự đoán nhu cầu của khách hàng mua trang phục phần đông ở mức giá dao động từ trên 378,000- 500,000. Chất liệu cotton tự nhiên vẫn được khách hàng lựa chọn nhiều hơn.
2.2.1.2. Quy trình giao nhận hàng hóa
Việc lên đơn đặt hàng đã có kế hoạch cụ thể, hàng hóa từ nhà sản xuất được vận chuyển đến kho Yên Nghĩa. Quy trình giao hàng được tiến hành làm 2 bước: Từ nhà cung cấp giao cho kho hàng hóa ở Kowil, từ kho Kowil giao cho các cửa hàng.
- Bước 1: Giao hàng hóa từ nhà cung cấp đến kho Kowil
tiến hành nhận hàng hóa theo số lượng thực tế. Đối chiếu với đơn hàng được giao cho, để kiểm tra xem có khớp với đơn nhận không. Trong quá trình nhập hàng này, bộ phận kiểm tra chất lượng sản phẩm sẽ tiến hành kiểm tra xác suất 1% mã hàng trong tổng số lô hàng được nhập về. Sản phẩm được kiểm tra được dựa trên các tiêu chí là: chất liệu vải (thành phần vải) có bị co rút hay không, đường kim, mũi chỉ liền hay ngắt quãng, thông số kỹ thuật đã đạt chuẩn hay chưa, họa tiết in thuê trên sản phẩm đã làm theo đúng yêu cầu chưa...Nếu sản phẩm đó đạt yêu cầu thi lo hàng có chứa những sản phẩm đó sẽ được đưa vào nhập kho theo đúng quy trình của công ty, còn nếu sản phẩm kiểm tra bị lỗi, thì công ty sẽ kiểm tra thêm hàng hóa của mã đó, sau đó báo lại nhà sản xuất để có phương án xử lý. Từ đây, nhân viên kho vận nhập hàng, lưu kho và sắp xếp hàng hóa theo các khu vực, theo ngành hàng. Hàng hóa nào đang có kế hoạch cần chuyển thì sẽ được ưu tiên phân khu ra bên ngoài, hàng hóa nào chuyển sau thì sắp xếp để vào khu vực phía trong. Đến nay, khi công nghệ ngày càng phát triển thì thời gian nhập hàng được rút ngắn đi rất nhiều. Hàng hóa được đánh mã code, và nhân viên kho sử dụng máy scan, scan hàng hóa vào máy tính, máy tính lưu số lượng nhập hàng, đẩy dữ liệu vào tồn kho. Quy trình giao hàng từ nhà sản xuất đến kho Kowil kết thúc sau khi nhà sản xuất và bộ phận kho hàng ký xác nhận vào phiếu giao.
- Bước 2: Giao hàng hóa từ kho Kowil đến hệ thống các cửa hàng
Từ kho Yên Nghĩa (nơi chứa hàng của công ty Kowil), công ty sẽ phân phối hàng hóa đến các điểm bán lẻ trong hệ thống. Để thực hiện được bước này, bộ phận kế toán và giám sát phải thực hiện kế hoạch phân chia hàng hóa theo khu vực, lên kế hoạch chia hàng cụ thể cho các cửa hàng. Bộ phận kho theo lệnh điều động của bộ phận giám sát, kế toán, xuất hàng theo kế hoạch được gửi đến. Phiếu xuất hàng được thực hiện và việc đóng gói thành những kiện hàng theo đơn được bộ phận vận chuyển tích cực làm. Quá trình giao nhận hàng hóa giữa bộ phận kho với bộ phận vận chuyển cũng tương tự như việc giao nhận hàng hóa giữa bộ phận vận chuyển với nhân viên cửa hàng. Cụ thể: Bộ phận kho giao hàng cho bộ phận vận chuyển theo bản cứng đơn hàng. Sau đó, bộ phận vận chuyển nhận đơn hàng theo phương tiện vận tải (ô tô), giao hàng theo hệ thống, đến từng cửa hàng bán lẻ. Hàng hóa đến điểm bán lẻ, được nhân viên bán hàng kiểm tra lại một lần nữa và nhập vào kho hàng của cửa hàng.
Quá trình giao nhận này được giám sát khu vực kiểm tra chặt chẽ, nếu có