I. Giới thiệu chung về Khách sạn Cảng tàu Hạ Long
3.Mô hình tổ chức của Khách sạn Cảng tàu Hạ Long và chức năng, nhiệm vụ của
nhiệm vụ của từng bộ phận
3.1
Mô hình tổ chức của Khách sạn Cảng tàu Hạ Long
Trải qua ba thời kỳ kinh doanh, do ở mỗi thời kỳ tính chất hoạt động kinh doanh khác nhau nên khách sạn cũng đã sử dụng các mô hình tổ chức khác nhau để phù hợp với yêu cầu. Hiện nay mô hình tổ chức của khách sạn là mô hình trực tuyến- chức năng được thể hiện qua mô hình sau:
SƠ ĐỒ 2: MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC KHÁCH SẠN CẢNG TÀU HẠ LONG
TC-HC: Phòng Tổ chức-Hành chính KT-KH: Phòng Kinh tế-Kế hoạch KT- NV: Phòng Kỹ thuật-Nghiệp vụ TT Lữ hành: Trung tâm Lữ hành
TTDL Biển xanh: Trung tâm du lịch Biển xanh CN: Chi nhánh BD: Tổ bảo dưỡng
TV-CC: Tổ Tạp vụ-Cây cảnh DV khác: Các dịch vụ khác Chỉ huy trực tuyến Chỉ huy chức năng
Qua sơ đồ ta thấy, mô hình tổ chức của khách Cảng tàu Hạ Long là mô hình trực tuyến chức năng. Ban Giám đốc là lãnh đạo cấp cao nhất trong khách sạn, chịu trách nhiệm quản lý chung toàn bộ các phòng, các trung tâm, các chi nhánh, các tổ.
Dưới Giám đốc và phó Giám đốc là các trưởng phòng, giám đốc chi nhánh, giám đốc trung tâm, tổ trưởng được phân công trách nhiệm quản lý các phòng, tổ, ban thuộc phạm vi của mình, đồng thời chịu sự chỉ đạo và báo cáo trước Ban Giám đốc về các tình hình thực hiện các nhiệm vụ được giao.
Phòng Tổ chức-Hành chính, phòng Kinh tế-Kế hoạch, phòng Kỹ thuật- Nghiệp vụ và phòng Thị trường có mối quan hệ tác nghiệp với các các tổ lao động trực tiếp.
3.2
Mỗi bộ phận trong khách sạn đều có chức năng và nhiệm vụ riêng tùy theo sự phân công của ban lãnh đạo. Mặc dù các bộ phận trong khách sạn hoạt động độc lập song nó lại có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, bộ phận này bổ sung cho bộ phận kia để cùng tồn tại và phát triển.
3.2.1 Phòng Tổ chức-Hành chính
- Xây dựng kế hoạch lao động và tiền lương, tổ chức chia tiền lương, tiền thưởng nhằm thúc đẩy sản xuất kinh doanh, nâng cao năng suất.
- Đề xuất và theo dõi các hoạt động thi đua, tiêu chuẩn thi đua để làm căn cứ cho giám đốc khen thưởng, kỷ luật.
- Thực hiện công tác hành chính văn thư, lưu trữ các văn bản, tài liệu, tư liệu v.v…
- Kiểm tra duy trì việc chấp hành chế độ nội quy và quy chế chung trong toàn khách sạn.
- Tổ chức thực hiện các nghi lễ của khách sạn do Nhà nước quy định trong cơ quan.
3.2.2 Phòng Kinh tế-Kế hoạch
- Lên kế hoạch dự trù mua bán vật liệu vật tư cho từng giai đoạn, lên kế hoạch của năm để giải trình với cấp Bộ.
- Cùng với tổ lễ tân để có những thông tin kịp thời, tiến hành thủ tục thanh toán cho khách hàng nhanh chóng.
- Kết hợp với bộ phận ăn uống lập bảng thu chi để tiến hành thanh toán. - Kết hợp với tổ marketing để có những đề xuất về chính sách giá cả các mặt hàng và dịch vụ trong khách sạn cùng các chính sách khuyến mại để thu hút khách.
- Kết hợp với tổ hành chính về công tác quản lý lao động, chế độ tiền lương, thưởng cho cán bộ công nhân viên trong khách sạn.
3.2.3 Phòng Kỹ thuật - Nghiệp vụ
- Tổ chức các lớp đào tạo về kỹ thuật nghiệp vụ cho công nhân viên để có thể làm tốt công tác của mình trong các khối lao động trực tiếp như buồng, bàn…
- Cùng với phòng Tổ chức-Hành chính mở các lớp thi tay nghề cho các khối lao động trực tiếp
- Soạn thảo các loại tài liệu liên quan đến nghiệp vụ phục vụ - Mở các lớp đào tạo thêm về ngoại ngữ cho nhân viên.
3.2.4 Phòng Thị trường
- Nghiên cứu và đề xuất các biện pháp, hình thức tuyên truyền quảng cáo, marketing, khuyến mại… phù hợp nhằm mở rộng thị trường khách.
- Nghiên cứu thị hiếu khách hàng, mở rộng mối quan hệ với bạn hàng trên phương diện đa dạng hóa các sản phẩm dịch vụ và đa phương hóa các mối quan hệ kinh tế với khách hàng.
- Xác định môi trường kinh doanh, thị trường khách, đối thủ cạnh tranh, xu thế phát triển để có kế hoạch cung cấp những dịch vụ và sản phẩm mới phù hợp với xu thế cạnh tranh. Tổ chức theo dõi số liệu, tổng hợp để phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh trên thị trường.
3.2.5 Các tổ buồng
Đây là khối dịch vụ chính trong hoạt động kinh doanh của khách sạn, thường thực hiện những nhiệm vụ chính sau:
- Tổ chức quản lý vận hành và bảo quản tốt toàn bộ hệ thống trang thiết bị nội thất và tài sản có trong buồng ngủ và khu vực lưu trú.
- Tổ chức đón tiếp, hướng dẫn khách cách sử dụng các trang thiết bị, đồ dùng và các dịch vụ trong phòng khi khách đến khách sạn.
- Đáp ứng đầy đủ những dịch vụ và hàng hóa trong buồng ngủ theo yêu cầu của khách, phù hợp với quy định của khách sạn.
- Ghi chép đầy đủ, chính xác tình hình sử dụng buồng, phòng và các dịch vụ phát sinh trong ngày để đối chiếu và xác nhận hóa đơn thanh toán khi khách đi.
- Tổ chức quản lý và giữ gìn đồ vật của khách để quên tại khu vực, kịp thời thông báo với lễ tân tìm mọi biện pháp để trao trả kịp thời cho khách.
Đây là một trong những khu vực chính trong khách sạn Cảng tàu Hạ Long, phục vụ cho nhu cầu ăn uống của khách ở trong cũng như ngoài khách sạn.
Bộ phận nhà bàn bao gồm cả tổ bàn, tổ bar và tổ bếp:\
3.2.6.1 Tổ bàn-bar
- Tổ chức phục vụ khách ăn bữa, gọi món, tọa đàm, hội họp, hội thảo và tổ chức phục vụ lưu động, phục vụ ăn uống tại phòng cho khách đúng theo quy
trình kỹ thuật.
- Trang trí phòng ăn, phòng tiệc, hội thảo, hội nghị
- Tổ chức các quầy bar, đa dạng hóa trong việc cung cấp các mặt hàng nước uống
3.2.6.2 Tổ bếp
- Chế biến các loại thức ăn phong phú với chất lượng cao, đúng quy trình kỹ thuật, hình thức đẹp
- Thường xuyên thay đổi thực đơn để đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách - Thường xuyên lắng nghe, thu thập và tiếp thu các thông tin của khách hàng
3.2.7 Tổ lễ tân
- Đảm bảo thực hiện tốt công tác đón tiếp, bao gồm đặt phòng, check in, check out, gửi chỗ, cung cấp thông tin về các dịch vụ trong khách sạn và đảm bảo thông tin liên lạc cho khác và nội bộ trong toàn khách sạn
- Nắm vững nhu cầu, chủng loại và số lượng khách.
- Tổng hợp mọi thông tin, ý kiến khách hàng, báo cáo hàng tháng với giám đốc về những diễn biến, kiến nghị để Giám đốc kịp thời xử lý.
- Đảm bảo việc thanh toán kịp thời, chính xác khi khách check out.
3.2.8 Tổ văn hóa thể thao
- Tổ chức kinh doanh dịch vụ tắm hơi, xoa bóp, bể bơi… an toàn, thuận lợi, đồng thời duy trì đúng quy trình của Nhà nước và của công ty.
- Bảo quản vận hành đúng quy trình các máy móc thiết bị trong bộ phận. - Hướng dẫn tỉ mỉ, đầy đủ cho khách sử dụng các dịch vụ trong tổ quản lý. - Tổ chức kinh doanh một số mặt hàng ăn uống tại khu vực tổ quản lý.
- Tổ chức bảo hiểm và duy trì các thông tin và an toàn tại các khu bể bơi, tắm hơi, massage...