phạm hành chính trong lĩnh vực công chứng (trong đó có công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch) là cần thiết nhằm đảm bảo phù hợp với đặc thù của lĩnh vực này trong việc phát hiện và xử phạt các vi phạm hành chính.
Bảy là, sửa đổi, bổ sung Nghị định số82/2020/NĐ-CP theo hướng quy định
rõ ràng hơn về chủ thể có thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính đối với hành vi công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch. Theo đó, cần sửa đổi khoản 4 Nghị định số82/2020/NĐ-CP là: “công chức Sở Tư pháp được giao nhiệm vụ, chức năng
thực hiện quản lý nhà nước về hoạt động bổ trợtư pháp” để đảm bảo tính hợp lý, rõ ràng của quy định pháp luật vềlĩnh vực này.
2.3.2. Nâng cao năng lực đội ngũ công chứng viên, nguồn nhân lực quản lý nhà nước về công chứng và phát huy vai trò của Hội công chứng viên địa phương
Một là, tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho công chứng viên và thư ký công chứng. Theo đó, thường xuyên tổ chức các chương
trình tọa đàm, tập huấn, hội thảo, nói chuyện chuyên đề về kỹ năng, kinh nghiệm giải quyết những khó khăn, vướng mắc hoặc mời các báo cáo viên, chuyên gia
hướng dẫn nhận biết giấy tờ, tài liệu, chữ viết, dấu vân tay giả hay đối tượng giả
mạo khi chứng nhận hợp đồng, giao dịch, bản dịch trong hoạt động công chứng.
Điều này có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao chất lượng hoạt động nghề
công chứng, giúp các công chứng viên tránh được các sai sót, hạn chế khi thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch.
Muốn vậy, thành phố Cần Thơ cần sớm rà soát, đánh giá chất lượng đội ngũ
công chứng viên trên địa bàn để đề ra chính sách đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ công
chứng viên theo hướng chuyên nghiệp. Hàng năm, cần xây dựng kế hoạch, chiến lược
đào tạo toàn diện cho đội ngũ công chứng viên tại các tổ chức hành nghề công chứng
trên địa bàn thành phố, tăng cường cho công chứng viên tham gia giao lưu, học tập kinh nghiệm ở các địa phương làm tốt nhiệm vụ công chứng. Bên cạnh đó, cần bồi
dưỡng thường xuyên đạo đức nghề nghiệp nhằm phát triển đội ngũ công chứng viên
đảm bảo về số lượng và chất lượng, có bản lĩnh chính trị vững vàng, đạo đức nghề
nghiệp trong sáng, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của xã hội về công chứng.
Hai là, tăng cường năng lực quản lý nhà nước của đội ngũ công chức trong lĩnh vực công chứng. Trên thực tế hiện nay, nhiều công chức thực hiện chức năng
quản lý nhà nước về công chứng tại thành phố Cần Thơ chưa được đào tạo, bồi
dưỡng về nghiệp vụ công chứng, chưa có kinh nghiệm thực tế về hoạt động này,
Do đó, họchưa thể hiểu biết rõ về nghiệp vụ công chứng nên sẽ gặp nhiều khó khăn
trong việc quản lý cũng như phát hiện, xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực công chứng. Chính vì vậy, việc tuyển chọn công chức thực hiện nhiệm vụ quản lý
nhà nước đối với các tổ chức hành nghề công chứng cần đảm bảo chọn người đã qua đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng. Bên cạnh đó, cần có kế hoạch đào
tạo, bồi dưỡng cho đội ngũ công chức được giao thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà
nước về công chứng, tạo điều kiện cho họgiao lưu, học hỏi kinh nghiệm quản lý từ các địa phương làm tốt công tác này nhằm nâng cao chất lượng quản lý nhà nước về
hoạt động công chứng trên địa bàn, nhất là tăng cường hiệu quả công tác thanh tra, kiểm tra đối với hoạt động công chứng.
Ba là,phát huy vai trò tự quản của Hội công chứng viên địa phương. Từnăm
2015, Hội Công chứng viên và Sở Tư pháp thành phố Cần Thơ đã ký kết Quy chế
phối hợp quản lý về tổ chức và hoạt động công chứng trên địa bàn thành phố tạo cơ
sở cho Hội công chứng viên hỗ trợ Sở Tư pháp thực hiện các nhiệm vụ liên quan
đến quản lý nhà nước về công chứng. Tuy nhiên, phần lớn nội dung trong Quy chế
chủ yếu là cơ quan nhà nước lấy ý kiến hoặc thông báo cho Hội biết về các nhiệm vụ mà chưa thể hiện hết vai trò chủ động của Hội trong việc tham gia góp ý hoặc
tham mưu xây dựng các quy định, quy chếliên quan. Do đó, cần hoàn thiện cơ chế
phối hợp theo hướng phát huy tính chủđộng của Hội công chứng viên một cách đa
dạng như: i) Phát huy vai trò là kênh kết nối giữa các tổ chức hành nghề công chứng với cơ quan nhà nước có liên quan trên địa bàn như: có văn bản trao đổi, tổ chức các buổi tọa đàm chuyên đề, hội nghị, hội thảo,… tạo nền tảng cho việc giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế liên thông từ tổ chức hành nghề công chứng đến các
nhà nước về: thuế, đăng ký đất đai, đăng ký kinh doanh,… ii) Vai trò là kênh kết nối, phối hợp trong việc trao đổi, hợp tác với các địa phương khác; iii) Tham mưu,
tham gia xây dựng, góp ý các văn bản quản lý nhà nước; iv) Tham mưu, đề xuất trong việc khai thác hiệu quảcơ sở dữ liệu điện tử về công chứng,…
2.3.3. Nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước, phối hợp với các cơ quan có liên quan để ngăn chặn, xử lý kịp thời vi phạm liên quan đến công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch
Một là, tăng cường thanh tra, kiểm tra, giám sát đối với hoạt động công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch. Thường xuyên thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên nhằm phát hiện, xử lý các vi phạm kịp thời, hạn chế những hậu quả lớn có thể xảy ra. Quá trình thanh tra,
kiểm tra phải đảm bảo đúng các trình tự, thủ tục quy định của pháp luật và đảm bảo sự hoạt động ổn định cho các tổ chức hành nghề công chứng. Đồng thời, phát huy vai trò quản lý, giám sát và tự giám sát trong hoạt động nghề công chứng của Hội công chứng viên địa phương để kịp thời phát hiện những sai phạm và kịp thời khắc phục, đề xuất cơ quan có thẩm quyền xử lý.
Hai là, tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến quy định pháp luật về xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động công chứng nói chung và hoạt động công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch nói riêng. Hình thức tuyên truyền, phổ biến cần đảm bảo tính hiệu quả, thiết thực, có trọng tâm, ưu tiên tuyên truyền pháp luật về xử phạt vi phạm hành chính đối với nhóm đối tượng, hành vi có sốlượng vụ việc vi phạm hành chính cao, phổ biến. Qua đó, nâng cao nhận thức và trách nhiệm của công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng cũng như tuyên truyền, phổ biến cho cá nhân, tổ chức về những hành vi vi phạm và chế tài hành chính, giúp họ hiểu
rõ được những thiệt hại về kinh tế nếu thực hiện hành vi vi phạm. Đây là một trong những giải pháp mang tính lâu dài và bền vững vì nó tác động trực tiếp đến nhận thức, đạo đức nghề nghiệp của công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng,
đảm bảo thực hiện đúng quy định của pháp luật, tuân thủ quy tắc, đạo đức hành nghề công chứng góp phần đáp ứng yêu cầu của xã hội về hoạt động công chứng. Bên cạnh đó, nâng cao năng lực thực thi công vụ của đội ngũ cán bộ, công chức trong công tác quản lý nhà nước vềlĩnh vực công chứng.
Ba là, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng. Bên cạnh việc khai thác, sử dụng hiệu quảcơ sở dữ liệu công chứng, các tổ
chức hành nghề công chứng trên địa bàn thành phố Cần Thơ cần đầu tư trang thiết bị, máy móc hiện đại như kính hiển vi, phần mềm,… để sử dụng trong quá trình kiểm tra giấy tờ, chứng nhận nội dung hợp đồng, giao dịch, bản dịch. Từ đó, kịp thời phát hiện những giấy tờ giả mạo trong hoạt động công chứng. Điều này giúp bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp chính đáng của cá nhân, tổ chức yêu cầu công chứng và bảo đảm an toàn pháp lý cho công chứng viên.
2.4. Những kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác xử phạt vi phạm hành chính liên quan đến công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch từ thực tiễn thành phố Cần Thơ
2.4.1. Đối với Quốc hội, Chính phủ
Thứ nhất, Quốc hội khi sửa đổi Luật Xử lý vi phạm hành chính cần theo
Bộ, Ngành, địa phương thuận lợi trong việc thực hiện các quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực công chứng nói chung và đối với công chứng hợp
đồng, giao dịch, bản dịch nói riêng.
Thứ hai, Chính phủ cần thường xuyên rà soát những Nghị định có liên quan về xử phạt vi phạm hành chính nói chung và xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh
vực công chứng nói riêng để sửa đổi, bổ sung cho phù hợp đảm bảo tính thống nhất, cụ thểđểcác địa phương thực hiện theo đúng quy định.
2.4.2. Đối với Bộ Tư pháp
Thứ nhất, Bộ Tư pháp cần thường xuyên tập huấn, bồi dưỡng chuyên sâu nghiệp vụ công chứng cho công chứng viên và đội ngũ cán bộ, công chức thực hiện công tác quản lý nhà nước vềlĩnh vực công chứng.
Thứ hai,hướng dẫn, tập huấn, bồi dưỡng công tác thanh tra, kiểm tra cho cán bộ, công chức được giao nhiệm vụ quản lý nhà nước vềlĩnh vực công chứng. Đồng thời, nghiên cứu xây dựng sổtay hướng dẫn nghiệp vụ xử phạt vi phạm hành chính
đối với lĩnh vực công chứng, trong đó có ban hành các mẫu biểu cần thiết trong quá trình xử phạt vi phạm hành chính nhằm khắc phục tình trạng thiếu hồ sơ (đơn cử như văn bản xác minh tình tiết tăng nặng, tình tiết giảm nhẹ,...) theo quy định.
Thứ ba, Bộ Tư pháp cần nghiên cứu xây dựng hệ thống thông tin cơ sở dữ
liệu công chứng dùng chung trên phạm vi toàn quốc. Điều này giúp quản lý chặt chẽ hơn công chứng viên, hạn chế rủi ro cho công chứng viên khi hành nghề, đặc biệt là các giao dịch liên quan đến động sản. Đồng thời, rút ngắn thời gian tra cứu, cung cấp thông tin về công chứng viên giúp nâng cao chất lượng hoạt động công chứng.
2.4.3. Đối với Sở Tư pháp
Thứ nhất, củng cố, nâng cao chất lượng đội ngũ công chức thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước trong lĩnh vực công chứng. Theo đó, cần nghiên cứu việc tuyển dụng, bố trí vị trí công chức thực hiện nhiệm vụ này cần đảm bảo đã được đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng. Đồng thời, có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng chuyên sâu nghiệp vụ về công chứng để cán bộ, công chức quản lý khi thực hiện chức trách, nhiệm vụ của mình trong thanh, kiểm tra có đủ khả năng phát hiện kịp thời các hạn chế, vi phạm trong lĩnh vực công chứng.
Thứ hai, SởTư pháp chủ trì, phối hợp với các Sở, ban, ngành có liên quan tại
địa phương để tuyên truyền, phổ biến rộng rãi vềphương thức, thủđoạn của loại tội phạm “lừa đảo chiếm đoạt tài sản” và “làm giả tài liệu, con dấu”. Đồng thời, có văn
viên tuân thủ nguyên tắc hành nghề, thực hiện đúng thẩm quyền và trách nhiệm
theo quy định của pháp luật.
Thứ ba, tăng cường kiểm tra, thanh tra định kỳ, đột xuất tại các tổ chức hành nghề công chứng nhằm kịp thời phát hiện, xử lý nghiêm các vi phạm hành chính,
đảm bảo hoạt động công chứng ngày càng chuyên nghiệp.
Thứ tư, Sở Tư pháp cần có văn bản yêu cầu các tổ chức hành nghề công chứng ở địa phương thực hiện niêm yết các hành vi vi phạm hành chính và hình thức xử phạt đối với các hành vi của cá nhân, tổ chức yêu cầu công chứng tại trụ sở đơn vị. Đây là một trong những hình thức tuyên truyền, phổ biến đến người dân về quy định của pháp luật, có tác động trực tiếp đến ý thức của người có yêu cầu công chứng, giúp họ biết được những thiệt hại về kinh tế nếu vi phạm, góp phần hạn chế
các hành vi vi phạm trong một sốtrường hợp nhất định.
2.4.4. Đối với Hội Công chứng viên
Thứ nhất, Hội Công chứng viên cần phát huy vai trò tự quản, giám sát đối với công chứng viên, các tổ chức hành nghề công chứng. Qua đó, chủđộng, kịp thời đề
nghị Sở Tư pháp thanh tra hoạt động của các công chứng viên và tổ chức hành nghề
công chứng nếu thấy có dấu hiệu vi phạm pháp luật về công chứng. Chủđộng, tích cực thực hiện trách nhiệm tự quản theo quy định, thường xuyên theo dõi, giám sát hội viên trong việc tuân thủ pháp luật và quy tắc đạo đức hành nghề công chứng, kịp thời phát hiện hành vi vi phạm pháp luật của hội viên và xử lý nghiêm hành vi vi phạm theo quy định của Điều lệ Hội công chứng viên Việt Nam.
Thứ hai,thường xuyên chủ trì tổ chức các đợt tập huấn, bồi dưỡng, tọa đàm ở địa phương và liên hệ với các đơn vị ở địa phương khác làm tốt công tác công chứng nhằm chia sẻ kinh nghiệm, khó khăn, vướng mắc gặp phải của công chứng viên trong quá trình hoạt động. Qua đó, nâng cao chất lượng hoạt động của các tổ
chức hành nghề công chứng ở địa phương, bồi dưỡng đạo đức nghề nghiệp, khắc phục thiếu sót và hạn chế các hành vi vi phạm pháp luật.
Thứ ba, khuyến khích các tổ chức công chứng đầu tư các trang thiết bị hiện
đại nhằm nhận diện các tài liệu, giấy tờ giả, góp phần tích cực trong việc bảo đảm an toàn pháp lý cho công chứng viên trong các trường hợp cá nhân, tổ chức yêu cầu công chứng có mục đích giả mạo giấy tờ đểđược công chứng.
Tiểu kết chương 2
Quản lý nhà nước trong lĩnh vực công chứng là nhiệm vụkhó khăn, phức tạp, liên quan nhiều đến người dân, doanh nghiệp, đến sự ổn định kinh tế - xã hội của
địa phương, do đó luôn có sự quán triệt, chỉ đạo sâu sát trong triển khai thực hiện nhiệm vụ. Từ năm 2018 - 2020, kết quả công tác xử phạt vi phạm hành chính liên quan đến hành vi công chứng hợp đồng, giao dịch, hợp đồng tại thành phố Cần Thơ đạt kết quả tương đối tốt. Hệ thống văn bản pháp luật về xử phạt vi phạm hành
chính trong lĩnh vực công chứng được ban hành cơ bản đầy đủ đã giúp cho địa
phương có được công cụ pháp lý để quản lý có hiệu quả hoạt động công chứng. Hệ
thống thông tin cơ sở dữ liệu công chứng của thành phốđược vận hành khá ổn định góp phần hạn chế rủi ro trong các giao dịch, tăng cường thông tin, trao đổi giữa các tổ chức hành nghề công chứng, góp phần thực hiện tốt công tác quản lý nhà nước về
công chứng, ổn định kinh tế - xã hội địa phương.
Tuy nhiên, thực trạng triển khai các quy định về xử phạt vi phạm hành chính
liên quan đến hành vi công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch tại thành phố Cần Thơ cũng gặp một sốkhó khăn như: i) Quy định về hành vi vi phạm hành chính liên quan
đến công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch còn rời rạc, thiếu tính hệ thống dẫn đến việc khó xác định hành vi vi phạm; ii) Một số vi phạm hành chính liên quan đến công chứng hợp đồng, giao dịch chưa được mô tả rõ ràng, từ đó dẫn đến khó khăn trong
công tác xử phạt trên thực tế; iii) Chưa có nguyên tắc chung đểxác định mức phạt cụ