8 .C ấu trúc đề tài
2.3. Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tạ
2.3.6. Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc lập hồ sơ
Công tác lập hồsơ là khâu cuối cùng trong hoạt động của công tác văn thư và là tiền đề của công tác lưu trữ, khâu lập hồsơ vào lưu trữ được làm tốt
khoa học sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu và sử dụng tài liệu sau này.
Nội dung việc lập hồsơ và yêu cầu đối với hồsơ được lập. - Các bước lập hồsơ gồm 03 bước.
+ Mở hồ sơ: Căn cứ vào danh mục hồ sơ của Bộ Khoa học và Công nghệ, của đơn vị và thực tế công việc được giao, cán bộ, công chức phải chuẩn bị bìa hồsơ, ghi tiêu đề hồsơ lên bìa hồ sơ.
Hiện tại hệ thống hồsơ do Văn thư Bộ lập gồm có: +) Hồsơ Công văn Văn phòng;
+) Hồsơ Công hàm, thư cảm ơn; +) Hồsơ Công văn mật Văn phòng; +) Hồsơ Thông tư;
+) Hồsơ Quyết định mật; +) Hồsơ Công văn mật:
+) Hồsơ Giấy chứng nhận về hoạt động Khoa học và Công nghệ; +) Hồsơ Quyết định đi máy bay;
+) Hồsơ Văn bản chuyên ngành; +) Hồsơ Văn bản hợp nhất.
Mẫu danh sổ danh mục hồsơ xem tại phụ 06
+ Thu thập văn bản vào hồsơ: Cán bộ, công chức cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờvà các tư liệu có liên quan đến sự việc vào hồsơ. Các văn bản trong hồsơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp (theo trình tự thời gian và diễn biến giải quyết công việc).
+ Kết thúc và biên mục hồsơ
Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc. Cán bộ, công chức phải kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần để trong hồ
sơ. Đối với các hồsơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, công chức phải biên mục hồsơ đầy đủ.
Trách nhiệm giao nộp hồ sơ lưu trữ thuộc trách nhiệm của cán bộ công chức, hoặc trách nhiệm của cán bộvăn thư - lưu trữ theo quy định Điều 2, quy chế văn thư, lưu trữ của Bộ. Thời hạn giao nộp 01 năm từ khi công việc kết thúc và 03 tháng đối với công trình quyết toán.
Do đó Công tác lập hồsơ công việc của Bộvà các đơn vị trực thuộc đã được lãnh đạo Bộ quan tâm. Tại Văn phòng Bộ đã tổ chức các lớp bồi dưỡng, đào tạo về công tác lập hồ sơ công việc cho cán bộ, chuyên viên trong Bộ. Vì vậy có đơn vịđã tổ chức thực hiện tốt chế độ lập hồsơ hiện hành và giao nộp hồsơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Khối lượng tài liệu đã được lập hồsơ nộp vào lưu trữ cơ quan tăng lên hàng năm. Ngoài ra, công tác lập hồ sơ của Bộ và các đơn vị thuộc Bộ còn có những ưu điểm sau:
Việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan được thực hiện theo quy định tại Quy chế “Công tác văn thư và lưu trữ. Trong quá trình lập hồ sơ, tuân thủ trình tự các bước trong quy trình. Khi công việc kết thúc, sau khi hoàn thiện hồsơ, người lập nộp cho cán bộvăn thư chuyên trách và được thống nhất quản lý. Sau 1 năm, kể từ khi công việc kết thúc, cán bộ văn thư thống kê hồ sơ đã hết thời hạn để tại đơn vị và nộp vào kho lưu trữ theo quy định. Tiếp đến việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hồsơ được thực hiện qua môi trường mạng. Hiện nay phần mềm quản lý hồsơ mới chỉ sử dụng tính năng bằng việc lưu trữ các file tài liệu gồm nhiều các hồ sơ công việc khác nhau. Chủ yếu tại phòng Hành chính -Tổ chức vẫn thực hiện theo phương pháp truyền thống là chủ yếu. Hồ sơ công việc vẫn ở giai đoạn hình thành hồsơ và hồsơ công việc sau khi kết thúc vẫn chưa được lập.
Khi lên lưu trữ tài liệu rời lẻ ở dạng bó gói giao nộp vào lưu trữ, thậm chí một số đơn vị cất giữ trong tủ tài liệu nhiều năm không giao nộp. Điều này gây khó khăn cho việc chỉnh lý, sắp xếp lại hồ sơ, tài liệu và xác định giá trị tài liệu. Do đó, đã gây không ít khó khăn trở ngại cho hoạt động quản lý
công tác lưu trữ của cơ quan. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong phần mềm quản lý trong môi trường mạng chưa phát huy được hết tính năng. Trong phần mềm quản lý hồ sơ chỉ ở mức lưu trữ tài liệu là chủ yếu. Chưa có tính năng phân cấp loại tài liệu trùng thừa, kết thúc quá trình hồ sơ, tài liệu lưu trữ tạm thời hay vĩnh viễn. Việc cải biến phân một số tính năng trong phần mềm là rất cần thiết.
Như vậy qua các nội dung của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ. Nhưng nội dung chủ yếu được ứng dụng công nghệ thông tin là soạn thảo và ban hành văn bản, quảạ lý văn bản bằng phần mềm quản lý. Là một cơ quan cấp Bộ, có quy định rõ chức năng nhiệm vụ quyền hạn từng phòng ban cụ thể. Tại văn phòng Bộ thì cán bộ văn thư chủ yếu trực tiếp đảm nhiệm quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi, đến. Với việc áp dụng phần mềm quản lý văn bản trong việc quản lý văn bản đi, đến đã góp phần thúc đẩy giải quyết công việc một cách nhanh chóng.
Tuy nhiên trong nội dung liên quan đến việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư thì văn phòng Bộ mới chỉ dùng lại ở việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý và xử lý văn bản còn các nội dung khác vẫn đã áp dụng về thành tựu tin học nhưng chưa đạt kết quả cao. Để các nội dung trong công tác văn thư tại Bộ thực sự phát huy được hết hiệu quả thì việc tìm ra các giải pháp phù hợp với thực tiễn tại văn phòng Bộ là rất cần thiết.
CHƯƠNG 3.
GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN
PHÒNG BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ
3.1. Đánh giá việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ