8 .C ấu trúc đề tài
2.3. Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tạ
2.3.4. Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý và giải quyết văn bản
2.3.4.1. Sơ lược về phần mềm quản lý văn bản
Phần mềm quản lý văn bản trên mạng Vb.net đang được sử dụng ở tất cả các phòng, đơn vị thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ. Chương trình này được xây dựng nhằm hỗ trợ hoạt động chỉđạo của Chánh văn phòng Bộ, hoạt động tác nghiệp của cán bộ công chức thuộc văn phòng Bộ, gửi văn bản xuống các cục, sở, ngành, thông qua việc tin học hoá từng bước quy trình tiếp nhận, quy trình quản lý văn bản, quy trình quản lý văn bản hồ sơ và gửi nhận văn bản điện tử.
Chương trình quản lý văn bản được thiết kế trên máy tính cá nhân kết nối Internet. Phần lớn dữ liệu đếu sử dụng font Unicode, hỗ trợ IE 7.0 trở lên vì thế các cán bộ văn thư không cần phải cài đặt thêm phông chữ khác. Với
giao diện thuận tiện, chức năng dễ dàng cho người sử dụng đặc biệt là cán bộ văn thư cập nhật thông tin văn bản nhanh chóng.
Hình 2.2. Giao diện phần mềm quản lý văn bản
Chương trình hoạt động chủ yếu trên môi trường mạng vì thế mỗi phân quyền truy cập đều phải đăng nhập ID và mật khẩu riêng để đảm bảo tính bảo mật và an toàn cho dữ liệu văn thư.
Yêu cầu: Máy tính phải có kết nối mạng Internet và cài đặt trình duyệt Mozilla Firefox để thực hiện đăng nhập phần mềm.
Tài khoản, mật khẩu: Sẽ được Trung Tâm Tin học và Văn phòng Bộ khoa học công nghệ cấp số ID và password.
Đường dẫn vào phần mềm: /http://vb.most.gov.vn. Cách đăng nhập:
Bước 1: Mở trình duyệt Mozilla Firefox
Bước 2: Gõ chính xác đường dẫn vào thanh địa chỉ của trình duyệt. Bước 3: Khi màn hình hiển thị cửa sổ đăng nhập, gõ chính xác Tài khoản, Mật khẩu, Mã bảo vệ, sau đó click vào Đăng nhập.
Hình 2.3. Đăng nhập vào phần mềm quản lý văn bản
Bước 4: Sau khi gõ chính xác đường dẫn, nhấn Enter để vào giao diện của phần mềm. Sau đó click vào chức năng công văn để vào của sổ đăng nhập.
2.3.4.2. Quản lý văn bản đến
Lưu đồ quy trình quản lý văn bản đến bằng phần mềm quản lý văn bản (xem phụ lục 04)
Quy trình quản lý văn bản đến tại Văn phòng Bộ gồm các bước quy trình sau:
Bước 1: Tiếp nhận, phân loại, bóc bì văn bản đến
Văn bản được tiếp nhận từ nhiều nguồn khác nhau có thể qua bưu điện bằng chuyển phát nhanh hoặc thường, trực tiếp. Cán bộ văn thư có trách nhiệm tiếp nhận các loại văn bản, báo, tạp chí, bưu phẩm gửi đến Bộ và ký nhận với nhân viên bưu điện. Trong quá trình tiếp nhận nếu bì văn bản không đúng về địa chỉ cơ quan thì trả lại cho nhân viên bưu điện. Riêng đối với báo hay tạp chí, một số thư chúc mừng mà nhân viên bưu điện không yêu cầu ký thì không cần ký nhận mà tiếp nhận và cho trực tiếp vào tủ đựng của các đơn vị. Ngoài ra nguồn văn bản còn đến qua fax.
Như vậy nguồn văn bản đến Bộ Khoa học và Công nghệ rất phong phú và đa dạng. Qua việc điều tra chỉ tính tháng 1/2016 (từ 1/1 -2/6) đã có khoảng 7000 văn bản gửi đến Bộqua đường bưu điện, fax, qua mạng. Văn bản dù tập trung dưới hình thức nào thì đều tập trung xử lý tại phòng văn thư. Cán bộ văn thư có trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra, phân loại gửi đến các phòng chức
năng giải quyết và đảm bảo đúng nguyên tắc kịp thời theo đúng quy trình quản lý văn bản quy định tại Bộ.
Sau khi có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổđăng ký văn bản đến. Tích vào những nội dung mà Chánh Văn phòng đã phê duyệt trên văn bản sẽ căn cứ vào đó chuyển giao các văn bản cho các đối tượng liên quan, cá nhân có trách nhiệm phân phối giải quyết văn bản. Văn phòng Bộ đã áp dụng và sử dụng phần mềm quản lý văn bản trên hệ thống mạng Vb.net. Ngoài việc tiếp nhận trực tiếp văn bản thì nhờ việc ứng dụng tin học qua việc kết nối internet cán bộvăn thư có thể tiếp nhận thông qua mạng và fax.
Bước 2: Đăng ký văn bản đến
Đăng ký thông tin văn bản đến vào phần mềm QLVB và đóng dấu đến, ghi số, ngày, tháng đến của văn bản:
Đối với những bì văn bản được gửi đến Bộ sau khi kiểm tra, bóc bì và phân loại theo cơ quan ban hành thì văn bản được scan, máy scan này kết nối trực tiếp với máy tính làm việc để quét và hiển thị văn bản đó, từ đó cán bộ văn thư nhập đầy đủ thông tin yêu cầu vào trong phần mềm quản lý văn bản. Các thông tin này bao gồm: số, ký hiệu văn bản; loại văn bản; cơ quan ban hành..
Các thông tin cập nhập và các thao tác cần làm khi thực hiện việc đăng ký văn bản đến trên phần mềm Vb.net gồm:
Tiêu chí Thao tác Ghi chú
Số và ký hiệu Tự nhập Bắt buộc nhập
Ngày văn bản đến Lấy ngày từ hệ thống hoặc tự nhập Bắt buộc nhập
Sốđến Tựđộng Bắt buộc nhập
Cơ quan ban hành Tự nhập Bắt buộc nhập
Trích yếu Tự nhập Bắt buộc nhập
Ghi chú Tự nhập Không bắt buộc nhập
Ngày tháng văn bản Lấy ngày từ hệ thống hoặc tự nhập Bắt buộc nhập
Loại văn bản Chọn từ danh mục Bắt buộc nhập
Đơn vị nhận Chọn từ danh mục Bắt buộc nhập
Người nhận Chọn từ danh mục Nếu có
Ý kiến liên quan Tự nhập Nếu có
Độ mật Chọn từ danh mục Mặc định là “Thường” Độ khẩn Chọn từ danh mục Mặc định là “Thường”
Phân phối đặc biệt Chọn từ danh mục Mặc định là “Thường”
Ý kiến phân phối Tự nhập Nếu có
Sốlượng bản Tự nhập Bắt buộc nhập
Tệp đính kèm Quét văn bản và gắn tệp đính kèm Bắt buộc đính kèm
Bảng 2.2.Các tiêu chí cần nhập trong phần mềm quản lý văn bản
Riêng đối với văn bản mật đến được đăng ký riêng; nếu sử dụng phần mềm trên máy vi tính thì không được nối mạng LAN hoặc mạng Internet.
Bước 3: Trình, chuyển giao văn bản đến
Văn bản đến sau khi được đăng ký, phải trình Chánh Văn phòng Bộ để xin ý kiến phân phối văn bản. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
Căn cứ vào ý kiến chỉđạo giải quyết, Văn thư Bộ bổ sung thông tin vào sổ đăng ký và chuyển văn bản theo ý kiến chỉ đạo của Chánh Văn phòng Bộ. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo kịp thời, chính xác, đúng đối tượng và giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản. Trong trường hợp văn bản đến không thuộc thẩm quyền giải quyết, đơn vị tiếp nhận văn bản phải trả lại văn bản cho văn thư Bộ để báo cáo Chánh Văn phòng xử lý.
Bước 4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến Sau khi nhận được văn bản đến, lãnh đạo đơn vị, cá nhân liên quan có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của lãnh đạo Bộ, thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật.
Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết được thực hiện theo Quy chế làm việc của Bộ. Khi chuyển giao văn bản đến các phòng ban, cán bộ văn thư phải kèm theo ý kiến xử lý của lãnh đạo trong mục đã xử lý.
Sau khi đăng ký chương trình văn bản đến trên phần mềm Quản lý văn bản, cán bộ văn thư đăng ký vào bút phê của lãnh đạo hoặc nơi có liên quan đến cá nhân đơn vị để photo văn bản và tiến hành chuyển giao văn bản đến. Văn bản đến gốc được lưu tại văn thư.
Qua 04 bước đăng ký văn bản đến bằng phần mềm quản lý văn bản thì việc ứng dụng công nghệ thông tin đã áp dụng vào việc đăng ký văn bản và chuyển giao văn bản. Còn các bước tiếp nhận và đôn đốc giải quyết văn bản đến vẫn thực hiện theo cách truyền thống. So với việc đăng ký văn bản và khâu chuyển giao văn bản đến tại Văn phòng Bộ thì việc đăng ký trên hệ thống thông tin được cập nhật nhanh chóng, tiết kiệm thời gian. Phần mềm có thể dễ dàng tìm kiến chỉ với các thác tác tìm kiếm sau khi cán bộvăn thư scan văn bản lên hệ thống. Cán bộ văn thư hay lãnh đạo cơ quan chỉ có thể xem
được các thông tin như số, ký hiệu hay ngày tháng ban hành văn bản mà không thể xem toàn văn của văn bản. Cũng như văn bản đến hạn giải quyết trong thời gian nào, lúc nào quá thời hạn xử lý. Thì trong phần mềm quản lý văn bản chưa thực hiện được chức năng nêu trên.
2.3.4.3. Quản lý văn bản đi
Lưu đồ quy trình đăng ký văn bản đi bằng phần mềm quản lý văn bản
(xem phụ lục 05)
Văn bản đi là văn bản giấy tờ từ cơ quan, đơn vị gửi đến nơi khác. Tất cả các văn bản đều tập trung ở phòng Hành chính - Tổ chức và được cán bộ văn thư giải quyết và xử lý theo đúng quy trình. Bộ Khoa học và Công nghệ có thẩm quyền ban hành các văn bản như: Quyết Định, Thông tư, Kế hoạch, Tờtrình…Trong đó Quyết Định và Thông tư là văn bản sử dụng nhiều nhất. Theo khảo sát tại trang web thông tin điện tử Bộ Khoa học và Công nghệ 03 đầu năm 2017 (từ ngày 1/1- 29/03/2017) đã có 650 văn bản Quyết Định. Trong đó việc chiếm khoảng 70% văn bản đi được xử lý qua phần mềm quản lý văn bản đi Vb.net.
Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi được thực hiện như sau: Bước 1: Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng của văn bản.
Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trước khi phát hành văn bản, văn thư Bộ kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, nếu phát hiện sai sót, yêu cầu cá nhân, đơn vị soạn thảo khắc phục. Trường hợp không thống nhất được với cá nhân, đơn vị soạn thảo, văn thư Bộ báo cáo Chánh Văn phòng Bộ để xem xét, giải quyết. Tất cả văn bản đi của Bộ Khoa học và Công nghệ được ghi số theo hệ thống số chung của Bộdo Văn thư Bộ thống nhất quản lý, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV. Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT - BNV.
Bước 2. Đăng ký văn bản đi
Việc đăng ký văn bản đi tại phòng HC- TC qua hai hình thức đăng ký văn bản đi vào sổđăng ký và đăng ký vào phần mềm quản lý văn bản Vb.net. Sau khi văn bản đã có chữký đúng thẩm quyền và được kiểm tra chính xác về thể thức và nội dung, cán bộ văn thư sẽ tiến hành đăng ký vào sổ văn bản đi và đăng ký vào phần mềm quản lý. Sau đó nhân bản đúng theo yêu cầu và tiến hành đóng dấu văn bản. Văn bản sau khi có hiệu lực cán bộvăn thư sẽ scan và thực hiện chương trình cập nhật văn bản đi trong phần mềm quản lý văn bản.
Như nội dung đã trình bày ở phần tổ chức quản lý văn bản đi được tiến hành theo mô hình phân cấp theo từng tên sổvăn bản: Sổcông văn năm 2017, Sổ quyết định. Ngoài ra, các đơn thư khiếu nại cũng được cập nhật trên hệ thống Vb.Net Đơn thư khiếu nại được gửi đến sẽ được giải quyết và cập nhật thông tin trên hệ thống với những nội dung sau: số, ký hiệu; ngày đến; sốđến; ngày văn bản; nơi gửi; địa chỉ; số điện thoại; nội dung văn bản; người thụ lý; mức độ khẩn mật. Với những nội dung trên, khi nhìn vào các thông tin trên lãnh đạo cũng như văn thư biết được số lượng đơn thư khiếu nại gửi tới cơ quan về những vấn đề gì? Mức độ quan trọng của từng đơn thư cũng như đơn vịnào được phân giải quyết vấn đề nào? Từ đó, thuận tiện cho việc kiểm tra, giám sát, đôn đốc, nhắc nhở tiến độ giải quyết công việc cũng như tra cứu trách nhiệm khi có vấn đề xảy ra.
Các nội dung trường thông tin cán bộ văn thư cần phải đăng ký sau đây:
Tiêu chí Thao tác Ghi chú
Ngày văn bản đi Tự nhập từ hệ thống Bắt buộc nhập Số và ký hiệu VB Tự nhập Bắt buộc nhập
Loại văn bản Chọn từ danh mục Bắt buộc nhập
Trích yếu Tự nhập Bắt buộc nhập
Người ký Danh mục văn bản Bắt buộc nhập
Nơi nhận Tự nhập Bắt buộc nhập
Người soạn thảo Chọn từ danh mục Bắt buộc nhập Truy cập đặc biệt Chọn từ danh mục Mặc định là “Thường”
Độ mật Chọn từ danh mục Mặc định là “Thường” Độ khẩn Chọn từ danh mục Mặc định là “Thường” Ghi chú Tự nhập Không bắt buộc nhập Tệp đính kèm Gắn tệp đính kèm Bắt buộc đính kèm
Bảng 2.3. Các trường thông tin cần nhập trong phần mềm quản lý văn bản
Sau khi điền đầy đủ thông tin phần mềm quản lý sẽ có giao diện sau:
Để tối ưu hoá công dụng của phần mềm trên hệ thống phần mềm Vb.Net còn hỗ trợ tìm kiếm văn bản thuận tiện dựa trên các tiêu chí tìm kiếm sau đây:
Tiêu chí Thao tác Ghi chú
Văn bản Lựa chọn Bắt buộc nhập
Loại văn bản Chọn từ danh mục Bắt buộc nhập
Từ khóa tìm kiếm văn
bản
Tự nhập từkhóa có trong văn
bản cần tìm Không bắt buộc nhập Tìm theo số ký hiệu Tự nhập Không bắt buộc nhập
Từ khóa tìm kiếm
trong trích yếu Tự nhập Không bắt buộc nhập
Năm ban hành Chọn từ danh mục Mặc định là năm hiện tại
Bảng 2.4. Tiêu chí tìm kiếm nhanh văn bản đi
Bước 3: Làm thủ tục phát hành chuyển giao văn bản đi
Thủ tục chuyển phát văn bản đi tại văn phòng Bộ vẫn áp dụng hai cách: Thứ nhất đăng ký vào sổ văn bản sau đó phân loại bì để chuyển qua đường bưu điện. Hoặc chuyển trực tiếp cơ quan tổ chức, cá nhân có trách nhiệm giải quyết. Những văn bản đã làm đầy đủ các thủ tục hành chính phải được phát hành ngay trong ngày đăng ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từngày đăng ký văn bản.
Thứhai đăng ký văn bản trực tiếp qua môi trường mạng hoặc qua máy fax. Bước 4. Lưu văn bản đi
Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản: bản gốc lưu tại văn thư Bộ và 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc. Bản gốc lưu tại văn thư Bộ phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước. Bên cạnh đó phương thức lưu giữ văn bản trên phần mềm hệ thống. Cán bộ văn thư sau khi thực nhập đầy đủ các thao tác sẽ tiến hành click vào nút phần lưu văn bản đểlưu văn bản và hoàn tất quá trình.
Như vậy quản lý văn bản bằng máy vi tính sẽ thay thếcho phương pháp quản lý bằng thủ công mà chủ yếu dựa vào hệ thống sổsách như sổ đăng ký văn bản đi, sổ đăng ký văn bản đến. Bằng phương pháp quản lý này sẽ mang lại hiệu quả về nhiều mặt nhất là khi mạng tin học nội bộ của cơ quan đã được