Con người chính là nhân tố trực tiếp tạo ra và quyết định đến chất lượng của
dịch vụ. Mặc dù quy mô vẫn còn nhỏ, chưa có một bộ phận chuyên về vấn đề nhân sự nhưng Melody Logistics luôn coi nguồn nhân lực là một tài nguyên vô cùng quí giá và là động lực cho sự phát triển. Để nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận thì chất lượng nhân sự công ty phải được chú ý hàng đầu.
3.1.1.1. Mục tiêu của giải pháp:
• Giải pháp này nhằm giải quyết hạn chế về nhân sự của công ty đã được đề
cập đến trong mục 2.2.2.5, 2.2.4.1, của chương 2 – Thực trạng chất lượng dịch vụ giao nhận tại công ty Melody Logistics.
• Bổ sung nguồn nhân lực cho những phòng ban còn thiếu người do nghỉ việc
hay phòng ban đang trên đà phát triển cần có thêm người.
• Khuyến khích nhân viên mới phát triển, giữ chân các nhân viên cũ mang lại
SVTH: MAI NGỌC TRẦM 55 Lớp 09DQN1
3.1.1.2. Cách thực hiện và hiệu quả dự kiến:
Hiện tại Cải tiến Hiệu quả
• Số lượng nhân viên
phòng kinh doanh chỉ có 5 người cho nên hạn chế trong việc tìm kiếm khách hàng. Đồng thời, các nhân viên kinh doanh nhiều khi thường phải kiêm luôn nhiệm vụ làm chứng từ cho các lô hàng của công ty, đôi khi xảy ra sai sót hay làm chứng từ chậm, dẫn tới hàng bị giữ lại tại cảng, không lấy đi hay xuất ra nước ngoài được.
• Công ty nên
tuyển thêm 4 đến 5 nhân viên kinh doanh, và thêm 2 nhân viên làm công việc chứng từ
• Giảm bớt áp lực công việc
cho nhân viên kinh doanh hiện tại của công ty để các nhân viên này có thời gian tập trung tìm kiếm khách hàng.
• Có thêm nhân viên kinh
doanh giúp công ty có thêm nhiều cơ hội tìm kiếm khách hàng mới, mở rộng mạng lưới giao dịch.
• Có thêm nhân viên làm
chứng từ giúp cho thủ tục chứng từ được trôi chảy, nhanh chóng và chính xác hơn
• Phòng hàng nhập có
6 nhân viên trong đó chỉ có 1 nhân viên làm công tác giao nhận tại cảng, phòng hàng xuất có 5 nhân viên trong đó cũng chỉ có 1 nhân viên giao nhận tại cảng. Nhiều trường hợp lô hàng tới thì dẫn tới tình trạng làm
không kịp, ảnh hưởng
• Công ty nên
tuyển thêm 1 đến 2 nhân viên giao nhận cho mỗi phòng hàng nhập và hàng xuất.
• Phân công cụ
thể nhân viên nào phụ trách cảng nào, hay khu vực giao hàng nào.
• Có thêm nhân viên giao
nhận giúp công việc được tiến
hành trôi chảy, nhanh chóng hơn, hàng không bị chậm trong công tác giao, nhận do chỉ có 1 nhân viên như trước nữa.
• Phân công cụ thể giúp cho
các nhân viên nắm rõ mình chỉ cần tập trung vào khu vực hay những cảng cụ thể, tập trung thực hiện công việc, xây dựng
SVTH: MAI NGỌC TRẦM 56 Lớp 09DQN1
thời gian giao, nhận hàng.
các mối quan hệ tại đó nhiều
hơn.
• Công ty chưa có
phòng nhân sự, mọi hoạt động tuyển dụng, đào
tạo, thưởng phạt,... đều
do Giám đốc trực tiếp thực hiện. • Nên có thêm phòng nhân sự đảm nhận nhiệm vụ tuyển dụng và đào tạo nhân viên một cách chuyên nghiệp hơn.
• Nâng cao trình độ nhân
viên công ty do có phòng nhân sự huấn luyện bài bản.
• Tăng niềm tin của khách
hàng vào kiến thức, kĩ năng của nhân viên công ty.
• Mỗi tháng công ty
tổ chức 2 buổi họp giữa
Giám đốc và các trưởng
phòng, không có sự tham gia của nhân viên công ty.
• Các trưởng phòng
chỉ liên lạc, thông báo với nhân viên qua skype hay mail nội bộ, chưa tổ
chức được các buổi họp
gặp mặt trực tiếp.
• Nên có ít nhất 1
ngày trong tháng công ty tổ chức họp có sự tham gia của đầy đủ nhân viên
• Các trưởng
phòng nên gặp mặt nhân viên để cùng
trao đổi, vì đây là
kênh phản hồi nhanh
và gần nhất đôi với
nhân viên.
• Khuyến khích
nhân viên chủ động
hơn trong công việc, đem thắc mắc của mình nêu ra để mọi người nghĩ cách giải quyết.
• Để các phòng nắm tình hình kinh doanh lẫn nhau, đề xuất công tác hỗ trợ nhau cùng phát triển.
• Nhân viên công ty được
phát biểu ý kiến trước tập thể,
giúp nhân viên cảm nhận được
vai trò của mình trong việc đảm
bảo chất lượng dịch vụ chung của Công ty và có trách nhiệm
hơn với công việc. Đồng thời,
thắc mắc được tập thể cùng hỗ
trợ giải quyết sẽ giúp cho công việc tiến hành trôi chảy hơn.
SVTH: MAI NGỌC TRẦM 57 Lớp 09DQN1
• Phòng hàng nhập đa
số nhân viên có kinh nghiệm làm việc hơn phòng hàng xuất nên thường vượt chỉ tiêu, trong khi phòng hàng xuất còn chưa phát huy được khả năng của mình.
• Nên có sự bổ
sung nhân sự cho phòng hàng xuất, có sự phối hợp, chia sẻ kinh nghiệm giữa nhân viên 2 phòng với nhau.
• Giúp công việc trôi chảy
hơn, nâng cao doanh thu, kinh nghiệm làm việc cho nhân viên phòng hàng xuất, 2 phòng phát
triển đồng đều kéo theo sự phát
triển ngày càng lớn mạnh của cả công ty.
• Công tác giải quyết
khiếu nại còn chưa thỏa mãn khách hàng.
• Khi có thắc
mắc, khiếu nại từ phía khách hàng, công ty nên khuyến khích nhân viên đưa ra hướng giải quyết, sau đó chọn ra cách hợp lý nhất, vừa tránh làm mất lòng khách hàng vừa đảm bảo lợi ích công ty.
• Khách hàng tin tưởng vào
sự chuyên nghiệp của công ty, nâng cao hình ảnh công ty trong lòng khách hàng, tạo cơ hội hợp tác lâu dài.