HOÁ DẦU HẢI PHÒNG
2.1. Vài nét sơ lược về chi nhánh hoá dầu Hải Phòng. 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển.
Chi nhánh dầu Hải Phòng, nay là chi nhánh Hoá dầu Hải Phòng đƣợc thành lập theo quyết định số 412/X D – QĐ ngày 28/7/ 1994 của Tổng giám đốc, Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam. Chi nhánh dầu nhờn Hải Phòng trực thuộc Công ty Dầu nhờn, trên cơ sở tách các bộ phận làm nhiệm vụ cung cấp dầu mỡ nhờn thuộc công ty Xăng dầu khu vực III. Nhiệm vụ của chi nhánh là tổ chức chuyên kinh doanh dầu mỡ nhờn. Toàn bộ cơ sở vật chất của chi nhánh đều cũ, không sử dụng đƣợc ngay do đó các kho bãi đều phải thuê mƣợn. Tổng số lao động bàn giao là 34 ngƣời, đƣợc thành lập thành 3 phòng 1 kho
Tháng 9/1995, Tổng công ty giao tiếp nhiệm vụ cho chi nhánh dầu nhờn Hải Phòng, tổ chức kinh doanh thêm mặt hàng dung môi hoá chất. Lao động đƣợc bổ xung thêm 4 ngƣời, nhìn chung cơ cấu lao động chƣa có gì thay đổi.
Năm 1996, công ty dầu nhờn Tổng Công ty xăng dầu, cho chi nhánh dầu nhờn Hải Phòng đầu tƣ công nghệ kho bể nhập nhựa đƣờng lỏng để tổ chức kinh doanh. Số lao động tăng thành 69 ngƣời, bộ máy quản lý tăng thêm một phòng kỹ thuật sản xuất, trên cơ sở tách nhóm dịch vụ kỹ thuật ở phòng kinh doanh ra, và tăng thêm xƣởng nhựa đƣờng. Mô hình này đƣợc ổn định đến năm 1997.
Do cơ cấu mặt hàng kinh doanh tiên tục phát triển, để phù hợp với nhiệm vụ đƣợc giao, năm 1998 Tổng công ty xăng dầu đã quyết định đổi tên chi nhánh dầu nhờn Hải Phòng thành chi nhánh hoá dầu Hải Phòng.
26
Trên cơ sở nhiệm vụ, chi nhánh đã tách phòng kinh doanh thành 3 phòng:
- Phòng kinh doanh dầu mỡ. - Phòng kinh doanh hoá dầu. - Phòng kinh doanh nhựa đƣờng.
Tổng số lao động đến cuối năm 1998 là 74, nhƣ vậy cơ cấu tổ chức lại thay đổi chủ yếu ở phòng kinh doanh, nhƣng số lao động thay đổi không đáng kể.
Năm 1999 đến nay, công ty hoá dầu Tổng Công ty xăng dầu, cho chi nhánh đầu tƣ xây dựng nhà máy dầu nhờn Thƣợng Lý để chuẩn bị cho nhà máy pha chế dầu nhờn đi vào hoạt động. Trên cơ sở mô hình sản xuất hiện tại, chi nhánh đã quyết định tách kho dầu nhờn Thƣợng Lý thành hai kho một nhà máy đó là:
- Nhà máy dầu nhờn Thƣợng Lý . - Kho hoá chất.
- Kho nhựa đƣờng Thƣờng Lý.
Chi nhánh Hoá dầu Hải Phòng mới đƣợc thành lập chƣa đƣợc bao lâu nhƣng đã ổn định đƣợc chỗ đứng của mình trên thị trƣờng trong nƣớc, lấy đƣợc uy tín của nhiều khách hàng.
* Chức năng + nhiệm vụ kinh doanh của chi nhánh: - Kinh doanh dầu nhờn ( các loại)
- Sản xuất nhựa đƣờng phục vụ cho nhu cầu đời sống của con ngƣời.
- Ngoài ra chi nhánh còn sản xuất các mặt hàng khác nhƣ : túi nhựa,…
Chất lƣợng sản phẩm của chi nhánh đƣợc bảo đảm và ngày càng đƣợc nâng cao với sự phong phú về chủng loại , kiểu dáng , mẫu mã, giá
27
cả lại hợp lý đã đáp ứng đƣợc nhu cầu cho ngƣời tiêu dùng trong và ngoài khu vực. Có đƣợc nhƣ vậy là kết quả của sự đổi mới trong cách nghĩ, cách làm viêc, chính sách đầu tƣ theo chiều sâu.
Tuy nhiên, bên cạnh những thành tích đã đạt đƣợc trong quá trình hội nhập với cơ chế thị trƣờng đầy biến động, chi nhánh đã bộc lộ những yếu điểm sau:
- Do nguồn lực còn hạn hẹp nên đầu tƣ thiết b ị không đồng bộ, dây chuyền sản xuất công nghệ vẫn dựa trên nền tảng cũ, chƣa đổi mới nên có nhiều hạn chế trong sản xuất kinh doanh.
- Đội ngũ nhân viên trẻ đƣợc bổ sung song còn ít đƣợc đào tạo hoặc chƣa đƣợc hoàn chỉnh. Số công nhân lớn tuổi khá đông nên hạn chế về sức khoẻ và trình độ chƣa theo kịp đƣợc yêu cầu đòi hỏi của nền sản xuất công nghiệp hiện đại.
Mặc dù gặp những khó khăn song sản phẩm đƣợc tạo ra vẫn đủ sức cạnh tranh với thị trƣờng và lấy đƣợc uy tín của khách hàng.
Đặc biệt trong năm 2002, doanh nghiệp đã chú trọng phát triển nguồn nhân lực đó là đƣa cán bộ ở chi nhánh sang làm việc và nghiên cứu ở nƣớc ngoài để họ có thể tiếp cận đƣợc với công nghệ dây chuyền sản xuất mới và phƣơng thức tổ chức quản lý hiện đại để áp dụng vào thực tế của doanh nghiệp mình.
2.1.2. Cơ cấu tổ chức quản lý ở chi nhánh:
28 Giám đốc Phó Giám đốc kinh doanh Tổ chức tài chính Kế toán tài chính Phòng kỹ thuật Kinh doanh DMN Kinh doanh HC Kinh doanh NĐ Tổng kho Hoá chất Nhà máy dầu nhờn Thƣợng Lý Kho nhựa đƣờng Thƣợng Lý Đội giao nhận Kho hoá chất Thƣợng Lý Tổ đóng rót ca 1 Tổ đóng rót ca 2 Tổ pha chế Tổ đóng rót Tổ xe Tổ giao nhận
29
Nhìn vào sơ đồ ta thấy : cơ cấu tổ chức theo mô hình cơ cấu hỗn hợp trực tuyến - chức năng theo ngành hàng.
Hệ thống chỉ huy trực tiếp theo 4 cấp: - Cấp 1 : Lãnh đạo..
- Cấp 2: Tổng kho hoá dầu. - Cấp 3: Các kho, nhà máy. - Cấp 4: Các tổ đội.
Hệ thống chức năng : Chuyên môn hoá theo 3 ngành nghề: - Dầu mỡ nhờn.
- Nhựa đƣờng. - Hoá chất.
+ Nhiệm vụ, chức năng từng phòng ban.
\ Đứng đầu là Giám đốc chi nhánh, do Tổng công ty Dầu khí bổ nhiệm, một mặt chịu trách nhiệm trƣớc cấp trên, là ngƣời đại diện cho chi nhánh trƣớc pháp luật về các hoạt động sản xuất kinh doanh. Mặt khác, Giám đốc là ngƣời có quyền ra các quyết định điều hành mọi hoạt động. \ Phó giám đốc:
Giúp việc cho Giám đốc, chịu trách nhiệm trực tiếp chỉ đạo công tác sản xuất, công tác kỹ thuật sản xuất, công tác phòng cháy chữa cháy, bảo hộ lao động, an toàn lao động, vệ sinh môi trƣờng, phòng chống bão lụt, kiểm tra, tin học truyền thông và đại diện lãnh đạo về hệ thống chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO 9002.
\ Phòng tổ chức- hành chính:
Chỉ đạo công tác bảo vệ cơ quan, lái xe con, trực tiếp làm công tác tổ chức cán bộ nhân sự, thanh tra bảo vệ và quân sự.
30
+ Đàm phán, soạn thảo chỉ đạo hợp đồng thuê dịchvụ liên quan đến công tác TCCB. Đánh giá kết quả thực hiện, đề xuất xứ các khiếu nại đối với các nhà thầu phụ.
+ Trực tiếp thực hiện công tác nhân sự: tuyển dụng, thôi việc, bố trí điều chuyển đề bạt cán bộ công nhân viên và nhận xét đánh giá cán bộ, công tác chính trị nội bộ.
\ Phòng kế toán tài chính.
+ Tổ chức công tác kế toán, Lập các báo cáo kế toán – tài chính, kế toán quản trị theo quy định.
+ Xây dựng kế hoạch tài chính và tổng hợp các kế hoạch sản xuất kinh doanh để trình GĐ CN và báo cáo về công ty.
+ Thƣờng xuyên định kỳ phân tích các hoạt động sản xuất kinh doanh, đề xuất những giải pháp kịp thời nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
+ Nghiên cứu đề xuất với Giám đốc các giải pháp hoàn thiện và củn g cố hệ thống quản lý sản xuất kinh doanh để phát triển doanh nghiệp.
\ Phòng kỹ thuật sản xuất :
+ Kiểm soát tất cả các tài liệu bên ngoài chuyển đến liên quan đến hệ thống chất lƣợng.
+ Nghiên cứu, đề xuất với Giám đốc các giải pháp kỹ thuật cũng nhƣ các giải pháp củng cố hoàn thiện công tác quản lý kỹ thuật ngành hàng.
+ Xây dựng kế hoạch quản lý kỹ thuật.
+ Xây dựng các thủ tục, quy định, quy trình thuộc hoạt động kỹ thuật sản xuất, xây dựng kế hoạch đầu tƣ, nâng cấp sửa chữa.
+ Tổ chức công tác tiếp thị dịch vụ kỹ thuật, Nghiên cứu áp dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật.
31
+ Xây dựng kế hoạch kinh doanh dầu nhờn.
+ Tiếp cận kế hoạch đã duyệt, xây dựng chƣơng trình biện pháp chậm hàng yêu cầu nhà máy Dầu nhờn Thƣợng Lý đáp ứng nhu cầu kinh doanh.
+ Phối hợp cùng phòng kỹ thuật sản xuất xây dựng xử lý các mẫu không phù hợp và chƣơng trình dầu thải, chuyển đổi sản phẩm và dịch vụ ngành hàng.
\ Phòng kinh doanh nhựa đƣờng:
+ Xây dựng kế hoạch kinh doanh nhựa đƣờng.
+ Tiếp nhận kế hoạch đã duyệt tổ chức tiếp thị bán hàng.
+ Cập nhật, tổng hợp phân tích các thông tin liên quan đến thị trƣờng và sản phẩm nhựa đƣờng và các đối thủ cạnh tranh, qua đó đề xuất các giải pháp xử lý kịp thời.
\ Phòng kinh doanh hoá chất:
Chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc về công tác quản lý , kinh doanh hoá chất, điều hành mọi hoạt động kinh doanh hoá chất.
Tham mƣu giúp Giám đốc tổ chức kinh doanh hoá chất. Các bộ phận sản xuất, gồm có;
+ Kho nhựa đƣờng Thƣợng Lý. + Nhà máy dầu nhờn Thƣợng Lý. + Kho hoá chất Thƣợng Lý.
Có nhiệm vụ :
+Xây dựng kế hoạch sản xuất và tiếp nhận kế hoạch khi đƣợc duyệt, tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất và báo cáo kết quả theo quy định.
+ Tiếp nhận hàng nhập, vật tƣ nguyên liệu phục vụ nhu cầu hoạt động của kho.
32
+ Tiếp nhận kế hoạch, tổ chức vận hành công nghệ đóng rót, xuất hàng kịp thời cho nhu cầu..
2.2. Đặc điểm sản xuất kinh doanh của chi nhánh: 2.2.1 – Đặc điểm lao động:
Bảng 1: Cơ cấu lao động năm 2000 – 2001. Bộ phận Tổng cộng Đại học Trung cấp Nữ SL % SL % SL % 1.Giám đốc 1 1 100 0 2.Phó giám đốc 1 1 100 0 3.Phòngtổchức-hành chính 6 1 16,7 1 16,7 2 33,3 4. Phòng kếtoán-tài chính 7 3 43 4 57 4 57 5. Phòng KD dầu nhờn 6 4 67 1 16,7 1 16,7 6.Phòng KD hoá chất 2 2 100 0 1 50 7.Phòng KD nhựa đƣờng 2 2 100 0 0 8. Phòng kỹthuật sản xuất 3 3 100 0 0 9.Nhà máy dầu nhờn 26 7 26,9 1 3,8 12 46 10. Kho hoá chất 9 1 11 1 11 5 55,6 11. Kho nhựa đƣờng 17 1 5,9 1 5,9 2 11,8 Tổng cộng 80 28 35 8 10 27 34
( Nguồn báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh của chi nhánh năm 2000 - 2001).
Ta thấy hàng năm chi nhánh bổ xung thêm hàng loạt lao động, khi bàn giao số lao động là 3,4 ngƣời, đến cuối năm 2001 đã tăng lên 80
33
ngƣời trong cơ cấu lao động năm 2000 có 15,8% lao động có trình độ Đại học, 22% lao động có trình độ trung cấp, 57,9% lao động là nữ. Đến cuối năm 2001 số lao động đã tăng so với lúc đầu là 46 ngƣời bằng 135%, số ngƣời tăng thêm đã tạo điều kiện cho chi nhánh thay đổi cơ cấu lao động . Tỉ lệ lao động có trình độ Đại học là 35% tăng thêm 22 ngƣời bằng 367% đồng thời giảm tỷ lệ lao động nữ từ 57,9% xuống 33,7%. Những vấn đề này đều tác động có lợi cho chi nhánh. Nhƣng số tăng đó cũng có điều bất lợi là năm 1999 đƣa kho nhựa đƣờng vào hoạt động, nhu cầu vận tải tăng lên, nên chi nhánh đã tuyển dụng thêm 8 lái xe vào biên chế cho phòng kinh doanh. Kết quả năm 2000 đã đạt sản lƣợng tăng đột biến từ 17.689 tấn hàng xuất ra năm 1999 năm 2000 tăng lên 36.293 tấn hàng xuất ra. Đến năm 2001 do nhiều doanh nghiệp đầu tƣ kinh doanh nhựa đƣờng nên sản lƣợng của chi nhánh giảm 55% làm cho lƣu lƣợng lao động này thừa phải bố trí đi làm việc khác. Điều đó chứng tỏ chiến lƣợc tiêu thụ của chi nhánh làm chƣa tốt vì chƣa nắm bắt đƣợc tình hình thị trƣờng dẫn đến kế hoạch năm 2000 không hoàn thành.
Từ những số liệu trên từ đó có thể rút ra một số đặc điểm về lao động của chi nhánh hoá dầu Hải phòng . Lao động của chi nhánh có quy mô nhỏ, chỉ gồm 80 ngƣời. Trong đó, số lƣợng lao động quản lý có trình độ cao chiếm 35% trong tổng số lao động.
- Ngƣời lao động trong chi nhánh chủ yếu là những ngƣời đã gắn bó lâu năm nên số tuổi bình quân cao ( từ 40 tuổi trở lên).
- Chi nhánh có đội ngũ công nhân sản xuất tay nghề cao, tƣơng đối ổn định, đủ điều kiện để sản xuất và cho ra đời những sản phẩm có chất lƣợng cao.
34
2.2.2. Nguồn vốn kinh doanh của chi nhánh :
Bảng 2: Vốn kinh doanh Chỉ tiêu Đơn vị 1999 % 2000 % 2001 % Tổng vốn KD -Vốn cố định - Vốn lƣu động Triệu - - 55.297,8 33.274,2 22.023,6 100 60,1 39,9 65.699,7 43.676,1 22.023,6 100 66,5 33,5 75.740,9 43.717,3 32.023,6 100 57,7 42,3 Vốn ngân sách -Vốn vay -Vốn khác Triệu - - 22.053,2 1.651,2 31.593,4 39,8 2,9 57,3 23.177,1 1.669,1 40.853,5 35,2 2,54 62,26 23.177,1 0 52.563,8 30,6 0 69,4
(Nguồn : Báo cáo thuyết minh tài chính.)
Qua bảng phân tích trên ta có thể chia ra một số đặc điểm về vốn kinh doanh của chi nhánh:
- Vốn kinh doanh của chi nhánh không lớn nhƣng những năm gần đây cũng có sự tăng trƣởng mặc dù tỷ lệ tăng trƣởng không cao.
- Nguồn vốn cố định chiếm tỷ trọng lớn trong tổng nguồn vốn kinh doanh.
- Nguồn vốn cố định có tăng do chi nhánh có đầu tƣ thêm máy móc thiết bị, cải tiến công nghệ sản xuất.
- Nguồn vốn của chi nhánh đƣợc huy động từ nhiều nguồn vốn khác nhau: ngân sách Nhà nƣớc , vốn tự có, vốn vay ngân hàng…
Tổng nguồn vốn kinh doanh năm 1999 đạt 55.297,8 triệu đồng.Tổng nguồn vốn kinh doanh năm 2000 đạt 65.629,7 triệu đồng. Tăng hơn
35
10.401,9 triệu đồng tƣơng ứng với tỷ lệ 118,8%. Tổng nguồn vốn kinh doanh năm 2001 đạt 75.740,9 triệu đồng tăng hơn 10.041,2 triệu đồng tƣơng ứng với tỷ lệ 115,2%. Sở dĩ có sự tăng trƣởng nhƣ vậy là do chi nhánh biết tận dụng những nguồn vốn khác để đầu tƣ vào hoạt động kinh doanh.
2.2.3. Cơ sở vật chất kỹ thuật:
Cơ sở vật chất kỹ thuật cũng là một yếu tố quan trọng thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh. Nếu muốn những mặt hàng của mình có uy tín chất lƣợng cao trên thị trƣờng thì việc đầu tiên chi nhánh cần làm là phải cải tạo hệ thống vật chất kỹ thuật. Đứng trƣớc xu hƣớng cạnh tranh trên thị trƣờng, chi nhánh hoá dầu Hải Phòng để kịp thời thích ứng và nâng cấp hàng loạt máy móc hiện đại phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của mình. Để có một cái nhìn khái quát về tình hình máy móc thiết bị của chi nhánh ta theo rõi bảng sau:
Bảng 3 : Tình hình tài sản tại chi nhánh hoá dầu Hải Phòng trong thời gian 2000 – 2001 ( theo biên bản kiểm kê của phong kế toán)
36 đang sử dụng Mua mới Mua cũ sử dụng luỹ kế lại sử dụng khấu hao b.quân 1. Máy vi tính x 1996 10.296.000 1.550.000 8.746.000 4 2.186.500 2.Máy nén khí X 1996 6.400.000 900.000 5.500.000 5 1.100.00 3.Xe ô tô Zin 130 X 1994 31.000.000 25.653.356 5.346.774 2 2.673.000 4.Hệ thống hút độc X 1994 45.990.000 25.450.000 19.354.000 4 6.511.000 5.Máy vi tính x 1997 9.536.920 - 5.136.000 5 1.827.400 6,Điện thoại di động X 2001 8.200.000 - - 7.Xe ô tô Daihatsu X 2000 220.141.000 - - 8.Máy lọc dầu X 2001 20.240.000 - - 9.Tủ Đài Loan X 2000 6.000.000 - - 5 1.200.000
2.2.4. Các nguồn cung ứng nguyên vật liệu:
Muốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của chi nhánh tiến hành đều đặn, liên tục phải thƣờng xuyên đảm bảo các nguyên vật liệu đủ về số lƣợng, thời gian và quy cách phẩm chất. Hiện tại ở chi nhánh Hoá dầu Hải Phòng, có các nguồn cung ứng nguyên vật liệu chủ yếu sau: - Tổng công ty dầu khí Việt Nam.
. . .
37
- Công ty hoá dầu Hà Nội. - Tổng công ty Nhựa. - Công ty Sơn Hải Phòng.
Còn đối với NVL phụ, công ty chủ yếu mua ngoài thị trƣờng hoặc do các bạn hàng đến chào hàng trực tiếp tại chi nhánh.
2.3- Thực trạng tình hình sản xuất kinh doanh tại chi nhánh hoá dầu Hải Phòng :