1. Chủ tịch, Phó Chủ tịch HĐQT được bầu trong cuộc họp đầu tiên của mỗi nhiệm kỳ HĐQT và trong thời hạn bảy (07) ngày làm việc kể từ ngày kết thúc bầu cử HĐQT nhiệm kỳ đó. Cuộc họp này do thành viên có số phiếu bầu cao nhất hoặc tỷ lệ phiếu bầu cao nhất triệu tập và chủ trì. Trường hợp có nhiều hơn một thành viên có số phiếu bầu hoặc tỷ lệ phiếu bầu cao nhất và ngang nhau thì các thành viên bầu theo nguyên tắc đa số để chọn một người trong số họ triệu tập họp HĐQT.
2. HĐQT phải họp ít nhất mỗi quý một (01) lần hoặc bất thường tại trụ sở chính của LICOGI hoặc ở nơi khác.
3. Chủ tịch HĐQT phải triệu tập họp HĐQT khi có một trong các trường hợp sau đây:
a) Có đề nghị của Ban kiểm sốt hoặc thành viên HĐQT độc lập hoặc Phó Chủ tịch HĐQT;
b) Có đề nghị của Tổng Giám đốc hoặc ít nhất năm (05) Người quản lý khác của LICOGI;
c) Có đề nghị của ít nhất hai (02) thành viên của HĐQT;
d) Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật và các Quy chế quản trị nội bộ của LICOGI;
4. Đề nghị quy định tại khoản 3 Điều này phải được lập thành văn bản, trong đó nêu rõ mục đích, vấn đề cần thảo luận và quyết định thuộc thẩm quyền của HĐQT.
5. Chủ tịch HĐQT phải triệu tập họp HĐQT trong thời hạn bảy (07) ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị quy định tại khoản 3 Điều này. Trường hợp Chủ tịch HĐQT không triệu tập họp HĐQT theo đề nghị thì Chủ tịch HĐQT phải chịu trách nhiệm về những thiệt hại xảy ra đối với LICOGI; người đề nghị có quyền thay thế Chủ tịch HĐQT triệu tập họp HĐQT.
6. Trừ cuộc họp đầu tiên của mỗi nhiệm kỳ HĐQT, Chủ tịch HĐQT hoặc người triệu tập họp HĐQT phải gửi thông báo mời họp chậm nhất một (01) ngày làm việc trước ngày họp. Thông báo mời họp phải xác định cụ thể thời gian và địa điểm họp, chương trình, các vấn đề thảo luận và quyết định. Thơng báo mời họp phải kèm theo tài liệu sử dụng tại cuộc họp và phiếu biểu quyết của thành viên.
Thơng báo mời họp HĐQT có thể gửi bằng giấy mời, điện thoại, fax, phương tiện điện tử hoặc phương thức khác, bảo đảm đến được địa chỉ liên lạc của từng thành viên HĐQT đã đăng ký với LICOGI.
Điều lệ Tổng Công ty Licogi - CTCP 2021
Riêng đối với cuộc họp đầu tiên của mỗi nhiệm kỳ HĐQT, người triệu tập và chủ trì quy định tại khoản 1 Điều này chỉ cần thơng báo cho các thành viên ít nhất trước hai (02) giờ làm việc sau khi có kết quả bầu thành viên HĐQT của ĐHĐCĐ.
7. Chủ tịch HĐQT hoặc người triệu tập họp HĐQT gửi thông báo mời họp và các tài liệu kèm theo đến các Kiểm soát viên như đối với thành viên HĐQT.
Kiểm sốt viên có quyền dự các cuộc họp của HĐQT; có quyền thảo luận nhưng khơng được biểu quyết.
8. Cuộc họp HĐQT được tiến hành khi có từ ba phần tư (¾) tổng số thành viên trở lên dự họp. Trường hợp cuộc họp được triệu tập theo quy định tại khoản này không đủ số thành viên dự họp theo quy định thì được triệu tập lần thứ hai trong thời hạn hai (02) ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất. Trường hợp này, cuộc họp được tiến hành nếu có hơn một nửa (½) số thành viên HĐQT dự họp.
9. Thành viên HĐQT được coi là tham dự và biểu quyết tại các cuộc họp trong trường hợp sau đây:
a) Tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp;
b) Ủy quyền cho người khác đến dự họp theo quy định tại khoản 11 Điều này; c) Tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác;
d) Gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua thư, fax, thư điện tử;
Trường hợp cuộc họp của Hội đồng quản trị tổ chức theo hình thức hội nghị trực tuyến giữa các thành viên của Hội đồng quản trị khi tất cả hoặc một số thành viên đang ở những địa điểm khác nhau, phải đảm bảo mỗi thành viên tham gia họp đều có thể:
- Nghe từng thành viên Hội đồng quản trị khác cùng tham gia phát biểu trong cuộc họp;
- Phát biểu với tất cả các thành viên tham dự khác một cách đồng thời. Việc thảo luận giữa các thành viên có thể thực hiện một cách trực tiếp qua điện thoại hoặc bằng phương tiện liên lạc thông tin khác hoặc kết hợp các phương thức này. Thành viên Hội đồng quản trị tham gia cuộc họp như vậy được coi là “có mặt” tại cuộc họp đó. Địa điểm cuộc họp được tổ chức theo quy định này là địa điểm mà có đơng nhất thành viên Hội đồng quản trị, hoặc là địa điểm có mặt Chủ tọa cuộc họp.
10. Trường hợp gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua thư, phiếu biểu quyết phải đựng trong phong bì dán kín và phải được chuyển đến Chủ tịch HĐQT chậm nhất một (01) giờ trước khi khai mạc. Phiếu biểu quyết chỉ được mở trước sự chứng kiến của tất cả những người dự họp.
Điều lệ Tổng Công ty Licogi - CTCP 2021
thoại hoặc các phương tiện thông tin liên lạc mà việc tổ chức và tiến hành được thực hiện một cách hợp lệ theo quy định của pháp luật và Điều lệ này sẽ có hiệu lực ngay khi kết thúc cuộc họp nhưng phải được khẳng định bằng các chữ ký của tất cả các thành viên HĐQT tham dự cuộc họp đó trong biên bản họp HĐQT.
11. Thành viên HĐQT phải tham dự đầy đủ các cuộc họp của HĐQT. Thành viên được ủy quyền cho người khác dự họp và biểu quyết nếu được đa số thành viên HĐQT còn lại chấp thuận.
12. Nghị quyết, quyết định của HĐQT được thông qua nếu được đa số thành viên dự họp có quyền biểu quyết tán thành; trường hợp số phiếu ngang nhau thì quyết định cuối cùng thuộc về phía có ý kiến của Chủ tịch HĐQT hoặc của chủ tọa cuộc họp trong trường hợp Chủ tịch HĐQT không dự họp.