II. Những giải pháp chủ yếu
2. Hoàn thiện công tác xây dựng, tổ chức mua sắm tiếp nhận và vận chuyển vật tư
a. Đổi mới công tác xây dựng kế hoạch cung ứng vật tư
Do sản xuất theo đơn đặt hàng nên lập kế hoạch cung ứng, mua sắm vật tư là
công việc thường xuyên hàng tháng của công ty. Công tác này đòi hỏi thời gian
thực hiện càng nhanh càng tốt nên luôn phải tìm ra biện pháp hữu hiệu để thực
hiện trong khoảng thời gian ngắn.
Trước hết cần phải duy trì và cải tiến công tác định mức tiêu hao vật tư cho
tạo điều kiện nâng cao chất lượng đầu vào, tránh ứ đọng hay thiếu hụt làm ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất. Do vậy, nhân viên định mức cần nắm rõ quy trình công nghệ để biết được khả năng tiêu hao thực tế, hao phí và mức độ hao phí thực
tế ở từng công đoạn.
Nắm rõ kế hoạch sản xuất kinh doanh kì kế hoạch, các thông số kinh tế, kĩ thuật
(khả năng tiêu hao, mức dự trữ) kì thực tế để có những điều chỉnh cần thiết. Tính
toán nhu cầu vật tư trong toàn công ty và cho tất cả các loại công việc.
b. Hoàn thiện công tác tổ chức mua sắm vật tư và tổ chức chuyển đưa vật tư về
doanh nghiệp
Do 100% vật tư công ty phải mua ngoài nên để lập được đơn hàng tốt thì phòng Kế hoạch – vật tư phải tính được lượng vật tư phải nhập trong kì chính xác nhất. Để thực hiện được công tác này cán bộ lập kế hoạch phải nắm rõ lượng tồn kho đầu kì, cuối kì và lượng dự trữ. Do vậy cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng Kế hoạch – vật tư, phòng Kĩ thuật, phòng Kế toán tài chính cũng như sự nỗ lực của
mọi cá nhân. Nhân viên lập đơn hàng phải có trách nhiệm trực tiếp đối với công
việc, cần có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng để mọi người cùng có ý thức cao
với công việc của mình.
Trên cơ sở các nhà thầu đã lựa chọn, phòng Kế hoạch vật tư tiến hành kí kết
hợp đồng. Kí hợp đồng phải chặt chẽ và đảm bảo tính pháp lý nên cán bộ vật tư
phải là người có nhiều kinh nghiệm thực tế và kiến thức chuyên môn vững. Hợp đồng phải nêu rõ các điều kiện về chất lượng, số lượng, phương thức thanh toán,
phương thức giao hàng, tránh tình trạng do thiếu kiến thức về thị trường và sản
phẩm mà bị thua thiệt trong thực hiện hợp đồng làm ảnh hưởng đến hiệu quả kinh
doanh của toàn công ty. Nghiêm túc thực hiện các điều khoản hợp đồng và theo dõi đốc thúc đối tác thực hiện hợp đồng.
Công tác chuyển đưa vật tư về doanh nghiệp có thể thực hiện bằng hai phương
pháp tập trung và phi tập trung. Thông thường phương pháp tập trung thường đem
lại hiệu quả cao hơn đối với doanh nghiệp sản xuất như công ty cơ khí Z179 khi mua vật tư trong nước. Hình thức này giải phóng công ty khỏi công tác vận
chuyển, không phải có biện pháp bảo quản trong quá trình vận chuyển, đơn giản
hoá thủ tục, góp phần đáng kể trong việc giảm chi phí lưu thông và hạ giá thành.
Như vậy toàn bộ hoạt động vận chuyển công ty có thể phụ thuộc vào nhà cung cấp, hình thức này giải phóng công ty khỏi trách nhiệm vận chuyển cũng như tiết
kiệm được đáng kể nguồn vốn đầu tư cho phương tiện vận chuyển nếu công ty tự
túc thực hiện. Tuy nhiên thêm vào đó công ty cần tăng cường các hình thức mua hàng trước, thanh toán sau. Đây là biện pháp hữu hiệu để đơn vị bạn không thể
chiếm dụng vốn của mình. Đồng thời điều hành thu mua nhịp nhàng với tiến độ
sản xuất để tránh tình trạng vật tư bị thiếu hụt không đáp ứng được nhu cầu sản
xuất khi cần hoặc có những loại vật tư tồn kho quá lâu ngày gây ra thất thoát, giảm
chất lượng, làm ảnh hưởng đến chất lượng đầu ra.
3. Huy động và sử dụng có hiệu quả nguồn vốn cho công tác đảm bảo vật
tư
Vốn trong sản xuất cũng như vốn trong công tác đảm bảo vật tư là điều kiện
tiên quyết để tiến hành sản xuất kinh doanh. Vì vậy, việc huy động và sử dụng vốn
là một trong những nội dung của việc nâng cao hiệu quả của công tác đảm bảo vật tư tại công ty cơ khí Z179.
Hầu hết các doanh nghiệp nhà nước trong thời gian qua đều lâm vào tình trạng
thiếu vốn, công ty cơ khí Z179 cũng không nằm ngoài tình trạng đó. Do nguồn vốn
hạn hẹp nên đã gây ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động đảm bảo vật tư của công
ty. Do thiếu vốn nên nhiều khi công ty đã bỏ lỡ những hợp đồng lớn có lợi, cũng
do thiếu vốn nên trong một số hợp đồng thường sử dụng phương thức thanh toán
trả chậm. Mặt khác, trong một số trường hợp để thực hiện hợp đồng đã kí thì công ty phải đi vay vốn nên công ty phải chịu lãi suất dẫn đến chi phí cho công tác đảm
bảo vật tư tăng lên làm lợi nhuận của công ty bị giảm xuống. Không những thế, vì thiếu vốn nên công ty bị động trong đàm phán kí kết hợp đồng…Tất cả những điều này đã làm giảm hiệu quả hoạt động đảm bảo vật tư cho sản xuất và kinh doanh của công ty.
Để khắc phục được những tồn tại trong việc sử dụng vốn và nâng cao hiệu quả
sử dụng vốn thì công ty cần phải thực hiện một số biện pháp sau:
Một là: thay đổi cơ cấu vốn, tăng tỷ trọng vốn lưu động trong cơ cấu vốn của
công ty. Do trong thời gian tới, khi mà công ty đi vào giai đoạn sản xuất ổn định
thì nhu cầu vốn cố định sẽ giảm và vốn lưu động sẽ tăng lên để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Hai là: trước khi tiến hành kí kết hợp đồng cần kiểm tra tìm hiểu kĩ đối tác để
tránh rủi ro, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.
Ba là: để tăng cường vốn dùng cho hoạt động nhập khẩu, công ty nên tranh thủ
nguồn hàng của bạn hàng bằng cách kí kết các hợp đồng nhập khẩu với phương
thức thanh toán L/C trả chậm.
Bốn là: huy động vốn từ nhiều nguồn khác nhau.
- Do là doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Bộ Quốc Phòng nên hàng năm công ty được bổ sung vốn từ ngân sách nhà nước.
- Vay vốn từ các ngân hàng và các tổ chức tín dụng khác. Để có được nguồn
vốn này, công ty phải chịu mức lãi suất cao, nhưng đổi lại nguồn vốn này rất thường xuyên và có thể đáp ứng mọi nhu cầu. Để vay được vốn từ những chỗ như
thế này, công ty phải thoả mãn được các điều kiện khắt khe như: uy tín, khả năng thanh toán, phương án kinh doanh…Do vậy, để vay vốn từ các ngân hàng, công ty phải tạo lập mối quan hệ tốt với họ đồng thời phải tạo dựng uy tín để thuận lợi cho
việc vay vốn hay hoàn trả. Bên cạnh đó là phải đảm tính hiệu quả của vay vốn
bằng cách phải lập được phương án sử dụng vốn vay một cách tỉ mỉ, đồng thời
phải lên kế hoạch trả dần cả vốn lẫn lãi theo thoả thuận với ngân hàng.
- Nguồn vốn huy động từ cán bộ công nhân viên trong công ty. Đây là một hình thức huy động vốn rất quan trọng trong tổng số vốn của công ty. Hình thức huy động vốn này còn mới mẻ ở nước ta, nên để có thể huy động được nguồn vốn từ
kênh này thì công ty phải có các biện pháp để động viên khích lệ công nhân viên trong công ty mạnh dạn góp vốn.
- Nguồn vốn huy động từ các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước thông qua
hình thức liên doanh, liên kết với các đơn vị kinh tế trong và ngoài nước.
Năm là: Đơn giản hoá các thủ tục thanh toán, giao nhận vật tư cho các đơn vị
sản xuất nhằm tăng số vòng quay của vốn, giảm thiểu thời gian vốn bị đọng, hạn
chế những chi phí phát sinh.
Tóm lại, công ty cần phải lập kế hoạch sử dụng vốn lưu động một cách hợp lý,
cụ thể trong từng giai đoạn, thời điểm nhất định tránh tình trạng ứ đọng vốn gây
ách tắc cho hoạt động đảm bảo vật tư của công ty. Tranh thủ huy động vốn từ các
nguồn khác nhau với chi phí thấp nhất và có biện pháp nhằm sử dụng có hiệu quả
nhất những đồng vốn vay sao cho mức lãi đem lại từ những đồng vốn này ở mức
cao nhất có thể.
4. Thúc đẩy các mối quan hệ kinh tế trong công tác đảm bảo vật tư
Công ty cần giữ các mối quan hệ hợp tác kinh tế, kĩ thuật trong công tác đảm
bảo vật tư với các đối tác cung ứng vật tư cho công ty một cách thường xuyên để
từ đó tiến hành trao đổi thông tin, kí kết các hợp đồng kinh tế. Dựa vào các mối
quan hệ kinh tế và nghiên cứu thị trường công ty có thể xây dựng các mối quan hệ
kinh tế với các đối tác khác để nâng cao hoạt động của công tác đảm bảo vật tư cho công ty. Đối với các đối tác khi có những điều thắc mắc hoặc không thoả mãn với
những điều khoản trong hợp đồng kinh tế thì công ty cần có các biện pháp giải
quyết hợp lý, thoả đáng để đối tác hiểu được và để hai bên cùng có lợi, đây là một
việc làm công ty thường xuyên làm tốt để thắt chặt thêm mối quan hệ với các đối
tác.
Hiện nay, vật tư của công ty thường là vật tư nhập ngoại nhưng lại mua thông
qua các cửa hàng nhập khẩu vật tư tổng hợp nên giá cả cũng chênh lệch nhiều so
với giá trực tiếp nhập từ nước ngoài về. Công ty có thể khắc phục được vấn đề này bằng cách tìm các nguồn cung ứng trực tiếp từ nước ngoài và giữ vững mối quan
ngoài diễn ra thuận lợi, cần phải giữ vững mối quan hệ hợp tác kinh tế, kĩ thuật với
các hãng sản xuất kinh doanh nổi tiếng thế giới để có sự đảm bảo về chất lượng
cho vật tư kĩ thuật được nhập. Khi có được mối quan hệ kinh tế với các hãng lớn
thì công ty cũng có điều kiện nắm bắt được các thông tin kinh tế, những xu thế
biến động lớn trên thị trường vật tư, giúp công ty đưa ra những phương hướng,
biện pháp hợp lý, kịp thời để giải quyết. Điều này rất quan trọng vì ai nắm được
thông tin nhanh nhất, chính xác nhất thì người đó sẽ có lợi thế hơn, thậm chí còn quyết định đến sự thành bại trong hoạt động của công tác đảm bảo vật tư của
doanh nghiệp. Khi nhập vật tư từ nước ngoài, công ty nên xây dựng nhiều mối
quan hệ kinh tế đối với các hãng lớn ở nước ngoài sẽ giúp cho công ty có thể được
cung cấp vật tư một cách đầy đủ và được hưởng nhiều ưu đãi. Vì vậy, trong thời
gian tới công ty nên chú trọng đến việc nhập khẩu vật tư trực tiếp từ nước ngoài và xây dựng các mối quan hệ kinh tế đối với các đối tác lớn ở nước ngoài.
Tuy vậy, công ty vẫn phải thiết lập các mối quan hệ kinh tế đối với các đối tác trong nước vì đây là nguồn cung cấp vật liệu một cách nhanh nhất cho công ty khi
có nhu cầu khẩn cấp. Tuy nhiên công ty cần nghiên cứu kĩ về mặt chất lượng của
vật tư mà công ty nhập để đảm bảo chất lượng sản phẩm sản xuất ra của công ty.
Ngoài ra khi nghiên cứu thị trường, nếu công ty nhận thấy nhu cầu của thị trường về một loại vật tư mà công ty có khả năng nhập được một lượng lớn thì công ty có thể chuyển hướng sang công tác dịch vụ cung cấp vật tư bằng cách nhập
với số lượng nhiều hơn, một phần để sản xuất một phần để bán đi thu lợi nhuận.
5. Sử dụng một cách có hiệu quả nhất nguồn vật tư kĩ thuật cho sản xuất
Nguồn vật tư dùng để sản xuất một lượng sản phẩm luôn là một số hữu hạn.
Trong số hữu hạn ây, số sản phẩm được càng nhiều thì hiệu quả sử dụng vật tư
càng cao. Công tác này không chỉ là việc tiêu hao vật tư hợp lý mà còn là sự hỗ trợ
của những quá trình sau như tổ chức quá trình sản xuất, đầu ra của doanh nghiệp…
- Xây dựng định mức tiêu hao vật tư hợp lý, duy trì định mức tiêu hao cho tất cả
các loại sản phẩm, làm căn cứ cho việc xây dựng đơn đặt hàng và tạo điều kiện cho
công tác quản lý, cấp phát vật tư được chặt chẽ, gọn nhẹ.
Trên thực tế tình trạng sử dụng lãng phí, thất thoát vật tư vẫn còn xảy ra nhiều ở
các doanh nghiệp, đặc biệt là ở các doanh nghiệp nhà nước. Vật tư không được
kiểm soát chặt chẽ, bộ phận trực tiếp sử dụng sẽ không có ý thức tiết kiệm, không
đặt ra những biện pháp cụ thể để sử dụng có hiệu quả. Phân công phân nhiệm
không rõ ràng, khi giá thành bị đẩy lên, chất lượng không đảm bảo, lợi nhuận
giảm, khó khăn về tài chính, công ty không biết quy trách nhiệm cho bộ phận nào
để có biện pháp chấn chỉnh kịp thời. Xây dựng định mức tiêu hao vật tư cũng vì thế mà tạo ra một thái độ nghiêm túc cho người cấp phát và sử dụng vật tư, đồng
thời góp phần làm lành mạnh bầu không khí sản xuất kinh doanh của công ty. Tuy
nhiên xây dựng định mức tiêu hao vật tư không phải là việc làm đơn giản song
công ty cần biết kết hợp giữa kinh nghiệm và phân tích khoa học để tiếp tục duy
trì.
- Tổ chức phân tích tình hình sử dụng vật tư định kì. Sau mỗi kì thực hiện, công
ty tổ chức đánh giá toàn bộ quá trình cấp phát vật tư. Đơn vị thời gian có thể tính
theo quý hoặc theo thời gian hoàn tất một đơn hàng…tuỳ theo mức độ biến động
và sự cần thiết sau mỗi quá trình. Nội dung đánh giá bao gồm từ khâu tiếp nhận vật tư, tổ chức cấp phát, các thủ tục, chứng từ bảo đảm tính pháp lý, đến công tác bảo
quản, dự trữ, tình hình dự trữ, tồn kho. Đánh giá phải làm rõ tình hình, nêu được
mặt tốt, mặt khiếm khuyết và phương hướng trong thời gian tới cũng như những
kiến nghị để rút kinh nghiệm và đưa ra những biện pháp cải tạo kịp thời. Làm tốt
công tác này, công ty sẽ đánh giá được hiệu quả sử dụng nguồn lực, phát hiện và
ngăn chặn kịp thời những thiếu sót trong quá trình thực thi cũng như đưa ra một định mức vật tư hợp lý nhất tạo điều kiện cho việc quản lý hệ thống sản xuất kinh
doanh được chặt chẽ, đúng đắn.
-Phát động chính sách tiết kiệm vật tư tới từng khâu, từng cán bộ công nhân
lao động không gây lãng phí nguyên vật liệu mà phải trang bị cho họ những kiến
thức để thực hành tiết kiệm. Kiến thức đó chính là trình độ tay nghề của người lao động mà công ty phải biết vun đắp, duy trì và bồi dưỡng cho nó. Có được đội ngũ
công nhân thành thạo tay nghề, công ty phải biết nâng cao ý thức lao động của họ,
làm cho mọi người thấy được rằng khi lãng phí một nguyên vật liệu họ đã làm mất đi bao nhiêu đồng vốn và sự lớn mạnh của công ty gắn liền với sự đóng góp và quyền lợi của mỗi cá nhân.
III. Kiến nghị
1. Kiến nghị với Bộ Quốc Phòng
Hiện nay, công ty cơ khí Z 179 vẫn sản xuất rất nhiều mặt hàng công nghiệp
phục vụ cho công tác quốc phòng nhưng không còn được hưởng những chính sách ưu đãi như trước kia nên trên lĩnh vực sản xuất các sản phẩm này, công ty gặp một