1.4. Giới thiệu về Công ty TNHH Panasonic AVC Việt Nam
1.4.5. Cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ các phòng ban
Ban lãnh đạo Phòng Phòng kế Phòng hành chính hoạch bán sản xuất – nhân sự hàng và sản xuất Phòng Phòng logistics mua hàng – kho bãi Phòng tài Phòng Phòng Phòng chất lƣợng – bảo chính kế toán quản lý sản xuất kĩ thuật hành
Sơ đồ 1.1. Cơ cấu tổ chức các phòng ban của Panasonic AVC Việt Nam
Ban lãnh đạo: Ban lãnh đạo bao gồm một Tổng giám đốc là ngƣời đại diện tƣ
cách pháp nhân, chịu trách nhiệm trƣớc Lãnh đạo Tổng công ty và hội đồng quản trị về việc quản lý điều hành chung tại công ty; một Phó giám đốc phụ trách quản lý về mặt tài chính của công ty, chịu trách nhiệm phân tích các kế hoạch về mặt tài chính cũng nhƣ các báo cáo tài chính cho Tổng công ty, một Phó giám đốc phụ trách về việc sản xuất, hỗ trợ Tổng giám đốc trong việc truyền đạt nhiệm vụ, trách nhiệm cụ thể cho các phòng ban chức năng, thƣờng xuyên tổ chức kiểm tra đôn đốc thực hiện mọi hoạt động.
Phòng hành chính – nhân sự: thực hiện quản lý, sắp xếp, bố trí và tuyển
dụng nhân sự, đề xuất với cấp trên các ý tƣởng nhằm nâng cao chất lƣợng công việc của nhân viên, xây dựng các phƣơng án về chế độ, chính sách lao động, đào tạo nhân viên.
Phòng tài chính kế toán: Là bộ phận làm việc trực tiếp dƣới sự hƣớng dẫn
của Phó giám đốc tài chính, chịu trách nhiệm quản lý tất cả về nguồn vốn và tài chính của công ty để đảm bảo cho sự sản xuất và quá trình thƣơng mại đƣợc diễn ra một cách thuận lợi, thực hiện các báo cáo, thống kê tài chính và phân tích tài chính trong công ty để báo cáo cho Phó giám đốc tài chính, đồng thời thực hiện các công việc về kiểm toán – quyết toán tài chính mỗi năm tài chính của công ty.
Phòng kế hoạch bán hàng và sản xuất:
Đối với kế hoạch bán hàng: Làm việc với khách hàng, trực tiếp đàm phán và tiếp nhận các đơn đặt hàng (PO), đàm phán kế hoạch giao hàng với khách hàng nƣớc ngoài. Nhận kế hoạch đơn hàng trong tƣơng lai và dự đoán kế hoạch giao hàng cho khách hàng.
Đối với kế hoạch sản xuất: Bộ phận sẽ lập kế hoạch sản xuất phù hợp (ít nhất là trƣớc 1 tháng) để đảm bảo hàng hóa sẵn sàng để giao cho khách hàng đúng kế hoạch, chịu trách nhiệm điều chỉnh lịch sản xuất dựa vào tình hình thực tế của linh kiện nhƣng vẫn đảm bảo đúng kế hoạch giao hàng cho khách hàng.
Phòng quản lý sản xuất: Đây là bộ phận chịu trách nhiệm làm giá bán cho
lãnh đạo để đƣợc phê duyệt. Đồng thời chịu trách nhiệm tính toán hiệu suất làm việc và mức hao hụt nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất của công ty. Bộ phận này sẽ hỗ trợ Phó giám đốc sản xuất trong việc quản lý nhân công.
Phòng sản xuất: Bộ phận này chịu trách nhiệm về tình hình sản xuất chung
của công ty. Sau khi nhận kế hoạch sản xuất từ phòng Kế hoạch bán hàng và sản xuất, bộ phận sẽ có trách nhiệm xem xét, điều chỉnh kế hoạch sản xuất trong tháng dựa trên hiệu suất làm việc cho phù hợp và phân bổ lại cho các trƣởng bộ phận tại dây chuyền quản lý. Đồng thời quản lý quá trình sản xuất đƣợc diễn ra thuận lợi.
Phòng kĩ thuật: Bộ phận kĩ thuật có nhiệm vụ lập kế hoạch, phƣơng án kỹ
thuật, danh mục, hạng mục cung cấp cho cho các Phòng ban liên quan. Quản lý, kiểm tra, hƣớng dẫn các đơn vị thực hiện sản xuất sản phẩm theo đúng tiêu chuẩn. Tham gia vào việc kiểm tra xác định định mức lao động trong các công việc, các công đoạn sản xuất và xác nhận lệnh sản xuất. Đồng thời xử lý các sự cố, rủi ro phát sinh. Đảm bảo công tác kỹ thuật luôn tuân thủ quy tắc, tiêu chuẩn.
Phòng mua hàng – kho bãi:
Đối với bộ phận mua hàng: Bộ phận này phụ trách các vấn đề liên quan đến nhập liệu các nguyên vật liệu đầu vào, tính toán về số lƣợng nguyên vật liệu cần sử dụng cho sản xuất cũng nhƣ thời gian nhà cung cấp có thể đáp ứng ứng đƣợc để có kế hoạch đặt mua nguyên vật liệu phù hợp. Chịu trách nhiệm quản lý hợp đồng, đánh giá hàng năm các nhà cung cấp hiện tại, đồng thời tìm kiếm các nhà cung cấp mới nhằm mang lại lợi ích cho công ty.
Đối với bộ phận kho bãi: Thực hiện các công việc liên quan đến hoạt động kho bãi nhƣ sắp xếp kho bãi để nhập kho hàng hóa, dãn nhãn và đóng gói hàng hóa, chuẩn bị cho việc xuất hàng hóa theo kế hoạch, thực hiện đóng hàng lên container theo đúng quy định về an toàn và đảm bảo không xảy ra rủi ro trong quá trình đóng hàng. Quản lý hàng hóa trong kho luôn ở điều kiện tốt, gọn gàng, sạch sẽ và an toàn, quản lý các chứng từ liên quan nhƣ phiếu giao nhận hàng hóa, phiếu chuyển hàng, nhập liệu các dữ liệu liên quan đến hàng hóa vào máy tính để theo dõi báo cáo; kiểm kho và đối chiếu chênh lệch hàng tồn mỗi tháng.
Phòng logistics: Đây là phòng ban chịu trách nhiệm quản lý về vận hành xuất
khẩu thành phẩm và nhập khẩu nguyên vật liệu. Sau khi nhận kế hoạch xuất khẩu thành phẩm và nhập khẩu nguyên vật liệu, bộ phận logistics có nhiệm vụ sắp xếp và kiểm tra lịch giao hàng, lên kế hoạch và quản lý các hoạt động xuất – nhập khẩu để đảm bảo giao hàng đúng hẹn. Thƣờng xuyên kiểm tra lịch tàu nếu khi có phát sinh nhƣ tàu không khởi hành đúng lịch, theo dõi lộ trình của lô hàng để kịp thông báo tới những phòng ban liên quan và có kế hoạch ứng phó kịp thời, hạn chế ảnh hƣởng đến kế hoạch sản xuất cũng nhƣ kế hoạch bán hàng. Ngoài ra, bộ phận còn có trách nhiệm hoàn thành những thủ tục hải quan liên quan đến thanh lý nguyên vật liệu dƣ thừa hoặc báo cáo quyết toán về tình hình nguyên vật liệu nhập khẩu và thành phẩm xuất khẩu mỗi năm tài chính.
Phòng chất lƣợng – bảo hành: Nhiệm vụ chính của phòng quản lý chất
lƣợng là đảm bảo chất lƣợng nguyên vật liệu đầu vào và sản phẩm đầu ra đáp ứng đƣợc các yêu cầu và tiêu chuẩn chất lƣợng theo quy định của doanh nghiệp. Xây dựng và kiểm soát hệ thống các tiêu chuẩn về chất lƣợng của từng loại sản phẩm; kiểm soát các phƣơng tiện, công cụ, thiết bị đo lƣờng phục vụ cho quá trình kiểm tra và nghiệm thu chất lƣợng sản phẩm. Xác định nguyên nhân gây ra lỗi thành phẩm và xây dựng phƣơng án khắc phục. Tiến hành việc truyền thông và hƣớng dẫn nhân viên trong phòng thực hiện theo các quy định quản lý của phòng