2.2. Tổng quan về quy trình nhập khẩu nguyên vật liệu cho sản xuất mặt hàng
2.2.2. Xác định nhu cầu mua hàng
Theo đơn đặt hàng thành phẩm dự tính trong ba tháng kế tiếp, nhân viên phòng mua hàng sẽ lên kế hoạch tính toán số lƣợng nguyên vật liệu cần mua, và việc tính toán này cần thực hiện trƣớc ba tháng so với ngày đặt đơn hàng đầu tiên.
Dựa trên định mức và hao hụt của một đơn vị sản phẩm đã đƣợc tính toán và xây dựng trên hệ thống của công ty cho từng loại thành phẩm, phòng Mua hàng sẽ tính toán đƣợc số lƣợng chi tiết nguyên vật liệu cần sử dụng để sản xuất. Phòng mua hàng sẽ lập danh sách chi tiết những nguyên vật liệu cần phải đặt hàng và số lƣợng cần đủ cho sản xuất. Sau khi đã thống nhất đƣợc số lƣợng nguyên vật liệu cần phải mua, phòng Mua hàng sẽ nhập phiếu đơn đặt hàng linh kiện trên hệ thống để những bộ phận có liên quan đối chiếu, kiểm tra số lƣợng dự đoán đã phù hợp cho sản xuất và đƣợc phê duyệt trƣớc khi tiến hành những bƣớc tiếp theo.
Tác giả nhận thấy ƣu điểm của việc xác định nhu cầu mua hàng là tính toán đƣợc nhu cầu mua nguyên vật liệu cần thiết. Việc xác định nhu cầu giúp giảm đƣợc rủi ro thiếu nguyên vật liệu trong dây chuyền sản xuất cũng nhƣ sẽ không gây dƣ thừa nguyên vật liệu. Ngoài ra, việc nhập liệu mọi dữ liệu lên hệ thống của công ty sẽ giúp phòng ban phụ trách dễ dàng quản lí công việc, tránh xảy ra sai sót không đáng có, đồng thời cũng thuận tiện cho những bộ phận khác có liên quan trong việc theo dõi tiến độ công việc. Tuy nhiên, tại bƣớc này vẫn còn tồn tại một số rủi ro. Việc tính toán số lƣợng nguyên vật liệu đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối. Nhân viên mua hàng cần phải nhận thức rõ đƣợc tầm quan trọng của việc tính toán số lƣợng nguyên vật liệu vì chỉ cần sai lệch thiếu một linh kiện nhỏ cũng sẽ ảnh hƣởng tới toàn bộ dây chuyền sản xuất của doanh nghiệp. Ngoài ra công việc nhập dữ liệu lên hệ thống đòi hỏi sự tỉ mỉ, cẩn trọng của nhân viên phụ trách. Trong trƣờng hợp nhập liệu sai dữ liệu sẽ gây ảnh hƣởng đến công việc của những bộ phận khác liên quan.
Tại bƣớc này, tác giả nhận thấy có ba rủi ro có thể xảy ra. Thứ nhất, nhân viên phòng Mua hàng có thể tính toán sai số lƣợng nguyên vật liệu dự tính cần thiết. Thứ hai, trƣờng hợp thực tế sản xuất hoạt động vƣợt năng suất so với dự toán, thì số lƣợng nguyên vật liệu xác định để đặt hàng với nhà cung cấp trƣớc đó sẽ bị thiếu hụt. Thứ ba, khách hàng đột ngột tăng số lƣợng thành phẩm, bộ phận Mua hàng buộc phải sắp xếp đơn đặt mua nguyên vật liệu bổ sung để đáp ứng nhƣ cầu của khách hàng