2.5.2 .Nguyên nhân và hạn chế
3.1. Nhóm giải pháp thỏa mãn nhu cầu tin
3.1.1. Phát triển nguồn lực thông tin, đa dạng hóa sản phẩm, dịch vụ
Nguồn lực thông tin là một trong những yếu tố quan trọng của hoạt
động thông tin – thư viện. Với nguồn lực thông tin chất lượng, thường xuyên
được cập nhật và một chính sách cung cấp thông tin tốt, một cơ quan thông tin– thư viện sẽ không ngừng phát triển. Nói cách khác, để tăng cường hoạt
động thông tin nhằm thỏa mãn nhu cầu tin của người dùng tin, các Thư viện cần quan tâm phát triển nguồn lực thông tin của mình
Nguồn lực thông tin là cơ sở vật chất thiết yếu đảm bảo cho mọi hoạt
động thông tin trong thư viện được thông suốt. Khi xây dựng và phát triển nguồn lực thông tin phải dựa trên cơ sở khoa học, đảm bảo cho thư viện thực hiện tốt mọi chức năng nhiệm vụ của mình đồng thời thỏa mãn NCT trong công tác quản lý, giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học của NDT.
Nguồn lực thông tin của thư viện trường Cao đẳng Kinh tế Đối ngoại luôn phát triển cùng với sự phát triển không ngừng về quy mô đào tạo của nhà trường về cả chất lượng và số lượng, song cần phải bổ sung tài liệu một các hợp lý và khoa học hơn. Phải có chính sách bổ sung thích hợp trên nguyên tắc xây dựng nguồn tài nguyên thông tin phù hợp với mục tiêu, đối tượng đào tạo và chức năng nhiệm vụ của nhà trường là điều vô cùng bức thiết hiện nay.
Thực tế cho thấy, do tình hình kinh tế ngày càng khó khăn, nhà trường lại đang có dự án xin được nâng cấp lên thành trường Đại học Kinh tế Đối ngoại. Bên cạnh khó khăn đó Trường đang tập trung vật lực và tài lực cho dự
học. Việc này cũng ảnh hưởng không nhỏ đến kinh phí hàng năm cho thư
viện. Cụ thể là trong 3 năm 2009, 2010, 2011, kinh phí bổ sung nhà trường rót xuống cho thư viện có sự khác nhau và tăng giảm tùy từng năm. Điều này gây khó khăn cho thư viện trong việc lập chính sách bổ sung hàng năm.
Phải xác định được mức độ ưu tiên trong việc phân bổ kinh phí, mức độ
bổ sung cho từng ngành đào tạo, cho từng hướng nghiên cứu trọng điểm, ngành nghề đào tạo mũi nhọn của nhà trường. Mặt khác, thư viện cũng phải bổ sung đầy đủ các loại hình sách, báo và tạp chí trong và ngoài nước, đảm bảo cân đối tài liệu truyền thống và tài liệu điện tử. Ngoài việc sử dụng kinh phí được nhà trường cấp, Thư viện có thể chủđộng tìm kiếm thêm kinh phí ở
các nguồn khác: các tổ chức, cá nhân ủng hộ Thư viện. Thư viện cũng nên có chính sách để khuyến khích các thầy cô giáo, các học viên, sinh viên của trường đóng góp kinh phí, hoặc tài liệu hoặc thời gian trợ giúp Thư viện
Thư viện cũng cần phải chú ý phát triển các loại hình ấn phẩm thông tin chuyên đề, thông tin nhanh, điểm tin khoa học về các ngành khoa học tiên tiến, mũi nhọn, phục vụ trực tiếp cho từng môn học, từng đề tài nghiên cứu khoa học các cấp. Củng cố và tăng cường nguồn lực thông tin đối với từng loại tài liệu, cụ thể như:
Đối với tài liệu truyền thống:
- Tăng dần số lượng sách với số bản hợp lý, xác định số bản cho từng kho tài liệu khác nhau. Tăng cường bổ sung các bản tiêu chuẩn kỹ thuật, đây là nguồn tài liệu mà hiện nay thư viện đang còn thiếu trầm trọng.
- Đối với những tài liệu quý hiếm có dấu hiệu hư hỏng như bị ố vàng, mọt, mờ chữ… thư viện cần phải nhanh chóng chuyển dạng sang tài liệu điện tử giúp cho việc khai thác và sử dụng được dễ dàng và thuận lợi, hoặc cần phải có kế hoạch nhân bản một cách hợp lý.
- Thanh lý những tài liệu quá cũ, lỗi thời và không còn giá trị sử dụng. - Đối với tài liệu xám, tài liệu đào tạo, luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ
theo quy định của Ban Giám hiệu, sau khi bảo vệ thành công phải nộp lại cho thư viện một bản để lưu. Nhằm thu thập một cách đầy đủ loại hình tài liệu này
để phục vụ tốt hơn cho NDT thư viện cần phải theo dõi sát sao các cá nhân và tập thể trong trường để thu thập theo đúng quy định, mặt khác, thư viện phải luôn kêu gọi, thuyết phục, động viên các cá nhân và tập thể nêu cao tinh thần tự giác trong việc nộp lại công trình nghiên cứu của họ. Trong trường hợp họ
cố tình vi phạm thì phải nhờ đến sự giúp đỡ của Ban Giám Hiệu để xử lý và giải quyết.
- Luôn khảo sát NCT của NDT để xác định được những điểm mạnh và
điểm yếu của nguồn lực này, từ đó có những điều chỉnh phù hợp.
- Do lượng kinh phí nhà trường rót xuống thư viện có hạn, nên cần phải xác định mức độ ưu tiên bổ sung, phân bổ kinh phí bổ sung hợp lý cho từng ngành đào tạo trong trường, tránh trường hợp bổ sung tràn lan, ngành thì lượng tài liệu quá nhiều, còn có ngành lại quá ít.
- Đẩy nhanh tiến độ nhanh chóng hoàn thành và đưa vào hoạt động, kho sách mở với hình thức NDT tự chọn sách thuận tiện để NDT có thể tìm kiếm một cách nhanh chóng và dễ dàng. Đặt ra kế hoạch thanh lý những tài liệu không còn giá trị sử dụng, những tài liệu lỗi thời. Để làm được điều đó, cán bộ thư viện phải nắm vững thực trạng vốn tài liệu trong kho, bảo quản những tài liệu có giá trị, phát hiện những tài liệu không còn giá trị sử dụng, tài liệu bị
mất… để tiến hành xử lý và bổ sung kịp thời.
- Tăng cường chia sẻ nguồn lực thông tin nhằm tận dụng tối đa những nguồn thông tin KHKT đồng thời còn tiết kiệm được kinh phí cho nhà trường.
Đối với tài liệu điện tử:
- Tự tiến hành số hóa, chuyển dạng những tài liệu có trong thư viện dần dần bằng phương pháp scan, hay nhập lại thông tin.
- Ngày nay, hầu hết các ấn phẩm đều vừa xuất bản trên giấy, vừa tồn tại dưới dạng tài liệu điện tử. Nếu bổ sung được nguồn này sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức cho cán bộ thư viện.
- Xây dựng các liên kết, tạo khả năng truy cập đến các nguồn tài liệu trên Intenet, nhất là nguồn tài liệu của các trường có cùng lĩnh vực đào tạo như: Cao đẳng Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh, đại học Công nghiệp thành phố
Hồ Chí Minh, Đại học kinh tế Quốc dân Thành phố Hò Chí Minh…
- Khi thư viện có những loại sách, báo, tài liệu điện tử mới phải kịp thời thông báo đến cho NDT biết và sử dụng.
Kết quả khảo sát cho thấy, nội dung và loại hình tài liệu ởđây vẫn chưa
đáp ứng được nhu cầu của NDT, những tài liệu HS – SV có nhu cầu nhiều như luận văn, luận án thì thư viện không được phép cung cấp. Những tài liệu hội nghị hay báo cáo khoa học còn nghèo nàn. Do đó, thư viện cần phải tíchcực tăng cường nguồn lực thông tin dựa trên những nhu cầu thực tế của NDT mới đạt được hiệu quả cao.
Thư viện muốn đạt được hiệu quả phục vụ NDT cao nhất thì cần phải phát triển nguồn lực thông tin đủ về số lượng, đa dạng về chủng loại, và đạt chất lượng tốt, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của NDT
3.1.2. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và tăng cường trang thiết bị trong hoạt động thư viện - thông tin
Một trong những nguyên nhân dẫn đến số lượng người dùng tin tra cứu thông tin tại Thư viện chưa nhiều và hiệu quả của công tác tra cứu vẫn chưa
cao là do mức độ ứng dụng công nghệ hiện đại của Thư viện vẫn còn một số
hạn chế.
Công nghệ thông tin đang làm thay đổi nhanh chóng toàn bộ thế giới
đồng thời tạo ra nhiều thách thức và cơ hội. Tất cả các ngành nghề, trong đó có ngành thông tin – thư viện được hưởng lợi rất nhiều từ những thành quả
phát triển của ngành công nghệ thông tin. Các hoạt động thư viện thông tin sẽ
hiệu quả và tinh gọn hơn nếu được ứng dụng công nghệ thông tin. Nhờ có sự
hỗ trợ của công nghệ thông tin mà mọi NCT của NDT tại trường đang dần
được đáp ứng một cách nhanh chóng và ngày càng tốt hơn
Điểm yếu được nhắc đến nhiều nhất về hệ thống tra cứu thông tin của Thư viện Trường CĐKTĐN ngoài phạm vi Thư viện hay không. Cho đến nay, vì một số lý do, Thư viện Trường CĐKTĐN chưa cho phép bạn đọc tra cứu mục lục thư viện qua Internet. Đó là một điểm hạn chế có thể sớm được khắc phục của hệ thống tra cứu ở đây.Với sự phát triển của Internet, kỹ thuật truyền thông mới, người dùng tin hoàn toàn có thể tra cứu tài liệu qua mạng mà không bắt buộc phải tới Thư viện.
Để có thể gia tăng mức độ ứng dụng công nghệ hiện đại, Thư viện cần
được đầu tư kinh phí để mua sắm thêm các thiết bị hiện đại như: máy vi tính cấu hình cao, thêm đường truyền Internet, sử dụng dịch vụ kết nối Internet không dây… Với gần người dùng tin thì 06 máy tính phục vụ tra cứu như
hiện nay chỉ là một con số quá ít ỏi và chắc chắn không thể nào đáp ứng nhu cầu tra cứu thông tin của họ.Song song với việc trang bị thêm nhiều máy tính, cần phải cải thiện đường truyền Internet để đảm bảo tốc độ truy cập ổn định và nhanh chóng cho người dùng tin.
Ngoài ra, Thư viện có thể sử dụng dịch vụ kết nối Internet không dây
để tận dụng các máy tính xách tay của người dùng tin. Số lượng người dùng tin của trường sử dụng máy tính xách tay ngày càng tăng lên và hầu hết các
máy đời mới đều cho phép truy cập Internet qua điểm kết nối không dây (Access point). Khi Thư viện có Wireless, người dùng tin sẽ sử dụng máy tính của mình, thay vì sử dụng máy tính của Thư viện, giúp giảm sức ép tài chính trong việc phải mua sắm một số lượng lớn máy tính để đáp ứng nhu cầu sử
dụng của người dùng tin.
Xem xét việc ứng dụng công nghệ hiện đại vào hoạt động tra cứu thông tin của một Thư viện, không thể bỏ qua việc xây dựng và phát triển Website của Thư viện đó (hoặc cơ quan chủ quản), hiện nay,vì nhiều lý do dự án xây dựng webside của Thư viện bị bỏ dở. Thư viện cũng chưa có một diễn đàn dành riêng cho người dùng tin của mình, mặc dù ích lợi của diễn đàn trên mạng là khá nhiều: Không tốn kém nhiều tiền bạc và thời gian để thu thập ý kiến của người dùng tin; các ý kiến được đưa trên diễn đàn thường khách quan hơn là những ý kiến được thu thập qua phỏng vấn trực tiếp; vấn đề được bàn luận trên diễn đàn sẽ được xem xét ở nhiều góc cạnh, nhiều cách tiếp nhận khác nhau…
Tại thời điểm này, trong quá trình sử dụng Libol, Thư viện Trường CĐKTĐN đang từng bước hiện thực hóa ứng dụng công nghệ thông tin vào các khâu khác nhau trong hoạt động thông tin thư viện như quản lý bạn đọc, quản lý lưu thông tài liệu… Tuy nhiên, Thư viện trường vẫn chưa ứng dụng công nghệ thông tin vào một số khâu hoạt động như bổ sung, kiểm soát và quản lý tình trạng vật lý của tài liệu…
Một vấn đề đặt ra khi mua các gói CSDL, ebook là kinh phí. Muốn có kinh phí, thư viện cần phải đưa ra được những đề án xác thực, thuyết phục với Ban Giám Hiệu nhà trường về tính khả thi và những hiệu quả mà thư viện đã
đạt được khi ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác phục vụ NDT để Ban Giám Hiệu nhà trường tin tưởng và cấp kinh phí giúp thư viện có điều kiện
những người cán bộ thư viện cũng phải liên tục học hỏi về những ứng dụng khoa học công nghệ mới để giới thiệu, hướng dẫn tới NDT, marketing cho họ
về những thuận lợi, tiện ích, sức hấp dẫn của tài liệu điện tử, cách tra cứu, tìm tin trên máy và tìm tin trên mạng… để họ sử dụng nhiều hơn nữa thư viện của mình, từ đó làm động lực thúc đầy lại việc ứng dụng công nghệ thông tin vào thư viện.
Sự thành công hay thất bại của việc ứng dụng CNTT trong thư viện còn phụ thuộc rất nhiều vào cơ sở vật chất và trang thiết bị hiện đại. Bởi vậy, Thư
viện cần phải thường xuyên tu sửa kho sách như: hút bụi, hút ẩm, quạt thông gió… Bên cạnh đó, cũng cần phải yêu cầu Nhà trường trang bị thêm những phương tiện kỹ thuật bảo quản hiện đại khác để có thể bảo quản tài liệu được tốt nhất.
Ứng dụng công nghệ hiện đại đi đôi với trang thiết bị hiện đại trong hoạt động thông tin – thư viện là xu hướng tất yếu của mọi Thư viện, cơ quan thông tin. Thư viện Trường CĐKTĐN không thể đi chệch xu hướng ấy, khi những lợi ích của việc này là không thể phủ định. Để đạt hiệu quả cao trong
ứng dụng công nghệ mới, Thư viện cần chuẩn bịđầy đủ về kinh phí, trình độ
cán bộ, trình độ người dùng tin…
3.1.3.Tăng cường trao đổi hợp tác giữa các thư viện tin, đa dạng hóa các sản phẩm, dịch vụ sản phẩm, dịch vụ
• Tăng cường trao đổi hợp tác giữa các thư viện
Trong tương lai, để giảm bớt sức ép tài chính trong việc bổ sung tài liệu và tiết kiệm diện tích kho tàng, đồng thời nâng cao mức độ đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin, cần phải tăng cường chia sẻ nguồn lực thông tin hơn nữa. Trước hết, Thư viện Trường Cao đẳng Kinh tế Đối ngoại cần hợp tác chặt chẽ với Thư viện Trường Đại học Công nghiệp (chung Bộ chủ quản),
với trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh vì hai trường có chung nhiều chuyên ngành đào tạo, giáo trình đào tạo. Nhiều giảng viên cùng tham gia giảng dạy ở cả hai trường.Nhu cầu tin ở hai trường cũng có nhiều điểm tương đồng, đặc điểm các nhóm người dùng tin cũng tương đối giống nhau. Nếu có một sự sẻ chia thông tin tốt hơn, chắc chắn nguồn lực thông tin của hai Thư viện này sẽ phát triển lớn mạnh không ngừng. Việc tiến hành chia sẻ
nguồn lực thông tin giữa hai trường trước hết có thể được thực hiện bằng cách chia sẻ những nguồn tin số hóa qua mạng Internet, hoặc cung cấp dịch vụ
mượn liên thư viện hay cung cấp bản sao chụp tài liệu của thư viện tới người dùng tin của hai trường theo yêu cầu của họ.
Một đơn vị khác mà Thư viện Trường Cao đẳng KTĐN đã lên kế hoạch hợp tác trong vấn đề chia sẻ nguồn lực thông tin là Thư viện Khoa học Tổng hợp Tp.HCM. Đây là đơn vị có lượng thông tin phong phú, dồi dào, có khả
năng đáp ứng đầy đủ nhu cầu tin của nhiều đối tượng người dùng tin khác nhau. Thư viện KHTH TP.HCMcũng sẵn sàng chia sẻ nguồn lực thông tin của mình với các cơ quan khác. Tuy nhiên, kế hoạch hợp tác này vẫn chưa được thực hiện, dù tính khả thi và hiệu quả là điều đã được khẳng định và dự báo.
Ngay trên địa bàn Tp.HCM, Thư viện Trường CĐKTĐN cũng có thể
chia sẻ nguồn lực thông tin của mình với Thư viện Cao đẳng Kinh tế
Tp.HCM thông qua các hình thức luân chuyển tài liệu, tủ sách lưu động, hay tổ chức các buổi giới thiệu tài liệu mới, tuyên truyền thông tin…
Một phương thức khác để thực hiện hoạt động chia sẻ nguồn lực thông tin là triển khai dịch vụ mượn liên thư viện. Thư viện Trường CĐKTĐN có thể đàm phán để người dùng tin của mình được phép trở thành người dùng tin chính thức của các thư viện khác (được cấp quyền sử dụng Thư viện). Hoặc là, các Thư viện chia sẻ CSDL thư mục, Thư viện Trường sẽ giúp
người dùng tin tìm kiếm và đưa yêu cầu thông tin tới thư viện bạn. Thư viện Trường CĐKTĐN cũng có thể làm nhiệm vụ trung gian, tiếp nhận yêu cầu tin từ người dùng, chuyển tới đơn vị có khả năng đáp ứng (là một trong số
các đơn vị có quan hệ hợp tác), và nhận lại thông tin đã được yêu cầu rồi chuyển tới người dùng tin của mình. Trong trường hợp này, người dùng tin ở đây đã được Thư viện đảm bảo đủ điều kiện để sử dụng tài liệu của một đơn vị khác, mà không nhất thiết phải trở thành người dùng tin chính thức của
đơn vị đó.